قطعت معالجات الكلمات^(Word) شوطًا طويلاً منذ أوائل الثمانينيات عندما أصدرت Microsoft Microsoft Word لأول مرة لـ ^(Microsoft)MS^{(Microsoft Word)} - DOS^(MS-DOS) . كانت ميزته الرائدة أنه تم تصميمه ليتم استخدامه مع الماوس. تتضمن إصدارات اليوم من Microsoft Word ميزات لم يكن بإمكان المستخدمين تخيلها في ذلك الوقت ، بما في ذلك استخدام إمكانية النص التلقائي^(AutoText) لـ Microsoft Word من أجل إنشاء محتوى بشكل أسرع وبأخطاء أقل. 

إذا كنت تستخدم Word كثيرًا ، فمن المحتمل أن تكون هناك عبارات أو كتل نصية أو رسومات تستخدمها بشكل متكرر. تم تصميم ميزتي التصحيح التلقائي والنص التلقائي^{(AutoCorrect)} في Word^(AutoText) لمساعدتك على إدراج تلك الإدخالات المتكررة بسرعة ، مما يوفر لك الوقت. قد تكون الأمثلة إضافة توقيعك في نهاية خطاب أو إدخال لغة معيارية في مستندات مثل العقود أو طلبات تقديم العروض. 

الفرق بين التصحيح التلقائي^{(Difference Between AutoCorrect)} والنص التلقائي^(AutoText)

في Microsoft Word ، يسمح لك التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} بإنشاء قصاصات نصية قابلة لإعادة الاستخدام — حتى 255 حرفًا. تتوفر هذه المقتطفات بعد ذلك ليس فقط في Word ولكن في جميع تطبيقات Office مثل ^(Office)Outlook و PowerPoint أيضًا.

^(AutoText)من ناحية أخرى ، يعتبر النص التلقائي أكثر قوة. إنه مصمم للتحكم في كتل النص الأكبر بكثير. يتم حفظ إدخالات النص التلقائي^(AutoText) التي تقوم بإنشائها في قالب Word ولا^(not) تكون متوفرة في تطبيقات Office الأخرى التي تستخدمها. ^(Office)يتوفر كل من التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} والنص التلقائي^(AutoText) في إصدارات سطح المكتب والإصدارات عبر الإنترنت من Microsoft Word .

كيفية إنشاء واستخدام التصحيح التلقائي

لتكوين إدخال التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} واستخدامه ، افتح مستندًا يحتوي على النص الذي تريد تحويله إلى قصاصة قابلة لإعادة الاستخدام. في المثال أدناه ، نقوم بتكوين التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} لإدراج كتلة نصية قصيرة عندما نكتب -123^(-123) .

1. حدد ما يصل إلى 255 حرفًا من النص الذي تريد إعادة استخدامه بكتابة سلسلة قصيرة من الأحرف.

1. انتقل إلى ملف^{(File )} > خيارات^{(Options )} > تدقيق^{(Proofing )} وحدد زر خيارات التصحيح التلقائي .^{(AutoCorrect Options)}

1. تأكد من تحديد خانة الاختيار استبدال النص أثناء الكتابة .^{(Replace text as you type)}

1. بعد ذلك ، في قسم " استبدال^(Replace) " ، اكتب الأحرف التي تريد استبدالها بكتلة النص التي حددتها في الخطوة 1^{(Step 1)} . في هذه الحالة ، نستخدم الأحرف -123 . سيظهر النص الذي حددته في الخطوة ^(With)1^{(Step 1)} ضمن بـ .

1. أخيرًا ، حدد إضافة^(Add) ، ثم موافق^(OK) ، ثم موافق^(OK) مرة أخرى. 

باستخدام إدخال التصحيح التلقائي

الآن ، لاستخدام إدخال التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} الذي قمت بإنشائه باتباع الخطوات المذكورة أعلاه ، ما عليك سوى كتابة -123 في مستند Word^(Word) الخاص بك ، وسيتم استبدال هذه الأحرف بكتلة النص التي حددتها في الخطوة 1^{(Step 1)} . 

كيفية إنشاء واستخدام النص التلقائي

إذا كنت تريد إدراج كتل نصية أطول من 255 حرفًا أو تتضمن صورًا تلقائيًا ، فاستخدم النص التلقائي بدلاً من التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)} .

إنشاء إدخال نص تلقائي جديد

مرة أخرى^(Again) ، ابدأ بفتح مستند يحتوي على النص الذي تريد تحويله إلى قصاصة قابلة لإعادة الاستخدام.

1. حدد كتلة النص ، بما في ذلك الصور ، التي تريد تحويلها إلى إدخال نص تلقائي.

1. اضغط على Alt^(Alt) + F3 . سيؤدي ذلك إلى تشغيل مربع حوار Create New Building Block حيث سيكون لديك بعض الخيارات.
2. املأ^(Fill) المعلومات ، وتأكد من تضمين اسم ووصف فريد. 

1. حدد موافق^(OK) . 

استخدام إدخال نص تلقائي في Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

الآن ، لاستخدام إدخال النص التلقائي^(AutoText) الذي أنشأته للتو ، اتبع هذه الخطوات.

1. حدد علامة التبويب إدراج على شريط الأدوات.^(Insert)
2. حدد الأجزاء السريعة^{(Quick Parts )} ثم النص التلقائي^{( AutoText)} .
3. حدد إدخال النص التلقائي^(AutoText) الذي تريده ، وسيتم إدراجه في مستند Word^(Word) الخاص بك .

استخدام إدخال نص تلقائي عبر التصحيح التلقائي^{(AutoCorrect)}

بدلاً من ذلك ، يمكنك إدراج إدخال النص التلقائي^(AutoText) الذي قمت بإنشائه عن طريق كتابة اسم الإدخال. تستخدم هذه الطريقة بشكل أساسي وظيفة التصحيح التلقائي . ^{(AutoCorrect)}على سبيل المثال ، باستخدام إدخال النص التلقائي^(AutoText) أعلاه ، يمكنك البدء في كتابة " Leverage agile framework" ، وسترى تلميح أداة يظهر ، "( اضغط على ENTER^{(Press ENTER)} للإدراج)."

عندما تضغط على Enter ، سيتم إدراج كتلة النص التلقائي^(AutoText) الكاملة في المستند الخاص بك.

إذا كنت لا ترى تلميح الأداة "( اضغط على ENTER^{(Press ENTER)} للإدراج)" ، فستحتاج إلى تمكين إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي^{(Show AutoComplete Suggestions)} . يمكنك القيام بذلك من خلال الانتقال إلى ملف^{(File )} > خيارات^{(Options )} > خيارات متقدمة^{(Advanced )} وتحديد المربع بجوار إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

إضافة إدخال نص تلقائي إلى شريط أدوات الوصول السريع^{(Quick Access Toolbar)}

إذا كنت تريد تقليل عدد الإجراءات التي يجب اتخاذها لإدراج النص التلقائي لـ Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} ، فيمكنك إضافة الإدخال إلى شريط أدوات الوصول السريع^{(Quick Access)} . 

1. حدد سهم القائمة المنسدلة لشريط أدوات الوصول السريع^{(Quick Access toolbar)} وحدد المزيد من الأوامر^{(More Commands)} .

1. في مربع القائمة المنسدلة اختيار الأوامر من ، حدد ^{(Choose commands from )}كافة الأوامر^{(All Commands)} . 

1. ابحث عن النص التلقائي^(AutoText) في القائمة الموجودة على اليسار ، وحدد الزر " إضافة^{(Add )} " لإضافته إلى القائمة الموجودة على اليمين.

1. حدد موافق^(OK) .
2. الآن سترى أنه تمت إضافة زر نص تلقائي إلى ^(AutoText)شريط أدوات الوصول السريع^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. لإدراج إدخال نص تلقائي^(AutoText) ، حدد زر نص تلقائي^(AutoText) ، ثم حدد إدخال النص التلقائي^(AutoText) الذي تريد إدراجه في المستند.

استخدام إدخال نص تلقائي ^(Shortcut)عبر^(Via) اختصار

هناك طريقة أخرى لإدراج إدخال نص تلقائي^(AutoText) وهي إنشاء اختصار لوحة مفاتيح.

1. انقر بزر الماوس الأيمن في^{(Right-click)} أي مكان على شريط شريط الأدوات وحدد تخصيص الشريط ...^{(Customize the Ribbon…)}

1. حدد الزر " تخصيص^{(Customize )} " في الجزء السفلي من مربع الحوار.
2. في قائمة الفئات^(Categories) على اليسار ، حدد Building Blocks .
3. في قائمة Building Blocks على اليسار ، حدد الكتلة البرمجية الإنشائية التي تريد إنشاء اختصار لوحة مفاتيح لها.
4. ضع المؤشر في الحقل اضغط على مفتاح الاختصار الجديد^{(Press new shortcut key)} واكتب اختصار لوحة المفاتيح الذي تريد استخدامه. في المثال أدناه ، نستخدم Alt + Ctrl + Shift + L كاختصار لوحة المفاتيح. 

1. حدد الزر تعيين .^(Assign)
2. حدد إغلاق^{(Close )} ثم موافق^(OK) . 
3.  الآن ، عندما تعود إلى مستند Word^(Word) الخاص بك ، يمكنك استخدام اختصار لوحة المفاتيح الذي أنشأته للتو لإدراج إدخال النص التلقائي^(AutoText) .

كن أكثر ذكاءً^{(Be Smarter)} وأسرع مع الحيل^(Faster) التي تعلمتها^(Tricks)

حتى لو لم تكن حقًا شخصًا مهتمًا بالتفاصيل ، فإن النصائح المذكورة أعلاه ستجعلك تبدو كما لو كنت! ستوفر الوقت وترتكب أخطاء أقل أثناء إنشاء مستند Word^(Word) إذا استفدت من هذه الميزات. إذا كنت ترغب في ذلك ، فخذ خطوة أخرى إلى الأمام وأنشئ بعض وحدات الماكرو في Word^{(create some macros in Word)} لأي سلسلة من الإجراءات التي تتخذها بشكل متكرر.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processorѕ have come a long way since the early 1980s when Microsoft first releaѕed Microsoft Word for MS-DOЅ. Its groundbreaking feаture was that it was dеsigned to be used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• كيفية إعداد واستخدام تنسيق MLA في Microsoft Word

• كيفية الحصول على Microsoft Word مجانًا

• Microsoft Word لا يستجيب؟ 8 طرق لإصلاحه

• كيفية إنشاء واستخدام الصيغ في الجداول في Word

• كيفية الطباعة على مغلف في Microsoft Word

• استخدم وظيفة "إدراج البيانات من الصورة" الجديدة في Excel Mobile

• برنامج Microsoft Outlook لا يستجيب؟ 8 إصلاحات للتجربة

• كيفية إضافة أو إزالة Comments في Word

• كيفية جعل صفحة واحدة أفقي في Word

• 4 Ways لتشغيل Microsoft Teams Poll خلال الاجتماعات

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• 12 نصائح وحيل مفيدة لـ Microsoft Word

• 30+ من أفضل اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Word

• كيفية الإصلاح عند فتح Word في وضع القراءة فقط

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• كيفية إتقان الشريحة الرئيسية في Microsoft PowerPoint

• البرنامج التعليمي لأساسيات Microsoft Excel - تعلم كيفية استخدام Excel

• أفضل 7 وظائف إضافية لـ Microsoft Word

• كيفية استخدام المقارنة والجمع بين المستندات في Word

• كيفية المشاركة أو التعاون في مستند Word مع الآخرين