في مقال سابق ، تناولنا كيفية عمل مؤتمرات الفيديو في Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . منذ ذلك الحين ، قامت Microsoft بتحديث Teams بميزات جديدة ، بما في ذلك القدرة التي طال انتظارها والمطلوبة بشدة لإنشاء غرف جانبية. في الواقع ، صوت أكثر من 20000 من مستخدمي Microsoft لصالح الاقتراح^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} على Microsoft Teams UserVoice ، منتدى ملاحظات المستخدم لتطبيق Teams .

يمكن لأي شخص الوصول إلى Teams باستخدام حساب Microsoft مجاني ، ويستمتع المستخدمون المتميزون لمجموعة ^(Microsoft)Office 365 بإصدار قوي من Teams مع ميزات مثل سعة تخزين الملفات المتزايدة وتسجيل الاجتماعات والقدرة على استضافة الأحداث عبر الإنترنت لما يصل إلى 10000 شخص. 

الحد الأدنى من متطلبات الغرف الجانبية^{(Breakout Rooms)} في الفرق^(Teams)

قبل أن نبدأ ، دعنا نتأكد من أن كل شيء في مكانه حتى تتمكن من إنشاء غرف فرعية في اجتماعات Teams الخاصة بك. ^(Teams)كما قد تتخيل ، يلزم بعض الإعداد لتمكين الغرف الفرعية في Teams . تحقق جيدًا من^{(Double-check)} هذه الإعدادات قبل أن تبدأ.

تجربة الاجتماع الجديدة

أولاً ، يجب أن تستخدم "تجربة الاجتماع الجديدة" الخاصة بـ Teams. يمكنك تشغيل التجربة الجديدة عن طريق تحديد صورة ملف التعريف الخاص بك في الزاوية العلوية اليمنى من تطبيق سطح المكتب والانتقال إلى الإعدادات^(Settings) . ثم حدد تشغيل تجربة الاجتماع الجديدة^{(Turn on new meeting experience)} وأعد تشغيل Teams.

الحد الأدنى لعدد المشاركين

لكي يتوفر خيار المجموعات الفرعية لمنظم الاجتماع ، يجب أن يكون هناك خمسة مشاركين على الأقل في الاجتماع. في حين أن الأشخاص الذين يتصلون عبر الهاتف لا يمكنهم الانضمام إلى الاختراقات في هذا الوقت ، فإنهم يحسبون^{(do )} من الحد الأدنى وهو خمسة أشخاص.

هل انت منظم الاجتماع؟

يمكن لمنظم الاجتماع فقط إنشاء الفواصل وإدارتها ، على الرغم من وجود بعض الإشارات من Microsoft بأنها ستسمح للمنظم بمشاركة هذه المسؤولية في التحديثات المستقبلية لـ Teams . 

علاوة على ذلك ، يجب أن يستخدم منظم الاجتماع تطبيق سطح المكتب ، وليس إصدار المتصفح أو تطبيق الهاتف. (لا تقلق ، فالمشاركون الذين انضموا إلى الاجتماع عبر تطبيق Teams Android أو iPhone لديهم القدرة على الانضمام إلى المجموعات الفرعية.)

تلميح: إذا كانت دعوة الاجتماع بحاجة إلى أن تأتي من شخص آخر غير الشخص الذي سيتولى إدارة المجموعات الفرعية ، اطلب من المدير المنفصل إنشاء اجتماع Teams ثم استخدم ارتباط الاجتماع هذا في دعوة الاجتماع. 

طالما تم إنشاء رابط الاجتماع بواسطة الشخص الذي سيتولى إدارة الاختراقات ، فلا يهم من يشارك الرابط.

إنشاء غرف فرعية في الفرق

حتى كتابة هذه السطور ، لا يمكن تكوين الغرف الفرعية في Teams قبل الاجتماع كما هو الحال في ^(Teams)Zoom . بمجرد أن يكون اجتماع Teams قيد التقدم ، يمكنك ، كمنظم الاجتماع ، البدء بتحديد أيقونة الغرف الفرعية على شريط أدوات الاجتماع.^{(Breakout Rooms)}

سيؤدي تحديد أيقونة Breakout Rooms إلى تشغيل شاشة حيث يمكنك تحديد عدد الغرف الفرعية التي تريد إنشاءها وما إذا كنت ترغب في أن تقوم Teams بتعيين المشاركين تلقائيًا في غرف فرعية أو إذا كنت تفضل تحديد الغرفة الفرعية يدويًا لكل منها سيتم إرسال المشارك.

بمجرد إنشاء الغرف الفرعية ، يمكنك تعيين مشاركين في الغرف عبر لوحة الغرف الفرعية. 

حدد تعيين المشاركين^{(Assign participants)} ، وسترى قائمة بجميع المشاركين في اجتماعك. حدد المربع بجوار أحد المشاركين ثم اختر الغرفة التي تريد تخصيصها لهم.

بصفتك منظم الاجتماع ، يمكنك تخصيص غرف فرعية للمشاركين في أي وقت أثناء الاجتماع. عندما تكون جاهزًا لبدء الجلسة الفرعية فعليًا ، حدد غرف البدء^{(Start rooms)} لفتح جميع الغرف الفرعية في وقت واحد ونقل الأشخاص إلى الغرف المخصصة لهم.

ملاحظة: لا يمكنك حاليًا تعيين عداد الوقت لإغلاق الغرف الفرعية تلقائيًا في Teams . هذه ميزة أخرى نتوقع أن تضيفها Teams في التحديثات المستقبلية.

خيارات منظم الاجتماع

تمامًا كما هو الحال في ميزة التكبير^(Zoom) / التصغير ، يمكن لمنظم الاجتماع الانضمام إلى أي غرفة فرعية في أي وقت. يمكن للمنظم أيضًا إعادة تسمية الغرف ، وبمجرد فتح جميع الغرف الفرعية ، يمكنه بث إعلان إلى جميع الغرف. ستظهر الإعلانات في لوحة الدردشة في غرفة الاجتماعات الفرعية.

داخل إعدادات الغرفة^{(Room settings)} ، يمكن لمنظم الاجتماع أن يختار أن يقوم Teams تلقائيًا بنقل المشاركين إلى مجموعات فرعية مقابل إجبار المشاركين على الانضمام يدويًا إلى الغرفة الفرعية الخاصة بهم. هناك أيضًا خيار للسماح للمشاركين أو منعهم من العودة إلى غرفة الاجتماعات الرئيسية أثناء الجلسة الجانبية.

داخل غرف استراحة الفرق

تشبه تجربة المشاركين داخل غرف الاستراحة في Teams تجربة المشاركين في اجتماع ^(Teams)الفرق^(Teams) الرئيسي . يمكن للمشاركين الوصول إلى جميع عناصر التحكم في الاجتماع المنتظم. يمكنهم تشغيل وإيقاف تشغيل كاميرا الويب الخاصة بهم ، وكتم الصوت وإلغاء كتم الصوت بأنفسهم ، ومشاركة شاشتهم ، ورفع أيديهم ، أو تبديل لوحة الدردشة والمشاركين وإيقافها. 

العودة إلى اجتماع الفرق الرئيسية

إذا سمح منظم الاجتماع بذلك (انظر أعلاه) ، يمكن للمشاركين في الغرف الفرعية العودة إلى الاجتماع الرئيسي في أي وقت يريدون من خلال النقر على زر العودة^(Return) . تحذير: سيؤدي تحديد الزر " مغادرة " إلى إنهاء الاجتماع تمامًا.^{(Leave )}

تطبيقات مؤتمرات الفيديو الأخرى

يسعد مستخدمو Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} بالتأكيد بشأن الإضافة الأخيرة للغرف الفرعية إلى تجربة Teams ، لكن Teams لا يزال يفتقر إلى بعض الميزات^{(Teams still lacks some features)} التي توفرها تطبيقات مؤتمرات الفيديو الأخرى. إذا لم تكن جاهزًا لاستخدام Teams للاجتماعات عبر الإنترنت ، فقد تكون مهتمًا بمقارنتنا لأربعة تطبيقات مختلفة لمؤتمرات الفيديو^{(four different video conferencing apps)} . لمزيد من القراءة ، راجع مقالاتنا حول Google Meet مقابل Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} و Zoom مقابل Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• 4 Ways لتشغيل Microsoft Teams Poll خلال الاجتماعات

• كيفية إنشاء واستخدام Breakout Rooms في Microsoft Teams

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية إنشاء Microsoft Outlook Shortcuts للبريد الإلكتروني والمهام

• كيفية إضافة Music إلى عروض PowerPoint العروض

• OneDrive ل School or Work: 8 Tips ل Beginners

• 30+ من أفضل اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Word

• برنامج Microsoft Outlook لا يستجيب؟ 8 إصلاحات للتجربة

• 15 PowerPoint Tips & Tricks لتحسين العروض التقديمية الخاصة بك

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• أفضل 40 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel

• كيفية Automatically Backup A Word Document إلى onedrive

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية حذف البيانات الوصفية الشخصية بالكامل من مستندات Microsoft Office

• كيف اصنع Histogram في Excel

• ما هي Microsoft Teams وكيف تعمل؟

• كيفية إضافة أو إزالة Comments في Word

• كيفية إنشاء Greeting Card مع MS Word