لا تمانع العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم في توسيع نطاق العمل من المنزل ليشمل عمالها الذين ليسوا بالضرورة في المكتب. في هذا الصدد ، يصبح من المهم أن تكون على دراية ببعض آداب عقد مؤتمرات الفيديو^{(video conferencing etiquette)} .

بينما تستفيد الشركات من التواجد عن بعد ووضع مؤتمرات الفيديو لتمكين المشاركة السلسة ، إليك بعض آداب مؤتمرات الفيديو والنصائح والقواعد التي يجب عليك اعتمادها لخلق انطباع دائم.

قراءة^(Read) : كيفية إعداد اجتماع Microsoft Teams والانضمام إليه^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

دليل إتيكيت مؤتمرات الفيديو

في مؤتمر الفيديو ، لا تتاح لك فرصة مقابلة الجميع شخصيًا لخلق انطباع دائم. لذلك ، اتبع هذه الآداب المرغوبة كدليل مرجعي.

1. حدد جداول أعمال الاجتماع مقدمًا
2. قم بإعداد الخلفية
3. استعد للاجتماع
4. كن دقيقا في المواعيد
5. حافظ على مكتبك نظيفًا
6. اعرف جمهورك
7. وثق النقاط ذات الصلة
8. قم بتعيين مدون ملاحظات
9. كن مهذبًا مع الحاضرين الآخرين
10. اجعل الميكروفون مكتومًا في حالة عدم استخدامه

يمكن أن تساعدك آداب الاتصال عبر الفيديو الجيدة في تعزيز ثقتك بنفسك وتحسين مهارات الاتصال لديك.

1] حدد^(Decide) جداول أعمال الاجتماع مسبقًا

من الممارسات الأساسية لمؤتمرات الفيديو الفعالة التنظيم والاجتماع فقط عندما تفهم تمامًا موضوع المناقشات. على هذا النحو ، إذا كنت الشخص الذي ينظم الاجتماع الافتراضي ، فتأكد من أن جميع المشاركين لديهم بعض المعرفة عنه مسبقًا. يعتبر إرسال تذكيرين على الأقل أمرًا آمنًا ،

• قبل يوم من الاجتماع
• قبل ساعة من بدء الاجتماع

يساعد ذلك المشاركين على الاستعداد للاجتماع حتى لا يفاجأوا ويتعاملوا مع قواعد السلوك.

2] إعداد الخلفية

من المهم جدًا أن يكون لديك ظروف برق مناسبة في الخلفية لتجنب الظلال. وبالمثل ، إذا كان لديك نافذة مشمسة خلفك مباشرة ، ارسم الستارة لتعتيم البرق. بالإضافة إلى ذلك ، يعد الجدار النظيف أو الستارة أفضل بكثير من المكتب المزدحم أو العمل الفني الغريب لتجنب الإلهاء.

ضع في اعتبارك أن الشخص الذي تجري معه مؤتمرات الفيديو يجب ألا يصرف انتباهه. لذا ، تأكد من التحقق مما يرونه قبل الاتصال. القلق كثيرًا بشأن ما يوجد في خلفيتك وكيف يمكن للآخرين رؤيته يمكن أن يضيف ضغطًا قد يعيق طريق العمل.

قراءة^(Read) : كيفية تعتيم الخلفية في اجتماع Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] استعد للاجتماع

اجلس^(Sit) بشكل مستقيم على الكاميرا وارتدي ابتسامة على وجهك. استخدم^(Use) الإيماءات الطبيعية عندما تتحدث وحاول الحد من المحادثات الجانبية. تجنب^(Avoid) النقر على الميكروفون أو حفيف الأوراق بالقرب من الميكروفون. أيضًا ، حافظ على حركاتك في أدنى حد ممكن.

4] كن في الموعد

كثير من الناس يتأخرون عادة ، لذا فإن التواجد في الوقت المحدد أمر مهم. في الواقع ، يجب أن يكون هذا معيارًا لمواكبة أي اجتماع أو فيديو أو غير ذلك. لأنه ، على الرغم من أنك قد تكون قادرًا على الإفلات من اجتماع فعلي ، فلا يوجد طريق هروب في مؤتمر الفيديو.

5] حافظ على مكتبك نظيفًا

يجب ألا يبدو مكتب العمل الخاص بك فوضويًا أو غير منظم. على هذا النحو ، من المهم ألا يكون هناك أي شيء بينك وبين الكاميرا. تخلص من كومة الأوراق والملاحظات اللاصقة والأدوات المكتبية الأخرى من مكتبك. قد ترغب أيضًا في الحفاظ على نظافة سطح مكتب Windows . استخدم خيار إخفاء رموز سطح المكتب^{(Hide desktop icons)} إذا كنت تشعر بالحاجة إلى ذلك.

6] اعرف جمهورك

لا يمكنك فرض قواعد لباس المدرسة عبر الفيديو كونفرنس ، على سبيل المثال ، اعتمادًا على الجمهور ، قد يختلف لباسك من الملابس الرسمية الرصينة إلى الملابس غير الرسمية. نوصيك باستخدام ألوان الباستيل الفاتحة والألوان الباهتة التي تبدو أفضل على الشاشة.

7] توثيق النقاط ذات الصلة

يسمح التوثيق الصحيح^(Proper) للاجتماعات عن بُعد باستدعاء التفاصيل بكفاءة عند الحاجة. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعد أعضاء الفريق الآخرين الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع على مواكبة السرعة.

8] تعيين مدون الملاحظات

يعتبر الاحتفاظ دائمًا بمفكرة لتدوين النقاط المهمة ممارسة جيدة للاجتماعات العامة. تصبح هذه الممارسة أكثر أهمية عند الانتقال إلى عالم افتراضي. لذلك ، قم بتعيين مدون ملاحظات لتوثيق كل شيء في الاجتماع فور حدوثه. هذا يضيف فارقًا بسيطًا وإذا رغب شخص ما في إعادة النظر في ما تمت مناقشته ، فيمكنه الوصول إليه بسهولة.

9] كن مهذبًا مع الحاضرين الآخرين

إذا كنت المنظم أو الشخص الذي رتب مؤتمر الفيديو ، فقم بتسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك واستعد للاجتماع قبل دقائق قليلة من الموعد المحدد. يجب أن يكون هذا هو الدرس الأول.

ثانيًا ، ابدأ بتقديم نفسك قبل التحدث حتى يتعرف عليك جميع المشاركين ويمكنهم المضي قدمًا في مخاطبتك باسمك.

قراءة^(Read) : كيف تبدو أفضل ما لديك في مكالمة مؤتمرات الفيديو^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] اجعل^(Keep) الميكروفون مكتومًا عندما لا يكون قيد الاستخدام

على الرغم من أنك قد لا تتحدث وتعتقد أنك هادئ ، إلا أن معظم الميكروفونات يمكنها التقاط ضوضاء طفيفة في الخلفية ، مثل السعال أو العطس أو الكتابة. يمكن أن تشتت هذه الأصوات بسهولة المشاركين الآخرين في مؤتمرات الفيديو أو قد تسبب إزعاجًا. لذا ، كتم صوت الميكروفون قبل أخذ قسط من الراحة والخروج أثناء الاجتماع.

أي شيء آخر يجب أن نذكره؟^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of wоrk-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be aware оf certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• كيفية تثبيت Drupal باستخدام WAMP على Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets ل Windows، IOS، Android

• Setup Internet Radio Station مجانا على Windows PC

• لم يتصل Fix Partner بخطأ جهاز التوجيه في TeamViewer على Windows 10

• NASA's Eyes يساعدك على استكشاف Universe مثل Astronauts

• ماذا يعني NFT وكيفية إنشاء NFT Digital Art؟

• Automate.io هو بديل automation tool and IFTTT مجاني

• Best Laptop Backpacks ل Men and Women

• Task Management Software مجانا لإدارة العمل الجماعي

• Microsoft Identity Manager: ميزات، Download

• Whiteboard Fox عبارة عن online whiteboard مجانية تتيح real-time sharing

• مغلق من Plex Server and Server Settings؟ هنا هو الإصلاح!

• كيفية تحويل Binary إلى نص باستخدام هذا النص إلى Binary Converter

• Cyber Monday & Black Friday Sale نصائح للتسوق التي تريد اتباعها

• لا تعمل OpenGL تطبيقات على Miracast wireless عرض في Windows 10

• E-Waste management، إعادة التدوير والتخلص والحقائق والمشاكل والحلول

• 10 أفضل مصابيح USB LED لأجهزة الكمبيوتر المحمولة

• كيفية إنشاء موقع SSL Certificates في Windows 10

• Ngrok: اجعل خوادمك المحلية العامة مع Secure Tunnels

• كيفية Encrypt وأضف كلمات مرور إلى مستندات LibreOffice