تعد جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} تطبيقًا مجانيًا يستند إلى الويب وبديل شائع لبرنامج Microsoft Excel . تتيح الأداة إنشاء جداول البيانات وتحديثها وتعديلها بسهولة. إنه بمثابة أداة تعاونية ممتازة تتيح لك إضافة أكبر عدد تريده من الأشخاص وتعديل جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} مع الآخرين في نفس الوقت. تتيح لك الأداة عبر الإنترنت العمل بشكل مشترك في الوقت الفعلي على مشروع في نفس جدول البيانات بغض النظر عن المكان الذي تتواجد فيه. للتعاون في جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} ، يتعين على المرء ببساطة النقر فوق زر مشاركة^(Share) وهناك تسمح لأصدقائك أو زملائك أو عائلتك بتعديل جدول البيانات الخاص بك.

عند العمل على جدول بيانات Google^{(Google Spreadsheet)} مشترك ، قد ترغب في أن يقوم المستخدمون الآخرون بإدخال البيانات المقيدة فقط داخل خلاياها. لتجنب قيام الآخرين بإدخال قيم خاطئة داخل الخلايا ، قد ترغب في إضافة عنصر تحكم رسومي مثل القائمة المنسدلة^{(drop-down menu)} التي تشبه مربع القائمة الذي يسمح للأشخاص بإدخال تلك القيم المتاحة فقط من قائمة معينة. بصرف النظر عن ذلك ، تعمل القائمة المنسدلة كطريقة ذكية وأكثر كفاءة لإدخال البيانات.

ومع ذلك ، فإن القائمة المنسدلة أو القائمة المنسدلة هي طريقة مبسطة لضمان قيام الأشخاص بملء القيم فقط في خلاياك بنفس الطريقة التي تتوقعها بالضبط. مثل Excel ،  تتيح لك جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} إنشاء قائمة منسدلة لجداول البيانات بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يمكّنك من إجراء تغييرات جزئية على القائمة المنسدلة في حالة رغبتك في تعديل قائمة التحديد في الخلايا. في هذه المقالة ، نشرح بالتفصيل كيفية إنشاء قائمة منسدلة في جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} وتعديلها.

أنشئ قائمة منسدلة في جداول بيانات Google

قم بتشغيل^(Launch) جداول بيانات Google

افتح جدول بيانات جديدًا أو افتح ملف جدول بيانات موجود.

حدد خلية حيث تريد إنشاء قائمة منسدلة. يمكنك أيضًا تحديد مجموعة من الخلايا أو عمود بأكمله أو صف.

انتقل إلى قائمة جداول البيانات^(Sheets) وانقر على خيار البيانات.^(Data.)

حدد التحقق من صحة البيانات^{( Data Validation)} من القائمة المنسدلة. تنبثق نافذة التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} مع العديد من الخيارات للتخصيص.

الحقل الأول في نافذة التحقق من صحة البيانات هو ^{(Data Validation)}نطاق الخلية^{(Cell range)} الذي يتم ملؤه تلقائيًا بناءً على الخلايا المحددة. يمكنك تغيير النطاق إلى قيمة جديدة بمجرد النقر على أيقونة الجدول في حقل Cell Range .

الحقل الثاني في نافذة التحقق من صحة البيانات هو " ^{(Data Validation)}المعايير^{( Criteria )} " الذي يحتوي على قائمة من الخيارات المختلفة في القائمة المنسدلة الخاصة به. تحتوي المعايير^(Criteria) على خيارات مثل قائمة من نطاق وقائمة العناصر والرقم والنص^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} والتاريخ . ^{( Date. )}

• قائمة من نطاق: يتيح لك هذا الخيار إنشاء قائمة بالقيم التي تم استردادها من أوراق مختلفة أو قائمة القيم من خلايا مختلفة في نفس الورقة.
• قائمة العناصر: هذا يسمح لنا بإنشاء قائمة بالقيم النصية. يتم إدخالها في حقل التحرير مفصولة بفواصل.
• الرقم^(Number) : لا يُنشئ هذا الخيار^(Option) قائمة منسدلة بدلاً من ذلك يتأكد من أن الإدخال إلى القائمة المنسدلة يقع ضمن نطاق رقمي معين.
• النص: لا يُنشئ هذا الخيار^(Option) قائمة منسدلة بدلاً من ذلك يتأكد من أن الإدخال بتنسيق نصي مناسب.
• التاريخ: لا يُنشئ هذا الخيار^(Option) قائمة منسدلة بدلاً من ذلك يتأكد مما إذا كان التاريخ الذي تم إدخاله صالحًا أم أنه يأتي في نطاق معين.
• الصيغة المخصصة^{(Custom Formula)} هي: هذا الخيار لا ينشئ قائمة منسدلة بدلاً من ذلك يتأكد من أن الخلية المحددة تستخدم صيغة محددة من قبل المستخدم.

بمجرد إدخال البيانات التي سيتم تضمينها في القائمة ، حدد الخيار إظهار القائمة المنسدلة^{(Show dropdown list)} في الخلية. يضمن تحديد هذا الخيار ظهور القيم في الخلايا.

يمكنك أيضًا اختيار ما يجب القيام به عندما يقوم شخص ما بإدخال بيانات غير صالحة غير موجودة في القائمة عن طريق تحديد الخيارات باستخدام زر الاختيار. يمكنك اختيار إما إظهار خيار التحذير^{(Show warning)} أو خيار رفض الإدخال^{(Reject input)} على البيانات غير الصالحة. لا يسمح لك خيار رفض الإدخال^{(Reject Input)} بإدخال أي قيمة غير موجودة في القائمة المنسدلة. من ناحية أخرى ،  يتيح لك خيار إظهار التحذير^{(Show warning)} إدخال البيانات غير الصالحة غير الموجودة في قائمتك ولكنها تعرض رسالة التحذير في الورقة.

الخيار الأخير في نافذة الإعداد هو المظهر. ^{(Appearance.)}يعطي هذا الخيار تلميحًا للمستخدم بشأن القيم أو البيانات التي يمكنه إدخالها في الخلايا. لتنشيط هذا المساعد ، حدد الخيار إظهار نص تعليمات التحقق^{(Show validation help text)} بجانب حقل المظهر . ^(Appearance)بعد تحديد الخيار ، اكتب الإرشادات التي تريد تزويد الأشخاص بها حول القيم التي يمكنهم اختيارها ضمن نطاق الخلايا.

انقر فوق حفظ^(Save) لتطبيق التغييرات.

قم بتحرير القائمة المنسدلة في جداول بيانات Google

لإضافة المزيد من القيم إلى القائمة أو إزالة العناصر من القائمة المنسدلة ، اتبع الخطوات التالية

انتقل إلى البيانات^{( Data)} وحدد التحقق^{( Data validation)} من صحة البيانات من القائمة المنسدلة.

حدد الخلايا وقم بتغيير العناصر في الإدخال.

انقر فوق حفظ^(Save) لتطبيق التغييرات.

هذا كل شئ.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• كيفية تدوير النص في تطبيق Web Google Sheets

• كيفية إنشاء Drop Cap في Google Docs في بضع دقائق

• Fix Google Docs Spellcheck لا يعمل بشكل صحيح

• كيفية إدراج Text Box في Google Docs

• كيفية جعل Google Slides loop دون النشر

• كيفية إضافة Page Numbers في Google Docs

• Best Invoice Templates ل Google Docs ل Freelancers، Small Business

• كيفية إدراج WordArt في Google Sheets باستخدام رسومات Google

• كيفية تحرير PDF في Google Docs على الويب

• أفضل جوجل Docs إضافات لبعض الكتاب

• كيفية مضاعفة الفضاء في Google Docs

• كيفية إضافة Font إلى Google Docs

• كيفية الاتصال مع Google Sheets Excel

• كيفية إضافة Watermark في Google Docs

• كيفية تحويل Documents إلى PDF مع Google Docs باستخدام متصفح

• كيفية جعل Gantt Chart في صفائح Google

• كيفية تغيير Page Orientation في Google Docs

• كيفية إنشاء Org Chart في Google Docs

• كيفية مقارنة مستندين في Google Docs

• كيفية تحميل وحفظ الصور من Google Docs