تتمثل وظيفتان أساسيتان في Excel في السماح لك بمعالجة البيانات وعرضها من وجهات نظر مختلفة ، وإحدى أدوات البرنامج الأكثر بساطة لكنها قوية للقيام بذلك هي وظيفة الفرز .^{(Sort )}

سواء كان الأمر بسيطًا في الفرز التصاعدي / التنازلي ، أو الفرز على أكثر من متغير واحد لعرض البيانات في مجموعات أو للحفاظ على تكامل الصفوف ، أو الفرز الأبجدي الرقمي البسيط للحفاظ على ترتيب البيانات المجدولة ، فإن فرز البيانات في Excel يعد مهارة أساسية.

قليل من البرامج هي الأنسب لفرز البيانات الجدولية أكثر من Excel ، ويمكن تشغيل أنواعك من البرامج البسيطة وغير المعقدة نسبيًا إلى البرامج المعقدة للغاية. في حين أن براعة Excel في الفرز - ما يمكنك القيام به باستخدام مجموعة البيانات الصحيحة والقليل من المعرفة بالأعمال الداخلية للبرنامج - هي بالفعل قوية ومتعمقة ، فإن النصائح التقنية الحالية تركز على نوعين أساسيين من الأنواع ، على النحو التالي:

• فرز البيانات في عمود واحد
• فرز البيانات في أعمدة متعددة

تتكون جداول البيانات ، بالطبع ، من أعمدة وصفوف من الخلايا ، أو بيانات جدولية ، حيث يشتمل كل عمود على تقسيم منطقي للحقائق أو الأرقام أو أي تفاصيل أخرى حسب الفئة ، مثل ، على سبيل المثال ، الأسماء والعناوين والعملة والأجزاء الأرقام ، وما إلى ذلك - اعتمادًا على نوع جدول البيانات. من ناحية أخرى ، تعرض الصفوف الأشخاص أو الكائنات أو الأشكال جنبًا إلى جنب أو في نفس الحالة أو التكرار.^(Rows)

اعتمادًا على نوع جدول البيانات والبيانات التي يحتوي عليها ، مثل قائمة مجدولة بالأسماء والعناوين وأرقام الهواتف والبيانات الأخرى ذات الصلة ، غالبًا ما تكون الصفوف مشابهة لسجلات قاعدة البيانات.

عندما تقوم بفرز صفوف من البيانات ، يجب أن يحافظ كل صف على سلامته ، دون نقل البيانات عن غير قصد من صف إلى آخر ، وهو الأمر ، كما سترى في الأسفل ، حيث يكون فرز البيانات على أعمدة متعددة مفيدًا.

الفرز في حقل واحد

يمكنك فرز السجلات في جدول البيانات حسب الصفوف ، ويمكنك فرز الخلايا داخل السجلات حسب الأعمدة. يمكنك بالطبع تحديد ترتيب تصاعدي أو تنازلي. بشكل افتراضي ، تصاعديًا / أبجديًا ، يقوم البرنامج بترتيب النص من الألف^{(A )} إلى الياء^{(Z )} والأرقام من الأصغر إلى الأكبر. الفرز بترتيب تنازلي ، بالطبع ، يعكس الأقدم من Z إلى A ، أو بحيث تبدأ الأرقام الأكبر في الأعلى.

كما هو الحال مع العديد من الوظائف في Excel ، هناك عدة طرق لإجراء فرز بسيط ؛ كل ما تحتاجه لهذا النوع موجود في القائمة المنبثقة بزر الفأرة الأيمن ، كما هو موضح أدناه.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} حقل في العمود الذي تريد فرز جدول البيانات بناءً عليه لفتح القائمة المنبثقة.
2. قم بالتمرير^(Scroll) لأسفل وحرك المؤشر فوق الفرز^(Sort) لفتح القائمة المنبثقة.
3. انقر فوق الفرز من أ إلى ي^{(Sort A to Z)} للتصاعدي أو الفرز من ي إلى أ^{(Sort Z to A )} تنازليًا ( لاحظ^(Note) أن Excel لا يتضمن البيانات الموجودة في الخلايا في الصف 1 في الفرز ؛ يفترض البرنامج أن هذا الصف يحتوي على تسميات الأعمدة أو الرؤوس.).

يعمل هذا الفرز البسيط مع العديد من أنواع البيانات ، إلا عندما تحتوي الصفوف والأعمدة على بيانات متطابقة أو مكررة. في هذه الحالات ، يجب أن تقوم بالفرز على عمودين أو أكثر ، والتي ستظهر بعد ذلك.

فرز السجلات في حقول متعددة

اعتمادًا على مدى تعقيد بياناتك ، قد تحتاج إلى الفرز على أكثر من عمود واحد. ربما يكون أفضل مثال على ذلك هو فرز قاعدة البيانات أبجديًا بترتيب اسم العائلة. قل أن بياناتك بها عدة أشخاص بنفس أسماء العائلة. في هذه الحالات ، سترغب في التأكد من أن ليندا جونسون تأتي قبل ليديا جونسون^{(Lydia Johnson)} ، وشيري أندرسون^{(Cherri Anderson)} تظهر بعد تشارلز أندرسون ... تحصل على الفكرة.

يمكنك إعداد عمليات بحث مخصصة بمعايير متعددة من مربع الحوار " فرز " ، مثل هذا.^(Sort)

1. انقر فوق^(Click) خلية في العمود الأول للبيانات التي تريد فرزها.
2. انقر فوق البيانات^{(Data )} أسفل شريط العنوان مباشرة لفتح شريط البيانات^(Data) . (يمثل الشريط ، بالطبع ، صف علامات التبويب السياقية أعلى نافذة التطبيق.)
3. في قسم الفرز والتصفية^{(Sort & Filter)} ، انقر فوق الزر " فرز^{(Sort )} " لفتح مربع الحوار "فرز".

• انقر فوق القائمة المنسدلة فرز حسب واختر اسم العمود الأول للفرز على أساسه. ^{(Sort by)}(لاحظ أن Excel يعرض المحتوى في الصف 1 من العمود ، والذي يحتوي في هذه الحالة على تسميات الأعمدة. يمكنك إيقاف تشغيل هذا الخيار بإلغاء تحديد خانة الاختيار تحتوي بياناتي على رؤوس^{(My data has headers)} .)
• انقر فوق إضافة مستوى^{(Add Level )} لإضافة عمود آخر إلى ترتيب الفرز.
• انقر فوق القائمة المنسدلة ثم حسب واختر العمود التالي للفرز على أساسه.^{(Then by)}
• كرر الخطوتين 6 و 7^{(Steps 6 and 7)} حسب الحاجة لتكوين معلمات الفرز.

يؤدي النقر فوق مربع الحوار " فرز^(Sort) " إلى إظهار العديد من الخيارات المختلفة لتعديل الأنواع الخاصة بك ، على الرغم من أن بعضها ، ما لم تكن تعرف بالضبط كيف يؤثر كل منها على الفرز الخاص بك ، فمن المرجح أن ينتج عنه نتائج غير مرغوب فيها.

• انقر فوق "موافق"^(OK) .
• إذا حصلت على مربع حوار تحذير الفرز ، فحدد ^{(Sort Warning)}توسيع التحديد^{(Expand the selection)} ثم انقر فوق فرز.^(Sort.)

بالإضافة إلى ذلك ، عند اختيار عمود ، يقوم Excel بتحليل محتويات الخلايا في هذا العمود ويقوم بتخمينات مدروسة حول القيم التي يجب أن تملأ حقلي^(Order) الفرز حسب^{(Sort on)} والنظام . ما لم يكن لديك سبب محدد (ومنطقي) لتغييرها ، فلا تفعل ذلك. (ما لم تكن تقوم بالتجربة ، بالطبع. أنا أشجع ذلك دائمًا - وتعمل ميزة التراجع^(Undo) في Excel بشكل رائع.)

أنا متأكد من أنه يمكنك أن تتخيل ، هذه مجرد بداية لكيفية فرز البيانات في Excel . من المهم أن تتذكر ، على الرغم من ذلك ، أنه ما لم تكن حريصًا ، فإن استخدام المعلمات الخاطئة يمكن أن يقترن ببياناتك ويغير موضعها تمامًا في جدول البيانات. الفرز^(Sort) سريع وسهل الإعداد. والخبر السار هو أن التراجع^(Undo) سريع أيضًا. لا تخف^(Don) من التراجع^(Undo) والمحاولة مرة أخرى. ومره اخرى.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of thе program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• مركز بيانات ورقة العمل الخاصة بك في Excel للطباعة

• كيفية دمج البيانات في ملفات Excel متعددة

• كيفية حذف الأسطر الفارغة في Excel

• كيفية استخدام ميزة Speak Cells في Excel

• كيفية إدراج ورقة عمل Excel في مستند Word

• كيفية فتح Word و Excel في الوضع الآمن

• كيفية إدراج صفوف متعددة بسرعة في Excel

• كيفية دمج الخلايا والأعمدة والصفوف في Excel

• استخدام أداة البحث عن هدف تحليل ماذا لو في Excel

• كيفية البحث في Excel

• الاحتفاظ بمراجع الخلايا عند نسخ صيغة في Excel

• كيفية حساب Z-Score في Excel

• كيفية تتبع المعالين في Excel

• تهجئة الأرقام بسرعة في Word و Excel

• استخدم لوحة المفاتيح لتغيير ارتفاع الصف وعرض العمود في Excel

• كيفية استخدام وظيفة PMT في Excel

• كيفية تحريك الأعمدة في Excel

• قم بتجميع الصفوف والأعمدة في ورقة عمل Excel

• كيفية مشاركة ملف Excel لسهولة التعاون

• كيفية إنشاء قوائم منسدلة متعددة مرتبطة في Excel