^(Mail)دمج المراسلات هي إحدى ميزات Microsoft Word التي تساعدك على تبسيط إنشاء أحرف مخصصة ، وملصقات ، ومغلفات ، ورسائل بريد إلكتروني ، ودليل. نظرًا لأن دمج البريد ليس من بين ميزات MS Word^{(MS Word)} الأكثر شيوعًا ، فقد لا يعرف بعض المستخدمين كيفية القيام بدمج البريد في Word لإنشاء أحرف وملصقات وأظرف. 

إذا كنت تحاول توفير الوقت الذي تقضيه في إضفاء الطابع الشخصي يدويًا على كل حرف أو ملصق أو مستندات أخرى ، فيمكن أن يكون دمج البريد مفيدًا. حتى لو لم تحاول أبدًا إنشاء خطاب دمج بريد ، فإن العملية بسيطة جدًا ، وسنرشدك خلال كل خطوة أدناه.

كيفية إنشاء رسائل دمج المراسلات

يحتوي Microsoft Word^{(Microsoft Word)} على معالج يرشدك خلال إنشاء رسائل دمج المراسلات^{(creating mail merge letters)} . سيطلب المعالج الحرف الذي ترغب في استخدامه ومستلمي الحرف على طول الطريق ، لذا تأكد من أن لديك قائمة بالمستلمين جاهزة للإدراج. إذا لم تقم بذلك ، فلا مشكلة كبيرة ، يمكنك دائمًا إضافة قائمة بالمستلمين يدويًا.

1. افتح مستند Word^(Word) واكتب رسالتك. اترك العناصر الشخصية (على سبيل المثال ، العنوان ، الاسم ، المدينة ، إلخ). في الوقت الحالي ، يمكنك ترك مساحة فارغة للمكان الذي تريد إدراج هذه العناصر فيه ، مثل:

1. عندما يكون القالب جاهزًا ، حدد المراسلات^(Mailings) > بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge )} > معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} من الشريط العلوي.

1. سيظهر جزء جديد بمحاذاة الحد الأيمن لنافذة برنامج MS Word . هذا هو المعالج الذي سيرشدك خلال العملية. كخطوة أولى ، ستحتاج إلى تحديد نوع المستند الذي تعمل عليه. حدد رسائل^(Letters) واختر التالي: مستند البداية^{(Next: Starting document)} .

1. ستحتاج إلى اختيار المستند الذي تريد استخدامه لدمج البريد في التالي.
   إذا كنت قد كتبت بالفعل بعض محتوى رسالتك ، فحدد استخدام المستند الحالي^{(Use the current document)} .
   إذا كنت تريد استخدام قالب جاهز للاستخدام ، فحدد البدء من نموذج. ^{(Start from a template. )}عندما تختار مستند البداية ، انقر فوق تحديد المستلمين^{(Select recipients)} . 

1. الخطوة التالية هي اختيار المستلمين. بافتراض أن لديك ورقة Excel مليئة ببيانات المستلم ، يمكنك استيراد البيانات عن طريق تحديد خيار استخدام ملف موجود^{(Use an existing file)} وتحديد استعراض^(Browse) من القسم التالي. 

انتقل إلى الورقة التي تحتوي على قائمة المستلمين باستخدام المستكشف ، وحدد الورقة وحدد فتح^(Open) . 

عند تحديد الورقة ، سترى نافذة تحديد الجدول . ^{(Select Table)}حدد الجدول (الجداول) ذات الصلة. تأكد من تحديد المربع بجوار النص يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس أعمدة^{(First row of data contains column headers)} إذا كان هذا صحيحًا بالنسبة لبياناتك ، وحدد موافق^(OK) .

بعد ذلك ، سترى قائمة المستلمين التي سيستخدمها Word في الدمج. ^(Word)إذا كان كل شيء يبدو جيدًا ، فحدد موافق^(OK) . 

عندما تقوم بإضافة ورقة Excel ، حدد التالي: اكتب رسالتك^{(Next: Write your letter)} .

1. أنت الآن جاهز لإضافة عناصر نائبة في رسالتك. أحضر المؤشر إلى المكان الذي تريد إضافة العنصر النائب إليه وحدد المزيد من العناصر^{(More items )} من جزء دمج المراسلات.

سيتم فتح مربع الحوار " إدراج حقل دمج^{(Insert Merge Field)} " حيث يمكنك تحديد العنصر النائب ذي الصلة وتحديد " إدراج^(Insert) " لإضافته إلى رسالتك.

1. عندما تقوم بإدراج جميع حقول الدمج ، حدد التالي: معاينة رسائلك^{(Next: Preview your letters)} .

سيُظهر لك هذا معاينة لجميع الرسائل التي تم إنشاؤها باستخدام دمج المراسلات. يمكنك استخدام أزرار الأسهم في جزء دمج المراسلات لتبديل معاينة الأحرف.

1. حدد التالي: أكمل الدمج^{(Next: Complete the merge)} . في الخطوة التالية ، حدد إما طباعة^(Print) (إذا كنت تريد طباعة جميع الأحرف) أو تحرير الأحرف الفردية^{(Edit individual letters )} > الكل^{(All )} (إذا كنت ستقوم بدمج الأحرف في مستند واحد).

كيفية إنشاء ملصقات دمج المراسلات

من الجيد دائمًا تجميع قائمتك البريدية بشكل مرتب في ورقة Excel حتى لا تشعر بالدوار عندما تحتاج إلى تفاصيل بريدية لشخص ما. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في طباعة الملصقات ، فلن يؤدي تجميع أوراق Excel إلى قطعها. بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء ملصقات لدمج البريد^{(create mail merge labels)} في MS Word.

1. إذا كان لديك بالفعل ورقة Excel تحتوي على تفاصيل بريدية ، فيمكنك التخطي إلى الخطوة التالية. إذا لم يكن كذلك ، فقم بتنظيم قائمتك البريدية على ورقة Excel . أضف بعض العناوين ( الاسم الأول^{(First Name)} ، واسم العائلة ، والعنوان^(Address) ، وما إلى ذلك) وقم بفرز قائمتك.
2. قم بالتبديل إلى MS Word . استخدم المعالج لإنشاء الملصقات. افتح مستندًا فارغًا وحدد المراسلات^(Mailings) > حدد دمج المراسلات^{(Select Mail Merge )} > معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. حدد التسميات^(Labels) ثم التالي: مستند البداية^{(Next: Starting document)} . 

1. في الشاشة التالية ، حدد تغيير تخطيط المستند^{(Change document layout)} . بعد ذلك ، حدد خيارات Label^{(Label options)} لتعيين رقم المنتج والعلامة التجارية الخاصة بك.

بمجرد تحديد موافق^(OK) ، سترى التسميات الموضحة في المستند الخاص بك. إذا لم تقم بذلك ، فانتقل إلى تصميم الجدول^{(Table Design )} > الحدود^{(Borders )} وحدد عرض خطوط الشبكة.^{(View Gridlines.)}

1. ارجع إلى علامة التبويب المراسلات^(Mailings) في MS Word وحدد تحديد المستلمين^{(Select Recipients)} > استخدام قائمة موجودة. ^{(Use an Existing List. )}

انتقل إلى ملف Excel الذي يحتوي على قائمة البريد. حدد الملف وحدد فتح^(Open) .

1. سترى نافذة تحديد الجدول . ^{(Select Table )}إذا كان لديك أوراق متعددة في المصنف الخاص بك ، فسترى أكثر من عنصر واحد هنا. حدد القائمة التي تحتوي على قائمتك البريدية. حدد المربع بجانب النص يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس أعمدة ،^{(First row of data contains column headers,)} وحدد موافق^(OK) . 

1. يقوم برنامج MS Word^{(MS Word)} باستيراد القائمة البريدية. حدد كتلة العنوان^{(Address Block)} . انظر إلى المعاينة على اليمين. 

إذا لم يكن يبدو بالشكل الذي تريده ، فحدد مطابقة الحقول. ^{(Match Fields. )}تأكد^(Make) من أن جميع التفاصيل تتوافق مع رأس مناسب من ورقة العمل الخاصة بك وحدد موافق^(OK) .

انظر إلى المعاينة مرة أخرى. إذا كانت تبدو جيدة ، فحدد "موافق"^(OK) .

1. سترى الآن <<AddressBlock>> في التسمية. انتقل إلى المراسلات^(Mailings) > تحديث الملصقات^{(Update Labels)} لإضافة <<AddressBlock>> إلى كافة التصنيفات.

1. التسميات جاهزة الآن للدمج. انتقل إلى مراسلات^(Mailings) > إنهاء ودمج^{(Finish & Merge )} > تحرير المستندات الفردية^{(Edit Individual Documents)} . 

سترى نافذة صغيرة منبثقة. حدد الكل^(All) ثم موافق^(OK) .

1. سترى الآن جميع تسمياتك مدمجة.

كيفية إنشاء مغلفات دمج المراسلات

غالبًا ما يكون إنشاء مغلفات دمج المراسلات هو نفسه الخاص بالتسميات ، ولكن مع بعض التعديلات. 

مرة أخرى ، انقر فوق المراسلات^(Mailings) البريدية > بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge)} > معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} ، ولكن هذه المرة ، حدد مغلفات^(Envelopes) ثم حدد التالي: مستند البداية^{(Next: Starting document)} من الأسفل.

1. سيُطلب منك تحديد مستند البداية. حدد خيارات^{(Envelope options)} المغلف لتحديد حجم المغلف وموضع عنوان التسليم / الإرجاع (راجع الخطوة التالية) ، وحدد التالي: حدد المستلمين^{(Next: Select recipients)} .

1. عند تحديد خيارات المغلف^{(Envelope options)} ، سترى نافذة صغيرة منبثقة. حدد حجم المغلف المفضل لديك وحدد الخط وموضع التسليم وعنوان الإرجاع.

1. الخطوة التالية في المعالج هي تحديد المستلمين. حدد استخدام قائمة موجودة^{(Use an existing list)} (بافتراض أن لديك بالفعل ورقة Excel تحتوي على بيانات المستلم) ، وحدد استعراض^(Browse) للبحث عن الملف . حدد الملف ذي الصلة وانقر فوق التالي: ترتيب المغلف الخاص بك^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. في شاشتك التالية ، حدد كتلة العنوان^{(Address block)} ، وانظر إلى المعاينة للتأكد من أنها تبدو كما تريدها ، وحدد موافق^(OK) .

سترى الآن <<AddressBlock>> يظهر على المغلف. 

1. حدد التالي: معاينة المغلفات الخاصة بك^{(Next: Preview your envelopes)} . سترى نفس المعاينة التي رأيتها في الخطوة السابقة ولكن في المستند الخاص بك. يمكنك استخدام أزرار الأسهم في جزء المعالج للتبديل بين المغلفات.

مغلفاتك جاهزة الآن للدمج. حدد التالي: أكمل الدمج^{(Next: Complete the merge)} .

1. في الشاشة التالية ، سترى خيارًا لتحرير المغلفات الفردية^{(Edit individual envelopes)} . حدده ، وحدد الكل^(All) لدمج جميع السجلات ، وحدد موافق^(OK) .

سترى الآن جميع المغلفات مدمجة في مستند واحد.

أصبحت الطباعة الجماعية ورسائل البريد الإلكتروني سهلة

يمكن أن يوفر لك استخدام دمج البريد الكثير من الوقت الذي قد تقضيه في تخصيص الحروف أو الملصقات أو الأظرف. هذا ليس كل ما يمكنك فعله باستخدام MS Word . يمكنك أيضًا إنشاء بطاقات ترحيب ^{(greeting cards)}وكتيبات^(booklets) وبطاقات فهرسة^{(index cards)} .

لقد كان دمج البريد^(Mail) موجودًا منذ فترة ، ولكن إذا كنت تتطلع إلى جعل عملياتك فعالة ، فقد قدم Microsoft Office 2019 بعض الميزات الرائعة^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} التي قد ترغب في إلقاء نظرة عليها.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge iѕ a Microsoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, envelopes, emailѕ, and a directоry. Since mail merge is not among thе most commonly used MS Word featurеs, some users might not know how to do а mail merge in Word to create letters, labelѕ, and enνelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• كيفية إنشاء نماذج قابلة للتعبئة في Word

• كيفية إنشاء واستخدام الصيغ في الجداول في Word

• كيفية إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية إنشاء Greeting Card مع MS Word

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية الحصول على Microsoft Word مجانًا

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• أفضل 7 وظائف إضافية لـ Microsoft Word

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• كيفية المشاركة أو التعاون في مستند Word مع الآخرين

• كيفية استخدام المقارنة والجمع بين المستندات في Word

• OneDrive ل School or Work: 8 Tips ل Beginners

• كيفية Automatically Backup A Word Document إلى onedrive

• 13 OneNote Tips & Tricks لتنظيم ديك ملاحظات أفضل

• كيفية إدراج توقيع في Microsoft Word Document

• كيفية Forward Outlook Emails إلى Gmail

• 30+ من أفضل اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Word