بينما تستخدم جميع خوادم البريد الإلكتروني الآن اتصالاً آمنًا ، إذا كنت تريد تشفير رسائل البريد الإلكتروني في عميل سطح المكتب Microsoft Outlook و Outlook على الويب^(Web) ، فيمكنك القيام بذلك. العملية مختلفة ، مع ذلك. نحن هنا نتحدث عن تشفير البريد الإلكتروني^{(encrypting the email)} وليس الاتصال. يمكنك التفكير في الأمر على أنه طبقة إضافية من الحماية.

في حين أنه سهل الاستخدام ، ضع في اعتبارك المستخدم النهائي والعميل الذي يستخدمه. ما لم يدعم كل من المرسل والمستقبل تنسيق التشفير ، فسيكون من الصعب إرسال مثل هذه الأنواع من البريد الإلكتروني.

هناك نوعان من التشفير^(Encryption) يدعمهما Outlook—

1. تشفير S / MIME و
2. تشفير الرسائل في Office 365.

يعمل الإصدار الأحدث فقط عندما تستخدم الشركة ترخيص Office 365 ^{(Office 365)} Enterprise E3 . ومع ذلك ، يتم استخدام الأول على نطاق واسع ويعمل مع معظم تطبيقات البريد الإلكتروني بخلاف Outlook .

يوفر Outlook Web ^{(Outlook Web)}تشفيرًا^(Encryption) داخليًا ، يمكنك اختيار تمكينه لرسائل البريد الإلكتروني الفردية. فيما يلي قائمة بالأشياء التي سنناقشها في هذا الموضوع

1. كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني على الويب في Outlook
3. كيفية قراءة البريد الإلكتروني المشفر^{(Encrypted email)} خارج عملاء Office

ملاحظة:^(Note:) لا توجد طريقة لحماية الأفراد أو رسائل البريد الإلكتروني بكلمة مرور في Outlook . يمكنك حماية^{( password protect the PST)} ملفات PST بكلمة مرور ، لذلك لا يمكن لأي شخص الوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولكنها تختلف عن التشفير.

كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على Windows 10

قبل أن نبدأ ، إذا كنت تستخدم تشفير S/MIME ، فيجب أن يكون لدى المرسل والمستلم تطبيق بريد يدعم معيار S/MIME . يدعم Outlook معيار ^(Outlook)S/MIME . يمكنك إما اختيار تشفير جميع رسائل البريد الإلكتروني ، أو يمكنك تشفير رسائل البريد الإلكتروني الفردية. يعتمد الاختيار على تطبيق سياسة قسم تكنولوجيا المعلومات. أيضًا ، يجب أن يكون لديك شهادة S/MIME مثبتة. تأكد^(Make) من الاتصال بالشخص المناسب للقيام بذلك. بمجرد التثبيت ، سيكون لديك الخيار المتاح في القائمة المنسدلة للشهادة الرقمية في Outlook .

تشفير البريد الإلكتروني الفردي

• عندما تكون في مؤلف البريد الإلكتروني الجديد^{(New Email)} ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب " خيارات "^(Options)
• ثم قم بتوسيع قسم المزيد من الخيارات بالنقر فوق السهم الموجود في أسفل اليمين.
• سيفتح قسم الخصائص. انقر فوق^(Click) زر إعدادات الأمان .^{(Security Settings)}
  • أولاً ، حدد المربع الذي يقول " تشفير^(Encrypt) محتويات الرسائل ومرفقاتها".
  • بعد ذلك ، ضمن الأمان^(Security) ، انقر فوق القائمة المنسدلة ضمن إعدادات الأمان ، وحدد شهادة S/MIME
  • أخيرًا ، اختر ملصق الأمان إن أمكن.
• عند إرسال البريد الإلكتروني ، سيتم تشفيره باستخدام هذا المعيار.

ملاحظة:^(Note:) إذا لم يكن لديك شهادة S/MIME ، فسيطالبك عميل Outlook بإضافة واحدة. ^(Outlook)إذا لم تتمكن من ذلك ، فلن يسمح لك بإرسال بريد إلكتروني مشفر.

تشفير جميع رسائل البريد الإلكتروني

• افتح برنامج Outlook^(Outlook) وانقر على قائمة " ملف^(File) "
• ثم انقر مرة أخرى على خيارات ، وانتقل إلى Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• حدد المربع الذي يقول " تشفير^(Encrypt) محتويات الرسالة ومرفقاتها".
• ضمن البريد الإلكتروني المشفر^(Encrypted) ، انقر فوق^(Click) الإعدادات Settings > الشهادات ^{(Certificates)}Algorithms > حدد شهادة S/MIME .
• اختر "موافق"

عندما تقوم بتمكين هذا ، سيتم تشفير جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سيتعين عليك التأكد من أن المستلم لديه أيضًا عميل يدعم شهادة S/MIME لقراءة البريد الإلكتروني.

قراءة^(Read) : الوظائف الإضافية المجانية لتشفير البريد الإلكتروني لبرنامج Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook على الويب^(Web)

هذه الميزة متاحة فقط لاشتراك Office 365 Home أو Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . يكون مفيدًا عندما لا تثق في أن مزود البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم آمن. ومع ذلك ، يجب أن تفهم بوضوح كيفية عمل هذه الميزات ؛ خلاف ذلك ، لن يتمكن المتلقي من قراءة البريد الإلكتروني أو الوصول إلى أي محتوى.

قم بتسجيل الدخول^(Log) إلى حساب Outlook ، ثم انقر فوق زر الرسالة الجديدة. بجوار^(Right) إرفاق ، يوجد رابط ^(Attach)تشفير^(Encrypt) ، انقر فوقه. سيكون لديك خياران:

• تشفير:^(Encrypt:)

  • تظل الرسالة مشفرة ولا تترك Office 365.

  • يمكن للمستلمين الذين لديهم حسابات Outlook.com و Office 365 تنزيل المرفقات بدون تشفير

  • يمكنهم القيام بذلك عند استخدام Outlook.com أو تطبيق Outlook للأجهزة المحمولة أو تطبيق البريد في Windows 10.

ومع ذلك ، إذا كانوا يستخدمون أي عميل بريد إلكتروني آخر ، فسيتعين عليهم استخدام رمز مرور مؤقت لتنزيل المرفقات من مدخل Office 365 Message Encryption .

• تشفير ومنع إعادة التوجيه^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • تظل رسالتك مشفرة داخل Office 365
  • لا يمكن نسخها أو إعادة توجيهها.
  • تظل مستندات Office مثل Word أو Excel مشفرة حتى بعد التنزيل.
  • يمكن تنزيل المرفقات الأخرى ، مثل ملفات PDF أو ملفات الصور ، بدون ^(PDF)تشفير^(Encryption) .

كيفية قراءة البريد الإلكتروني المشفر خارج عملاء Office

إذا كنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني مشفر وتريد أن يقوم الآخرون باستخدام تطبيقات مثل Gmail لقراءته ، فأنت بحاجة إلى مشاركة الطريقة الموضحة أدناه. ستطلب هذه الطريقة كلمة مرور للوصول إلى البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فهو رمز مرور تقدمه Microsoft للتحقق من أصالة جهاز الاستقبال.

• إنشاء^(Compose) وإرسال البريد الإلكتروني باستخدام التشفير^(Encryption)
• سيتلقى المستلم رسالة بريد إلكتروني تكشف عن معلومات حول الشخص ومعرف بريده الإلكتروني.
• ثم لقراءة الرسالة ، انقر على^(Message) زر قراءة^(Read) الرسالة
• سيأخذك إلى مركز Office 365 حيث يمكنك التحقق باستخدام إما رمز المرور لمرة واحدة أو^(Time) عن طريق تسجيل الدخول إلى Google .
• بمجرد اكتمال التحقق ، سيتم الكشف عن البريد الإلكتروني.

ملاحظة:^(Note:) يتم إرسال OTP إلى البريد الإلكتروني للمستلم.

كما تلاحظ ، لا يغادر البريد الإلكتروني خوادم Office 365 أبدًا. ^{(Office 365)}يتم استضافة البريد الإلكتروني هناك ويسمح له بالقراءة بعد التحقق. إذا كنت تستخدم عميل Outlook ، فلن تضطر إلى متابعة العملية.

آمل أن يكون المنشور سهل المتابعة ، وقد تمكنت من فهم تفاصيل تشفير البريد الإلكتروني^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if yоu want to enсrypt emails in the Microsoft Outlook deѕktop client and Outlook on the Web, then you can do so. The procеsѕ is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• كيفية تلقائيا Forward Email في Microsoft Outlook

• كيفية استدعاء Email في Outlook؟ غير نادر Email S

• كيفية ترجمة رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا في Outlook.com

• كيفية حذف أو إغلاق حساب Outlook.com email بشكل دائم

• كيفية إنشاء، إضافة، حذف، استخدم Outlook Email Alias or Microsoft Accounts

• Microsoft Outlook extension ل Edge يتيح لك إدارة رسائل البريد الإلكتروني، التقويم

• Microsoft Support: Phone Number، Live Chat، Email ID، Useful Links

• كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Microsoft Outlook إلى CSV أو PST

• كيفية تعيين Outlook كما افتراضي Email Reader على Mac

• تعطل Microsoft Outlook مع Error Code 0xc0000005

• كيفية حظر Email Tracking في Outlook and Gmail؟

• Email Encryption Add-ins free Outlook

• كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني التي تتعثر في Outbox من Microsoft Outlook client

• Outlook مقابل Gmail: من هو ملك البريد الإلكتروني؟

• احصل على Outlook Email ID الخاصة بكل بلد مثل @ outlook.in، إلخ

• كيفية إعداد auto CC & BCC في Outlook and Gmail

• كيفية إنشاء بريد إلكتروني جديد في Outlook app باستخدام ميزاته

• كيفية إنشاء Microsoft Outlook Shortcuts للبريد الإلكتروني والمهام

• استعادة البريد المحذوف من Outlook.com Deleted folder

• كيفية استرداد Data Corruption Issues في Microsoft Outlook