عند إنشاء جداول بيانات Google التي يحتاج الأشخاص الآخرون إلى ملؤها ، يمكن للقائمة المنسدلة تبسيط عملية إدخال البيانات.

يمكنك سحب عناصر القائمة المنسدلة من نطاق خلايا آخر ، أو يمكنك إدخالها مباشرة. تعرف على كيفية القيام بالأمرين معًا ، وكذلك كيفية تعديل القائمة المنسدلة الحالية.

إنشاء قوائم منسدلة يدوية^{(Create Manual Dropdown Lists)} في جداول بيانات Google

تتمثل أسرع طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في " جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} " في سرد ​​العناصر داخل إعدادات التحقق من صحة البيانات.

لفعل هذا:

1. حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة. حدد البيانات^(Data) من القائمة ، ثم حدد التحقق من صحة البيانات^{(Data validation)} .

2. بجانب المعايير ، حدد قائمة العناصر^{(List of items)} . 

3. في الحقل المجاور لهذا التحديد ، اكتب العناصر التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة ، مفصولة بفواصل.

4. حدد الزر " حفظ^(Save) " ، وسترى أن الخلية التي حددتها بها الآن قائمة منسدلة.

خيارات التحقق من صحة البيانات

هناك بعض الإعدادات المهمة في نافذة التحقق من صحة البيانات^(Data) يجب ملاحظتها.

إذا قمت بإلغاء تحديد إظهار القائمة المنسدلة في الخلية^{(Show dropdown list in cell)} ، فلن يظهر سهم القائمة المنسدلة. ومع ذلك ، عندما يبدأ المستخدم في الكتابة ، ستظهر عناصر القائمة.

في قسم البيانات غير الصالحة^{(On invalid data)} ، إذا حددت إظهار تحذير^{(Show warning)} ، سيظهر مؤشر تحذير أحمر. يعرض هذا رسالة تحذر المستخدم من أن العنصر المكتوب لا يتطابق مع أي شيء في القائمة.

إذا حددت رفض الإدخال^{(Reject input)} بدلاً من ذلك ، فسيرفض تطبيق " جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} " الإدخال واستبداله بالعنصر الأول من القائمة المنسدلة بدلاً من ذلك.

في قسم المظهر^(Appearance) ، إذا حددت إظهار نص تعليمات التحقق^{(Show validation help text)} من الصحة وكتبت نصًا في الحقل أدناه ، فسيظهر هذا النص عندما يحدد المستخدم خلية القائمة المنسدلة.

إنشاء قوائم منسدلة^{(Create Dropdown)} من Google Sheets Range

هناك طريقة أكثر ديناميكية^{(dynamic way)} لإنشاء قوائم جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} المنسدلة وهي استخدام محتويات نطاق من الخلايا^{(range of cells)} لملء القائمة.

لفعل هذا:

1. أولاً^(First) ، قم بإنشاء قوائم التحقق الخاصة بك في أي نطاق من الخلايا. لا يجب أن تكون هذه في نفس جدول البيانات. يمكنك إنشاء هذه القوائم وتحديدها في علامات تبويب جداول البيانات الأخرى أيضًا.

2. بعد ذلك ، حدد الخلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة. حدد البيانات^(Data) من القائمة ، ثم حدد التحقق من صحة البيانات^{(Data validation)} .

3. هذه المرة ، حدد قائمة من نطاق^{(List from a range)} من القائمة المنسدلة المعايير . ^(Criteria)بعد ذلك ، حدد أيقونة تحديد الشبكة الصغيرة لفتح نافذة اختيار النطاق.

4. حدد النطاق الذي تريد استخدامه كقائمتك ، وسترى نص النطاق يظهر في الحقل تحديد نطاق بيانات^{(Select a data range)} .

5. حدد موافق^(OK) لإغلاق نافذة التحديد والعودة إلى نافذة التحقق. قم بتكوين بقية خيارات القائمة المنسدلة التي تريدها ثم حدد زر حفظ^(Save) للإنهاء.

6. الآن ، سترى بيانات النطاق تظهر كعناصر قائمة منسدلة في الخلية التي حددتها.

7. استمر في هذه العملية نفسها لأي أعمدة أخرى ترغب في إضافتها كقائمة منسدلة ديناميكية.

يعد استخدام النطاقات كمصدر لبياناتك طريقة رائعة للحفاظ على جداول البيانات محدثة دون الحاجة إلى المرور يدويًا وتحديث كل قائمة منسدلة قمت بإنشائها.

حقائق مثيرة للاهتمام حول القوائم المنسدلة لجداول بيانات Google^{(Google Sheets Dropdown)}

تعد القوائم المنسدلة لجداول بيانات Google^{(Google Sheets)} المتصلة بالنطاقات هي الأكثر فائدة لأنها تقلل بشكل كبير من الصيانة العامة لجدول البيانات الخاص بك.

تحديث خلايا متعددة بتغيير نطاق واحد^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك العديد من الخلايا التي ترسم البيانات من نطاق واحد من العناصر. إذا كنت ترغب في تحديث عناصر القائمة هذه أو تغييرها ، فسيتعين عليك فقط إجراء التغيير في نطاق واحد.

حتى إذا كان هناك مئات الخلايا التي تحتوي على عناصر القائمة هذه ، فإن تحديث النطاق مرة واحدة سيؤدي إلى تحديث كل هذه الخلايا المنسدلة على الفور.

نسخ الخلايا التي تم التحقق من صحتها لتوفير الوقت^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

يمكنك أيضًا توفير الوقت عن طريق نسخ خلايا قائمة منسدلة تم التحقق^{(copying validated dropdown cells)} من صحتها إلى أي خلايا أخرى. هذا يوفر وقت الحاجة إلى المرور بعملية التنقل عبر شاشات التحقق مرة أخرى.

يعد نسخ الخلايا التي تم التحقق من صحتها مفيدًا بشكل خاص لقوائم التحديد مثل الأيام والشهور والوقت ومجموعات البيانات القياسية الأخرى.

بسرعة إزالة التحقق من صحة الخلية^{(Quickly Remove Cell Validation)}

افترض^(Suppose) أنك لا تريد تضمين عناصر القائمة مع أي خلية. يمكنك إزالتها بسرعة بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية ، وتحديد التحقق^(Validation) من الصحة ، ثم تحديد إزالة التحقق^{(Remove validation)} من الصحة في نافذة التحقق من صحة البيانات.

سترى سهم القائمة المنسدلة يختفي من الخلية ، وتختفي جميع عناصر القائمة المنسدلة. ستصبح الخلية مجرد خلية جدول بيانات عادية أخرى.

استخدام القوائم المنسدلة المزدوجة^{(Double Dropdown Lists)} في جداول بيانات Google

هناك طريقة أخرى مفيدة لاستخدام قوائم جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} المنسدلة وهي تمرير المعلومات بين الأوراق^{(pass information between sheets)} . يمكنك أيضًا استخدام هذه التقنية لنقل المعلومات بين الأشخاص.

على سبيل المثال ، إذا كانت لديك ورقة أصلية تحتوي على قائمة بالمهام التي أكملها فريق واحد ، فيمكنك تأسيس جدول بيانات ثانٍ على تلك المهام المكتملة.

قد ترغب أو لا ترغب في إنشاء تلك القائمة الأولى بناءً على نفس القوائم المنسدلة الديناميكية كما هو موضح في القسم الأخير.

في كلتا الحالتين ، حدد الخلية في الورقة التي تريد إرسال المهام المكتملة إليها كقائمة منسدلة أخرى ، وافتح نافذة التحقق كما هو موضح في القسم الأخير. عند تحديد نطاق البيانات ، قم بالتبديل إلى جدول بيانات المهمة المصدر هذا وحدد عمود المهام بالكامل (بما في ذلك الخلايا الفارغة).

الآن ، في جدول البيانات الوجهة ، سترى أنه يتم سحب البيانات من عمود المهام. وهذا يعني أن فريقك الثاني يمكنه أداء مهام المشروع الخاصة به بناءً على المهام المكتملة من الفريق الأول.

يمكن للفريق الأول الاستمرار في إضافة المهام المكتملة حديثًا إلى جدول بيانات المصدر الأصلي.

نظرًا لأنك قمت بتضمين الخلايا الفارغة في نطاق المصدر ، ستظهر تلك المهام الفريدة الجديدة في القائمة المنسدلة للفريق الثاني. 

ضع في اعتبارك أن المهام الفريدة فقط هي التي ستظهر في القائمة المنسدلة الثانية. إنها ليست أفضل طريقة لتمرير عناصر صف معينة من المصدر ، ولكنها طريقة رائعة لفريق ثانٍ لرؤية جميع العناصر الفريدة المضافة إلى جدول بيانات بواسطة أشخاص آخرين.

كيف ستستخدم^(Will) قوائم جداول بيانات Google المنسدلة ؟^(Dropdown)

كما ترى ، تقدم Google Sheets العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها سحب المعلومات من الخلايا الأخرى لملء القوائم المنسدلة. أو ، إذا كانت احتياجات إدخال البيانات الخاصة بك بسيطة إلى حد ما ، فيمكنك الالتزام بإدخال عناصر القائمة المنسدلة يدويًا مفصولة بفواصل. 

في كلتا الحالتين ، يجب أن تكون قادرًا على جعل إدخال البيانات لأي من جداول البيانات الخاصة بك أمرًا سهلاً وبسيطًا قدر الإمكان.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Goоgle Sheets that оther people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 قالبًا عمليًا لجداول بيانات Google للاستخدام اليومي

• 10 صيغ مفيدة في أوراق جوجل لتوفير الوقت

• 9 Hidden ميزات في Google Maps يجب عليك المغادرة

• كيفية Filter في صفائح Google

• ما هو Google App & How لاستخدامه

• كيفية الوصول إلى Inbox Zero في Gmail

• كيفية جعل Google Form: Complete Guide

• كيفية تعقب Changes في Google Docs

• ما هو Software Reporter Tool ​​في Chrome and How لتعطيله

• كيفية استخدام مهام Google - دليل البدء

• كيف Application Launcher ل Google Drive Works

• لماذا Does Chrome Have So العديد من العمليات التي تعمل؟

• كيفية Export and Import Chrome Bookmarks

• كيفية استخدام Google Calendar: 10 Pro Tips

• Google My Activity: لماذا أنت في العناية سوفت

• ما هو المحسن Protection في Google Chrome and How لتمكينه

• كيفية إضافة Shapes في Google Docs

• كيفية Fix Gmail عندما لا تتلقى رسائل البريد الإلكتروني

• كيفية تحويل Google SafeSearch Off

• كيفية فرز أو Filter بواسطة Color في صفائح Google