كل ما تفعله يولد البيانات في مكان ما. تلك البيانات ، عند جمعها وتحليلها ، تصبح معلومات. يمكن أن تخبر هذه المعلومات شخصًا عنك أكثر مما تريده على الأرجح.

يمكن للمعلومات التي يتم جمعها بمرور الوقت أن تخبر شخصًا بكل شيء^{(someone everything)} عنك ويمكن استخدامها لمساعدتك أو إلحاق الأذى بك. تُعرف هذه البيانات باسم البيانات الوصفية.

ما هي البيانات الوصفية؟

البيانات الوصفية^(Metadata) هي بيانات حول البيانات. ألا تكره^(Don) عندما يستخدم الناس كلمة لتعريف تلك الكلمة؟ البيانات^(Data) هي حقائق موضوعية تمامًا. لا يمكن المتنازع عليها بشكل معقول. واحد يساوي واحد والصفر يساوي صفرًا. درجة الحرارة ما هي عليه. تاريخ اليوم هو تاريخ اليوم. تحصل على هذه النقطة.

البيانات الوصفية^(Metadata) هي حقائق حول جزء واحد من البيانات. دعنا نوضح ذلك بمثال كتابة حرف في Microsoft Word .

تكتب رسالة لإرسالها إلى السلطات بشأن شيء ما يحدث في العمل غير أخلاقي ، وربما غير قانوني. نعم ، لقد أصبحنا دراماتيكيين على الفور.

الرسالة عبارة عن معلومات مكونة من الأحرف التي كتبتها بترتيب معين. يتم إنشاء الأحرف التي كتبتها بواسطة مجموعة من الآحاد والأصفار. الآحاد والأصفار هي البيانات التي تشكل المعلومات الواردة في الحرف.

عندما يتم تحويل الآحاد والأصفار إلى الحرف ، توجد بيانات أخرى حول الحرف الذي يتم إنشاؤه. تتضمن بعض هذه البيانات الوصفية عندما قمت بكتابة الحرف ، ومن كتب الحرف ، ومتى تم حفظه آخر مرة ، وما هو إصدار Word الذي تم إنشاؤه فيه ، كل هذه بيانات حول البيانات أو البيانات الوصفية.

ماذا تفعل البيانات الوصفية؟

في Microsoft Office ، توجد معظم البيانات الوصفية لصالحك فقط. يمكن أن يساعدك في العثور على أحدث إصدار من المستند أو معرفة من قام بإنشاء المستند حتى تتمكن من طرح أسئلة عليه. يساعد على تتبع التعديلات أو التعليقات على المستندات.

يتم استخدامه أيضًا بواسطة برنامج Office^{(Office program)} والبرامج الأخرى للعمل مع المستند. يستخدم Windows Explorer المعلومات لتصنيف المستندات وفرزها ، على سبيل المثال.

لماذا أرغب في إزالة البيانات الوصفية^(Metadata) ؟

دعنا نعود إلى الرسالة التي ترسلها إلى السلطات حول شيء سطحي يحدث في العمل. أنت تفعل ذلك دون الكشف عن هويتك لأنك تخشى الانتقام ، أو أنك لا تريد أن تتورط أكثر من مجرد لفت انتباه^{(’ attention)} السلطات إلى الأمر . إنه صافرة.

تذهب بعيدًا وتحصل على عنوان بريد إلكتروني مؤقت وترسله من كمبيوتر عام إلى مكتبة لتغطية مساراتك. بسبب البيانات الوصفية ، قد يحتوي المستند على معلومات يمكن استخدامها لربطه بك مرة أخرى. حتى أنه قد لا يزال اسمك مرفقًا به.

والأسوأ من ذلك ، أن التغييرات التي أجريتها على المستند ، على الرغم من أنها لم تعد مرئية لك ، قد تظل موجودة في المستند. إذا كتبت فقرة عن شيء خاص بك ثم أزلته لأنه يمكن استخدامه لتحديد هويتك ، فقد يظل جزءًا من الملف في شكل بيانات وصفية.

كيف يمكنني عرض بيانات تعريف Office؟

فيما يلي قائمة بالطرق لمعرفة البيانات الوصفية المرفقة بملفات Word أو Excel أو PowerPoint . تعد البيانات الوصفية^(Metadata) المحيطة بالبريد الإلكتروني المرسل من Outlook أكثر تعقيدًا وتتجاوز نطاق هذه المقالة.

اعرض البيانات الوصفية^{(View Metadata)} في Word أو Excel أو PowerPoint

مع فتح المستند أو المصنف أو العرض التقديمي الذي تريد التحقق منه:

انقر فوق ملف^{(File )} في الزاوية العلوية اليسرى.

في شاشة المعلومات^{(Info )} ، سترى الكثير من المعلومات مثل الحجم^(Size) والصفحات والكلمات وإجمالي ^(Pages)وقت التحرير^{(Total Editing Time)} وآخر تعديل تم^(Modified) إنشاؤه والأشخاص^(Created) ذوي الصلة من بين بيانات أخرى .^(Words)

ضمن تلك البيانات ، انقر فوق إظهار جميع الخصائص^{(Show All Properties)} لرؤية المزيد من البيانات.
ملاحظة: ^(NOTE:) انتبه^{(Pay attention)} إلى بيانات النموذج^(Template) . إذا استخدمت نموذجًا يحتوي على اسمك أو اسم شركة^{(company name)} في اسم الملف الخاص بها ، فقد يتم تتبع ذلك لك.

اعرض البيانات الوصفية في مستكشف Windows

افتح مستكشف Windows^{(Windows Explorer)} وانتقل إلى المكان الذي قمت فيه بحفظ الملف.

انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} الملف وانقر^{(file and click)} فوق خصائص^(Properties) .

في نافذة الخصائص^{(Properties window)} ، انقر فوق علامة التبويب التفاصيل . ^(Details)سترى جميع البيانات الوصفية في قائمة مضغوطة وموجزة.

عرض جميع البيانات^{(View All Metadata)} الوصفية لملفات Word أو Excel أو PowerPoint

لغة التوصيف^{(Markup Language)} القابلة للتوسيع ( XML ) هي المستند الفعلي لتخزين البيانات الوصفية في الحوسبة. يرافق جميع أنواع الملفات وملفات Microsoft Office ليست استثناء.

عرض مستندات XML هذه سهل بشكل مدهش. لنفعل ذلك بملف Word^{(Word file)} .

1. افتح مستكشف Windows^{(Windows Explorer)} وانتقل إلى المكان الذي قمت فيه بحفظ الملف.
2. قم بعمل نسخة من الملف ، حتى لا تتلف الملف الأصلي عن طريق الخطأ.
3. حدد ملف النسخ^{(copy file)} واضغط على الزر F2 على لوحة المفاتيح أو انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد ^{(file and select)} إعادة تسمية^(Rename) .

قم بتغيير امتداد الملف من .docx إلى .zip . نعم ، كل نوع ملف Office^{(Office filetype)} ينتهي بـ x هو ملف مضغوط يحتوي على مستندات XML. ستتلقى تحذيرًا بشأن القيام بذلك. انقر فوق "نعم"^(Yes) .

انقر بزر الماوس الأيمن على الملف وحدد استخراج الكل ...^{(Extract All…)}

في النافذة التي تفتح ، سيطلب منك المكان الذي تريد حفظ الملفات المستخرجة فيه وما إذا كنت تريد إظهار الملفات المستخرجة عند الانتهاء. القيم الافتراضية جيدة. انقر فوق استخراج^(Extract) .

بمجرد الانتهاء من الاستخراج ، سترى ثلاثة مجلدات وملف XML^{(XML file)} . استكشف في هذه الملفات لمعرفة المعلومات المخزنة هناك. إذا قمت بالنقر نقرًا مزدوجًا فوق ملف XML^{(XML file)} ، فمن المحتمل أن يتم فتحه في Internet Explorer .

سيبدو الأمر غريبًا ، لكن يجب أن تكون قادرًا على فهم ما تعنيه معظم المعلومات. يوجد ملفان XML قد يحتويان على اسمك: core.xml في مجلد docProps ، و ^(docProps)document.xml و people.xml ، وكلاهما في مجلد الكلمات .^(word)

كيفية حذف البيانات الوصفية^{(Delete Metadata)} من Microsoft Word أو Excel أو PowerPoint

لقد استغرق الوصول إلى هنا وقتًا طويلاً ، ولكن إذا كنت ستفعل شيئًا كهذا ، فيجب أن تعرف السبب بالضبط. دعنا نتعامل معها.

احذف البيانات الوصفية^{(Delete Metadata)} في Word أو Excel أو PowerPoint

انقر فوق ملف^{(File )} في الزاوية العلوية اليسرى.

في صفحة المعلومات^{(Info )} ، انقر فوق التحقق من وجود مشكلات^{(Check for Issues)} على اليسار بالقرب من منتصف الصفحة.

انقر فوق فحص المستند^{(Inspect Document)} . سيتم فتح نافذة Document Inspector .

 تأكد^(Make) من تحديد جميع مربعات الاختيار في فاحص المستند^{(Document Inspector)} ، ثم انقر فوق الزر فحص^(Inspect) .

بمجرد انتهاء فاحص المستند^{(Document Inspector)} ، سترى معلومات^{(see information)} حول نوع البيانات التي وجدها. تعني علامة اختيار خضراء في دائرة أنه لم يعثر على بيانات من هذا النوع. تعني علامة التعجب^{(exclamation mark)} الحمراء أنها عثرت على بيانات من هذا النوع. بجانب وصف نوع البيانات هذا ، سترى الزر " إزالة الكل ".^{(Remove All)}

انقر فوق^(Click) ذلك لإزالة جميع البيانات من هذا النوع. قد يكون هناك العديد من هذه الأزرار ، لذا قم بالتمرير لأسفل للتأكد من حصولك عليها جميعًا.

بعد إزالة البيانات الوصفية ، قد ترغب في النقر فوق الزر إعادة الفحص^{(Reinspect )} ، فقط للتأكد من أنها لم تفوت أي شيء^{(t miss anything)} .

احفظ المستند الآن لضمان عدم إعادة إدخال البيانات.

كيفية التأكد^(Metadata) من حذف البيانات الوصفية^(Certain)

انتقل من خلال الخطوات المذكورة أعلاه لعرض جميع البيانات الوصفية في Word أو Excel أو PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . عند فحص ملفات core.xml و document.xml و people.xml ، يجب أن ترى أنه لا توجد بيانات شخصية في المستند بعد الآن.

إذا قمت بتغيير الامتداد مرة أخرى من .zip إلى .docx ، فستتمكن من فتح الملف بشكل طبيعي في Word مرة أخرى.

كيفية حذف البيانات الوصفية^{(Delete Metadata)} في مستكشف Windows^{(Windows Explorer)}

هذه طريقة جيدة إذا كنت تريد إزالة البيانات الوصفية من عدة ملفات بسرعة. يمكن القيام بذلك لملفين أو أكثر في غضون ثوانٍ.

افتح مستكشف Windows وانتقل^{(Windows Explorer and navigate)} إلى الملف الذي تريد إزالة البيانات الوصفية منه. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} الملف وانقر^{(file and click)} فوق خصائص^(Properties) .

في نافذة الخصائص^{(Properties window)} ، انقر فوق علامة التبويب التفاصيل^(Details) ثم انقر فوق إزالة الخصائص والمعلومات الشخصية^{(Remove Properties and Personal Information)} .

يمكنك إزالة المعلومات بطريقتين. يمكنك إزالة البيانات الأولية من الملف الأصلي أو عمل نسخة من الملف بدون أي بيانات أولية.

إزالة البيانات الوصفية من الملف الأصلي

حدد إزالة الخصائص التالية من هذا الملف:^{(Remove the following properties from this file:)} ثم حدد المربعات التي تريدها فقط أو انقر فوق الزر تحديد الكل^{(Select All )} . ثم انقر فوق "موافق"^(OK) .

قم بعمل نسخة بدون بيانات وصفية

سيؤدي ذلك إلى إنشاء نسخة من الملف وإضافة كلمة نسخ^(Copy) إلى نهاية اسم الملف. لن تحتوي تلك النسخة على أي بيانات وصفية مرتبطة بها.

في نافذة إزالة الخصائص^{(Remove Properties)} ، حدد إنشاء نسخة مع إزالة جميع الخصائص الممكنة^{(Create a copy with all possible properties removed)} ، ثم انقر فوق الزر موافق^(OK) .

قارن خصائص النسخة الأصلية والنسخة لترى الفرق.

في واضح؟

هل هذا يعني أنك في وضع واضح؟ لا يمكن تحديد هويتك الآن من الوثيقة؟ من الصعب قول ذلك. ما ستفعله بالمستند التالي سيحدد ذلك.

أي معالجة رقمية أخرى للمستند ، مثل إرسالها بالبريد الإلكتروني ، يمكن أن تضيف البيانات الوصفية مرة أخرى إلى السلسلة. خيار قابل للتطبيق هو طباعة المستند وإرساله بالبريد^{(document and mail)} . من الصعب الحصول على البيانات الوصفية من الورق.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything yoυ do generates data somewhere. That data, when cоllected and analyzed, becomes information. That informatіon can tell someone more about yoυ than you probablу want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• ما هو أحدث إصدار من Microsoft Office؟

• ما هو إصدار Microsoft Office الذي أملكه؟

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية إنشاء Distribution List في Outlook

• كيفية إضافة السرد الصوتي إلى عرض تقديمي في PowerPoint

• ربط الخلايا بين الأوراق والمصنفات في Excel

• ما هي Myanalytics مايكروسوفت وكيفية استخدامها؟

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية Group Worksheets في Excel

• 4 Ways لتشغيل Microsoft Teams Poll خلال الاجتماعات

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية إضافة Headers and Footers في PowerPoint

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• ابحث في البريد الإلكتروني في Outlook حسب المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم والمزيد

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيفية إدراج توقيع في Microsoft Word Document

• كيفية الإصلاح عند فتح Word في وضع القراءة فقط

• كيفية جعل Booklet في Word