هل^(Are) أنت متعلم بصري تبحث عن أداة قوية لإدارة المشاريع^{(project management tool)} ؟ لا تنظر أبعد من Trello . Trello هو سهل الاستخدام ، وبديهي ، وتعاوني ، ومرئي. إنه يتناسب جيدًا مع التطبيقات المماثلة^{(rates well against similar applications)} ويمكّنك من تحديد أولويات المشاريع وتنظيمها باستخدام اللوحات والبطاقات والقوائم. يمكن للمستخدمين إضافة المرفقات والتعليقات وقوائم المراجعة وتواريخ الاستحقاق على المشاريع والمهام. 

تتضمن الاستراتيجيات الأكثر إبداعًا لتحقيق أقصى استفادة من Trello ما يلي:

• تحويل جداول البيانات إلى بطاقات
• خلق سير العمل
• استخدام الملصقات بشكل فعال
• ميزات فرز البطاقة
• إضافة بطاقات جديدة
• تحويل البريد الإلكتروني إلى مهام Trello
• اختصارات لوحة مفاتيح ذكية
• إبراز اللوحات الشعبية
• ربط البطاقات
• حيل السحب والإفلات

إنشاء بطاقات من جداول البيانات^{(Create Cards From Spreadsheets)}

إذا سبق لك استخدام جداول البيانات لتنظيم وتتبع مشروعاتك ، فإن الانتقال إلى Trello أمر بسيط. ليست هناك حاجة للبدء من الصفر.

• يمكنك تحويل عمود جدول بيانات^{(spreadsheet column)} كامل إلى بطاقة Trello^{(Trello card)} بنسخة بسيطة ولصق^{(copy and paste)} .

• عند لصق قائمة على بطاقة Trello^{(Trello card)} ، سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد أن تكون العناصر الموجودة في القائمة على بطاقة واحدة أو بطاقات منفصلة.

أثناء انتقالك من قائمة في جدول بيانات ، ستحتاج إلى إنشاء بطاقة مختلفة لكل عنصر. 

قم بإنشاء سير عمل^{(Create a Workflow)}

سير العمل هو عملية إكمال المهام لمشروع من بدايته إلى نهايته.

قد لا تدرك أنك تستخدم مهام سير العمل في حياتك اليومية كلما كانت هناك عملية مطلوبة لإنجاز شيء ما.

على سبيل المثال ، فكر في التخطيط لعشاء عيد الشكر^{(Thanksgiving dinner)} لعائلتك الممتدة. إذا قمت بتقسيم كل ما تحتاجه لإنجازه إلى مهام ، فسوف تدرك أنه إذا فاتتك خطوة ما ، فسيكون هناك شيء مفقود من العشاء الخاص بك. 

هذه المهام هي جزء من سير العمل الخاص بك.

فيما يلي^(Below) بعض الأمثلة على مهام سير العمل التي يمكنك استخدامها لتكون أكثر إنتاجية في عملك.

تأليف ، فعل ، تم^{(To-Do, Doing, Done)}

هذا سير عمل مباشر يتتبع ما تحتاج إلى القيام به ، وما تعمل عليه حاليًا ، وما تم إكماله.

يؤدي استخدام سير عمل كهذا إلى تسهيل تعقب مشروع يحتوي على مهام متعددة. من الأسهل اتباعها في لوحة مرئية مقارنة بقوائم ورقية أو في رأسك.

يمكنك أيضًا إضافة قائمة بالمهام التي لا تحتاج بالضرورة إلى إكمالها على الفور من أجل تتبعها وعدم نسيانها.

استخدم مهام سير العمل من أجل:

• تتبع التقدم
• قائمة المهام وتعيينها
• تعاون مع أعضاء الفريق
• تنظيم مشاريع معقدة للغاية

تبقي مهام سير العمل^(Workflows) كل شيء في مكان واحد ويمكن الوصول إليه لجميع المسؤولين في النهاية عن إنجاز المهمة بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. 

يمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل أكبر من خلال ربط دردشة فريق Chanty^{(connecting Chanty team chat)} بحيث يمكن أيضًا إخطار فريقك بأكمله عند حدوث إجراء معين في Trello . يمكن أن تتضمن هذه الإخطارات حالات حيث:

• يتم نقل بطاقة
• هناك تعليق جديد
• يتم وضع علامة على الإجراء على أنه مكتمل و ،
• يتم إنشاء بطاقة جديدة

استخدم الملصقات بفعالية ^{(Use Labels Effectively )}

يضيف استخدام الملصقات في Trello طبقة من البيانات المرئية والمشفرة بالألوان إلى البطاقات الموجودة على لوحك. إذا كنت لا تستخدمها ، فأنت لا تحقق أقصى استفادة من نظام Trello^{(Trello system)} .

استخدم الملصقات من أجل:

• تنظيم البطاقات حسب الفريق
• البطاقات المقسمة
• قم بتمييز المهام وتحديد أولوياتها
• تمكين إمكانات البحث والتصفية^{(search and filtering capabilities)}

أعط كل تسمية اسما^{(Give Each Label a Name)}

من المفيد إعطاء كل تسمية اسمًا للتعرف عليها بسهولة. عند النقر فوق بطاقة ، يمكن لأي شخص لديه وصول^{(board access)} للوحة رؤية ما يمثله كل لون.

ومع ذلك ، سيكون من الأسهل بكثير أن تكون قادرًا على رؤية أسماء العلامات من عرض اللوحة^{(board view)} دون الحاجة إلى التمرير فوقها. هذا سهل الإصلاح.

انقر فوق^(Click) أي ملصق من عرض اللوحة^{(board view)} وسيظهر الاسم لجميع التصنيفات.

تطبيق أو إزالة الملصقات للبطاقة^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

هناك عدة طرق لتعديل ملصق على بطاقة بما في ذلك:

• افتح البطاقة وحدد زر الملصقات وقم بإجراء التغييرات.
• حدد رمز التحرير^(edit) المرئي عند التمرير فوق أي بطاقة Trello^{(Trello card)} ، وقم بتحرير ما تريد تغييره.
• قم بالمرور فوق أي بطاقة وانقر فوق المفتاح L على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لفتح الملصقات.

يتضمن الاختصار الآخر الترتيب الذي تظهر به الملصقات في القائمة. الموضع الأول هو 1 ، والثاني هو 2 ، وهكذا أسفل خط التسميات.

أسرع طريقة لإضافة أو إزالة تسمية على لوحتك هي التمرير فوق البطاقة والنقر فوق مفتاح الرقم^{(number key)} في كلمتك الرئيسية الذي يتوافق مع موضع التسمية في القائمة.

فرز البطاقات في قائمة^{(Sort The Cards On a List)}

إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على عرض المهام المستحقة أولاً أو المهام التي قد تكون سقطت من خلال الثغرات ، فيمكنك فرز البطاقات في قائمة. يمكنك الفرز حسب معايير محددة مثل تاريخ الاستحقاق وتاريخ^{(date and date)} الإنشاء.

• حدد موقع النقاط الأفقية الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى^{(right-hand corner)} من القائمة. انقر فوق^(Click) فرز وحدد^(Sort) الخيار الذي تريد استخدامه.

ضع في اعتبارك أن الخيارات المتاحة الوحيدة هي المعايير المستخدمة في البطاقات. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لديك تاريخ استحقاق^{(due date)} في أي من بطاقاتك ، فلن تتمكن من استخدامها للفرز.

أضف بطاقات جديدة في أي مكان في قائمتك^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

لا داعي للقلق إذا كنت تريد إضافة بطاقة إلى أعلى قائمة طويلة. لا يتعين عليك سحبها من الموضع السفلي إلى الأعلى.  

بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر نقرًا مزدوجًا بين بطاقتين في أي قائمة لإضافة واحدة جديدة. أو يمكنك إضافة بطاقة في الأسفل واستخدام خيار النقل^(Move) لتغيير موضعها. 

تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى بطاقات Trello^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

تتمثل إحدى الفوائد العديدة لاستخدام Trello في إدارة المشاريع والتعاون^{(project management and collaboration)} في تجنب رسائل البريد الإلكتروني اليومية العديدة ذهابًا وإيابًا من أعضاء الفريق أو العملاء.

على سبيل المثال ، بدلاً من النسخ من Gmail إلى مهام Trello ، يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى بطاقات مباشرةً من بريدك الإلكتروني أو صندوق بريد Gmail^{(email or Gmail inbox)} .

• جميع لوحات Trello لها ^(Trello)عنوان بريد إلكتروني^{(email address)} فريد . للعثور عليه ، انقر فوق "إظهار القائمة^{(Show Menu)} " من الزاوية العلوية اليمنى^{(right-hand corner)} من اللوحة الخاصة بك.
• ثم حدد المزيد^(more) وانقر فوق إعداد Email-to-board^{( Email-to-board Setting)} .

بمجرد معرفة عنوان البريد الإلكتروني^{(email address)} الفريد للوحة ، يمكنك إعادة توجيه أي بريد إلكتروني إليها. سيقوم Trello^(Trello) تلقائيًا بإنشاء بطاقة من محتويات البريد الإلكتروني.

نصيحة أخرى قد لا تعرفها هي أن البطاقات لها أيضًا عنوان بريد إلكتروني^{(email address)} فريد خاص بها . يمكنك إعادة توجيه أي بريد إلكتروني إلى هذا العنوان حيث سيتم تحويله تلقائيًا إلى تعليق على البطاقة.

هذا مفيد بشكل خاص إذا أرسل أعضاء فريقك الكثير من الملاحظات عبر البريد الإلكتروني.

اختصارات لوحة المفاتيح^{(Keyboard Shortcuts)}

كما أوضحنا لك أعلاه مع الملصقات ، يمكن أن يؤدي استخدام اختصارات لوحة المفاتيح إلى تقليل الوقت الذي تقضيه وزيادة كفاءتك عند استخدام Trello .

• للعثور على الاختصارات ، انقر فوق صورة ملفك الشخصي في الركن الأيمن العلوي^{(right-hand corner)} من اللوحة. انقر^(Click) فوق الاختصارات^(Shortcuts) .

هناك العديد من الاختصارات المتاحة لتوفير الوقت ، مثل:

• تاريخ الاستحقاق
• التنقل في البطاقات
• التركيز على مربع البحث
• افتح البطاقة
• تحرير العنوان
• مسح كافة عوامل التصفية

راجع اختصارات لوحة مفاتيح Trello: ورقة غش Infographic^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} للحصول على قائمة كاملة.

قم بتمييز الألواح التي تصل إليها في أغلب الأحيان^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

إذا كنت تعمل مع العديد من الفرق ولديك لوحات متعددة ، فقد يكون من الصعب العثور على تلك التي تستخدمها كثيرًا.

هذا سهل الإصلاح. ما عليك سوى^(Simply) الانتقال إلى اللوحة والنقر فوق^{(board and click)} الزر Star^{(Star button)} . سيؤدي هذا إلى إضافة اللوحة إلى قسم اللوحات المميزة بنجمة^{(Starred Boards)} أسفل اللوحات^(Boards) (أعلى الزاوية اليسرى).  

ستظهر اللوحات التي اخترتها ليتم تضمينها كنجوم في أعلى ما يمكن أن يكون قائمة طويلة جدًا من اللوحات.

ربط البطاقات^{(Connect Cards)}

ستكون هناك أوقات عند العمل مع Trello سترغب في إجراء اتصال بين بطاقة واحدة أو أكثر على نفس اللوحة أو حتى بطاقة من لوحة أخرى.

• انقر فوق^(Click) البطاقة التي تريد توصيلها ، ثم انقر فوق مرفق^(Attachment) وشاهد خيار Trello .
• سترى بعد ذلك أنه يمكنك البحث عن البطاقة أو اللوحة^{(Card or Board)} التي تريد الاتصال بها. 

عندما تختار لوحة أو بطاقة^{(board or card)} أسفل منطقة المرفقات ، سترى لقطة من البطاقة التي أرفقتها بما في ذلك:

• العنوان
• تاريخ الاستحقاق
• أي أيقونات أخرى موجودة في مقدمة البطاقة المرفقة
• أي لوحة^{(Which board)} وقائمة كانت البطاقة موجودة فيها

إذا نقرت على الصورة ، فسيأخذك Trello^(Trello) مباشرة إلى البطاقة الأخرى.

قم بعمل اتصال بين البطاقات^{(Make a Connection Between the Cards)}

• إذا كنت تريد إنشاء رابط فعلي بين البطاقتين ، فحدد خيار توصيل البطاقات^{(Connect cards)} . سيسألك تريلو^(Trello) بعد ذلك عما إذا كنت تريد ربط كلتا البطاقتين.
• عندما تنقر على خيار الربط بين كلا الخيارين^{(Relate Both Options)} ، ستنشئ رابطًا بين البطاقتين. يمكنك بعد ذلك التبديل بين البطاقات المتصلة.
• سيظهر رمز جديد في مقدمة كلتا البطاقتين ، للإشارة إلى وجود مرفق Trello^{(Trello attachment)} . يتم تحديد المرفقات الأخرى بواسطة رمز مشبك الورق^{(paper clip icon)} .
• يمكنك أيضًا إرفاق لوحة كاملة ببطاقة واحدة على لوحة مختلفة. سيتم تحديد العدد الإجمالي للمرفقات لكل بطاقة في مقدمة البطاقة من خلال عدد بطاقات Trello أو اللوحات التي أرفقتها.

السحب والإفلات^{(Drag & Drop)}

تجعل وظيفة السحب والإفلات^{(drag and drop function)} في Trello من السهل جدًا تحريك العناصر حول لوحك. حرك بطاقة بالنقر فوقها وسحبها لأعلى أو لأسفل في نفس القائمة أو إلى قائمة مختلفة.

يمكن نقل القوائم إلى موضع مختلف على اللوحة بنفس الطريقة عن طريق النقر والسحب.

• على سبيل المثال ، دعنا نلقي نظرة على نموذج اللوحة الموجود^{(sample board)} أعلى "المهام ، والمهام^(Doing) ، والواجبات". عندما تبدأ " القيام^(Doing) " بـ "مهمة" ، اسحبها إلى " فعل^(Doing) ".
• عند إكمال المهمة ، اسحبها إلى " تم^(Done) ".

إذا لم تكن قد جربت Trello ، فليس لديك أي فكرة عما فاتك. إنها أداة قوية جدًا وبديهية لإدارة المشاريع والمهام^{(project and task management)} .

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are you a visual learner looking for a powerfυl project management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-use, intuitive, collаborative, and νisuаl. It rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

Related posts

• نصائح متقدمة لتطبيق Grammarly للكتابة مثل المحترفين

• اجعل صوتك صوتيًا احترافيًا باستخدام نصائح الجرأة السريعة هذه

• 4 أفضل متصفحات خفيفة الوزن ل Windows and Mac

• ما هو Discord Nitro وهل يستحق كل هذا العناء؟

• 6 Best Reddit Alternatives يمكنك استخدامها للحصول على الحرة

• 7 Best Apps لتكوين صداقات Online and IRL

• Emby vs Plex: وهو Better Media Server بالنسبة لك؟

• 15 أفضل subreddits to Binge عندما تشعر بالملل

• ما هو Twitch Turbo وهل يستحق كل هذا العناء؟

• 3 أفضل المشي لمسافات طويلة Apps إلى Find Trails، Log Hikes، ولا تضيع

• 12 Best Free Android Calculator Apps and Widgets

• Intego Antivirus Review: قوية ولكن ميزة المحدودة

• 6 Reasons AllTrails Pro يستحق ذلك لAvid Hikers

• Microsoft Teams مقابل Zoom: أي Better؟

• أفضل 4 برامج لتحويل جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى Streaming Media Center

• التسعير ifttt: هل Pro يستحق التكلفة؟

• 4 Best Apps إلى Remotely View A Webcam على iOS and Android

• Best Apps لجعل Video Calls Between Android and iPhone

• 4 Best Android Office Suites Besides Google and Microsoft

• 6 Best PDF Editors ل Windows 10 في 2021