إذا كنت تستخدم Outlook للتواصل مع زملائك ، فمن المحتمل أنك تريد إرسال بريد إلكتروني بشكل متكرر إلى مجموعة معينة تتغير عضويتها كثيرًا. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى جميع ممثلي خدمة العملاء كل يوم ، ولكن نظرًا لارتفاع معدل دوران الموظفين ، فقد تتغير القائمة كثيرًا.

يمكنك كتابة اسم كل شخص أو بريده الإلكتروني يدويًا في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا ، ولكن سريعًا قد يصبح هذا مرهقًا مع زيادة حجم المجموعة. ليس هذا فقط ، ولكنك أيضًا تخاطر بنسيان شخص ما عن غير قصد مما قد يؤدي إلى الدراما المكتبية. هذا هو المكان الذي تأتي فيه قائمة التوزيع أو مجموعة الاتصال!

بالنسبة للجزء الأكبر ، المصطلحات "مجموعة جهات الاتصال" و "قائمة التوزيع" قابلة للتبادل. بدأت Microsoft^(Microsoft) في استخدام عبارة "مجموعة جهات الاتصال" ، ربما لأنها أكثر سهولة من "قائمة التوزيع". 

ومع ذلك ، هناك فرق حقيقي بين الاثنين في المؤسسات التي تستخدم Microsoft 365 . يمكن لمسؤولي Microsoft 365 تحويل قوائم توزيع Outlook الحالية إلى " ^(Outlook)مجموعات^(Groups) " ، والتي بدورها تمنح أعضاء المجموعة الوصول إلى المكتبات المشتركة ومساحات التعاون مثل Microsoft Teams و Yammer و Planner .

بينما يحكم قسم تكنولوجيا المعلومات لديك على الأرجح على قوائم توزيع Outlook^(Outlook) الخاصة بمؤسستك - خاصةً قائمة جميع الموظفين المخيفة والتي غالبًا ما تتم صيانتها بشكل سيئ ، لا يزال بإمكانك إنشاء مجموعات جهات اتصال خاصة بك في Outlook . 

أدناه ، سنرشدك خلال كيفية إنشاء مجموعات جهات اتصال في Outlook لكل من إصدار المستعرض وتطبيق سطح المكتب. 

كيفية إنشاء مجموعة جهات اتصال^{(Contact Group)} في Outlook Online

يعد إنشاء مجموعة جهات اتصال في إصدار المستعرض من Outlook أمرًا سهلاً.

1. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك على outlook.com أو حدد Outlook من مشغل التطبيق إذا كنت قد قمت بالفعل بتسجيل الدخول إلى Microsoft 365 . إذا كنت لا ترى Outlook في قائمة التطبيقات (ستفعل ذلك) ، فحدد كل التطبيقات^{(All apps)} .

1. في الجزء الأيمن ، ضمن المجموعات^(Groups) ، حدد مجموعة جديدة^{(New group)} .

1. في النافذة المنبثقة ، امنح مجموعتك الجديدة اسمًا ووصفًا وحدد إنشاء^(Create) . (إذا قامت مؤسستك بتمكينه ، فقد تتم مطالبتك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني للمجموعة. في هذه الحالة ، لسهولة الاستخدام ، حاول جعل عنوان البريد الإلكتروني مطابقًا لاسم المجموعة.)

1. الآن ، أضف أعضاء إلى المجموعة. البحث^(Search) عن الناس بالاسم أو عن طريق عنوان البريد الإلكتروني. حدد نتيجة البحث عن الشخص الذي تريد إضافته إلى المجموعة ، وسيظهر ضمن "ستتم إضافة هذا الشخص".

1. كرر^(Repeat) الخطوة 4 حتى تقوم بإضافة كل شخص تريده إلى المجموعة. ثم حدد الزر " إضافة ".^(Add)
2. حدد إغلاق^(Close) .
3. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المجموعة التي قمت بإنشائها بتحديد رسالة جديدة^{(New message)} .

1. في الحقل " إلى^(To) " ، ابدأ بكتابة اسم المجموعة التي أنشأتها ، وحددها من القائمة التي تظهر.

سهل جدا. ولكن ماذا لو احتجت إلى إضافة أو إزالة أشخاص من المجموعة؟ واصل القراءة.

كيفية تحرير مجموعة جهات اتصال^{(Contact Group)} في Outlook Online

جعلت Microsoft^(Microsoft) من السهل تحرير مجموعة جهات اتصال دون مغادرة Outlook Online . قد تختلف بعض الخطوات اختلافًا طفيفًا اعتمادًا على كيفية قيام مؤسستك بتهيئة Microsoft 365 ، ولكن الخطوات أدناه ستوصلك إلى هناك.

1. في الجزء الأيمن ، ضمن المجموعات^(Groups) ، حدد المجموعة التي تريد تحريرها.
2. في إدخال تلك المجموعة ، حدد رمز المزيد^(More) (ثلاث نقاط / علامات القطع).

1. حدد الإعدادات^(Settings) . (بناءً على كيفية تكوين Outlook لمؤسستك ، قد ترى خيارًا لإضافة أعضاء^{(Add members)} مباشرةً من أيقونة المزيد.)

1. في لوحة إعدادات المجموعة^{(Group Settings)} التي تظهر على اليسار ، حدد تحرير المجموعة^{(Edit group)} .

1. حدد علامة التبويب  الأعضاء .^{(Members )}
2. من هناك ، يمكنك إضافة أعضاء أو حذفهم من المجموعة عن طريق تحديد الرمز X بجوار الإدخال الخاص بالشخص الذي تريد إزالته.

1. إذا قمت بإضافة أعضاء إلى المجموعة ، فحدد الزر " إضافة ". ^(Add)خلاف ذلك ، اختر إغلاق^(Close) .

طريقة^(Way) أخرى لتحرير مجموعات جهات الاتصال^{(Edit Contact Groups)} في Outlook Online

اعتمادًا على كيفية تكوين Outlook ، قد تتمكن أيضًا من تحرير مجموعات جهات الاتصال باتباع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى قسم الأشخاص في ^{(People )}Outlook (على يمين رمز التقويم^(Calendar) ). 

1. في الجزء الأيمن من قسم المجموعات^(Groups) ، حدد المالك^(Owner) لعرض المجموعات التي قمت بإنشائها.

1. حدد^(Select) المجموعة التي تريد تحريرها من القائمة.
2. حدد إدارة أعضاء المجموعة^{(Manage group members)} .

1. من هناك ، يمكنك إضافة أعضاء أو حذف الأعضاء الحاليين عن طريق تحديد X بجوار الإدخال.

كيفية إنشاء مجموعة جهات اتصال في ^{(Contact Group)}تطبيق سطح المكتب^{(Desktop App)} في Outlook

يعد إنشاء مجموعة جهات اتصال في إصدار سطح المكتب من Outlook أكثر وضوحًا مما هو عليه في الإصدار عبر الإنترنت.

1. قم بتشغيل Outlook ، وحدد رمز الأشخاص^(People) بالقرب من الزاوية اليسرى السفلية (حيث يمكنك التبديل بين البريد الإلكتروني والمهام والأشخاص والتقويم).

1. بعد ذلك ، من شريط الأدوات ، حدد مجموعة جهات اتصال جديدة^{(New Contact Group)} . (إذا كانت مؤسستك تستخدم Microsoft 365 ، فقد ترى أيضًا زر مجموعة جديدة^{(New Group)} . لأغراضنا ، سنستخدم New Contact Group لتسهيل رسائل البريد الإلكتروني الجماعية.)

1. في نافذة مجموعة جهات الاتصال^{(Contact Group)} التي تظهر ، قم بتسمية مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك ، ثم حدد إضافة أعضاء^{(Add Members)} واختر المكان الذي تريد الحصول على الأعضاء الجدد منه. قد تتضمن الخيارات من جهات اتصال Outlook^{(From Outlook Contacts)} أو من دفتر العناوين^{(From Address Book)} أو جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة^{(New Email Contact)} . 

1. ابحث واحدًا تلو الآخر عن الأشخاص الذين تريد إضافتهم إلى مجموعة جهات الاتصال. تأكد^(Make) من تمييز الإدخال الخاص بهم ، وحدد زر الأعضاء^(Members) (أو انقر نقرًا مزدوجًا فوق الإدخال الخاص بهم) لإضافتهم. عند الانتهاء ، حدد " موافق^(OK) " .
2. أغلق النافذة ، وتأكد من الرد بنعم^(Yes) إذا طُلب منك حفظ التغييرات.
3. الآن ، عند توجيه بريد إلكتروني جديد ، يمكنك كتابة اسم مجموعة جهات الاتصال في الحقل " إلى ". ^(To)ستتم إضافة مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك توسيع قائمة المجموعة ، وسيستبدل Outlook القائمة بأعضائها. كن حذرًا ، مع ذلك ، لن تتمكن من طي القائمة مرة أخرى.

تظهر مجموعات جهات الاتصال^(Contact) كإدخالات في دفتر عناوين Outlook ، لذا ستتمكن من العثور عليها في تلك القائمة المرتبة أبجديًا.

كيفية تحرير مجموعة جهات اتصال في ^{(Contact Group)}تطبيق سطح المكتب^{(Desktop App)} في Outlook

الآن دعنا نقوم بتحرير مجموعة جهات اتصال موجودة في إصدار سطح المكتب من Outlook .

1. قم بتشغيل Outlook ، وحدد رمز الأشخاص^(People) بالقرب من الزاوية اليسرى السفلية.
2. ابحث عن^(Find) المجموعة التي تريد تحريرها في قائمة جهات الاتصال وحددها.
3. في الجزء الأيمن ، حدد تحرير^(Edit) . سيعيدك ذلك إلى حيث يمكنك إدارة المجموعة عن طريق إضافة و / أو إزالة الأعضاء.

سواء كنت تستخدم الإصدار عبر الإنترنت من Outlook أو تطبيق سطح المكتب ، فمن الجدير بالتأكيد أن تستغرق بضع دقائق لإنشاء قوائم توزيع Outlook التي ستستخدمها بشكل متكرر. عليك أن تكون سعيدا فعلتم.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific grоup whose membership changes often. For examplе, you may neеd to email all of your customer service reps every day, but due to high turnover, the list may chаnge often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• كيفية Forward Outlook Emails إلى Gmail

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• كيفية إنشاء Microsoft Outlook Shortcuts للبريد الإلكتروني والمهام

• ابحث في البريد الإلكتروني في Outlook حسب المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم والمزيد

• نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات في Outlook باستخدام القواعد

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إدراج توقيع في Microsoft Word Document

• ما هي Myanalytics مايكروسوفت وكيفية استخدامها؟

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• كيف اصنع Histogram في Excel

• كيفية تعقب التغييرات في Word (عبر الإنترنت والجوال وسطح المكتب)

• 4 Ways لتشغيل Microsoft Teams Poll خلال الاجتماعات

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• كيفية إنشاء Breakout Rooms في Microsoft Teams

• كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• كيفية تسجيل Macro في Excel