برز Google Drive^{(Google Drive)} كواحد من أفضل الطرق وأكثرها شيوعًا لمشاركة الملفات بين العملاء وزملاء العمل والأصدقاء دون مطالبتهم بإجراء تنزيل مباشر.

قبل عقد من الزمن ، كنت ترسل هذه الملفات كمرفق بريد إلكتروني أو رابط من موقع مثل Megaupload أو MediaFire . دعونا جميعًا نبتهج بأن تلك الأيام قد ولت.

الميزة الشائعة في تلك المواقع القديمة والتي انتقلت إلى مواقع المشاركة الشائعة اليوم ، مثل Pastebin ، هي القدرة على إبطال الرابط الخاص بك أو إلغاء مشاركة ملفك بعد فترة زمنية محددة. هذا ليس شيئًا يمكننا القيام به عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فهي ميزة لا يعرفها الكثير من الناس في Google Drive .

يجب ألا تعيش بعض الملفات الحساسة على الإنترنت^(Internet) إلى الأبد. في هذه المقالة ، دعنا نتحدث عن كيفية تعيين تاريخ انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة في Google Drive .

حدود انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة في Google Drive

من المهم معرفة أن هذه الميزة متاحة فقط للحسابات التابعة لمؤسسة G Suite مدفوعة . هذا يعني أن حسابات Google^(Google) القياسية أو الحسابات التي تستخدم الإصدار القديم المجاني من G Suite لا يمكنها الاستفادة من انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة.

لا يزال بإمكان المستخدمين الذين لا ينتمون إلى مؤسسة مدفوعة G Suite مشاركة الملفات معهم مع انتهاء الصلاحية ، ولكن يجب استيفاء هذا المطلب لتعيين انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة في Google Drive. إذا كنت تعمل لدى شركة تعين لك حساب بريد إلكتروني خاص بك من خلال مجال Gmail مخصص ، فهناك فرصة جيدة أن يكون لديك حق الوصول إلى هذه الميزة من خلال هذا الحساب.

كيفية إعداد انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة في Google Drive

بطبيعة الحال ، فإن الخطوة الأولى في هذه العملية هي مشاركة ملف مع شخص ما. لمشاركة أحد ملفاتك في Google Drive ، فإن أسهل طريقة هي الوصول إلى الملف ثم البحث في الزاوية العلوية اليمنى عن زر المشاركة^(Share) الأزرق الكبير - لا يمكنك تفويته.

انقر^(Click) فوقه وسيظهر مربع ضوئي يسمح لك بالكتابة في قائمة عناوين البريد الإلكتروني لمشاركة ملفك معها.

انقر فوق الزر " موافق^(OK) " لإرسال دعوتك (دعواتك) لمشاركة ملفك عندما تكون جاهزًا. بعد ذلك ، سترغب في إعادة فتح هذا الملف نفسه والنقر مرة أخرى على الزر " مشاركة^(Share) " الأزرق أو النقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف والنقر فوق " مشاركة^(Share) " . هذه المرة ، انقر فوق " خيارات متقدمة^(Advanced) " في الركن الأيمن السفلي من العرض المبسط.

هنا ، إذا قمت بالتمرير فوق صف أي من المستخدمين الذين تشارك الملف معهم ، فسيظهر رمز عداد الوقت الذي يقرأ " تعيين انتهاء الصلاحية^{(Set expiration)} " عند التمرير فوقه. إذا كنت لا ترى هذا الرمز ، فقد يعني ذلك أنك لا تستخدم حسابًا ضمن مؤسسة G Suite متوافقة . إذا قمت بذلك ، انقر فوقه.

سبب آخر قد لا تراه هو أن Google قامت بتحديث واجهة المستخدم الرسومية^(GUI) لـ Google Drive . بدلاً من ذلك ، قد تضطر إلى النقر فوق القائمة المنسدلة الصغيرة بجوار اسمهم ثم النقر فوق منح وصول مؤقت^{(Give temporary access)} .

الآن سترى نافذة مثل النافذة أدناه. الصورة العلوية هي الإصدار الأحدث من Google Drive وعلى الأرجح ما ستصادفه.

يجب أن يتسبب هذا في ظهور خيارات انتهاء صلاحية الوصول. سيؤدي النقر فوق القائمة المنسدلة إلى الكشف عن التواريخ المشتركة لمدة 7 أيام و 30 يومًا ، أو يمكنك النقر فوق تاريخ مخصص ...^{(Custom date…)} لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية الخاص بك.

سيسمح لك تعيين تاريخ مخصص بتحديد يوم من عرض التقويم. المصيد الوحيد هو أنك لست قادرًا على تحديد وقت ، فقط تاريخ — ستنتهي صلاحية الملف قبل دقيقة واحدة من منتصف الليل في أي يوم تحدده.

بمجرد أن تكون سعيدًا بكيفية تكوين انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة ، انقر فوق حفظ التغييرات^{(Save changes)} ثم تم^(Done) . هذا هو!

من المهم أن تضع في اعتبارك أن المستخدمين سيظلون قادرين على الاحتفاظ بملفك بشكل فعال بعد تاريخ انتهاء صلاحيته عن طريق تنزيله. لمنع ذلك ، ستحتاج إلى تعيين وصولهم للسماح لهم فقط بعرض الملف (وليس تحريره) وتمكين الخيار " تعطيل خيارات التنزيل والطباعة والنسخ للمعلقين والمشاهدين^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

إذا كان لديك حساب تابع لمؤسسة G Suite غير قديمة ، فإن انتهاء صلاحية الوصول إلى الملفات المشتركة هو أحد الامتيازات العديدة غير المستخدمة بشكل كافٍ والتي يمكنك الاستفادة منها بشكل كبير. يستغرق هذا بضع ثوانٍ فقط ، لذا لا تدع تلك الملفات الحساسة تتسكع إلى الأبد!

في حالة عدم أمان G Suite بما يكفي أو وفقًا للمعايير الخاصة بك ، فلدينا بدلاً من ذلك دليل رائع حول كيفية إعداد التخزين السحابي الشخصي الخاص بك^{(how to set up your own personal cloud storage)} . تحقق من ذلك للتحكم الكامل في المشاركة السحابية الخاصة بك.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and mоst popular ways of sharing files betwеen clients, coworkers, and friends without requiring them to mаke a dirеct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• كيفية استخدام Google Backup and Sync لنسخ قرصك الصلب احتياطيًا

• كيفية إصلاح خطأ "تم تجاوز حصة التنزيل" في Google Drive

• كيفية إنشاء محرك تخزين مشترك لأنظمة التمهيد المزدوج

• كيفية نسخ الملفات احتياطيًا تلقائيًا إلى Google Drive أو OneDrive لمنع فقدان البيانات

• كيفية المسح الضوئي إلى Google Drive بهاتفك

• كيفية إعداد التحقق من الاستجابة في نماذج جوجل

• قم بإنشاء محرك أقراص فلاش USB قابل للتشغيل بنظام تشغيل متعدد

• كيفية تنزيل بياناتك الشخصية من Google

• انسخ البيانات من جهاز كمبيوتر محمول أو محرك أقراص ثابتة لسطح المكتب غير قابل للتمهيد

• كيفية إضافة الموسيقى إلى العروض التقديمية من Google

• استكشاف أخطاء محرك الأقراص الثابتة الفاشلة وإصلاحها

• كيفية إضافة Expiration Date إلى رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

• كيفية حذف سجل بحث Google - دليل حديث

• كيفية مزامنة تقويم Google مع Outlook

• كيفية تضمين الفيديو في العروض التقديمية من Google

• كيفية تغيير حرف محرك الأقراص في Windows

• كيفية إعداد موقع الويب الخاص بك على تحليلات جوجل

• كيفية تنزيل مثبت Google Chrome Offline (مستقل)

• كيفية تغيير الهوامش في مستندات جوجل

• كيفية إضافة Google Analytics إلى Squarespace