كلما زادت قدرتك على الحركة ، زادت أهمية الوصول إلى ملفاتك بغض النظر عن مكان وجودك أو الجهاز الذي تستخدمه. في الماضي ، كانت جميع ملفاتك الإلكترونية موجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لذلك إذا لم تكن بالقرب من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فلن تتمكن من الوصول إلى ملفاتك . ^(Back)تغير كل ذلك مع ظهور الإنترنت عالي السرعة وخدمات التخزين السحابية^(cloud) التي تقدمها شركات مثل Dropbox و Amazon و Google . 

ومن المفارقات ، أن طلبات البقاء في المنزل في العام الماضي والتحول إلى العمل عن بُعد قد زادت أيضًا من الحاجة إلى التخزين السحابي والرغبة فيه. لجأت العديد من المدارس وأصحاب العمل إلى Microsoft 365 للحفاظ على تواصل الطلاب والعاملين. بالنسبة لتخزين الملفات ، كان هذا يعني اعتماد OneDrive للمدرسة أو العمل. 

إذا كنت مستخدم OneDrive جديدًا ، سواء للمدرسة أو للعمل ، فاستمر في القراءة للحصول على بعض النصائح حول استخدام خدمة التخزين السحابي من Microsoft.

1. فهم أيقونات حالة^{(Status Icons)} OneDrive الخاصة بك

عند حفظ الملفات في OneDrive ، يمكنك اختيار جعل الملف متاحًا عبر الإنترنت فقط أو دون اتصال. تتيح لك ميزة OneDrive Files On-Demand الوصول إلى كل ما قمت بحفظه في وحدة التخزين السحابية دون تنزيل نسخة محلية من كل ملف. بدلاً من ذلك ، سترى ملفاتك مدرجة في مدير الملفات لديك جنبًا إلى جنب مع أيقونات الحالة التي تشير إلى ما إذا كان كل ملف متصل فقط ، أو متاحًا محليًا ، أو متاحًا دائمًا.

تشير أيقونة السحابة الزرقاء إلى أن الملف متصل فقط. تظهر علامة اختيار خضراء في دائرة بواسطة الملفات المتوفرة محليًا على الجهاز الذي تستخدمه.

ستعرض الملفات التي اخترت الاحتفاظ بها دائمًا^{(always )} على جهازك دائرة خضراء صلبة بعلامة اختيار بيضاء. 

إذا فتحت ملفًا عبر الإنترنت فقط على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو جهاز آخر ، فسيتم تنزيله وسيصبح متاحًا محليًا. يعني كونك^(Being) متاحًا محليًا أنه يمكنك فتح الملف حتى إذا لم يكن لديك اتصال بالإنترنت. لتحرير مساحة على محرك الأقراص الثابتة ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وحدد Free up space .

2. كيفية تشغيل الملفات عند الطلب 

يمكن لمستخدمي الكمبيوتر الشخصي اتباع هذه الخطوات لتشغيل الملفات عند الطلب^{(Files On-Demand)} .

1. حدد أيقونة OneDrive في علبة النظام.
2. حدد المساعدة والإعدادات^{(Help & Settings)} .
3. حدد الإعدادات^(Settings) .
4. في علامة التبويب " الإعدادات^{(Settings )} " ، حدد المربع " توفير مساحة وتنزيل الملفات أثناء استخدامها^{(Save space and download files as you use them)} ".

يمكن لمستخدمي Mac^(Mac) تشغيل الملفات عند الطلب^(On-Demand) باتباع الخطوات التالية:

1. حدد أيقونة OneDrive في شريط القائمة.
2. حدد زر ... المزيد .^(…More)
3. حدد التفضيلات^{(Preferences)} .
4. حدد زر تشغيل الملفات عند الطلب .^{(Turn on Files On-Demand)}

3. قم بتشغيل "Storage Sense" لأجهزة الكمبيوتر

يتمتع مستخدمو Windows 10 بخيار إضافي لتشغيل مستشعر التخزين^{(Storage Sense)} ، والذي يقوم تلقائيًا بتعيين أي ملفات OneDrive لم تفتحها في آخر 30 يومًا على الإنترنت فقط إذا كانت مساحة القرص منخفضة لديك. 

يمكنك أيضًا تعيين Storage Sense للعمل كل يوم أو أسبوع أو شهر بدلاً من تشغيله فقط عند انخفاض مساحة القرص.

4. ما يجب أن تعرفه عن المخزن الشخصي في OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)}

في حين أن جميع الملفات التي تحفظها في سحابة OneDrive محمية بواسطة إجراءات أمان Microsoft ، يوفر OneDrive Personal Vault طبقة إضافية من الحماية للملفات الحساسة. 

عند حفظ الملفات في مخزنك الشخصي ، يجب عليك استخدام مصادقة قوية أو خطوة ثانية للتحقق من الهوية للوصول إليها. اعتمادًا على جهازك ، قد يكون ذلك وجهك أو بصمة إصبعك أو رقم تعريف شخصي^(PIN) أو رمز تم إرساله إليك عبر رسالة نصية أو بريد إلكتروني. 

يتم تشفير الملفات الموجودة في المخزن الشخصي الخاص بك في جميع الأوقات ، بما في ذلك عندما تكون في المخزن الخاص بك وعندما تنتقل بين السحابة وجهازك. علاوة على ذلك ، يتم فحص الملفات الموجودة في قبو الخاص بك بحثًا عن الفيروسات ومراقبتها بحثًا عن أي نشاط مشبوه ، بما في ذلك برامج الفدية الضارة. 

يظهر المخزن الشخصي^{(Personal Vault)} كمجلد داخل OneDrive الخاص بك . ما عليك سوى^(Simply) الحفظ في الخزنة للاستفادة من كل ذلك الأمان الإضافي.

ملاحظة^(Note) : المستخدمون الذين ليس لديهم اشتراك في Microsoft 365 مقيدون بثلاثة ملفات في المخزن الشخصي الخاص بهم.

5. كيفية تحميل الملفات إلى OneDrive

إذا كنت تستخدم OneDrive للمدرسة أو العمل ، فهناك طرق متعددة لتحميل الملفات إلى سحابة OneDrive .

تحميل الملفات باستخدام المستعرض الخاص بك

يمكنك دائمًا الوصول إلى OneDrive في مستعرض. تعمل الخطوات أدناه مع Chrome و Edge وقد تختلف قليلاً إذا كنت تستخدم متصفحًا مختلفًا.

1. قم بتسجيل الدخول^(Sign) إلى office.com وحدد مشغل التطبيق في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة وحدد OneDrive .

1. حدد تحميل^{(Upload )} > ملفات^(Files) أو مجلد^(Folder) .

1. اختر^(Choose) الملفات أو المجلدات التي تريد تحميلها وحددها.
2. حدد فتح^(Open) أو تحديد مجلد^{(Select Folder)} .

تحميل الملفات باستخدام سطح المكتب الخاص بك

إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Windows 10^{(Windows 10)} ، فإن OneDrive مثبت بالفعل. ما عليك سوى^(Simply) حفظ ملفاتك ومجلداتك أو نقلها إلى مجلد OneDrive لتسهيل الوصول إليها على جميع أجهزتك عبر OneDrive .

إذا لم تقم بتسجيل الدخول إلى OneDrive ، فحدد زر البدء ، وابحث عن ^(Start)OneDrive ، وقم بتشغيل التطبيق. اتبع التعليمات لتسجيل الدخول.

وبالمثل ، يمكن لمستخدمي Mac تحميل الملفات تلقائيًا إلى OneDrive عن طريق نسخها أو نقلها إلى مجلد OneDrive باستخدام ^(OneDrive)Finder أو عن طريق حفظها في مجلد OneDrive من أحد التطبيقات.

6. مشاركة الملفات في OneDrive

لا يمكن أن تكون مشاركة الملفات أسهل مع OneDrive . على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وحدد مشاركة^(Share) . 

اختر من تريد مشاركة ملفك معه ، وأضف رسالة اختيارية ، ثم حدد زر إرسال^(Send) أو اختر نسخ الرابط أو الإرسال عبر تطبيق آخر على جهازك.

7. استعادة ملف^(File) أو مجلد^(Folder) في OneDrive

يحتوي OneDrive^(OneDrive) على سلة المحذوفات حيث يمكنك استعادة ملف أو مجلد قمت بحذفه عن طريق الخطأ. 

1. من OneDrive في المستعرض الخاص بك ، حدد سلة المحذوفات^{(Recycle Bin)} .
2. حدد الملف الذي تريد استعادته.

1. حدد زر الاستعادة .^(Restore)

8. كيفية وضع تواريخ انتهاء الصلاحية وكلمات^{(Expiration Dates)} المرور على^(Passwords) ملفات OneDrive الخاصة بك^{(Your OneDrive)}

على الرغم من عدم توفر هذه الميزة للحسابات المجانية حتى الآن ، فإن لدى بعض مستخدمي Microsoft 365 خيار وضع تواريخ انتهاء الصلاحية وكلمات المرور في ملفاتهم في OneDrive . إذا تم تمكين هذه الميزة في مركز إدارة OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} ، فإليك ما يجب فعله. 

ملاحظة^(Note) : يعمل هذا فقط عند مشاركة رابط مجهول وليس^(not) عندما تختار المشاركة مع أشخاص محددين. 

1. في مستعرض الويب ، حدد الملف أو المجلد الذي تريد مشاركته. 
2. حدد حصة^(share) .
3. في إعدادات الارتباط^{(link settings)} ، اختر متى تريد انتهاء صلاحية الوصول إلى الملف.

1. أضف كلمة مرور^(password) إذا كنت تريد.
2. حدد زر تطبيق .^(Apply)

احصل على المزيد من ^(Out)OneDrive للمدرسة أو^(School) العمل

تخدش النصائح أعلاه سطح ما يمكنك فعله باستخدام OneDrive للمدرسة أو العمل. تعرف على كيفية حل مشكلات المزامنة^{(sync issues)} ، واستخدم الارتباطات الرمزية^{(symbolic links)} لمزامنة أي مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع OneDrive ، أو إذا كنت تشعر بالملح ، فقم بتعطيل OneDrive^{(disable OneDrive)} تمامًا.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more importаnt it is tо havе acceѕs to yоur files no matter where уou аre or which device you’re using. Back in the old dаys, your electronic files all lived on уour computer, so if you weren’t near your сomputer, you сoυldn’t access your files. Τhat all changed with the advent of high-speеd internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks لتنظيم ديك ملاحظات أفضل

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• كيفية Automatically Backup A Word Document إلى onedrive

• كيفية إنشاء Distribution List في Outlook

• كيفية إنشاء Greeting Card مع MS Word

• ابحث في البريد الإلكتروني في Outlook حسب المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم والمزيد

• استخدم نافذة مراقبة Excel لمراقبة الخلايا المهمة في مصنف

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• كيفية تعقب التغييرات في Word (عبر الإنترنت والجوال وسطح المكتب)

• ربط الخلايا بين الأوراق والمصنفات في Excel

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيفية البحث عن القيم المتطابقة في Excel

• كيفية إنشاء Breakout Rooms في Microsoft Teams

• كيفية تسجيل Macro في Excel

• كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel

• كيفية إنشاء نماذج قابلة للتعبئة في Word

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• كيف اصنع Histogram في Excel