إذا كنت تستخدم Excel كثيرًا ، فمن المحتمل أنك واجهت موقفًا يكون لديك فيه اسم في خلية واحدة وتحتاج إلى فصل الاسم إلى خلايا مختلفة. هذه مشكلة شائعة جدًا في Excel ، وربما يمكنك إجراء بحث على Google وتنزيل^{(Google search and download)} 100 وحدة ماكرو مختلفة كتبها أشخاص مختلفون للقيام بذلك نيابة عنك.

ومع ذلك ، في هذا المنشور ، سأوضح لك كيفية إعداد صيغة حتى تتمكن من القيام بذلك بنفسك وفهم ما يجري بالفعل. إذا كنت تستخدم Excel كثيرًا ، فمن المحتمل أن تكون فكرة جيدة أن تتعلم بعض الوظائف الأكثر تقدمًا حتى تتمكن من القيام بأشياء أكثر إثارة للاهتمام باستخدام بياناتك.

إذا كنت لا تحب الصيغ وتريد حلاً أسرع^{(quicker solution)} ، فقم بالتمرير لأسفل إلى قسم Text to Columns ، والذي يعلمك كيفية استخدام ميزة Excel^{(Excel feature)} للقيام بنفس الشيء. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل أيضًا استخدام ميزة النص إلى أعمدة إذا كان لديك أكثر من عنصرين في خلية تحتاج إلى فصلهما. على سبيل المثال ، إذا كان أحد الأعمدة يحتوي على 6 حقول مجتمعة معًا ، فسيصبح استخدام الصيغ أدناه فوضويًا ومعقدًا حقًا.^{(formulas below)}

أسماء منفصلة في Excel

للبدء ، دعنا نرى كيف يتم عادةً تخزين الأسماء في جدول بيانات Excel^{(Excel spreadsheet)} . الطريقتان الأكثر شيوعًا التي رأيتها هما الاسم الأخير^(firstname) بالاسم الأخير بمسافة واسم العائلة فقط ،^(lastname) والاسم الأول ^(lastname)بفاصلة^(firstname) تفصل بين الاثنين. كلما رأيت اسمًا أوليًا متوسطًا ، فإنه عادةً ما يكون الاسم ^(lastname)الأخير ^(firstname) متوسط ​​المدى^(midinitial) كما هو موضح أدناه :

باستخدام بعض الصيغ البسيطة والجمع بين اثنين منها معًا ، يمكنك بسهولة فصل الاسم الأول واسم العائلة والاسم الأوسط في خلايا منفصلة في Excel . لنبدأ باستخراج الجزء الأول من الاسم. في حالتي ، سنستخدم وظيفتين: اليسار والبحث^{(left and search)} . منطقيًا ، إليك ما يتعين علينا القيام به:

ابحث^(Search) في النص في الخلية عن مسافة أو فاصلة^{(space or comma)} ، وابحث عن الموضع ثم احذف جميع الأحرف الموجودة على يسار هذا الموضع.

إليك صيغة بسيطة تنجز المهمة بشكل صحيح: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) ، حيث NN هي الخلية التي تحتوي على الاسم المخزن فيها. -1 موجود لإزالة المسافة الزائدة أو الفاصلة^{(space or comma)} في نهاية السلسلة.

كما ترى ، نبدأ بالدالة اليسرى^{(left function)} ، والتي تأخذ وسيطين: السلسلة وعدد الأحرف التي تريد التقاطها بدءًا من بداية السلسلة. في الحالة الأولى ، نبحث عن مسافة باستخدام علامات الاقتباس المزدوجة ووضع مسافة بينهما. في الحالة الثانية ، نبحث عن فاصلة بدلاً من مسافة. إذن ما هي نتيجة السيناريوهات الثلاثة التي ذكرتها؟

حصلنا على الاسم الأول من الصف 3^{(row 3)} ، والاسم الأخير من الصف 5^{(row 5)} والاسم الأول من الصف 7^{(row 7)} . رائعة! بناءً على كيفية تخزين بياناتك ، فقد قمت الآن باستخراج إما الاسم الأول أو الاسم الأخير. الآن للجزء التالي. إليك ما يتعين علينا فعله منطقيًا الآن:

- ابحث^(Search) في النص في الخلية عن مسافة أو فاصلة^{(space or comma)} ، وابحث عن الموضع ثم اطرح الموضع من إجمالي طول السلسلة. إليك ما ستبدو عليه الصيغة:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

والآن نستخدم الدالة الصحيحة. يأخذ هذا وسيطتين أيضًا: السلسلة وعدد الأحرف التي تريد التقاطها بدءًا من نهاية السلسلة التي تتجه إلى اليسار. لذلك نريد طول السلسلة مطروحًا منها موضع المسافة أو الفاصلة^{(space or comma)} . سيعطينا ذلك كل شيء على يمين المساحة أو الفاصلة^{(space or comma)} الأولى .

رائع^(Great) ، الآن لدينا الجزء الثاني من الاسم! في الحالتين الأوليين ، لقد انتهيت كثيرًا ، ولكن إذا كان هناك حرف أولي متوسط ​​في الاسم ، يمكنك أن ترى أن النتيجة لا تزال تتضمن الاسم الأخير مع الحرف الأول الأوسط. إذن كيف نحصل على الاسم الأخير ونتخلص من الحرف الأول الأوسط؟ سهل! ما عليك سوى^(Just) تشغيل نفس الصيغة مرة أخرى التي استخدمناها للحصول على القسم الثاني من الاسم.

لذلك نحن نقوم بعمل حق آخر وهذه المرة نطبق الصيغة على خلية الاسم^{(name cell)} الأول والأخير المدمجة . سيجد المسافة بعد الحرف الأوسط ثم يأخذ الطول مطروحًا منه موضع مسافة عدد^{(space number)} الأحرف من نهاية السلسلة.

لذلك هناك لديك! لقد قمت الآن بتقسيم الاسم الأول واسم العائلة إلى أعمدة منفصلة باستخدام بعض الصيغ البسيطة في Excel ! من الواضح أنه لن يتم تنسيق نص كل شخص بهذه الطريقة ، ولكن يمكنك بسهولة تعديله ليناسب احتياجاتك.

نص إلى أعمدة

هناك أيضًا طريقة سهلة أخرى يمكنك من خلالها فصل النص المدمج إلى أعمدة منفصلة في Excel . إنها خاصية مميزة تسمى Text to Columns وهي تعمل بشكل جيد للغاية. كما أنه أكثر فاعلية إذا كان لديك عمود يحتوي على أكثر من جزأين من البيانات.

على سبيل المثال ، يوجد أدناه بعض البيانات حيث يحتوي صف واحد^{(one row)} على 4 أجزاء من البيانات والصف الآخر يحتوي على 5 أجزاء من البيانات. أود تقسيم ذلك إلى 4 أعمدة و 5 أعمدة ، على التوالي. كما ترى ، فإن محاولة استخدام الصيغ أعلاه ستكون غير عملية.

في Excel ، حدد أولاً العمود الذي تريد فصله. بعد ذلك ، امض قدمًا وانقر فوق علامة التبويب البيانات^(Data) ثم انقر فوق Text to Columns .

سيؤدي ذلك إلى إظهار معالج النص إلى الأعمدة^{(Columns wizard)} . في الخطوة 1^{(step 1)} ، تختار ما إذا كان الحقل محددًا أم عرضًا ثابتًا. في حالتنا ، سنختار محدد^(Delimited) .

في الشاشة التالية ، ستختار المحدد. يمكنك الاختيار من علامة تبويب أو فاصلة منقوطة أو فاصلة أو مسافة أو كتابة واحدة مخصصة^{(custom one)} .

أخيرًا ، تختار تنسيق البيانات للعمود. في العادة ، سيعمل " عام " بشكل جيد مع معظم أنواع البيانات. ^(General)إذا كان لديك شيء محدد مثل التواريخ ، فاختر هذا التنسيق.

انقر فوق " إنهاء^(Finish) " ولاحظ كيف يتم فصل بياناتك بطريقة سحرية إلى أعمدة. كما ترى ، تحول أحد الصفوف إلى خمسة أعمدة والآخر إلى أربعة أعمدة. تعتبر ميزة Text to Columns^{(Columns feature)} قوية جدًا ويمكن أن تجعل حياتك أسهل كثيرًا.

إذا كنت تواجه مشكلات في فصل الأسماء غير الموجودة بالتنسيق أعلاه ، فقم بإرسال تعليق ببياناتك وسأحاول مساعدتك. استمتع!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, yoυ have probably run across a situation where you have a name in a single cell and you need to separate the name into different cells. This is a vеry common issue in Excel and you can probably do a Google search and download 100 different mаcros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيف اصنع Histogram في Excel

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية استخدام COUNTIFS و SUMIFS و AVERAGEIFS في Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks لتنظيم ديك ملاحظات أفضل

• أفضل 40 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel

• استخدم نافذة مراقبة Excel لمراقبة الخلايا المهمة في مصنف

• استخدم وظائف التلخيص لتلخيص البيانات في Excel

• البرنامج التعليمي لأساسيات Microsoft Excel - تعلم كيفية استخدام Excel

• تنسيق الخلايا باستخدام التنسيق الشرطي في Excel

• عرض العمود احتواء تلقائي ومرتفعات الصف في Excel

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• كيفية البحث عن النطاق وحسابه في Excel

• كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• كيفية استخدام دالة YEARFRAC في Excel

• كيفية تسجيل Macro في Excel