إحدى الميزات الجديدة العديدة الملائمة للمؤسسات في نظام التشغيل Windows 8.1^{(Windows 8.1)} تسمى " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " . المجلدات؟ الشغل؟ تبدو مملة ، أليس كذلك؟ 🙂 لكن بالنسبة لبعض الأشخاص ، ستكون هذه الميزة مفيدة جدًا. خاصة للأشخاص الذين لديهم العديد من الأجهزة ويحتاجون إلى العمل أيضًا على أجهزة الكمبيوتر الشخصية والأجهزة الخاصة بهم. فيما يلي كيفية إعداد مجلدات العمل^{(Work Folders)} من جانب العميل^{(client side)} وكيفية استخدامها للقيام بعملك ومزامنتها مع خوادم شركتك.

ما هي مجلدات العمل؟

تسمح مجلدات العمل^{(Work Folders)} للمستخدم بمزامنة مجلد ومحتوياته ، من شبكة الشركة إلى أجهزتهم الشخصية. ستتم مزامنة الملفات التي تم إنشاؤها محليًا مرة أخرى إلى خادم الملفات^{(file server)} في بيئة الشركة. باستخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، يمكن للمستخدمين الاحتفاظ بنسخ محلية من ملفات العمل الخاصة بهم على أجهزتهم الشخصية ، مع المزامنة التلقائية لمركز بيانات الشركة.

تبدو معقدة؟ لنأخذ مثالاً على كيفية قيام عامل المعلومات^{(information worker)} ، جوليان^(Julian) ، باستخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} لفصل بيانات عمله عن بياناته الشخصية ، مع القدرة على العمل من أي جهاز:

عندما يحفظ جوليان مستندًا على كمبيوتر العمل^{(work computer)} الخاص به في دليل مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، تتم مزامنة المستند إلى خادم ملفات^{(file server)} يتحكم فيه قسم تكنولوجيا المعلومات^{(IT department)} في شركته. عندما يعود جوليان إلى المنزل ، يمكنه التقاط جهاز Surface 2 الخاص به ، حيث تمت مزامنة المستند بالفعل ، لأنه سبق له إعداد مجلدات العمل^{(Work Folders)} على هذا الجهاز ، والتوجه إلى المقهى^{(coffee shop)} . يمكنه العمل على المستند^{(document offline)} في وضع عدم الاتصال ، وعندما يعود إلى المنزل ويتوفر اتصال بالإنترنت مرة أخرى ، تتم مزامنة المستند مرة أخرى مع ^{(Internet connection)}خادم الملفات^{(file server)}وجميع التغييرات متاحة له في اليوم التالي عندما يعود إلى المكتب ، على كمبيوتر العمل الخاص به^{(work computer)} . يبدو جيدا أليس كذلك؟

كيفية إعداد مجلدات العمل^{(Work Folders)} في Windows 8.1

أفترض أن لديك حساب شركة^{(company account)} أنشأه مسؤول تكنولوجيا المعلومات^{(IT administrator)} . إذا كنت تعرف تفاصيلها ، فانتقل إلى Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

انقر أو اضغط على إعداد مجلدات العمل^{(Set up Work Folders)} . يُطلب منك تقديم عنوان بريدك الإلكتروني^{(email address)} وبيانات الاعتماد إلى مجال الشركة^{(company domain)} ، إذا لم يكن جهاز الكمبيوتر الخاص بك قد انضم إليه (وهذا هو الحال مع الأجهزة الشخصية).

أدخل^(Enter) عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل وانقر^{(work email address and click)} أو اضغط على التالي^(Next) .

يتم عرض نافذة أمان Windows^{(Windows Security window)} . يُطلب منك إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور^{(username and password)} المستخدمين على شبكة شركتك. افعل ذلك وانقر أو اضغط على موافق^(OK) .

بعد ذلك ، سيُطلب منك تأكيد موقع مجلدات العمل الخاصة بك. إذا لم تكن راضيًا عن المجلد الافتراضي^{(default folder)} وتريد استخدام مجلد آخر ، فانقر أو اضغط على ^{(click or tap)} تغيير^(Change) .

إذا قمت بالنقر فوق الزر " تغيير " ، فسيتم عرض ^(Change)مربع حوار^{(dialog box)} يطالبك بتحديد مجلد جديد. تصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك وحدد المجلد الجديد الذي تريد استخدامه. ثم ، انقر أو اضغط على زر تحديد مجلد .^{(Select Folder)}

عند الانتهاء ، انقر أو اضغط على التالي^(Next) في نافذة تأكيد موقع مجلدات العمل .^{(Confirm Work Folders location)}

بعد ذلك ، يتم سؤالك عما إذا كنت توافق على سياسات أمان شركتك لمجلدات العمل^{(Work Folders)} . للمساعدة في حماية ملفات العمل الخاصة بك ، يمكن لشركتك تشفير مجلدات العمل الخاصة بك ، وطلب كلمة مرور لتسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك وقفل الشاشة تلقائيًا ، ومسح جميع الملفات الموجودة في مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، في حالة فقد الكمبيوتر.

حدد المربع الذي يقول "أوافق على هذه السياسات على جهاز الكمبيوتر الخاص بي"^{("I accept these policies on my PC")} ، ثم انقر أو اضغط على إعداد مجلدات العمل^{(Set up Work Folders)} .

يقضي Windows 8.1 بعض الوقت في إعداد الأشياء. انتظر^(Wait) حتى تنتهي العملية.

عند الانتهاء ، يتم إعلامك بأن مجلدات العمل^{(Work Folders)} قد بدأت في المزامنة مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك. انقر^(Click) أو اضغط على زر إغلاق .^(Close)

تم تكوين مجلدات العمل^{(Work Folders)} الآن على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد النقر أو النقر فوق إغلاق^(Close) ، يتم نقلك إلى لوحة تحكم مجلدات العمل .^{(Work Folders)}

إدارة مجلدات العمل من لوحة التحكم^{(Control Panel)}

بعد قيامك بإعداد مجلدات العمل^{(Work Folders)} عندما تذهب إلى Control Panel -> System and Security -> Work Folders ، يمكنك الوصول إلى جميع ميزات الإدارة وخياراتها.

يمكنك معرفة مقدار المساحة المتوفرة على الخادم ، عند إجراء آخر مزامنة ، ويمكنك بدء المزامنة اليدوية.

لتمكين مزامنة الملفات عبر اتصالات محدودة ، حدد مربع الاختيار ^{(check box)}"مزامنة الملفات عبر اتصالات محدودة"^{("Sync files over metered connections")} . إذا كنت تريد أيضًا مزامنة الملفات أثناء التجوال ، فحدد مربع الاختيار "المزامنة حتى أثناء التجوال"^{("Sync even when I'm roaming")} ، كما في الصورة أدناه.

إذا واجهت مشاكل ، يمكنك طلب المساعدة من مسؤول تكنولوجيا المعلومات^{(IT administrator)} لديك بالنقر فوق رابط "البريد الإلكتروني للدعم الفني" . ^{("Email tech support")}سيؤدي هذا إلى فتح عميل البريد الإلكتروني الافتراضي الخاص بك ويمكنك استخدامه لإرسال رسالتك.

ماذا تفعل إذا قال Windows 8.1^{(Windows 8.1)} أن "هناك مشكلة في العثور على خادم مجلدات العمل"^(Folders)

عند إعداد مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، قد تواجه الخطأ التالي: "حدثت مشكلة في العثور على خادم مجلدات العمل".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

إذا كان هذا هو الحال بالنسبة لك ، فانقر أو اضغط ^{(click or tap)} على إدخال عنوان URL لمجلدات العمل^{(Enter a Work Folders URL)} في نافذة إدخال البريد الإلكتروني للعمل .^{(Enter work email)}

بعد ذلك ، أدخل عنوان URL لمجلدات العمل^{(Work Folders URL)} الذي يوفره مسؤول تكنولوجيا المعلومات^{(IT administrator)} في شركتك وانقر فوق ^{(company and click)}التالي^(Next) أو اضغط عليه .

من هنا فصاعدًا ، يُطلب منك تقديم بريدك الإلكتروني وكلمة المرور^{(email and password)} ، كما تمت مشاركته سابقًا في هذه المقالة. اتبع الخطوات التي تمت مشاركتها أعلاه لإنهاء تكوين مجلدات العمل^{(Work Folders)} الخاصة بك .

كيفية استخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} في Windows 8.1

للوصول إلى مجلدات العمل^{(Work Folders)} الخاصة بك ، افتح File Explorer وانتقل إلى هذا الكمبيوتر الشخصي^{(This PC)} . هناك سترى الاختصار إلى " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " .

بمجرد تكوين مجلدات العمل^{(Work Folders)} على أجهزة متعددة ، يمكنك الوصول إلى المستندات من أي من هذه الأجهزة ، وستظل متزامنة بواسطة مجلدات العمل^{(Work Folders)} . من الآن فصاعدًا ، يمكنك العمل مع الملفات الموجودة في مجلدات العمل^{(Work Folders)} كما تفعل مع الملفات العادية.

مزامنة ^(Sync)مجلدات العمل^{(Work Folders)} - كيف تعمل؟

لاختبار ما إذا كانت " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " متزامنة بشكل صحيح ، قم بإنشاء مستند على أحد أجهزة الكمبيوتر لديك واحفظ المستند في موقع " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " .

بعد ذلك ، قم بإنشاء مستند آخر على جهاز آخر ، واحفظه في مجلدات العمل^{(Work Folders)} الخاصة بك . في غضون لحظات قليلة ، من المفترض أن ترى كلا المستندين متاحين في مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، على كلا الجهازين.

في شريط الحالة^{(status bar)} يمكنك عرض حالة المزامنة^{(sync status)} .

عادةً ما تتم مزامنة الملفات تلقائيًا ، ولكن إذا كنت تريد إجراء مزامنة يدوية ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن (أو الضغط مع الاستمرار^{(press and hold)} ) داخل نافذة مجلدات العمل^{(Work Folders)} ثم النقر فوق المزامنة الآن^{(Sync Now)} أو النقر فوقها .

ستتم مزامنة ملفاتك على الفور.

يمكنك أيضًا بدء مزامنة يدوية عن طريق النقر أو النقر فوق ارتباط المزامنة الآن^{(Sync Now)} الموجود في لوحة تحكم مجلدات العمل .^{(Work Folders)}

بعد ذلك ، ستعلمك لوحة التحكم أن الملفات تتم مزامنتها ، كما هو موضح في ^{(Control Panel)}الصورة أدناه^{(image below)} .

يتم عرض ملفاتي باللون الأخضر^(Green) . ماذا يعني^(Mean) ذلك ؟

على الأرجح ، يتم عرض جميع الملفات الموجودة في " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " باللون الأخضر ، وهو لون لا يُستخدم لعرض الملفات في مجلدات أخرى.

لا شيء يدعو للقلق. قام مسؤول تكنولوجيا المعلومات^{(IT administrator)} لديك بإعداد نهج يقوم بتشفير ملفات مجلد العمل^{(Work Folder)} ، بحيث لا يتمكن الأشخاص غير المصرح لهم من الوصول إليها.

في حالة سرقة جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، يمكن للمسؤول إلغاء الوصول إلى هذه الملفات وإزالتها عن بُعد ، حتى لا تقع البيانات الحساسة في الأيدي الخطأ.

كيفية التوقف عن استخدام مجلدات العمل

إذا كنت تريد التوقف عن استخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} على أحد أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة بك ، فيمكن القيام بذلك بسهولة.

انتقل إلى Control Panel -> System and Security -> Work Folders . بعد ذلك ، انقر أو اضغط على الرابط التوقف عن استخدام مجلدات العمل^{(Stop using Work Folders)} .

يظهر مربع حوار^{(dialog box)} يطلب منك تأكيد ما إذا كنت تريد التوقف عن استخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} .

إذا كنت تريد التوقف عن استخدام مجلدات العمل^{(Work Folders)} ، فانقر أو اضغط على ^{(click or tap)} نعم^(Yes) . خلاف ذلك ، اضغط على لا^(No) .

ماذا تفعل إذا قام المسؤول ^{(Administrator Changes)}بتغيير^(Password) كلمة مرور حسابك^(Account)

توجد سياسات لشبكات الأعمال بحيث تضطر إلى تغيير كلمة مرور حسابك بانتظام. أو قد يحدث أنك نسيت كلمة المرور الخاصة بك وقام المسؤول بتغييرها ، وما إلى ذلك.

مهما كان السبب ، عند تغيير كلمة مرور حساب العمل^{(business account)} الخاص بك ، يجب عليك إعادة إدخال بيانات الاعتماد الجديدة حتى تستمر " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " في العمل بشكل جيد.

في مرحلة ما بعد تغيير كلمة المرور الخاصة بك ، عندما تحاول " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " مزامنة ملفاتك ، يتم عرض إشعار يفيد بأن "معلومات تسجيل الدخول إلى مجلدات العمل لم تنجح"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

أيضًا ، عندما تذهب إلى Control Panel -> System and Security -> Work Folders ، سترى أن "المزامنة توقفت. كلمة المرور مطلوبة"^{("Sync stopped. Password needed")} .

لتحديث بيانات الاعتماد الخاصة بك ، انقر أو اضغط على رابط إدارة بيانات الاعتماد^{(Manage credentials)} في العمود الأيسر.

تظهر نافذة أمان Windows ، وتطلب ^{(Windows Security)}اسم المستخدم وكلمة المرور^{(username and password)} الجديدين .

اكتبها وانقر فوق أو انقر فوق موافق^(OK) . بعد مصادقة " مجلدات العمل^{(Work Folders)} " بنجاح مع خادم شركتك ، تستأنف مزامنة ملفاتك.

خاتمة

كما ترى من هذا الدليل ، فإن مجلدات العمل^{(Work Folders)} مفيدة وليس من الصعب إعدادها. على الأقل ليس من جانب العميل^{(client side)} . إذا كانت شركتك تستخدم هذه الخدمة الجديدة ، فيمكنك إعدادها على أي جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز ^{(PC or device)}يعمل بنظام Windows 8.1^{(Windows 8.1)} لإنجاز عملك حتى عندما لا تكون في العمل.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly features in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• كيفية إنشاء رابط إلى ملف أو مجلد أو مكتبة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك

• كيفية تصفح الويب باستخدام تطبيق Internet Explorer 11 في نظام التشغيل Windows 8.1

• قم بتعيين إصدار Internet Explorer الذي تريده كإصدار افتراضي في Windows 8.1

• كيفية تعيين مقدار استخدام مربعات البيانات في نظام التشغيل Windows 8.1

• كيفية تعيين محركات أقراص FTP ومحركات أقراص الشبكة ومشاركات الويب في Windows 10

• كيفية إدارة كلمات المرور المحفوظة بواسطة تطبيق Internet Explorer

• كيفية الوصول إلى المفضلة وإدارتها في تطبيق Internet Explorer

• كيفية استخدام الراوي على أجهزة كمبيوتر سطح المكتب التي تعمل بنظام Windows 8.1

• الدليل الكامل لتخصيص شريط المهام في Windows 8.1 و Windows 7

• كيفية تشغيل أو إيقاف تشغيل الاقتراحات المحسّنة في تطبيق Internet Explorer

• كيفية تثبيت أي مجلد على شريط مهام Windows ، في 3 خطوات

• قم بتغيير موقع الشبكة من خاص إلى عام في Windows 8.1

• تقديم Windows 8.1: كيف يعمل البحث وكيفية استخدامه؟

• قم بتنزيل اختصار سطح المكتب إلى إعدادات / إعدادات الكمبيوتر لنظامي التشغيل Windows 8.1 و Windows 10

• كيفية تعيين Windows 8.1 لعرض المزيد من المربعات على شاشة البدء

• كيفية بدء تشغيل الراوي وتكوينه من خلال إعدادات الكمبيوتر في Windows 8.1

• 9 طرق لبدء تشغيل Internet Explorer في جميع إصدارات Windows

• تقديم Windows 8 و Windows 8.1: 6 طرق للوصول إلى شاشة البدء

• كيفية استخدام شريط المهام في Windows 7 و Windows 8.1

• كيفية تحديد ملفات متعددة على Windows