كمستخدم ، عند إنشاء مستند طويل في Microsoft Word ، يعد الفهرس أداة مناسبة للقراء المحتملين. عادة ، نرى الفهارس في ظهر الكتب. إنها تسمح للقراء بالبحث عن كلمة أو عبارة للعثور على الصفحة التي تشير إلى هذا الموضوع.

بنفس الطريقة ، في جدول المحتويات في Microsoft Word ، يمكن للمستخدمين إدراج فهرس ثم تحديثه تلقائيًا. هذا يأخذ الكثير من العمل اليدوي من إنشاء هذه المصادر المرجعية الرائعة. هنا ، سيظهر للمستخدمين كيفية إنشاء الفهرس وتحديثه أيضًا في Word .

كيفية إنشاء فهرس في Word

المدرجة أدناه هي خطوات لإنشاء فهرس في Word.

1. بمناسبة إدخالاتك.
2. تحرير أو إزالة فهرس إدخالات.
3. قم بتحديث الفهرس.
4. قم^(Create) بإنشاء فهرس تلقائيًا^{(Index Automatically)} في Microsoft Word

الآن سنلقي نظرة على كل خطوة كما ننتقل أدناه-

1] ضع علامة على مدخلات الفهرس

يمكن لـ Word^(Word) إنشاء الفهرس الخاص بك تلقائيًا ، ولكنه ذكي بما يكفي لمعرفة العناصر التي تريدها فيه. حتى يتمكن المستخدمون من إنشاء فهرس ، سيحتاجون إلى وضع علامة على الإدخالات. هذا هو الجزء الأكبر من العمل الذي ستقوم به للفهرس. ولكن بمجرد أن تبدأ في تعليم الإدخالات ، ستتمكن من تصفحها بسرعة.

افتح مستند Microsoft Word^{(Microsoft Word)} وانتقل إلى علامة التبويب المراجع . ^(References)حدد مدخل الفهرس الأول الخاص بك عن طريق سحب المؤشر من خلاله.

في الشريط ، سترى قسم الفهرس^(Index) باتجاه الجانب الأيمن. حدد  الزر "وضع علامة على الإدخال ".^{(Mark Entry)}

ستظهر لك نافذة منبثقة لوصف دخولك. يمكن أن تظل هذه النافذة مفتوحة أثناء تحديد إدخالاتك المتبقية. أدخل  الإدخال الرئيسي^{(Main entry)}  في الأعلى  واختر إدخالًا فرعيًا^(Subentry) .

ثم اختر من خيارات^(Options)  مرجع تبادلي أو الصفحة الحالية أو نطاق صفحات.

أو يمكنك تنسيق رقم الصفحة الذي يتم عرضه بخط غامق و / أو مائل.

انقر فوق وضع علامة^(Mark)  لإدخال واحد أو  تحديد الكل^{(Mark All)}  لتمييز نفس النص في كل مكان في المستند.

عند الانتهاء من نافذة وضع علامة على إدخال الفهرس^{(Mark Index Entry)} ، انقر فوق إغلاق^(Close) .

في المستند ، تتم تسمية مدخلات الفهرس بـ XE . إذا قمت بإضافة إدخال فرعي أو مرجع تبادلي ، فستلاحظ ذلك داخل علامة XE أيضًا.

إذا كنت لا ترى علامات XE الخاصة بك ولكنك ترغب في ذلك ، فانتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية^(Home)  وانقر فوق الزر  Show/Hide Paragraph  .

2] تحرير أو إزالة مدخلات الفهرس

إذا احتاج المستخدمون إلى إجراء تغيير على أحد الإدخالات ، على سبيل المثال ، إزالة مرجع تبادلي ، فسيقومون بذلك داخل حقل XE هذا. قم بإجراء التغييرات داخل علامات الاقتباس. خيار آخر هو إزالة الإدخال المحدد ثم وضع علامة عليه مرة أخرى.

أيضًا ، لإزالة إدخال فهرس ، حدد كل النص داخل بما في ذلك الأقواس {  } واضغط على حذف^(Delete) . يمكنك بعد ذلك اتباع الخطوات المذكورة أعلاه لوضع علامة على الإدخال مرة أخرى بالتغييرات التي تريدها.

3] أنشئ الفهرس في Word

عندما توشك على إدراج فهرسك ، حرك المؤشر إلى المكان الذي تريده في المستند. بعد ذلك ، حدد علامة التبويب " المراجع^(References)  " وانقر فوق "  إدراج فهرس^{(Insert Index)} " .

قبل إنشاء الفهرس ، لديك بعض الإعدادات التي يمكنك تعديلها إذا أردت. هذه هي معاينة الطباعة ^{(Print Preview,)} وقائد علامة التبويب ^{(Tab Leader,)} ونوع ^(Type)التنسيقات^(Formats)   والأعمدة .^(Columns.)

بعد إجراء تعديلات الفهرس ، انقر فوق  "موافق"^(OK) . سيظهر فهرسك في المستند بإدخالاتك. سترى كل شيء جميل وأنيق وبالترتيب الأبجدي.

4] تحديث الفهرس

يمكن للمستخدمين الاستمرار في تمييز الإدخالات الإضافية بعد إنشاء الفهرس وتحديثه ببساطة. وإذا قمت بتحرير أو إزالة الإدخالات ، فستحتاج إلى تحديث الفهرس أيضًا.

انقر^(Click) داخل منطقة الفهرس في المستند الخاص بك ، وسيظهر زر تحديث الفهرس^{(Update Index)}  في الشريط الموجود في  علامة التبويب المراجع . ^(References)إذا كان الزر لا يزال غير نشط كما هو موضح في الصورة أعلاه ، فتأكد من وجود المؤشر داخل الفهرس.

إذا كنت تريد إزالة الفهرس تمامًا ، فحدد كل نصه واضغط على مفتاح الحذف . ^(Delete)قد ترغب بعد ذلك في حذف مدخلات الفهرس (كما هو موضح أعلاه) إذا كنت لا تخطط لاستخدام فهرس على الإطلاق.

5] إنشاء^(Create) فهرس تلقائيًا^{(Index Automatically)} في Word

قد يستغرق الأمر بعض الوقت لتمييز جميع الإدخالات التي تريدها في فهرس Word الخاص بك. ^(Word)لكن يمكن أن يكون الفهرس أداة قيمة لقرائك. لذا ضع في اعتبارك إضافة واحدة إذا كان بإمكان جمهورك الاستفادة منها في مستند Word^(Word) التالي أو كتابك أو مادة أخرى طويلة.

إذا كان هذا مفيدًا ، فقد يعجبك أيضًا - كيفية استخدام النص المرتبط في Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• كيفية استخدام Rewrite Suggestions في Word ل Web application

• Excel، Word or PowerPoint لا يمكن أن تبدأ آخر مرة

• كيفية إنشاء Booklet or Book مع Microsoft Word

• كيفية إيقاف تشغيل علامات Paragraph في Microsoft Word

• Best Invoice Templates ل Word Online لإنشاء Business Invoices مجانا

• Convert Word وثائق إلى JPG باستخدام Batch Word إلى JPG Converter

• كيفية تغيير AutoSave and AutoRecover time في Word

• كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Word

• Keyboard Shortcuts لا يعمل في Word

• كيفية إدارة Document Versions في Word

• زيادة عدد الملفات الحديثة في Word، Excel، PowerPoint

• Fix Error، Bookmark غير محدد في Microsoft Word

• ما هو ASD file وكيفية فتحه في Microsoft Word؟

• كيفية صنع نشرة في Microsoft Word

• كيفية رسم في Microsoft Word باستخدام أدوات Draw Tab

• كيفية جعل واحدة page landscape في Word

• إزالة Background من صورة مع Microsoft Word

• كيفية دعوة شخص ما لتحرير Word document على باد

• كيفية إزالة جميع فواصل القسم في Word في وقت واحد

• Add، Change، Remove Author من Author Property في Office document