سواء كنت خبيرًا متمرسًا في Getting Things Done GTD ،^(GTD) أو كنت قد بدأت للتو في التعرف على عملية إنهاء الأشياء ، فإن Todoist هو أفضل تطبيق لقائمة المهام لدعم سير عمل GTD الخاص بك .

لماذا هذا؟ هناك الكثير من الأسباب التي تتعلق بميزاته وتخطيطه وحقيقة أن الوظيفة الافتراضية تدعم بشكل طبيعي بنية GTD التي ستبنيها بداخلها.

حتى إذا لم تكن قد سمعت عن GTD مطلقًا ، فستتضمن ما يلي نصائح أساسية حول GTD للبدء ، وكيف يمكنك استخدام Todoist للقيام بذلك.

ملاحظة^(Note) : النسخة الدقيقة من إنهاء الأشياء المستخدمة في هذه المقالة مبنية على المبادئ التي وضعها Carl Pullein وفصله الدراسي ^{(Carl Pullein)}الخاص^(GTD) بـ Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (والذي أوصي به بشدة). تقدم هذه المقالة فقط كيفية استخدام Todoist كجزء من هذا النظام. هناك العديد من التفاصيل التي ليس لدينا مساحة لتضمينها في هذه المقالة.

ما هو إنجاز الأشياء (GTD)؟

لقد كانت مبادئ Getting Things Done موجودة منذ فترة. لا توجد أدوات أو تطبيقات محددة يجب عليك استخدامها ، ولكن المبادئ الأساسية الأساسية حول أي نهج هي نفسها بشكل أساسي.

يساعد GTD^(GTD) على إفراغ عقلك من كل ما يسبح فيه طوال اليوم. هذا يحرر عقلك للتركيز حقًا على المهمة التي أمامك ، بدلاً من تشتيت انتباهك باستمرار.

إنه يعمل من خلال إعطائك سلسلة من الخطوات التي تعمل من خلالها كل أسبوع لتظل منظمًا. تتضمن هذه الخطوات:

• التقاط^(Capturing) كل فكرة أو مهمة أو عنصر عمل أو موعد يأتي. يمكن أن تكون في منتصف الاجتماع ويعطيك رئيسك عنصر عمل. قد تكون تمشي في الحديقة وتحصل على فكرة رائعة عن كتاب تريد كتابته. لا يهم متى أو أين أو كيف - كلما فكرت في شيء ما تحتاج إلى القيام به ، فسوف تلتقطه في "علبة الوارد" الخاصة بك.
• توضيح^(Clarifying) هذه الأفكار عن طريق تقسيمها إلى مهام ، وتعيين أولوية لها ، ومنحها تاريخ استحقاق إذا كنت مستعدًا للعمل عليها قريبًا.
• تنظيم^(Organizing) المهام من خلال وضعها في حاوية ستصل إليها في النهاية ، بناءً على الأولوية. إذا كنت تخطط للعمل على المهمة قريبًا ، فستضيفها أيضًا إلى التقويم الخاص بك ( ويمكن أن يساعدك Todoist في أتمتة ذلك).^(Todoist)
• مراجعة^(Reviewing) كل "مجموعة" ونقل كل تلك الأفكار المنظمة إلى أعلى السلم حتى يتم تضمينها في التقويم الخاص بك ووقت تركيزك.
• اجذب^(Engaging) انتباهك الكامل إلى تلك المهام التي جعلتها أخيرًا أمامك ، في الأوقات التي حددتها.

لا يساعدك GTD في الحصول على إنتاجية وتنظيم أكثر فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في الوصول إلى ^(GTD)Inbox Zero (لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك) ، لأنك لن تماطل أبدًا^{(never procrastinate)} في رسائل البريد الإلكتروني الواردة. ستقوم بمعالجة كل شيء على الفور باستخدام نظام إنهاء الأشياء^(GTD) أعلاه.

كيفية بناء هيكل تودويست لإنجاز المهام^{(Todoist GTD Structure)}

الآن بعد أن تعرفت على المبادئ الأساسية لـ GTD ، دعنا نلقي نظرة فاحصة على كيفية مساعدة Todoist .

أول شيء تريد القيام به هو إنشاء هيكل مشاريع أصلية جديد في Todoist يحتوي على كل المجموعات لتنظيم مهامك الواردة المتنوعة.

تتضمن هذه الحاويات (المجلدات الرئيسية) ما يلي:

• البريد الوارد^(Inbox) : هذا هو المكان الذي تدخل فيه كل تلك الأفكار الواردة. عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا يتطلب إجراءً ما ، ستضع الإجراء هنا وأرشفة البريد الإلكتروني على الفور. إذا تلقيت عنصر عمل في اجتماع ، فستضع عنصر العمل هذا هنا. أي شيء تحتاج إلى التصرف فيه ينتقل مباشرة إلى علبة الوارد^(Inbox) الخاصة بك .

ملاحظة : يحتوي Todoist على قسم ^(Note)Inbox افتراضي ، لذلك لن تضطر إلى إنشاء هذا القسم يدويًا.

مجلدات المشروع القليلة التالية التي ستنشئها هي المكان الذي ستنقل إليه العناصر أثناء جلسات التوضيح والتنظيم^(Organizing) اليومية في^(Clarifying) نهاية اليوم. وتشمل هذه:

• هذا الأسبوع^{(This Week)} : العناصر التي تريد العمل عليها فورًا ، خلال الأسبوع الحالي ، ستدخل في هذا المشروع. عندما تضعهم هنا ، ستقوم أيضًا بتعيين تاريخ استحقاق. إذا قمت بدمج Todoist مع التقويم الخاص بك ، فسيقوم Todoist بإضافته تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك.

• الأسبوع القادم^{(Next Week)} : ستنتقل العناصر من صندوق الوارد الخاص بك التي تريد القيام بها قريبًا ، ولكنها ليست ملحة جدًا ويجب عليك إنجازها هذا الأسبوع ، إلى مشروع الأسبوع^(Week) القادم . لا يوجد تاريخ استحقاق مطلوب.

• هذا الشهر^{(This Month)} : العناصر التي تريد القيام بها قريبًا إلى حد ما ، ولكن يمكنك الانتظار لمدة أسبوع أو أسبوعين ستدخل في هذا المشروع. لا تقم بإرفاق تاريخ استحقاق هنا أيضًا.

• الشهر المقبل^{(Next Month)} : المهام التي تريد القيام بها في النهاية ولكنك تعلم أنه يمكنك الانتظار لفترة طويلة ستنتقل إلى مجلد الشهر^(Month) التالي دون تاريخ استحقاق.

هناك مشروعان آخران ستحتاج إلى إنشائهما لمهام خاصة. 

• مجالات التركيز المتكررة^{(Recurring Areas of Focus)} : هذه هي الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بانتظام فيما يتعلق بالأهداف التي تهمك ، مثل حضور فصل عبر الإنترنت كل شهر.

• الروتين^(Routines) : هذه مهام قد لا تكون مرتبطة بأهدافك ، لكن عليك القيام بها كل أسبوع ، مثل التمارين أو اجتماعات النادي.

بناء المهام المتكررة

بالتأكيد يجب أن يكون لديك مجموعة من الأشياء التي عليك القيام بها كل يوم أو كل أسبوع. أخرج هذه الأشياء من عقلك عن طريق إضافتها إلى مشروع مجالات التركيز المتكررة^{(Recurring Areas of Focus)} (إذا كانت مرتبطة بأهداف مهمة بالنسبة لك).

يوصى أيضًا بتضمين مجالات ^(Areas)التركيز^(Focus) المتكررة كمشروع فرعي لهذا الأسبوع^(Week) .

أي مهام متكررة هي مجرد جزء من حياتك ولكنها لا تقود أهداف حياتك حقًا ، قم بإضافتها إلى مشروع الروتين^(Routines) .

تذكر^(Remember) أن تضيف تواريخ استحقاق إلى كل هذه وتمييزها على أنها متكررة. بهذه الطريقة ستظهر تلقائيًا في أقسام Today و Up next دون الحاجة إلى فعل أي شيء.^(Upcoming)

استخدام صندوق الوارد الخاص بك

خلال الأسبوع ، عندما تظهر مشكلات جديدة يتعين عليك التعامل معها ، ما عليك سوى إلقائها في صندوق بريد Todoist الخاص بك^(Inbox) . 

بهذه الطريقة ، تتجنب التشتت وتعلم أنك لن تنسى التعامل مع هذه المهام لاحقًا عندما يكون لديك الوقت.

كل أسبوع في نفس الوقت ، ستخصص حوالي 20 إلى 30 دقيقة لمعالجة علبة الوارد^(Inbox) الخاصة بك . خلال هذا الوقت ، ما عليك سوى العمل على واحد تلو الآخر وتحديد مدى أهمية القيام بهذه المهمة وضمن أي إطار زمني.

على سبيل المثال ، أعلم أنني أريد إصلاح سطح السفينة في النهاية ، لكنه لا يزال الشتاء^(Winter) . لذلك ، سوف أنقل هذه المهمة إلى Long Term / On Hold . 

بعد ذلك ، أعلم أنني بحاجة إلى إجراء فحص طبي سنوي ، لكنني مشغول هذا الشهر ولن يهم حقًا إذا انتظرت حتى الشهر المقبل لتحديد موعده. لذلك ، سوف أنقل ذلك إلى مشروع الشهر القادم^{(Next Month)} .

أخيرًا ، أعلم أنني أرغب في الحصول على مقال Online-Tips.com على الإنترنت هذا الأسبوع. لذلك أقوم بتعيين يوم ووقت خلال الأسبوع لأريد إنجازه.

بعد ذلك ، انقل هذه المهمة إلى مشروع هذا الأسبوع^{(This Week)} .

تمكنت من معالجة هذه العناصر الثلاثة التي أضفتها إلى علبة الوارد^(Inbox) الخاصة بي خلال اليوم في حوالي خمس دقائق. 

أعلم أنني لن أنساهم لأنهم الآن في نظام ToDoist GTD المنظم الخاص بي . تم تخصيص كل شيء للأسبوع ولست مضطرًا حقًا إلى التفكير في أي شيء باستثناء العمل الجاد في كل مهمة عندما تظهر في التقويم الخاص بي^{(up on my calendar)} .

إدارة هذا الأسبوع

مع وصولك إلى نهاية كل أسبوع ، ستلاحظ أن مشروع هذا الأسبوع^(Week) الخاص بك سوف يفرغ في النهاية من العناصر النشطة.

قم^(Set) بإعداد وقت كل أسبوع (عادةً نهاية يوم الجمعة^(Friday) ، أو في وقت ما في عطلة نهاية الأسبوع) ، لنقل المهام من مشروع الأسبوع التالي^{(Next Week)} إلى مشروع هذا الأسبوع^{(This Week)} . قم بتعيين^(Assign) تواريخ الاستحقاق عند القيام بذلك.

كرر هذا للعناصر الموجودة في مجلدات هذا الشهر ، والشهر^(Month) التالي ،^{(Next Month)} والمجلد Long Term /الانتظار .^(Hold)

تذكر^(Remember) : ليس عليك نقل العنصر إذا كان لا يزال غير مستعجل. يمكنك أيضًا حذف المهام التي قررت أنها لا تهمك بعد الآن.

تذكر أن تظل مركزًا

إليك أهم مبدأ يجمع كل هذا معًا ويجعل نظام إنهاء الأشياء ( GTD ) يعمل.

نظرًا لأنك تقضي فترات زمنية صغيرة فقط في معالجة جميع الأفكار والمهام التي يتم إلقاؤها في علبة الوارد^(Inbox) الخاصة بك ، فسيتبقى لك باقي الوقت الذي قمت بتعيينه في التقويم الخاص بك لإنجاز العمل بالفعل.

هذا يعني استخدام مناطق اليوم والمقبل فقط في Todoist^(Todoist) خلال يومك^(Upcoming) (جنبًا إلى جنب مع التقويم^(Calendar) الخاص بك ) والعمل خلال يومك لإنهاء تلك المهام وشطبها.

أنت تعلم أنك قمت بتعيين مهام فقط يمكنك إنجازها في يوم واحد ، لأن Todoist أضافها تلقائيًا إلى التقويم الخاص بك. إذا كان يومك ممتلئًا ، فلا يمكنك تعيين المزيد. عندما يمتلئ أسبوعك ، لا يمكنك نقل أي شيء آخر إلى مشروع هذا الأسبوع^(Week) .

يعمل GTD^(GTD) لأنه يخرج الفوضى من رأسك إلى "النظام". إنه يحرر أفكارك حتى تتمكن من تركيز عقلك على المهمة التي بين يديك - وإنجاز الأشياء^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GΤD expert, or уou’re just starting to learn about the GTD рrocess, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• كيف تورد Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 أدوات مساعدة مجانية لتعديل الماوس وزيادة الإنتاجية

• 3 طرق لاتخاذ Photo or Video على جهاز Chromebook

• كيفية Detect Computer & Email Monitoring أو Spying Software

• شقة Panel Display Technology Demystified: TN، IPS، VA، OLED والمزيد

• 4 Ways للعثور على أفضل الإنترنت Options (ISPs) في منطقتك

• كيفية Download and Install Peacock على Firestick

• هل Computer Randomly Turn الخاص بك في حد ذاته؟

• OLED vs microled: يجب أن تنتظر؟

• كيفية إصلاح خطأ Steam "معاملة معلقة"

• كيفية استرداد Game على Steam

• كيفية تشغيل Caps Lock تشغيل أو إيقاف على Chromebook

• كيفية Search Facebook Friends بواسطة Location، Job، أو School

• كيفية إنشاء Transparent Background في GIMP

• كيفية الحصول على Rid من Yahoo Search في Chrome

• 8 Ways لتنمو Facebook Page Audience

• كيفية Mute Someone على Discord

• كيفية جعل أي Wired Printer Wireless في 6 Different طرق

• كيفية التحقق Your Hard Drive عن أخطاء

• لا يمكن Schedule Uber في Advance؟ هنا ما يجب القيام به