ربما يكون البريد الإلكتروني^{(life email)} في حياتك المهنية أحد أهم وسائل الاتصال. أنت تفعل ذلك يوميًا ، وإذا كنت مثلي ، فأنت تغرق فيه.

بالتأكيد ، يمكنك تخصيص ساعة أو ساعتين يوميًا لإدارة بريدك الإلكتروني. ولكن إذا قضيت 10 دقائق أو أكثر في كل رد ، فسيستحوذ البريد الإلكتروني قريبًا على يومك بالكامل - ولن يؤدي إيقاف تشغيل إشعارات Gmail إلى توفيرك.

هذا هو السبب في أن تعلم كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية تحصل على ردود ولا^(AND) تستغرق أكثر من بضع دقائق للكتابة أمر ضروري. لحسن الحظ ، ليس عليك اليوم أن تكون كاتبًا عظيمًا أو خبير إنتاجية^{(productivity guru)} لتحقيق ذلك. الأمر كله يتعلق بإيجاد الإستراتيجية الصحيحة ومجموعة من الأدوات التي تتماشى معها. 

إعداد قوالب البريد الإلكتروني (الردود الجاهزة)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

يعد إنشاء قوالب البريد الإلكتروني طريقة رائعة لتوفير الوقت لأولئك الذين يتلقون غالبًا نفس الأسئلة أو التعليقات عبر البريد الإلكتروني. خذ يومًا لإعداد الردود الجاهزة ولن تضطر إلى كتابة نفس الردود عشر مرات في اليوم. يتمتع كل من Gmail و Outlook^{(Gmail and Outlook)} بهذه الميزة ، والتي ستساعدك على توفير الوقت وأتمتة بريدك الإلكتروني مجانًا. 

إليك كيفية إعداد قوالب بريد إلكتروني احترافية في Gmail ببضع نقرات:

• بعد تسجيل الدخول إلى حسابك ، انقر فوق رمز الترس وحدد ^{(icon and select)} الإعدادات^(Settings) .
• ثم انتقل إلى خيارات متقدمة^(Advanced) وانقر فوق تمكين^(Enable) بجوار خيار القوالب^(Templates) . قم بالتمرير^(Scroll) لأسفل إلى أسفل الصفحة لحفظ التغييرات.

• الآن يمكنك البدء في العمل على قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك. اكتب النص الذي تريد حفظه في بريد إلكتروني جديد. ثم انقر فوق ثلاث نقاط رأسية في أسفل اليمين واختر قوالب^(Templates) لحفظ مسودتك كقالب. 

يمكنك إنشاء قوالب للردود التي تحتوي على فقرات طويلة وكذلك ردود سريعة من 2-3 جمل. ستندهش من مقدار الوقت الذي سيوفره لك هؤلاء في المستقبل. 

شبكات البريد الإلكتروني^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

إذا كانت مشكلتك لا^{(problem isn)} تستخدم قوالب البريد الإلكتروني ولكن في إنشائها ، فامنح رسائل البريد الإلكتروني^{(Networking Emails)} الخاصة بالشبكة فرصة. إنها أداة ويب تحتوي على العشرات من قوالب البريد الإلكتروني التي يمكن أن تساعدك على تنمية شبكتك الاحترافية. 

تعد رسائل البريد الإلكتروني الشبكية^{(Networking Emails)} ، التي تم إنشاؤها بواسطة استئناف Worded^{(Resume Worded)} ، مصدرًا رائعًا لتحسين اتصالاتك. تتضمن بعض الأمثلة على القوالب التي يقدمونها مقدمات باردة / دافئة ، ومتابعة مع شخص غير مستجيب ، وحتى كتابة ملاحظات شكر. 

يأتي كل نموذج أيضًا مع نصائح واقتراحات مفيدة يمكنها تحسين تواصلك مع المستلم. 

يمكنك استخدام زر البحث أو تصفح^{(search button or browse)} القائمة للعثور على البريد الإلكتروني الصحيح. بعد ذلك ، كل ما عليك فعله هو نسخه ولصقه في مربع الرسائل الخاص بك وتغيير^{(message box and change)} بعض التفاصيل. 

عداد الكلمات زائد^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

إذا كنت ممن يكتبون أكثر من 10 رسائل بريد إلكتروني يوميًا ، فمن الضروري أن تجعل بعضها قصيرًا ولطيفًا. لذلك إذا انتهى بك الأمر في كثير من الأحيان برسائل بريد إلكتروني طويلة جدًا ، فقد ترغب في التفكير في استخدام أداة عداد الكلمات^{(word counter tool)} لإيقاف نفسك. يمكن أن يؤدي ملحق Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus المهمة نيابةً عنك. 

قم بتمييز^(Highlight) النص في بريدك الإلكتروني واحصل على عدد الكلمات والأحرف التي استخدمتها بنقرة واحدة. ثم يمكنك المتابعة إما لمواصلة كتابة بريدك الإلكتروني أو اختتامه^{(email or wrap)} قبل أن يصبح مكونًا من جزأين. 

خريطة المسودة^{(DraftMap)(DraftMap)}

يمكنك العثور على العديد من الأدوات الرائعة التي يمكن أن تساعدك على الكتابة بشكل أفضل وبالتالي تقليل الوقت الذي تقضيه في التدقيق اللغوي وإعادة كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. خريطة المسودة^(DraftMap) هي واحدة منها. فكر في Grammarly أو Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} ، بالإضافة إلى أنه يتحقق أيضًا من تكرار الكلمات^{(word repetition)} غير الضروري ويساعدك على الالتزام بأسلوب كتابة^{(writing style)} واحد . 

يمنحك امتداد Chrome^{(Chrome extension)} هذا اقتراحات في الوقت الفعلي حول كتاباتك المرمزة بالألوان. سيساعدك على تجنب استخدام المبني للمجهول ، والأخطاء المطبعية ، والكليشيهات ، بالإضافة إلى نصائح حول سهولة قراءة بريدك الإلكتروني. تستند جميع الاقتراحات إلى قواعد الكتابة التي وضعها إرنست همنغواي. يعد DraftMap مفيدًا بشكل خاص لأن جميع العمليات تحدث داخل ^(DraftMap)صندوق تكوين^{(composition box)} بريدك الإلكتروني .

لا تقلق إذا استمر تمييز الكلمات بعد الانتهاء من تحرير بريدك الإلكتروني. لن يرى المستلم الألوان ، الاقتراحات مرئية لك فقط. 

يمكن أن يكون بريدك الإلكتروني أفضل^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون أفضل^(Better) هو أداة عبر الإنترنت مصممة لتقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة رسائل البريد الإلكتروني من خلال تثقيف الجميع حول أفضل ممارسات البريد الإلكتروني. 

عند إنشاء بريد إلكتروني احترافي ، فإنك تتبع قواعد معينة. مثل التأكد من احتواء رسالتك على سطر موضوع واضح أو استبعاد المرفقات غير الضرورية. ستندهش من عدد المرات التي يخالف فيها الناس هذه القواعد ، مما يؤدي في النهاية إلى إنفاق الطرفين المزيد من الوقت والجهد^{(time and effort)} . 

بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون أفضل^{(Your Email Could Be Better)} يحتوي على قائمة من 10 أخطاء شائعة. تأتي كل نقطة مع شرح وأمثلة^{(explanation and examples)} لكيفية تحسين بريدك الإلكتروني. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في حالة رغبتك في إخبار زملائك بهذه القواعد ولكن لا تعرف كيفية القيام بذلك. يمكنك إما استخدام كلماتك الخاصة أو إرسال رابط إلى بريدك الإلكتروني قد يكون أفضل^{(Your Email Could Be Better)} لتوضيح وجهة نظرك. 

نتمنى جميعًا أن يصبح بريدنا الإلكتروني مؤتمتًا بالكامل ولا يتطلب أي اهتمام على الإطلاق. في حين أن هذا ليس ممكنًا تمامًا اليوم ، إلا أن كل القليل يساعد. سواء كان الأمر يتعلق بتقليص طول بريدك الإلكتروني أو توقيت الكتابة بنفسك ، فبمجرد إنشاء بعض القواعد ، ستلاحظ التحسينات الأولى التي أجريتها. 

إذا كنت لا تستطيع التوقف عن كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تستغرق وقتًا طويلاً ، فربما حان الوقت للتخلي عن البريد الإلكتروني تمامًا. حاول استخدام مدير علاقات العملاء^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) أو Slack لتبادل الرسائل مع زملائك في العمل بدلاً من ذلك. إذا لم يكن هناك شيء آخر ، فسيساعدك ذلك على قضاء وقت أقل على البريد الإلكتروني. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your profeѕsional life email is probably one of the mоst important means of communication. You do it on a dаily basis and if you’re anything like me, yoυ’rе drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• كيفية إصلاح Disk Write Error في Steam

• كيفية جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم إرسالها لاحقًا

• كيفية منع رسائل البريد الإلكتروني العشوائية من الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك

• 3 طرق لاتخاذ Photo or Video على جهاز Chromebook

• كيفية Detect Computer & Email Monitoring أو Spying Software

• يمكنك تغيير Twitch Name الخاص بك؟ نعم، لكن Be Careful

• كيفية تشغيل Caps Lock تشغيل أو إيقاف على Chromebook

• ما هو Uber Passenger Rating and How للتحقق من ذلك

• لا يمكن Schedule Uber في Advance؟ هنا ما يجب القيام به

• كيفية استخدام VLOOKUP في صفائح Google

• كيفية Download and Install Peacock على Firestick

• كيفية الحصول على Rid من Yahoo Search في Chrome

• كيفية استخدام Discord Spoiler Tags

• OLED vs microled: يجب أن تنتظر؟

• كيفية Insert Emoji في Word، Google Docs and Outlook

• ما هو Discord Streamer Mode and How لإعداده

• كيفية الصقر إلى Roku TV من PC or Mobile

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - ما تحتاج إلى معرفته

• كيفية تقسيم Screen على Chromebook

• كيفية إلغاء تنشيط Facebook Account بدلا من حذفه