هل فاتتك يومًا بريدًا إلكترونيًا مهمًا لأن صندوق الوارد الخاص بك كان مليئًا بالرسائل السابقة التي لم يتم الرد عليها؟ لقد عانى معظم الناس من هذا ويعرف الجميع تقريبًا ما يشتت انتباهك عن خمسين رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة والتي تتطلب انتباهك بمجرد فتح صندوق الوارد الخاص بك في الصباح.

وفقًا للدراسات ، يقضي العمال ما يصل إلى 28 بالمائة من أسبوعهم في^{(28 percent of their week)} قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. هذا أكثر من ربع وقتك في العمل بالكامل. ما مقدار ما يمكن أن تنجزه إذا لم تكن مضطرًا للتعامل مع وابل مستمر من رسائل البريد الإلكتروني؟

ما هو Inbox Zero؟

Inbox Zero هو مفهوم تم تطويره بواسطة Merlin Mann ، وهو خبير في الإنتاجية. على الرغم من أن معظم الأشخاص يفسرون "الصفر" في الاسم للإشارة إلى عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمتلكها الشخص ، إلا أنه يشير في الأصل إلى مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في التفكير في البريد الإلكتروني. إذا لم يكن لديك أي رسائل بريد إلكتروني ، فلن تقضي أي وقت تقريبًا في التفكير فيها.

ستوجهك هذه المقالة إلى كيفية الحفاظ على عدد رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة في صندوق الوارد الخاص بك إلى الحد الأدنى المطلق باستخدام الأدوات المتاحة لك في Gmail ، بالإضافة إلى الممارسات التي يمكنك تطبيقها في يوم عملك والتي ستساعدك على ترويض سرب رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها خلال اليوم.

أساسيات إدارة البريد الإلكتروني

تتمثل الخطوة الأولى لتحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني في إغلاق صندوق الوارد الخاص بك. قد يبدو الأمر غير منطقي ، ولكن من الأفضل أن تمنح نفسك فترات زمنية محددة لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بدلاً من معالجتها فور وصولها. أظهرت الأبحاث أن المواعيد ^(Research)النهائية ، سواء أكانت مفروضة ذاتيًا أم لا ، تعمل على تحسين الكفاءة^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} وتقليل الوقت الذي يقضيه في المشروع.

خصص^(Set) خمس دقائق في بداية كل ساعة ، أو ربما عشرين دقيقة في بداية اليوم ونهايته ، للرد على رسائل البريد الإلكتروني^{(to answer emails)} . احذف أي رسائل بريد إلكتروني من الواضح أنها بريد عشوائي^{(clearly spam)} . إذا تطلبت رسالة بريد إلكتروني دقيقتين أو أقل للإجابة ، فعليك الرد عليها أولاً.

إذا كانت رسالة بريد إلكتروني تتطلب مزيدًا من الوقت للرد ، فقم بنقلها إلى مجلد مخصص لذلك.

استخدام Gmail للوصول إلى Inbox Zero

Gmail هو عميل البريد الإلكتروني الأكثر استخدامًا في العالم ، لكن معظم الناس لا يدركون مدى تنوع النظام الأساسي في الواقع. Gmail مليء بالأدوات^{(chock-full of tools)} والخيارات القابلة للتخصيص التي تمنحك قدرًا هائلاً من التحكم في مظهره. يصبح Inbox Zero^{(Inbox Zero)} أكثر قابلية للتحقيق عند الاستفادة من هذه الأدوات.

استخدم النجوم الخاصة

يعلم الجميع القدرة على "تمييز" رسالة بريد إلكتروني من خلال النقر على رمز النجمة^(Star) - ولكن هل تعلم أن هناك 12 نجمة مختلفة يمكن استخدامها؟ انقر فوق ^(Click) Settings > See All Settings > General ثم قم بالتمرير حتى ترى قسم النجوم^(Stars) الفرعي.

هناك ألوان مختلفة للنجوم ، ولكن هناك أيضًا رموز مثل علامة التعجب وسهم التقديم السريع وعلامة الاختيار وعلامة الاستفهام والحالة الصغيرة i. بشكل افتراضي ، النجمة الرئيسية فقط هي النشطة ، ولكن يمكنك النقر فوق أي من الرموز وسحبها إلى قسم قيد الاستخدام^{(In use)} لتنشيطها.

سيظهر رمز واحد فقط في Gmail . انقر^(Click) فوقه عدة مرات للتنقل بين جميع النجوم المختلفة التي حددتها. اختر أربعة رموز على الأقل: النجمة القياسية ، والنجمة الحمراء ، والحرف الصغير i ، والفحص الأخضر.

إعداد فلاتر وصناديق بريد واردة متعددة^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

قد تكون بالفعل على دراية بالعديد من علامات التبويب المتاحة لك في Gmail : العروض الترويجية ، والشخصية^(Personal) ، والاجتماعية^(Social) ، وما إلى ذلك. انتقل إلى Settings > Inbox وبجانب نوع البريد الوارد ،^{(Inbox type,)} انقر فوق المربع المنسدل وحدد صناديق وارد متعددة.^{(Multiple inboxes.)}

يظهر قسم جديد يسمى أقسام البريد الوارد المتعددة. ^{(Multiple inbox sections.)}يمكنك تسمية ما يصل إلى خمسة أقسام مخصصة لعرضها جنبًا إلى جنب مع البريد الوارد الرئيسي ، على الرغم من ملء قسمين بشكل افتراضي. قسم واحد لرسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة^(Starred) ، والآخر للمسودات. تم تحديد هذه الأقسام بواسطة استعلامات البحث الخاصة بهم ، لذلك ستحتاج إلى معرفة ما يسمى كل من النجوم الخاصة لتخصيص أقسام لها.

وهذه أسماء كل نجم:

نجمة صفراء
نجمة حمراء
نجمة برتقالية
نجمة خضراء
النجمة الزرقاء
نجمة أرجوانية
الانفجار الأصفر (علامة تعجب)
الانفجار الأحمر
سؤال أرجواني
البرتقالي-Guillemet^{(Orange-guillemet)} (رمز التقديم السريع)
الاختيار الأخضر
معلومات زرقاء (أحرف صغيرة i)

يتعرف حقل استعلام البحث على عوامل تشغيل مختلفة ، لذا يمكنك استخدام أوامر OR/AND لتضمين عدة نجوم في نفس القسم. بجانب حقل استعلام البحث يوجد حقل ^{(Search query)}اسم القسم^{(Section name)} . أدخل الاسم المحدد الذي تريد تسمية الحقل هنا.

لتحقيق Inbox Zero ، من الأفضل إعداد بضعة أقسام محددة:

يحتاج إلى إجراء / رد
بحاجة إلى رد عاجل
في انتظار الرد
مفوض

يمكنك اختيار إعداد قسم خامس وفقًا لاحتياجاتك ، لكن هؤلاء الأربعة سيتعاملون مع المهام الأساسية.

الوصول إلى Inbox Zero^{(Reaching Inbox Zero)}

الآن بعد أن قمت بتغيير إعدادات Gmail الخاصة بك ، حان الوقت لوضع كل شيء موضع التنفيذ. أولاً^(First) ، قم بتعيين عوامل التصفية الخاصة بك. أدخل التالي:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا ، فإن أول شيء يجب عليك فعله هو تحديد ما إذا كانت تتطلب ردًا أو ما إذا كان يجب عليك حذفها. إذا كان البريد الإلكتروني عبارة عن بريد عشوائي أو لا يضمن الرد ، فاحذفه على الفور أو أرشفته.

إذا تطلب البريد الإلكتروني ردًا وسيستغرق أقل من دقيقتين ، أجب عليه. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من دقيقتين ، فانقر فوق رمز النجمة^(Star) مرة واحدة. إذا كان البريد الإلكتروني عاجلاً ويجب أن يكون الشيء التالي الذي ترد عليه ، فانقر فوق الرمز مرتين لتمييزه بنجمة حمراء^{(Red Star)} .

بمجرد الرد على رسالة بريد إلكتروني ، إذا كنت تنتظر الرد ، فانقر فوق رمز النجمة^(Star) ثلاث مرات لتعيينه على أنه "في انتظار الرد". إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا يتعامل معه شخص آخر بشكل أفضل ، فأعد توجيهه إلى الشخص المناسب وانقر على رمز النجمة^(Star) أربع مرات لتمييزه على أنه "مفوض".

اختر الوقت الذي تريد الرد فيه على بريدك الإلكتروني وركز على العمل في تلك الأوقات فقط. من خلال منح نفسك مواعيد نهائية وتحديد فترات للتعامل مع البريد الإلكتروني ، فإنك تقلل مقدار الوقت الذي تقضيه في بريدك الوارد حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية. إذا اخترت التعامل معها في بداية الساعة ، فركز على الرد على أي رسائل بريد إلكتروني عاجلة أولاً ، ثم تعامل مع الباقي من هناك.

من خلال وضع هذه الأساليب موضع التنفيذ ، يمكنك قريبًا الوصول إلى السيطرة الكاملة على صندوق الوارد الخاص بك. إذا كانت الفوضى بالفعل ، فخصص نصف ساعة يوميًا لفرز رسائل البريد الإلكتروني التي لديك بالفعل وتحديد ما إذا كانت مهمة أم لا. قم بالرد على من يحتاجون إليها ، واحذف من لا يحتاجون إليها.

قد يستغرق الأمر بعض الوقت ، ولكن الفلاتر^{(but filters)} وصناديق البريد الوارد المخصصة وغيرها من الأدوات ستساعدك في الوصول إلى Inbox Zero -^{(Inbox Zero–and)} وستجد أفضل الأساليب التي تساعدك على البقاء هناك.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you evеr missed an important email because your inbox was full of previous, unanswered messаges? Most people have experіenced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention аs soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

مسعد السهلي

About the author

أهلاً! أنا مبرمج كمبيوتر بخبرة تزيد عن 10 سنوات في هذا المجال. أنا متخصص في تطوير وصيانة البرامج للهواتف الذكية وتحديثات Windows. بالإضافة إلى ذلك ، أقدم خدماتي كممثل شهري لدعم عملاء البريد الإلكتروني.

كيفية الوصول إلى Inbox Zero في Gmail

ما هو Inbox Zero؟

أساسيات إدارة البريد الإلكتروني