تعد دردشة مستندات Google^{(Google Docs)} أداة فعالة للغاية للتعاون في المستندات مع فرق. يوفر القدرة للمحررين على ترميز التعديلات والتعليق عليها ، كما يتيح للفرق مناقشة

 الصياغة المناسبة للوثائق ، ويسمح للموظفين بملء النماذج^{(filling out forms)} بطرح الأسئلة التي يمكن لمديريهم الإجابة عليها.

كل هذه الاستخدامات الرائعة لمحادثة محرر مستندات Google^{(Google Docs)} تعمل بشكل جيد فقط إذا كان الأشخاص الذين يستخدمون المستند يفهمون كيفية عمل نظام التعليقات.

في هذه المقالة ، ستتعرف على جميع ميزات التعليق والتعاون المتوفرة داخل مُحرر مستندات Google^{(Google Docs)} .

كيف يعمل محرر مستندات Google

داخل مُحرر مستندات Google^{(Google Docs)} ، أنت لا تتعاون بشكل أعمى في المستندات. يمكنك بالفعل رؤية عدة مستخدمين يصلون إلى المستند في الوقت الفعلي.

الطريقة التي يعمل بها هذا هي أنه عندما يصل الأشخاص الآخرون إلى المستند ، سترى رمز حساب Google الخاص بهم يظهر في الجزء العلوي من نافذة محرر مستندات Google .^{(Google Docs)}

بينما يضع هؤلاء المستخدمون الآخرون مؤشر الماوس داخل المستند ، سترى اسم حساب Google^{(Google Account)} الخاص بهم يظهر للحظات فوق المؤشر. 

هذا مفيد لمعرفة مناطق المستند التي يعمل عليها أعضاء آخرون من فريقك. يمكن أن يساعد ذلك في تجنب إجراء تعديلات متعارضة في نفس المستند.

إذا رأيت شخصًا يقوم بتحرير قسم من المستند بشكل غير صحيح ، أو يقوم بإجراء تغييرات لا توافق عليها ، فيمكنك إضافة تعليق مباشرة إلى هذا الشخص.

على يمين أيقونات المستخدم في الجزء العلوي من المستند ، سترى أيقونة لشخص يتحدث داخل دائرة بيضاء. عند تحديد هذا ، فإنه يفتح منطقة تعليقات عامة.

فقط اكتب تعليقك واضغط على Enter . سيتمكن كل من يقوم بعرض المستند حاليًا من رؤية كافة التعليقات في منطقة التعليق العامة.

أنت تعرف متى قام شخص ما بتحديث تعليق جديد إلى منطقة التعليق بواسطة النقطة الحمراء التي تظهر أعلى هذه الأيقونة.

عندما يستجيب كل شخص ، يظهر التعليق الجديد أسفل التعليق السابق في سلسلة التعليقات.

إما أن تضغط على X على يمين الأسماء في مربع التعليق ، أو حدد أيقونة التعليق لجعل نافذة التعليق تختفي مرة أخرى.

إنشاء محادثة جديدة في محرر مستندات Google

لإنشاء محادثة جديدة في محرر مستندات Google^{(Google Docs)} ، ما عليك سوى تحديد أي نص في مستند محرر مستندات Google^{(Google Docs)} . عند القيام بذلك ، سترى أيقونة تعليق صغيرة تظهر على يمين ذلك النص المميز. 

عند تحريك مؤشر الماوس فوق هذا الرمز ، سترى النص "إضافة تعليق".

عند تحديد هذه الأيقونة ، ستفتح نافذة تعليق حيث يمكنك مشاركة أفكارك حول النص في المستند الذي حددته.

عندما تنتهي من كتابة تعليقك ، ما عليك سوى تحديد الزر " تعليق^(Comment) " وسترى تغيير مربع التعليق إلى تعليق دائم.

هناك بعض الخيارات التي تتوافق مع مثل هذه التعليقات.

إدارة التعليقات

عندما تحدد النقاط الثلاث على يمين التعليق ، سترى ثلاثة خيارات.

• تحرير^(Edit) : قم بإجراء أي تحديثات على تعليقك ، أو أضف ردًا عليه إذا كنت تفضل ذلك.
• حذف^(Delete) : قم بإزالة التعليق وإبرازه من المستند.
• رابط لهذا التعليق^{(Link to this comment)} : احصل على رابط URL يمكنك مشاركته مع الأشخاص إذا كنت تريدهم أن يروا هذا التعليق المحدد.

تعتبر روابط التعليقات فعالة جدًا لمساعدة الأشخاص في العثور على التعليق المحدد ، خاصةً داخل المستندات التي تحتوي على عدد كبير من التعليقات.

يمكنك لصق الارتباط في دردشة IM ، أو رسالة SMS على الهاتف المحمول ، أو بريد إلكتروني. 

عندما يحدد المستلم الارتباط ، سينقله مباشرةً إلى المستند حيث تم إدراج التعليق. يمكنهم إما الرد على التعليق أو تحديد حل^(Resolve) .

يؤدي حل التعليق إلى اختفائه من سلسلة التعليقات. يبدو كما لو أن التعليق محذوف ، لكنه في الواقع مخفي فقط من الهامش الأيمن.

إذا كنت تريد رؤية جميع التعليقات التي تم نشرها على المستند ، فما عليك سوى تحديد أيقونة التعليق السوداء في الجزء العلوي الأيمن من المستند.

يعرض لك هذا كافة التعليقات التي تم نشرها على المستند بالإضافة إلى كافة المعلومات التالية حول التعليق.

• تاريخ^(Date) ووقت نشر التعليق
• كل الردود على التعليق
• أي نص مستند تم تحديده عند إجراء التعليق
• ارتباط لإعادة فتح التعليقات التي تم حلها
• رابط للرد على التعليقات

حدد تعليق^(Comment) لإضافة تعليقات جديدة إلى سلسلة التعليقات. حدد التنبيهات^{(Notifications)} لتغيير إعدادات البريد الإلكتروني بحيث لا تتلقى إعلامات إلا عندما يرد شخص ما على تعليقاتك ، أو لا تتلقى إشعارات على الإطلاق.

تحرير وحل التعديلات

تعد دردشة محرر مستندات Google^{(Google Docs)} مفيدة بشكل خاص لتقديم اقتراحات تحرير لمستند دون إجرائها في الواقع. 

بشكل افتراضي ، يتيح لك محرر مستندات Google^{(Google Docs)} إجراء تعديلات على مستند وتسري هذه التعديلات على الفور. لتبديل وضع التحرير إلى التغييرات المقترحة فقط ، حدد سهم القائمة المنسدلة على يمين كلمة التحرير^(Editing) في الجزء العلوي الأيمن من المستند.

حدد اقتراح^(Suggesting) من القائمة المنسدلة.

أثناء إجراء تعديلات على المستند ، يتم شطب النص الموجود في المستند مع عرض النص البديل بجواره. يفتح كل تعديل تعليقًا جديدًا على اليمين مع وصف للتحرير الذي تم إجراؤه.

الغرض من هذه الميزة هو تمكين المحرر النهائي أو الكاتب الأصلي من متابعة عمليات التحرير وقبول التغييرات بشكل فردي عن طريق تحديد علامة الاختيار لتعليق التحرير هذا.

ومع ذلك ، إذا كنت لا ترغب في حل التعليقات بشكل فردي ، فهناك خدعة مفيدة لحلها جميعًا مرة واحدة.

للقيام بذلك ، حدد القائمة " أدوات^(Tools) " وحدد " مراجعة التعديلات المقترحة"^{(Review suggested edits)} .

سيؤدي هذا إلى فتح نافذة صغيرة في أعلى يمين المستند. يمكنك تحديد السهم لأعلى أو لأسفل للتمرير عبر كل من تعليقات التحرير في المستند. يمكنك تحديد قبول^(Accept) أو رفض^(Reject) التعديلات الفردية.

إذا كنت تريد قبولها جميعًا أو رفضها فقط ، فحدد سهم القائمة المنسدلة على الجانب الأيمن من زر   قبول^(Accept) أو رفض .^(Reject)

يمكنك تحديد قبول الكل^{(Accept All)} للموافقة على جميع التعديلات. سيؤدي هذا إلى تحديث المستند بأكمله باستخدام التعديلات المقترحة ، وحل جميع التعليقات المرتبطة.

تعرف على المزيد حول حل التعليقات في محرر مستندات Google^{(resolving comments in Google Docs)} .

التعليق يساعد في التعاون

إن استخدام معالج نصوص قائم على السحابة مثل محرر مستندات Google^{(Google Docs)} يجعل التعاون في المستندات^{(collaborating on documents)} أمرًا سهلاً للغاية. 

تم إعداد نظام التعليق بطريقة تجعل مناقشة تغييرات المستندات بين الفريق أمرًا مريحًا وسهلاً. بمجرد أن يعتاد الجميع على كيفية عمل نظام محرّر مستندات Google^{(Google Docs)} ، ستجد أن فريقك أكثر كفاءة عند العمل على المستندات معًا. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effective toоl to collaborate on documents with teams. It provides the ability for еditors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• كيفية إزالة حدود الجدول في مستندات جوجل

• كيفية إدراج علامة مائية في Word و Google Docs

• التغيير إلى الاتجاه الأفقي في محرر مستندات Google

• جوجل دوكس مقابل مايكروسوفت وورد - ما هي الاختلافات؟

• كيفية البحث عن الكلمات واستبدالها في MS Word و Google Docs

• كيفية الفرز حسب التاريخ في Excel

• استخدام أداة البحث عن هدف تحليل ماذا لو في Excel

• جداول بيانات Google مقابل Microsoft Excel - ما هي الاختلافات؟

• كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Microsoft Outlook إلى CSV أو PST

• كيفية إصلاح Outlook عالق عند تحميل الملف الشخصي

• كيفية وضع كائنات في عرض تقديمي بوربوينت

• كيفية استخدام نماذج جوجل كمتعقب للنفقات

• كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة في Office 365

• 9 طرق لفتح مستند Word بدون Word

• كيفية مسح ذاكرة التخزين المؤقت في Outlook

• 4 طرق لتحويل Excel إلى أوراق Google

• 5 وظائف نصية لأوراق Google تحتاج إلى معرفتها

• ما هو Microsoft 365؟

• كيفية حذف صفحة في Microsoft Word

• كيفية استخدام تحليل ماذا لو في Excel