على الرغم من وجود العديد من أدوات جداول البيانات والتطبيقات المماثلة الأخرى ، ما زلنا نفضل العمل جنبًا إلى جنب مع Microsoft Excel نفسه. هذا لأن برنامج جداول البيانات هذا يجعل وظيفتك سهلة للغاية إذا كنت تعرف طريقة استخدامها. سواء كنت رجل أعمال صغيرًا أو تعمل في مكتب شركة ، أصبحت ورقة عمل Excel الآن موردًا مفيدًا وأساسيًا للمستخدمين يوميًا.

يستخدم هذا التطبيق بشكل أساسي لتسجيل البيانات الرقمية ومعالجتها لأغراض مختلفة. نظرًا لوظائفها المباشرة وميزاتها سهلة الاستخدام ، فقد كانت دائمًا الوسيلة الأساسية لكل مستخدم في الشركة. في هذا الدليل ، هناك 10 نصائح وحيل مفيدة في برنامج Excel والتي يجب على المرء أن يعرفها.

نصائح وحيل Microsoft Excel

سنغطي في هذا المنشور النصائح والحيل^(Tricks) التالية لبرنامج Excel^{(Excel Tips)} ، والتي نعتقد أنها الأكثر فائدة:

1. حدد كل الخلايا مرة واحدة
2. عرض العمود الاحتواء التلقائي
3. تبديل الأعمدة والصفوف
4. استخدم أمر التصفية^{(Use Filter Command)} لإخفاء البيانات غير المرغوب فيها^{(Hide Unwanted Data)}
5. قم بإزالة الإدخال المكرر
6. قم بإزالة السجلات الفارغة
7. أدخل صفوفًا فارغة في السجل
8. انسخ البيانات^{(Copy Data)} إلى ورقة أخرى تلقائيًا^{(Sheet Automatically)}
9. التقط لقطة شاشة باستخدام Excel Camera
10. اربط الخلايا بعنوان بريدك الإلكتروني

دعونا نبدأ ونعرف كل واحد بالتفصيل.

1] حدد كل الخلايا مرة واحدة

قد تحتاج أحيانًا إلى إجراء بعض التغييرات الهائلة على ورقة عمل Excel الخاصة بك . في مثل هذه الحالة ، يمكنك تحديد جميع الخلايا في ورقة العمل الخاصة بك باستخدام المربع المربع المتاح في أقصى الزاوية اليسرى من جدول البيانات.

عند تحديد المربع المربع ، فإنه يبرز جميع الخلايا في ورقة العمل حتى الخلايا الفارغة أيضًا. كبديل ، يمكنك أيضًا استخدام اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+A لتحديد جميع الخلايا في ورقة العمل.

2] عرض عمود الاحتواء التلقائي

أثناء العمل على MS Excel بكمية كبيرة من سجلات البيانات ، غالبًا ما يكون من الصعب تغيير حجم خلايا كل عمود وفقًا لنصها. لتغيير حجم الأعمدة بطريقة سهلة ، يمكنك استخدام ميزة الاحتواء التلقائي^(AutoFit) لعرض العمود التي تعد ميزة مضمنة في Excel .

كل ما تحتاجه هو تحريك مؤشر الماوس إلى حدود العمود الذي تريد احتوائه تلقائيًا ثم النقر فوقه نقرًا مزدوجًا. وإذا كان عليك تعديل الأعمدة بأكملها ، فحددها جميعًا وانقر نقرًا مزدوجًا على حدود أي عمود.

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا تغيير حجم عرض العمود باستخدام خيار احتواء عرض العمود تلقائيًا^{(Autofit Column width)} . للقيام بذلك ، حدد العمود الذي تريد تعديله ثم انتقل إلى شريط القائمة^(Menu) > علامة التبويب الصفحة الرئيسية . ^(Home)في قسم الخلايا^(Cells) ، انقر فوق خيار التنسيق^(Format) ثم حدد احتواء عرض الأعمدة تلقائيًا^{(Autofit Columns Width)} من القائمة المنسدلة.

3] تبديل الأعمدة والصفوف

يقوم بعض الأشخاص بإنشاء جداول بيانات Excel حيث تمر الحقول الرئيسية أفقياً على التوالي. يضع الآخرون البيانات عموديًا. في بعض الأحيان ، تؤدي هذه التفضيلات إلى سيناريو تريد فيه نقل بيانات Excel . التحويل^(Transpose) هي إحدى وظائف Excel التي تسمح لك بتبديل أعمدة Excel إلى صفوف دون إعادة كتابة البيانات.

تعد وظيفة التحويل^(Transpose) ميزة رائعة ستحصل عليها في جداول بيانات MS Excel . يصبح مفيدًا جدًا عندما تحتاج إلى تبديل أعمدة البيانات من الأفقي إلى الرأسي دون إعادة كتابة البيانات.

في الصورة أعلاه ، يتم ترتيب البيانات في شكل جدول حيث تظهر أشكال الموضوعات عموديًا. إذا احتجنا إلى إعادة ترتيب البيانات أفقيًا بطريقة يدوية ، فسيكون ذلك صعبًا للغاية. ولكن بمساعدة وظيفة التحويل ، يمكنك القيام بذلك في بضع ثوانٍ.

لذلك ، تحتاج أولاً إلى تحديد البيانات من الجدول ونسخها. الآن ، ضع مؤشر الماوس حيث يتعين عليك تبديل البيانات ، وقم بالنقر بزر الماوس الأيمن وحدد خيار لصق خاص^{(Paste Special)} من قائمة السياق. عندما تفتح نافذة لصق خاص ، تحقق من وظيفة ^{(Paste Special)}تبديل^(Transpose) وانقر على زر موافق.

4] استخدم أمر التصفية^{(Use Filter Command)} لإخفاء البيانات غير المرغوب فيها^{(Hide Unwanted Data)}

تتيح لك وظيفة مرشح Excel^(Excel) إخفاء البيانات غير المرغوب فيها وعرض بعض البيانات المهمة فقط في جدول البيانات. باستخدام هذه الميزة ، يمكنك بسهولة تصفية الأسماء والتواريخ والأرقام من مجموعة البيانات الضخمة أو الجدول. ومع ذلك ، فإنه لا يزيل أو يعدل البيانات الأصلية. يصبح مفيدًا جدًا عندما تحتاج إلى التركيز فقط على نوع معين من المعلومات.

في مجموعة البيانات أعلاه ، يمكنك أن ترى أن هناك قائمة بالطلاب الذين تختلف علاماتهم ، وعنوانهم مختلف. يمكن أن تكون كبيرة أكثر. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تصفية أي بيانات محددة ، فقد يكون ذلك صعبًا للغاية.

لتسهيل الأمر ، يمكنك استخدام الأمر filter. لذلك ، كل ما تحتاجه هو تحديد رأس الجدول ثم الانتقال إلى قسم التحرير^(Editing) . في القسم المقابل ، حدد Sort & Filter ثم اختر أداة Filter .

انقر فوق^(Click) خيار السهم لأسفل الذي يظهر بالقرب من رأس كل عمود. يسمح لك بفرز بياناتك بالترتيب الأبجدي أو ترتيب الأرقام من الأصغر إلى الأكبر. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام مرشح النص لتصفية البيانات حسب متطلباتك.

5] إزالة تكرار الإدخال

من السهل جدًا تحديد موقع الإدخالات المكررة وإزالتها لجدول بيانات يحتوي على مجموعة صغيرة من البيانات. ولكن إذا كان لابد من القيام بذلك باستخدام مجموعة بيانات كبيرة حيث توجد المئات من الأعمدة والصفوف ، فستكون بالفعل مهمة صعبة.

في الجدول أعلاه ، هناك عشرة سجلات يتشابه فيها إدخالان تمامًا واستخدم اسمًا شائعًا في ثلاثة صفوف. لذلك ، من أجل معرفة الإدخالات المكررة ، تحتاج إلى تحديد الجدول. بعد ذلك ، انتقل إلى قائمة البيانات^(Data) ، وحدد فئة أدوات البيانات^{(Data Tools)} ، ثم انقر فوق إزالة التكرارات^{(Remove Duplicates)} .

في مربع الحوار ، حدد خانة الاختيار بالقرب من تحتوي بياناتي على رؤوس. وتحت قسم الأعمدة ، قم بإزالة علامة الرقم التسلسلي لأنها مختلفة لكل إدخال. أخيرًا ، انقر فوق الزر " موافق^(OK) " وسترى تمت إزالة الإدخال المكرر من الجدول.

6] إزالة السجلات الفارغة

في بعض الأحيان ربما تكون قد لاحظت الخلايا أو الصفوف الفارغة في جدول البيانات والتي تكون في الغالب غير مرغوب فيها. عادةً ما يقوم المستخدمون بالنقر بزر الماوس الأيمن على الصف المحدد وحذفهم واحدًا تلو الآخر. لكن ماذا ستفعل إذا كانت أعدادهم بالمئات؟ في هذه الحالة ، سيكون حذفهم واحدًا تلو الآخر مهمة شاقة حقًا.

لذلك ، من أجل حذفها دفعة واحدة ، اضغط على مفتاح الاختصار Ctrl+G وعندما يظهر مربع الحوار Go To ، حدد الزر الخاص . ^(Special)في الصفحة التالية ، حدد زر الاختيار الفراغات^(Blanks) وانقر على زر موافق. ستلاحظ أنه يتم تحديد جميع الخلايا الفارغة.

الآن ، اضغط على Ctrl + زر Ctrl+minusعندما تظهر قائمة منبثقة ، حدد Shift cell up^{(Shift cells up)} وانقر فوق الزر OK. سترى ، تتم إزالة جميع الخلايا الفارغة وترتيب مجموعة البيانات أيضًا بشكل مناسب.

7] إدراج صفوف فارغة في السجل

كما أشرت سابقًا ، فإن الصفوف الفارغة غير مرغوب فيها في الغالب ولكنها تعمل أيضًا في بعض الأحيان. لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إدراجها ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على الصف المحدد وإضافتها واحدة تلو الأخرى كما ذكرت أثناء إزالة الصفوف الفارغة.

لذلك ، لإدراج الصفوف الفارغة في كل سجل منفصل ، قم بعمل سلسلة من الرقم التسلسلي المذكور. بعد ذلك ، حدد كل مجموعة البيانات ، ثم انقر فوق أداة الفرز^(Sort) المتاحة في علامة التبويب البيانات .^(Data)

في مربع الحوار التالي ، انقر فوق القائمة المنسدلة فرز حسب ، وقم بترتيبها حسب الرقم التسلسلي.

بالنقر فوق الزر "موافق" ، سيتم إدراج صف فارغ بين كل صف منفصل.

8] نسخ البيانات^{(Copy Data)} إلى ورقة أخرى تلقائيًا^{(Sheet Automatically)}

يحدث أحيانًا أنك بحاجة إلى استخدام البيانات في ورقة أخرى تدخلها في الورقة الأولى. للقيام بذلك ، عادة ما تستخدم طريقة النسخ واللصق التقليدية. ولكن ، عندما تحتاج إلى تغيير بعض البيانات في ورقة واحدة ، فيجب تغييرها مرة أخرى على الورقة الأخرى أيضًا. يصبح الأمر معقدًا بعض الشيء عندما تضطر إلى تغيير نفس البيانات على كلتا الصفحتين واحدة تلو الأخرى.

في Excel ، يوجد خيار يقوم تلقائيًا بنسخ بيانات الورقة الأولى إلى أوراق أخرى في عملية في الوقت الفعلي. ومع ذلك ، لنسخ البيانات تلقائيًا إلى أوراق أخرى ، تحتاج أولاً إلى إجراء اتصال بينها.
للقيام بذلك ، انتقل إلى شريط الحالة للورقة الأولى. بعد ذلك ، استمر في الضغط على مفتاح Ctrl وانقر فوق تلك الأوراق التي يجب عليك نسخ البيانات عليها تلقائيًا. هذا هو.
الآن ، مهما كانت البيانات التي تدخلها في الورقة الأولى ، يتم نسخها تلقائيًا على الأوراق الأخرى.

9] خذ لقطة شاشة^(Screenshot) باستخدام Excel Camera

لطالما قيل أن "الصورة تساوي ألف كلمة". وفقًا لذلك ، قد تحتاج أحيانًا إلى إضافة لقطة شاشة داخل ورقة عمل Excel الخاصة بك حتى تتمكن من شرح الأشياء بطريقة أفضل.

ومع ذلك ، لا تحتاج إلى استخدام أي تطبيق تابع لجهة خارجية لالتقاط لقطة شاشة. يحتوي Excel^(Excel) على أمر كاميرا يحمل في ثناياه عوامل يساعدك على التقاط لقطة الشاشة بنقرة واحدة.

لاستخدام هذه الميزة ، عليك أولاً تمكين أمر الكاميرا. لذلك ، كل ما تحتاجه للتنقل إلى شريط أدوات الوصول السريع والنقر فوق تخصيص شريط أدوات الوصول السريع^{(Customize Quick Access Toolbar)} . بعد ذلك ، انقر فوق القائمة المنسدلة اختر الأوامر من^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. الآن ، حدد الزر " إضافة " واضغط على "موافق".^(Add)

بعد اتباع الإجراء أعلاه ، ستلاحظ إضافة رمز الكاميرا^(Camera) الآن إلى شريط أدوات الوصول السريع. الآن ، حدد الخلايا أو البيانات التي تحتاج إلى صورة لها. بعد ذلك ، انقر فوق رمز الكاميرا^(Camera) ، ثم انقر فوق أي مكان في ورقة العمل. يمكنك أيضًا سحب الصورة وتغيير حجمها لضبطها وفقًا لمتطلباتك.

10] اربط^(Link) الخلايا بعنوان بريدك الإلكتروني

في ورقة عمل Excel ، يمكنك بسهولة إنشاء ارتباط تشعبي إلى عنوان Gmail الخاص بك .

للقيام بذلك ، تحتاج أولاً إلى تحديد الخلية التي تريد إدراج الارتباط فيها. بعد ذلك ، اضغط على اختصار Ctrl+Kعندما يطالبك مربع الحوار على الشاشة ، حدد عنوان البريد الإلكتروني^{(E-mail Address)} من الجزء الأيمن. أضف عنوان بريدك الإلكتروني ثم اضغط على زر موافق.

هذا هو. آمل أن تكون هذه النصائح والحيل مفيدة أثناء استخدام أوراق عمل Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite оf having several spreadsheet tools and other similar applicationѕ, we still prefer to work along with thе Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 Ways إلى Password Protect Excel File

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• البرنامج التعليمي لأساسيات Microsoft Excel - تعلم كيفية استخدام Excel

• جداول بيانات Google مقابل Microsoft Excel - ما هي الاختلافات؟

• كيفية إضافة أو مجموع Time في Microsoft Excel

• كيفية إخفاء Formula في Microsoft Excel صحائف

• كيفية استخدام HLOOKUP function في Microsoft Excel

• كيفية استخدام MID and MIDB function في Microsoft Excel

• كيفية قفل Or Unlock Cells في Excel؟ (2021)

• أفضل Microsoft Publisher Tips and Tricks - كيفية استخدام الناشر

• Microsoft To-Do على iPhone Tips and Tricks: سوبر تشارج الإنتاجية الخاصة بك!

• Microsoft Edge Browser Tips and Tricks ل Windows 10

• كيفية تبديل Columns or Rows في Excel [خطوة بخطوة]

• 12 نصائح وحيل مفيدة لـ Microsoft Word

• أفضل 11 نصيحة وحيلة لـ Microsoft Teams

• كيف يمكنني إصلاح Runtime Error 1004 في Microsoft Excel؟

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية حذف Multiple Rows في Microsoft Excel في واحد اذهب

• كيفية تطبيق Data Validation إلى Cells في Microsoft Excel