عندما ترغب شركة أو مؤسسة أو فرد في إنشاء مستند متسق مثل النماذج أو الرسائل أو الملصقات البريدية المتطابقة باستثناء معلومات محددة ، على سبيل المثال ، الاسم أو العنوان أو رقم الهاتف الخاص بالمستلم^(Recipient) . للقيام بذلك ، تحتاج إلى تنفيذ عملية دمج المراسلات^{(Mail Merge)} ، والتي تتيح لك إنشاء مستند مخصص بسيط.

كيفية استخدام دمج المراسلات في Word

تسمح لك أدوات دمج المراسلات^{(Mail Merge)} الموجودة في علامة التبويب Mailing في Microsoft Word بإجراء دمج المراسلات^{(Mail Merging)} . هذه الأدوات

• بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge)} : يقوم بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge)} بإنشاء مستند واحد وإرساله إلى عدة أشخاص. يمكنك إدراج حقول مثل الاسم والعنوان^(Address) . سيقوم Word^(Word) بعمل نسخة لكل مستلم^(Recipient) واستبدال هذه الحقول بمعلومات الشخص.
• حدد المستلم ^{(Select Recipient)}:^(Recipient) يتيح لك تحديد المستلم اختيار قائمة الأشخاص الذين ترغب في إرسال المستند الخاص بك.
• تحرير قائمة المستلمين^{(Edit Recipient List)} : يؤدي هذا إلى تغيير قائمة المستلمين أو اختيار أشخاص محددين لتلقي البريد. في هذه الأداة ، يمكنك فرز التكرارات وتصفيتها والبحث عنها وإزالتها والتحقق من صحة عناوين القائمة.

كيفية إعداد "دمج البريد^{(Mail Merge)} اليدوي للرسائل "

• لإعداد "دمج المراسلات^{(Mail Merge)} يدويًا" لحرف ما ، تحتاج أولاً إلى إنشاء مستند فارغ ، انتقل إلى علامة التبويب^{(Mailing tab)} "بريد" .
• حدد بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge)} ، ثم حدد الحروف^(Letters) .
• انقر فوق تحديد المستلمين^{(Select Recipients)} .
• سوف تظهر القائمة المنسدلة؛ يمكنك اختيار تحديد كتابة قائمة جديدة^{(Type a New List)} ، واستخدام قائمة موجودة^{(Use an Existing List)} ، والاختيار من جهات اتصال Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

سنستخدم اكتب قائمة جديدة^{(Type a New List)} .

سيظهر مربع حوار يسمى قائمة العناوين ^{(Address List)}الجديدة^{( New)} . في مربع الحوار ، يمكنك إدخال نص في الصفوف والأعمدة. على يسار مربع الحوار قائمة عناوين جديدة^{(New Address List)} ، تسمح لك بعض الأوامر بتعديل قائمتك ؛ هذه تسمى إدخال جديد^{(New Entry)} ، حذف الإدخال ، البحث عن ^(Find)الأعمدة وتخصيصها^{(Customize Columns)} .

لإضافة صف جديد ، انقر فوق إدخال جديد^{(New Entry)} . لحذف صف ، حدد حذف الإدخال^{(Delete Entry)} . لإضافة أعمدة وحذفها وإعادة تسميتها وتحريكها لأعلى ولأسفل ، حدد ^(Select)تخصيص ^{(Customize Columns)}الأعمدة^(Columns) . أدخل البيانات^{(Enter Data)} في قائمتك ، اختر موافق واحفظ ^(OK)ملفك^(Save) . إذا كنت تريد العودة وتعديل قائمتك ، فانقر فوق تحرير قائمة المستلمين^{(Edit Recipient List)} ، ثم قم بالتحرير الآن.

يمكنك الآن كتابة حرف أو نسخه في المستند.

ضع المؤشر في المكان الذي تريد إدراج الحقول فيه وحدد إدراج الحقول ودمجها^{(Insert and Merge Fields)} ؛ اختر الحقول التي تريدها. يمكنك مشاهدة معاينة لحقولك بالنقر فوق ABC Preview Results .

للعودة إلى المستندات التي تظهر الحقول ، انقر فوق ABC Preview Results مرة أخرى.

الآن حدد إنهاء ودمج^{(Finish and Merge)} . يمكنك اختيار تحرير مستندات فردية^{(Edit Individual Documents)} وطباعة مستند^{(Print Document)} وإرسال رسائل بريد إلكتروني^{(Send Email Messages)} . حدد اختيارك ؛ ثم سترى النتيجة.

استخدام معالج دمج ^{(Mail Merge Wizard)}المراسلات^(Letter) للحرف

هذه المرة ، سننشئ دمج البريد باستخدام معالج دمج البريد خطوة بخطوة^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} ، وهو أسهل عملية في إنشاء دمج المراسلات^{(Mail Merge)} .

1. انتقل إلى بدء إعداد البريد^{(Start Mail Setup)} أسفل القائمة المنسدلة^{(Drop-Down Menu)} وحدد معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. سيظهر جزء دمج المراسلات^{(Mail Merge Pane)} على اليسار. حدد نوع المستند^{(Document Type)} ؛ سوف نختار Letter . الآن انقر فوق التالي^(Next) .
3. سنستخدم المستند الحالي^{(Current Document)} .
4. حدد المستلمون^(Recipients) : يمكنك اختيار كتابة قائمة جديدة ، والاختيار من جهات اتصال Outlook ، وكتابة قائمة جديدة. نحن ذاهبون إلى قائمة موجودة.
5. تصفح^(Browse) لتحديد الملف. ثم انقر فوق ^(Click) التالي^(Next) ، ثم موافق^(OK) . سينبثق مستلمو دمج المراسلات^{(Mail Merge recipients)}
6. يمكنك اختيار تمكين أو تعطيل المستلمين عن طريق تحديد ^(Recipients)المربع^(Box) وإلغاء تحديده ؛ سنضغط على موافق^(OK) ، ثم التالي^(Next) .
7. اكتب رسالتك^{(Write Your Letter)} . هذا العرض أضف معلومات المستلم^{(Add Recipient)} إلى رسالتك. ضع المؤشر حيث نريد أن تذهب المعلومات.
8. سوف نستخدم كتلة العنوان^{(Address Block)} ؛ سيظهر مربع حوار "^{(Dialog Box)} إدراج عنوان ". ^{(Insert Address)} يمكنك اختيار التنسيق الذي تريده به.
9. يوجد زر^{(Navigation Button)} تنقل على يمين نافذة إدراج كتلة العنوان^{(Insert Address Block)} الذي يسمح لك بالتنقل عبر كتلة العنوان.
10. اختر العنوان ، ثم انقر فوق " موافق^(OK) " . في جزء دمج المراسلات^{(Mail Merge Pane)} ، يمكنك أيضًا إدراج ترحيب بالنقر فوق سطر الترحيب^{(Greeting Line )} ، واختيار التحديد ، ثم موافق^(OK)   ثم التالي^(Next) .
11. معاينة رسائلك^{(Preview Your Letters)} . تحت معاينة فقرة الرسالة الخاصة بك ، يوجد زر تنقل (<< Recipient>>) يسمح لك بالتنقل في كتلة العنوان الخاصة بك ، ثم التالي^(Next) .
12. الدمج الكامل - سترى خيارين إما لتحرير الفرد^{(Edit Individual)} أو الطباعة^(Prin) . حدد تحرير الفرد.^{(Edit Individual.)}

الآن لدينا دمج المراسلات^{(Mail Merge)} .

أخبرنا في التعليقات إذا كانت لديك أي مشاكل وسنعاود الاتصال بك.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to crеate a consistent document such as fоrms, letters, or mailing labels that are identical except for ѕpecific information, for inѕtance, the name, address, or telephone number of the Recipіent. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word

• كيفية استخدام Rewrite Suggestions في Word ل Web application

• Excel، Word or PowerPoint لا يمكن أن تبدأ آخر مرة

• كيفية إنشاء Booklet or Book مع Microsoft Word

• لا يمكن فتح الملف لأن هناك مشاكل في المحتويات

• Add، Change، Remove Author من Author Property في Office document

• كيفية إدراج Text في شكل في Word

• FocusWriter عبارة عن Word Processor خالية من الهاء مجانا ل Writers

• كيفية إزالة جميع فواصل القسم في Word في وقت واحد

• Word لا يمكن إنشاء work file، تحقق من temp Environment Variable

• كيفية إدارة Document Versions في Word

• ما هو ASD file وكيفية فتحه في Microsoft Word؟

• Convert Word وثائق إلى JPG باستخدام Batch Word إلى JPG Converter

• Fix Yellow Triangle مع Exclamation Point في Excel or Word

• كيفية استخدام Quick Parts Document Property feature في Word

• كيفية تحويل Table إلى Text and Text إلى Table في Word

• كيفية البحث عن Online Templates في Microsoft Word

• المحفوظة Word document لا تظهر على print preview or printing

• كيفية دمج Word Documents