إذا كنت تستخدم عملاء بريد إلكتروني شائعًا في بيئة شركة^(Corporate) مثل Outlook ، فمن المحتمل أنك معتاد على إعداد ردك خارج المكتب^{(setting your out of office reply)} . هل^(Did) تعلم أنه يمكنك أيضًا إعداد ردود خارج المكتب في Gmail أيضًا؟

نظرًا لأن معظم الأشخاص يستخدمون Gmail كحساب بريد إلكتروني شخصي خاص بهم ، فقد يكون من المفيد إعلام الأشخاص عندما تكون في إجازة أو عطلة.

يعد القيام بذلك أمرًا بسيطًا إلى حد ما في Gmail ، ولكن العملية مختلفة قليلاً عما قد تستخدمه في Outlook . ستتعلم في هذه المقالة كيفية إعداد Gmail خارج المكتب ، وكيفية تعطيله ، وما يمكن أن يتوقعه الناس منك عندما تقوم بتمكينه.

كيفية^(Gmail) إعداد خارج ^(Out)المكتب^(Office) في Gmail

إذا كنت على وشك الخروج في إجازة لفترة من الوقت وترغب في تنبيه الأشخاص أنك قد لا تتمكن من الرد على بريدهم الإلكتروني بالسرعة المعتادة ، فإن الرد خارج المكتب هو السبيل للذهاب.

لبدء الخطوات أدناه ، قم أولاً بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك .

1. حدد رمز إعدادات^(Settings) الترس في الزاوية اليمنى العليا لحساب Gmail الخاص بك .

2. حدد عرض جميع الإعدادات^{(See all settings)} أعلى قائمة الإعدادات.

3. قم بالتمرير لأسفل إلى قسم المجيب^{(Vacation responder)} التلقائي في الجزء السفلي. قم بتغيير الإعداد إلى تشغيل المجيب التلقائي^{(Vacation responder on)} .

4. حدد اليوم الأول من عطلتك. اكتب سطر الموضوع والرسالة التي تريد الرد عليها تلقائيًا عندما يرسل إليك الأشخاص بريدًا إلكترونيًا.

لاحظ الخيارات التالية عند ملء هذا النموذج.

• لست مضطرًا إلى تمكين اليوم الأخير^{(Last day)} وتحديده ، ولكن من الجيد ألا تنسى ترك المجيب التلقائي^(Vacation) ممكّنًا.
• بشكل افتراضي ، يستخدم حقل الرسالة محرر تنسيق منسق حيث يمكنك استخدام شريط التنسيق لتنسيق نص الرسالة. إذا حددت Plain Text أعلى حقل الرسالة ، فسيتغير التنسيق إلى نص عادي.
• حدد إرسال رد فقط إلى الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي^{(Only send a response to people in my Contacts)} إذا كنت تريد توجيه الردود التلقائية لمجيب الإجازة^(Vacation) فقط للأشخاص الذين تعرفهم بالفعل ، وتجاهل جميع الآخرين. هذه فكرة جيدة إذا كنت لا تريد أن يعرف الغرباء أنك بعيد عن المنزل لفترة طويلة. 

5. حدد حفظ التغييرات^{(Save Changes)} لتمكين المجيب التلقائي.

كيفية^(Gmail) إيقاف تشغيل ^(Out)Office في Gmail

هناك طريقتان يمكنك من خلالهما تعطيل المجيب التلقائي^(Vacation) . أثناء تمكينه ، سترى رسالة في الجزء العلوي من البريد الوارد حول حالة المستجيب.

يمكنك تحديد إنهاء الآن^{(End now)} لإيقاف تشغيل المستجيب على الفور. هذه طريقة سريعة لتعطيلها دون الحاجة إلى البحث في إعدادات Gmail مرة أخرى لتعديل إعدادات المستجيب.

ومع ذلك ، إذا كنت تفضل تعطيل المجيب التلقائي في إعدادات Gmail ، فيمكنك إما تحديد إعدادات الإجازة ^{(Vacation Settings)}في^(Vacation) رسالة الإشعار ، أو يمكنك العودة إلى نافذة إعدادات Gmail .^{(Gmail Settings)}

قم بالتمرير^(Scroll) إلى أسفل قائمة إعدادات Gmail^{(Gmail Settings)} للعثور على قسم المجيب^{(Vacation responder)} التلقائي مرة أخرى.

حدد إيقاف^{(Vacation responder off)} تشغيل المجيب التلقائي لتعطيل المجيب التلقائي. 

ملاحظة - لن تضطر إلى القيام بذلك إذا قمت بتعيين حقل آخر يوم^{(Last day)} على تاريخ انتهاء عطلتك. سيتم تعطيل المجيب التلقائي تلقائيًا بعد هذا التاريخ .^(Vacation)

ولكن إذا كنت تريد إيقاف تشغيل المجيب التلقائي^(Vacation) قبل إعداد اليوم الأخير ، فسيعمل الإجراء أعلاه.

كيف يعمل Gmail Vacation Responder

ضع في اعتبارك أنه نظرًا لأنه يمكنك فقط إدخال تاريخي البدء والانتهاء لمجيب الإجازة^(Vacation) ، يتم ضبط الأوقات تلقائيًا عن طريق البريد الإلكتروني.

• وقت تاريخ البدء: 12:00 منتصف الليل
• وقت تاريخ الانتهاء: 11:59 مساءً

إذا كنت تفضل أن يبدأ الوقت في منتصف الليل قبل اليوم الذي تبدأ فيه إجازتك ، فقم بتعيين تاريخ البدء^{(Start Date one)} قبل يوم واحد من بداية إجازتك.

سيرى الأشخاص الذين يرسلون بريدًا إلكترونيًا إليك أثناء تمكين المجيب التلقائي^(Vacation) السلوك التالي من حساب Gmail الخاص بك .

• سيرى الأشخاص ردك التلقائي في المرة الأولى التي يرسلون فيها إليك رسالة. إذا أرسلوا رسالة إليك مرة أخرى ، فلن يتم إرسال الرد التلقائي.
• إذا مرت أربعة أيام وقام نفس الشخص بإرسال رسائل إليك ، فسيتم تشغيل الرد التلقائي مرة أخرى.
• إذا قمت بتعديل ردك أثناء الإجازة ، فسيبدأ المؤقت من جديد وسيحصل أي شخص يرسل إليك رسالة في المرة الأولى بعد التعديل على رد تلقائي.
• Gmail ذكي بما يكفي لعدم الرد التلقائي على أي رسائل يتم فرزها تلقائيًا في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أو القوائم البريدية.
• سيرى مستخدمو  Gmail الآخرون حالتك "خارج المكتب" إذا بدأوا في كتابة رسالة بريد إلكتروني لك.

^{(Create Smarter Out)}إنشاء ردود ^(Replies)أذكى خارج المكتب في Gmail^(Office) باستخدام عوامل^(Gmail) التصفية

إذا كنت ترغب في إنشاء رد تلقائي أكثر استهدافًا برسائل مخصصة لأشخاص محددين ، يمكنك القيام بذلك باستخدام عوامل تصفية Gmail^{(Gmail Filters)} .

1. قبل أن تتمكن من استخدام عامل تصفية لإعادة التشغيل التلقائي ، تحتاج إلى إنشاء قالب بريد إلكتروني^{(email template)} للرد به. للقيام بذلك ، أنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا في Gmail يحتوي على البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه. بعد ذلك ، حدد قائمة "المزيد" ذات النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة ، وحدد القوالب^(Templates) ، وحدد حفظ المسودة كقالب^{(Save draft as template)} ، ثم حدد حفظ كقالب جديد^{(Save as new template)} .

1. قم بتسمية القالب في النافذة المنبثقة.

1. للوصول إلى عوامل تصفية Gmail ، ارجع إلى إعدادات Gmail^{(Gmail Settings)} . حدد عوامل التصفية والعناوين المحظورة^{(Filters and Blocked Addresses)} أعلى نافذة الإعدادات.

1. قم بالتمرير إلى أسفل هذه الصفحة وحدد إنشاء عامل تصفية جديد^{(Create a new filter)} .

4. في نموذج إنشاء^(Create) عامل تصفية ، اكتب عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد الرد عليه تلقائيًا في الحقل من . ^(From)حدد إنشاء عامل تصفية^{(Create filter)} عند الانتهاء.

1. في نافذة إنشاء^(Create) عامل تصفية ، قم بتمكين مربع الاختيار بجوار إرسال النموذج^{(Send template)} . في مربع القائمة المنسدلة ، حدد نموذج Boss Reply الذي قمت بإنشائه مسبقًا.

1. أخيرًا ، ما عليك سوى تحديد الزر "إنشاء عامل تصفية^{(Create filter)} " في الأسفل وسيتم تنشيط الفلتر الجديد والرد التلقائي.

الآن ، في أي وقت يقوم فيه الشخص الذي لديه العنوان الذي حددته في عامل التصفية بإرسال بريد إلكتروني إليك ، سيتلقى ردًا خارج المكتب^{(out of office)} مع النموذج الذي قمت بإنشائه.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email clients in a Corporate environment like Outlook, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• كيفية إرسال Private Emails في Gmail

• يمكنك حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني من Gmail في وقت واحد؟

• كيفية Unsend على Email في Gmail

• 7 Best Gmail Add-Ons

• كيفية الوصول إلى Inbox Zero في Gmail

• كيفية إلغاء أو إيقاف مؤقت YouTube Premium Subscription

• ما هو خطأ "حركة المرور غير العادية" Google وكيفية إصلاحه

• كيفية جعل Line Graph في ورقة Google

• كيف يقوم YouTube Algorithm Work؟

• هل تريد تسجيل الخروج تلقائيًا من حساب Gmail أو Google؟

• 8 Google Search Tips: ابحث دائما ما كنت Looking ل

• كيفية Export and Import Chrome Bookmarks

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions لمستخدمي Email Power

• أفضل 5 ميزات جديدة في Gmail يمكنك تجربتها في عام 2019

• ما هو Google Exposure Notifications ل COVID Protection؟

• كيفية استخدام قوائم Google Sheets Drop Down

• لا تحصل على إخطارات Gmail؟ 10 طرق لإصلاح

• كيفية Fix Gmail عندما لا تتلقى رسائل البريد الإلكتروني

• كيف تعمل الأرشفة في Gmail

• كيفية استخدام Google Family Calendar للحفاظ على Family على Time