أعلن Microsoft 365^{(Microsoft 365)} مؤخرًا عن ميزات جديدة لتتبع الإنتاجية. كان يهدف إلى مراقبة البيانات المتعلقة بالعاملين ، لكن إطلاق الميزة أدى إلى نتائج عكسية بعد أن تم إعلام الأشخاص بكمية بيانات المستخدم التي تم جمعها بواسطة Microsoft Teams .

ما البيانات التي تجمعها Microsoft Teams ؟

تقوم Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} بتجميع ثلاثة أنواع من البيانات مثل بيانات التعداد والاستخدام^{(Census, Usage, )} والإبلاغ عن الخطأ^{( Error reporting data)} . بيانات التعداد ليست سوى معلومات قياسية حول جهازك ونظام التشغيل ولغة المستخدم. كما أنه ينشئ معرف مستخدم محددًا يتم حمايته مرتين لتجنب الربط غير الضروري. بيانات التعداد في تقرير نشاط ^(Census)مستخدم Teams^{(Teams user)} هي بيانات افتراضية تم جمعها ولا يمكن للمستخدم إلغاء الاشتراك فيها.

تجمع Microsoft^(Microsoft) أيضًا بيانات الاستخدام التي تتضمن عدد الرسائل المرسلة^{(number of messages sent)} والمكالمات والاجتماعات المنضمة ^(calls)إلى^{(meetings joined)} جانب اسم المؤسسة^{(name of the organization)} . كما أنه يساعد في تتبع الأخطاء بحيث يمكن إصلاحها في الوقت المناسب. يطلق عليه بيانات الإبلاغ عن الخطأ .^(Error)

قراءة: ^(Read:) كيفية إنشاء فريق خاص وتغيير الخصوصية في Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

تقرير نشاط مستخدم Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

لعرض تقرير نشاط مستخدم Teams وتحريره ، يجب أن تكون مسؤول خدمة Teams^{(Teams service admin)} . لمعرفة المزيد حول أدوار المسؤولين والأذونات ، قم بالوصول إلى أدوار مسؤول Teams لإدارة فريق^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

في جزء التنقل الأيمن من مركز إدارة Microsoft Teams ، انتقل إلى Analytics & reports > Usage reports .
حدد نشاط مستخدم Teams^{(Teams user activity )} من علامة التبويب عرض التقارير^{(View reports)} ، ضمن علامة التبويب تقرير^{(Report )} .
حدد نطاقًا ضمن علامة التبويب نطاق البيانات^{(data range)}
انقر فوق تشغيل^(Run) التقرير.

تفسير تقرير نشاط مستخدم Teams^{(Teams User Activity Report)}

يمكن عرض تقرير نشاط مستخدم Teams خلال آخر ^{(Teams user)}7 أيام أو 30 يومًا أو 90 يومًا^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . يعطي التقرير تفصيلاً لاستخدام المستخدم. يقدم تفاصيل عن رسائل القناة والرد عليها وإرسال الرسائل وتفاصيل الاجتماعات المنظمة والمشاركة في تفاصيل الاجتماع. يمكن للمرء أيضًا تقديم تفاصيل عن آخر نشاط ووقت الفيديو ونشاط مشاركة الشاشة.

هذا التقرير مفيد لمسؤولي الشركة لعرض رؤى حول نشاط الموظف باستخدام Teams . يمكن للمسؤولين عرض ما يصل إلى 19 نوعًا مختلفًا من بيانات نشاط المستخدم. في الوقت الحالي ، لا توجد طريقة للمستخدمين لإلغاء الاشتراك في جمع البيانات هذا من مسؤولي الشركة المعنيين. على الرغم من أن العديد من الشركات قد لا تكون على علم بتوافر مثل هذه البيانات.

أين يتم تخزين بيانات مستخدم Teams ؟^{(Teams user)}

تعمل Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} عبر العالم وفي العديد من الولايات القضائية بمعايير مختلفة لطريقة معالجة البيانات. في حالة رغبتك في معرفة مكان تخزين البيانات الفردية فعليًا ، يمكنك الانتقال إلى مركز إدارة Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . انقر فوق Settings > Organization profile ، ثم قم بالتمرير إلى موقع البيانات^{(Data Location)} .

إدارة إخطارات الفرق

أثناء العمل في Teams ، يمكن أن يكون تلقي العديد من الإشعارات باستخدام اختبار ping المستمر في أسفل يمين الشاشة مصدر إلهاء كبير.

يمكنك استعادة عنصر التحكم بالنقر فوق النقاط الثلاث في الجزء العلوي الأيمن من Teams ، وتحديد إعلامات القناة^{(Channel notifications)} ، وإيقاف تشغيلها تمامًا. يمكنك أيضًا إعداد قواعد جديدة عن طريق تحديد "مخصص"^{(“Custom”)} .

كيف يتتبع Microsoft Teams نشاطك وكيفية إيقافه

قد ترغب في إيقاف تشغيل " جميع المنشورات الجديدة^{(All new posts)} " وقد ترغب أيضًا في تقليل إشارات القناة^(Channel) ، أي عندما يقوم شخص ما بوضع علامة عليك في قناة باستخدام @ Channel name من " Banner and feed " إلى " العرض فقط في الخلاصة^{(Only show in feed)} ".

تقرير نشاط مستخدم Microsoft Teams

مصدر إلهاء آخر هو عندما تتم دعوتك إلى اجتماع مجدول أو ترك الاجتماع جزئيًا ولكنك لا تزال تتلقى إعلامات في كل مرة يتم فيها كتابة رسالة في مربع الدردشة الخاص بالاجتماع الجاري.

الحل المؤقت لهذه المشكلة هو تغيير حالتك إلى " عدم الإزعاج^{(Do not disturb)} ". يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق صورة ملفك الشخصي في الصفحة الرئيسية للفرق^(Teams) ، والنقر فوق " متاح^(Available) " وتغييرها إلى " عدم الإزعاج^{(Do not disturb)} ".

تقرير نشاط مستخدم Teams

يمكنك أيضًا إدارة الأولوية من خلال الانتقال إلى Settings > Privacy ، والنقر فوق " إدارة الوصول ذي الأولوية^{(Manage priority access)} " وإضافة أسماء الأشخاص الذين تريد إخطاراتهم.

قراءة^(Read) : يتعطل Microsoft Teams أو يتجمد أثناء الاجتماعات^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

التحكم في الوصول في Microsoft Teams

توفر لك Teams^(Teams) أيضًا طريقة لتقييد الوصول إلى Microsoft Teams حتى تحصل على الوقت والمساحة للتفكير والعمل.

يمكنك القيام بذلك من خلال الانتقال إلى Settings > Privacy وتبديل زر الاختيار " قراءة الإيصالات ".^{(Read receipts)}

يمكنك أن تطلب من مؤسستك تشغيل المصادقة متعددة العوامل^{(multi-factor authentication)} على حسابك وإضافة طبقة حماية إضافية. كلمة مرور قوية وفريدة ومدير كلمات المرور ضروريان لحماية الحساب.

يمكنك أيضًا إعداد قنوات خاصة^{(private channels)} إذا كنت عضوًا في فريق معين ، مما يسمح بالوصول المحدود لأعضاء معينين فقط في الفريق. في الفريق المختار ، انتقل إلى قسم القنوات ، وانقر على النقاط الثلاث. انتقل إلى إضافة قناة^{(Add channel)} ، ضمن الخصوصية^(Privacy) ، وحدد الخصوصية^(Privacy) .

يمكنك بعد ذلك تحديد الأشخاص المعنيين لإضافتهم إلى الفريق - حتى 250 شخصًا. يمكن لمنشئ القناة فقط إضافة أو إزالة أشخاص من قناة خاصة. الملفات أو الرسائل المشتركة داخل قناة خاصة لا يمكن لأي شخص خارجها الوصول إليها.

^{(Microsoft Teams)}اكتسبت Microsoft Teams شعبية ، مع التحول إلى العمل عن بعد. يحتاج العمال الآن إلى التعاون مع ضمان بقاء البيانات الحساسة آمنة تمامًا وعدم إساءة استخدام تقرير نشاط مستخدم Teams . ^{(Teams user)}ستساعد الاقتراحات المذكورة أعلاه في الحفاظ على أمان بياناتك مع الحفاظ على اتصال سلس. أتمنى أن يعملوا من أجلك.

اقرأ التالي^{(Read next)} : مشكلة استخدام الذاكرة العالية ووحدة المعالجة المركزية في Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features tо track рroductivity. It was aimеd аt monitoring data about workers but the feature launch backfired after people were mаde aware оf the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
Select a range under the data range tab
Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Microsoft Teams User Activity Report

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

Teams user activity report

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused. The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

كامل محفوظ

About the author

أنا مهندس برمجيات ولدي خبرة في كل من تطبيقات Chrome والألعاب. لقد كنت أعمل على حلول لمتصفح Google Chrome على مدار السنوات الأربع الماضية وعملت أيضًا على ألعاب لعدة منصات مختلفة. تكمن مهاراتي في تصميم واختبار وإدارة مشاريع البرمجيات. بالإضافة إلى عملي كمهندس برمجيات ، فأنا أيضًا من ذوي الخبرة في الخصوصية وحسابات المستخدمين وقضايا سلامة الأسرة.

كيف يتتبع Microsoft Teams نشاطك وكيفية إيقافه

ما البيانات التي تجمعها Microsoft Teams ؟

تقرير نشاط مستخدم Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

تفسير تقرير نشاط مستخدم Teams^{(Teams User Activity Report)}