إذا كان لديك اشتراك في Office 365 ، فإن أحد التطبيقات التي يمكنك الوصول إليها هو Access . إنها أداة لإنشاء أنواع مختلفة من قواعد البيانات والتقارير على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تبحث عن طريقة حول كيفية إنشاء قاعدة بيانات ، فإن MS Access هو أفضل طريقة للقيام بذلك سواء كنت تريد إنشاء قاعدة بيانات بسيطة أو معقدة.

يمكنك استخدام الأداة لإنشاء قاعدة بيانات وإنشاء نماذج لإدخالات البيانات وتصفية بياناتك باستخدام الاستعلامات المخصصة وإنشاء تقارير من بياناتك. هناك معالجات خطوة بخطوة لمساعدتك في إنشاء هذه العناصر بحيث لا يصعب استخدامها.

كيفية بناء قاعدة بيانات فارغة مع MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

أول شيء عليك القيام به هو بناء قاعدة بيانات. للقيام بذلك ، ابدأ قاعدة بيانات جديدة في Access . سيتم حفظ جداول البيانات والنماذج والاستعلامات والتقارير الخاصة بك فيه. للقيام بذلك ، يمكنك إما استخدام أحد القوالب العديدة التي يوفرها Access أو إنشاء واحد من البداية.

سننشئ هنا قاعدة بيانات تخزن معلومات الطالب وسنستخدم قالب قاعدة بيانات فارغًا.

1. قم بتشغيل تطبيق Access^{(Launch the Access app)} على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. انقر فوق جديد^(New) في الشريط الجانبي الأيسر لإنشاء قاعدة بيانات جديدة.
3. حدد خيار قاعدة بيانات فارغة^{(Blank database)} في الجزء الأيمن لإنشاء قاعدة بيانات فارغة جديدة.

1. انقر فوق^(Click) رمز المجلد الصغير واختر مسارًا لحفظ قاعدة البيانات الخاصة بك. ثم انقر فوق الزر " إنشاء^(Create) " .

1. هذه هي الطريقة التي تنشئ بها قاعدة بيانات باستخدام Access . يجب أن تكون قاعدة البيانات الخاصة بك متاحة في المسار المحدد.

قم بإنشاء جدول في قاعدة البيانات الخاصة بك^{(Create a Table In Your Database)}

قاعدة أي قاعدة بيانات هي الجداول. إنها هذه الجداول حيث يتم حفظ بياناتك في أعمدة مختلفة ، وهذا ما يمكنك تشغيل الاستعلامات وإنشاء التقارير منه.

عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة في Access ، فإنها تفتح شاشة إنشاء جدول جديد في طريقة عرض ورقة البيانات. طريقة العرض هذه ليست أسهل طريقة للعمل بها ولذا تحتاج إلى تغييرها إلى طريقة عرض التصميم ثم إنشاء أعمدة الجدول.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} الجدول الذي تم إنشاؤه حديثًا وحدد Design View .

1. سيطالبك بحفظ الجدول أولاً. أدخل اسمًا للجدول وانقر فوق " موافق^(OK) " .

1. تتيح لك الشاشة التالية إضافة أعمدة وأنواع بياناتها إلى الجدول. احتفظ بالعمود الأول كما هو لأنه ينشئ معرفًا فريدًا لكل عنصر من عناصرك.
2. أثناء قيامنا ببناء قاعدة بيانات للطلاب ، ضع المؤشر في الحقل الثاني واكتب اسم الطالب^{(Student Name)} . اختر نص قصير^{(Short Text)} من حقل نوع البيانات .^{(Data Type)}

1. أدخل العمر^(Age) كاسم الحقل التالي واختر رقم^(Number) من القائمة المنسدلة نوع البيانات .^{(Data Type)}

1. أضف العمود الأخير باسم الدولة^(Country) والنص القصير^{(Short Text)} كنوع البيانات.

1. اضغط على Ctrl + S لحفظ الجدول.

قم بإنشاء نموذج لإدخال البيانات في قاعدة البيانات الخاصة بك^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

بينما يمكنك فتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات وإضافة البيانات المطلوبة إليه ، سيوفر لك النموذج طريقة أسهل لإدخال بياناتك. لن تضطر أيضًا إلى التدخل في أي بيانات أخرى في الجدول لأن النموذج يتيح لك فقط تعديل إدخال واحد في كل مرة.

يمكنك استخدام معالج نموذج Access لإنشاء نموذج لإدخال البيانات^{(create a form for data entry)} مع الحقول التي اخترتها.

1. بينما لا يزال Access مفتوحًا بقاعدة البيانات الخاصة بك ، انقر فوق علامة التبويب " إنشاء^(Create) " في الجزء العلوي واختر الخيار الذي يشير إلى " معالج النماذج^{(Form Wizard)} " .

1. سيطلب منك تحديد الحقول التي تريد استخدامها في النموذج الخاص بك. حدد كل ما ستحتاج إليه لإدخال قيمة وانقر على أيقونة السهم الأيمن لإضافتها إلى القائمة. ثم انقر فوق التالي^(Next) في الأسفل.

1. توفر الشاشة التالية أربعة تخطيطات للنماذج للاختيار من بينها. انقر فوق^(Click) أي تخطيط وستظهر معاينة على الجانب الأيسر. بمجرد قيامك بالتحديد ، انقر فوق التالي^(Next) في الأسفل.

1. أدخل اسمًا للنموذج واضغط على إنهاء^(Finish) .

1. يجب أن يفتح النموذج للسماح لك بإضافة البيانات إلى الجدول الخاص بك.

تكوين استعلام لتصفية البيانات في قاعدة البيانات الخاصة بك^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

يتيح لك الاستعلام تصفية البيانات المحفوظة في الجداول الخاصة بك باستخدام معايير مخصصة متنوعة. على سبيل المثال ، إذا كنت تتطلع إلى استرداد بيانات الطلاب الذين تبلغ أعمارهم 20 عامًا أو أكثر ويعيشون في الولايات المتحدة ، فيمكنك إنشاء استعلام وإنشاء جدول يحتوي فقط على الطلاب الذين يتطابقون مع معاييرك.

1. انقر فوق علامة التبويب إنشاء^(Create) في الجزء العلوي وحدد معالج الاستعلام^{(Query Wizard)} .

1. اختر الخيار الأول الذي يشير إلى معالج الاستعلام البسيط واضغط^{(Simple Query Wizard)} على موافق^(OK) .

1. حدد الجدول والحقول التي تريد تضمينها في الاستعلام وانقر فوق التالي^(Next) .

1. اختر خيار التفاصيل^(Detail) في الشاشة التالية وانقر على التالي^(Next) في الأسفل.

1. أدخل اسمًا لاستعلامك واضغط على إنهاء^(Finish) في الأسفل.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاستعلام الذي تم إنشاؤه حديثًا واختر Design View . ستستخدم طريقة العرض هذه لإدخال معايير الاستعلام الخاص بك.

1. تتيح لك الشاشة التالية تحديد عوامل التصفية لاستعلامك. دعنا ننشئ قاعدة لا تُظهر سوى الطلاب الذين تبلغ أعمارهم 20 عامًا أو أكبر والذين هم من الولايات المتحدة.
   
   اكتب >=20 في المربع المعايير^(Criteria) لحقل العمر . ^(Age)
   
   أدخل الولايات المتحدة^(US) في صف المعايير^(Criteria) لحقل الدولة .^(Country)

1. اضغط على Ctrl + S لحفظ التغييرات.
2. انقر نقرًا مزدوجًا^{(Double-click)} على استعلامك في الشريط الجانبي الأيسر وسترى النسخة المفلترة من بياناتك.

كيفية إنشاء تقرير قاعدة بيانات في Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

تُستخدم التقارير عادةً لإخراج البيانات من Access وعرضها كملفات مستقلة. يتيح لك Access^(Access) إنشاء تقارير للجداول والحقول التي اخترتها ويستخدم نفس نمط المعالج مثل النماذج والاستعلامات لإعداد التقارير.

1. انقر فوق علامة التبويب إنشاء^(Create) في الجزء العلوي وحدد معالج التقارير^{(Report Wizard)} .

1. أضف الحقول التي ترغب في تضمينها في تقريرك وانقر فوق " التالي^(Next) " .

1. إذا كنت تريد تحديد أي أوامر تجميع ، فيمكنك القيام بذلك على هذه الشاشة. ثم اضغط على التالي^(Next) .

1. إذا كنت تريد فرز سجلاتك حسب الحقل ، فيمكنك القيام بذلك على هذه الشاشة. ثم انقر فوق التالي^(Next) .

1. حدد تخطيط التقرير واضغط على التالي^(Next) .

1. أدخل اسمًا للتقرير وانقر فوق " إنهاء^(Finish) " .

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} التقرير واختر معاينة^{(Print Preview)} قبل الطباعة .

1. انقر فوق PDF أو XPS^{(PDF or XPS )} في الجزء العلوي لحفظه بأي من هذه التنسيقات.

قاعدة بياناتك الكاملة مع الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير جاهزة.

كيف تبني قواعد البيانات الخاصة بك^{(build your databases)} ؟ إذا كنت تستخدم Access ، فهل تستخدم الميزات المذكورة أعلاه؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Officе 365 subscription, one of the apps you сan access is Access. It’s a tool to creatе various types of databases and reрorts on your computer. If you’re looking for a method on how to build а database, MS Aсcess is the best way to do it whether you want to buіld a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• لن يتم فتح Microsoft Outlook؟ 10 طرق لإصلاح

• كيفية إنشاء مستندات PDF في Microsoft Office

• كيفية إظهار عدد الكلمات في Microsoft Word

• كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Microsoft Outlook إلى CSV أو PST

• اجعل OpenOffice Writer يبدو ويعمل أكثر مثل Microsoft Word

• كيفية التقاط وإدراج لقطات الشاشة باستخدام OneNote

• كيفية إصلاح خطأ Microsoft Office 25090

• كيفية إظهار أو قبول أو إخفاء التعديلات في Microsoft Word

• كيفية إملاء المستندات في Microsoft Word

• كيفية إصلاح أي إصدار من Microsoft Office

• كيفية إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word

• العروض التقديمية من Google مقابل Microsoft PowerPoint - ما هي الاختلافات؟

• كيفية إلغاء تثبيت Microsoft Teams عندما يستمر في إعادة التثبيت

• كيفية رسم مايكروسوفت وورد

• كيفية تخصيص شريط Microsoft Office

• كيفية تمكين الوضع الداكن في Microsoft Outlook (Windows و Mac و Mobile)

• كيفية قفل الخلايا في Microsoft Excel

• إصلاح خطأ "لا يمكن بدء Microsoft Office Outlook"

• كيفية تسجيل اجتماع Microsoft Teams

• تحديث Microsoft Office المرئي: 8 أشياء يجب معرفتها