يمكن أن يؤدي استخدام القائمة المنسدلة في Excel إلى تقليل الوقت الذي قد يستغرقه إدخال البيانات في جدول بيانات بشكل^{(enter data into a spreadsheet)} كبير . لحسن الحظ ، من السهل جدًا إنشاء قائمة منسدلة في Excel .

هناك عدة طرق للقيام بذلك ، من البسيط إلى المتقدم. ستتعلم كل طريقة للقيام بذلك في هذه المقالة.

قم بإنشاء قائمة منسدلة^{(Drop Down List)} في Excel : طريقة^(Method) بسيطة

أسهل طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في Excel هي إدخال القائمة يدويًا. هذا مثالي للمواقف التي تحتاج فيها فقط إلى قائمة منسدلة في خلية واحدة ولا تحتاج إلى تحديثها بشكل متكرر.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل إلى الأشخاص ملفًا حيث تريدهم أن يملأوا بعض الحقول ، وكان أحد الحقول يحتوي على قائمة بسيطة من الاختيارات ، فهذه الطريقة مثالية.

لإنشاء قائمة منسدلة باستخدام الطريقة البسيطة:

1. حدد الخلية أو الخلايا حيث تريد إنشاء قائمتك.

2. حدد البيانات^(Data) من القائمة ، وحدد التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} على الشريط.

3. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة التحقق من صحة البيانات . ^{(Data Validation)}حدد القائمة المنسدلة ضمن السماح^(Allow) وحدد قائمة^(List) .

4. يتيح لك ذلك كتابة العناصر التي تريدها في قائمتك يدويًا. ما عليك سوى^(Just) كتابة كل عنصر في حقل المصدر^(Source) مع فصل كل عنصر بفاصلات.

5. حدد موافق^(OK) . الآن سترى أن الخلية التي حددتها بها سهم قائمة منسدلة بجوارها. عند تحديد هذا السهم ، سترى جميع العناصر التي كتبتها مضمنة في هذه القائمة.

في حين أن هذه هي أسرع طريقة لإنشاء قائمة منسدلة في Excel ، إلا أنها أيضًا الأصعب في الحفاظ عليها. يتطلب تعديل القائمة الرجوع إلى إعدادات التحقق من الصحة وتحديث حقل المصدر .^(Source)

إذا قمت بإنشاء الكثير من هذا النوع من القوائم المنسدلة في Excel ، فقد يستغرق الأمر الكثير من العمل لتعديلها. هذا هو سبب أهمية استخدام هذه الطريقة فقط للخلايا المفردة وللقوائم التي لا تتوقع تغييرها.

قم بإنشاء قائمة منسدلة^{(Drop Down List)} في Excel : استخدام النطاق

إذا كنت ترغب في حل أكثر مرونة ، فيمكنك سحب عناصر لقائمتك من مجموعة من الخلايا الأخرى^{(a range of other cells)} في Excel.

لفعل هذا:

1. أولاً^(First) ، قم بإدراج كافة العناصر التي تريدها في قائمتك في أي عمود من الخلايا. يمكنك إدخالها في جدول البيانات الحالي أو في أي ورقة أخرى.

2. كرر العملية أعلاه لتحديد الخلية وتشغيل نافذة التحقق من صحة البيانات . ^{(Data Validation)}قم بتعيين حقل السماح إلى ^(Allow)القائمة^(List) . هذه المرة ، بدلاً من كتابة أي شيء في حقل المصدر^(Source) ، حدد رمز السهم لأعلى على يمين هذا الحقل. هذا هو خيار تحديد النطاق الذي يتيح لك تحديد الحقل الذي تريد سحب عناصر القائمة منه.

3. سترى نافذة " التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} " تنهار حتى تتمكن من رؤية الورقة بأكملها. اسحب مؤشر الماوس لأسفل النطاق الكامل للخلايا التي تتضمن جميع عناصر القائمة التي تريد تضمينها. عند الانتهاء من ذلك ، حدد رمز السهم لأسفل على يمين حقل التحديد. سيؤدي هذا إلى توسيع نافذة التحقق من صحة البيانات مرة أخرى.^{(Data Validation)}

4. سترى النطاق الذي حددته يظهر الآن في حقل المصدر . ^(Source)ما عليك سوى^(Just) اختيار "موافق"^(OK) لقبول هذه الإعدادات.

5. الآن ، عند تحديد سهم القائمة المنسدلة على يمين الخلية التي قمت بتكوينها كقائمة منسدلة ، سترى جميع العناصر المضمنة من النطاق الذي حددته للتو.

الشيء الجميل في هذا الأسلوب هو أنه يمكنك تغيير أي من العناصر الموجودة في تلك القائمة فقط عن طريق تعديل أي خلية في النطاق. سيؤدي أي تغيير تقوم به هناك إلى تحديث كل قائمة منسدلة قمت بإنشائها حيث حددت هذا النطاق كمصدر.

هذه الطريقة هي الأفضل عندما تريد تنسيق الكثير من الخلايا^{(format a lot of cells)} في قائمة منسدلة باستخدام نفس عناصر القائمة. يمكنك الحصول على محتويات نطاق واحد للتحكم في العناصر لجميع هذه القوائم ، ولا يهم كم عددها.

إضافة عناصر إلى قائمتك

بالإضافة إلى تغيير العناصر في النطاق الخاص بك لتحديث قوائمك ، يمكنك أيضًا إضافة عناصر جديدة. لن تتمكن من إضافة عنصر إلى نهاية النطاق ، لأن تحديد النطاق الخاص بك مقيد بالخلايا الأولى والأخيرة التي حددتها.

بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى إدخال إدخال جديد في مكان ما في منتصف النطاق. سيقوم Excel^(Excel) ديناميكيًا بتحديث تحديد النطاق الخاص بك في إعدادات التحقق من صحة البيانات لتضمين النطاق الجديد الذي قمت بزيادة خلية واحدة.

لفعل هذا:

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي خلية في نطاق المصدر ، وحدد " إدراج^(Insert) " من القائمة المنسدلة.

2. في نافذة التحديد الصغيرة ، حدد تحويل الخلايا لأسفل^{(Shift cells down)} ، وحدد موافق^(OK) . سيؤدي هذا إلى نقل جميع الخلايا في النطاق لأسفل بمقدار واحد ، وإدراج خلية فارغة في المكان الذي حددته.

3. اكتب العنصر الجديد الذي تريد إضافته إلى الخلية الفارغة التي أنشأتها للتو.

الآن ، عند تحديد رمز السهم لأسفل^{(down arrow icon)} على يمين خلية القائمة المنسدلة التي أنشأتها ، سترى العنصر الجديد الذي أضفته للتو في النطاق.

هذه طريقة سهلة لإضافة عناصر جديدة إلى القائمة المنسدلة ، ولكنها تتطلب بعض الخطوات الإضافية. من المؤكد أنه ليس في أي مكان بسيط مثل مجرد إضافة عنصر جديد إلى نهاية النطاق الخاص بك.

إذا كنت ترغب في القيام بذلك ، فستحتاج فقط إلى تغيير كيفية تكوين التحقق من صحة البيانات لنطاقك^{(data validation)} . يمكنك معرفة كيفية القيام بذلك في القسم التالي.

ديناميكي إضافة العناصر^(Items) إلى قائمتك

للحصول على طريقة أكثر ملاءمة لإضافة عناصر إلى القائمة المنسدلة بمجرد كتابة العنصر الجديد في نهاية النطاق الذي تم تكوينه ، ستحتاج إلى استخدام وظيفة ^(function)OFFSET .

مع تحديد خلية القائمة المنسدلة ، حدد البيانات^(Data) من القائمة والتحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} من الشريط.

في نافذة التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} ، قم بتغيير المصدر إلى ما يلي:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

غيّر $E$1 و $E:$E في الصيغة^{(the formula)} لاستخدام حرف العمود الذي أدخلت فيه قائمة العناصر. حدد "موافق"^{(Select OK)} لتأكيد تكوين التحقق من صحة البيانات الجديد هذا.^{(Data Validation)}

إليك كيفية عمل الصيغة:

تخبر الوسيطات 0 في الدالة OFFSET عدم تطبيق أي إزاحة على الأعمدة أو الصفوف.
يخبر ناتج دالة COUNTA دالة ^(COUNTA)OFFSET بارتفاع النطاق.
تحسب الدالة COUNTA^(COUNTA) عدد الخلايا غير الفارغة في العمود الذي يحتوي على النطاق الخاص بك.

الآن ، كلما أضفت قيمة جديدة إلى هذا العمود ، تزداد معلمة الارتفاع الخاصة بوظيفة OFFSET بمقدار واحد ، وتعيد الدالة OFFSET النطاق بالكامل ، محدثًا لتضمين الإدخال الجديد.

لرؤية هذا في العمل ، ما عليك سوى إضافة إدخال جديد إلى مجموعة العناصر الخاصة بك. حدد سهم القائمة المنسدلة على يمين الخلية المنسدلة ، وسترى الإدخال الجديد الخاص بك يظهر في القائمة المنسدلة.

ضع في اعتبارك أنك قد تحتاج إلى استخدام شريط التمرير على اليمين إذا كانت قائمة العناصر الخاصة بك طويلة.

إزالة قائمة منسدلة في Excel

أخيرًا ، إذا كنت تريد في أي وقت إزالة خيار القائمة المنسدلة من أي من الخلايا التي قمت بإعداد هذا فيها ، فما عليك سوى تحديد تلك الخلية وفتح نافذة التحقق من صحة البيانات مرة أخرى.^{(Data Validation)}

قم بتغيير القائمة المنسدلة السماح إلى ^(Allow)أي قيمة^{(Any value)} وحدد موافق^(OK) .

بمجرد تغيير هذا الإعداد ، سترى أن الخلية ستعود إلى وضعها الطبيعي.

إنشاء قوائم منسدلة في Excel

يعد إنشاء قائمة منسدلة في Excel أمرًا سهلاً ، ولديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها. تعتمد الطريقة التي تختارها فقط على عدد الخلايا التي تخطط لتمكينها بقائمة واحدة من العناصر ، ومدى المرونة التي تريد أن تكون قائمة العناصر فيها. إذا كنت تخطط لتغيير عناصر القائمة بشكل متكرر ، فعليك بالتأكيد استخدام الأسلوب الديناميكي.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using а dropdown lіst in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

حسن العتيبي

About the author

أنا مراجع برامج ومهندس لاسلكي لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في هذا المجال. أنا متخصص في مراجعة تطبيقات وبرامج الهاتف المحمول ، وكذلك مساعدة العملاء على تحسين شبكاتهم. من خلال مراجعاتي ، يمكنني مساعدتك في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المنتجات التي يجب استخدامها وكيفية تحسين سير عملك والمزيد. تشمل مهاراتي التواصل الكتابي والشفهي الممتاز ، وحل المشكلات ، والمعرفة الفنية القوية ، والاهتمام بالتفاصيل. أنا أيضًا ماهر في العمل بشكل مستقل والتعاون في المشاريع.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel

قم بإنشاء قائمة منسدلة^{(Drop Down List)} في Excel : طريقة^(Method) بسيطة