يمكن أن يكون الاحتفاظ بنسخة شخصية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مفيدًا عندما تحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا. على سبيل المثال ، قد ترغب في توثيق عينات لعملك التالي ، أو حفظ المشاريع التي عملت عليها ، أو الاحتفاظ بالتعليقات التي تلقيتها.

هناك عدة طرق يمكنك استخدامها لعمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل^{(back up your work emails)} . واحد منهم هو حفظه كملف PDF . إذا كان بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل ، فستحتاج إلى مراجعة مشرفك أو قسم تكنولوجيا المعلومات قبل إنشاء أرشيفات لبريدك الإلكتروني فقط لتجنب أي تداعيات قانونية. 

مهما كان السبب ، سنوضح لك كيفية حفظ البريد الإلكتروني كملف PDF في بضع خطوات سهلة.

كيفية حفظ بريد إلكتروني كملف PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

سيشرح هذا الدليل كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات PDF^(PDFs) على تطبيق Gmail أو Outlook أو Mail لنظام التشغيل Mac^(Mac) .

Outlook (نظام التشغيل Windows)^{(Outlook (Windows))}

يمكنك حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف PDF من Outlook على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف باستخدام هذه الخطوات.

1. افتح رسالة البريد الإلكتروني التي تريد حفظها كملف PDF ثم حدد ملف^(File) > طباعة^(Print) . 

1. حدد Microsoft Print to PDF في القائمة المنسدلة ضمن قسم الطابعة^(Printer) . 

1. بعد ذلك ، حدد طباعة^(Print) . 

1. انتقل إلى المجلد الذي تريد حفظ ملف PDF فيه في مربع ^(PDF)Save Print Output As .

1. يمكنك إعادة تسمية الملف في حقل اسم الملف^{(File Name)} ثم تحديد حفظ^(Save) لإحداث التغييرات. 

في الإصدارات السابقة من Outlook (2010 أو ما قبله) ، تحتاج إلى حفظ رسالة البريد الإلكتروني كملف HTML ثم تغييرها إلى ملف PDF . 

1. حدد ملف^(File) > حفظ^{(Save As)} باسم في نافذة رسالة البريد الإلكتروني. 

1. انتقل إلى المربع حفظ^{(Save As)} باسم وابحث عن المجلد الذي تريد حفظ ملف PDF فيه . أعد تسمية ملف PDF في حقل اسم الملف^{(File Name)} وحدد HTML في القائمة المنسدلة  حفظ كنوع .^{(Save as Type)}

1. حدد حفظ^(Save) ، وافتح مستند Word ، وحدد ملف^(File) > فتح^(Open) ، ثم حدد ملف ^(file)HTML الذي حفظته مسبقًا. 

1. حدد ملف^(File) > حفظ^{(Save As)} باسم ، واختر الموقع^(location) الذي تريد حفظ الملف فيه ، ثم حدد PDF في القائمة المنسدلة  حفظ ^{(Save as)} كنوع .^(Type)

1. حدد حفظ^(Save) وتحقق من ملف PDF في المجلد الذي حددته.

ملاحظة^(Note) : إذا كنت تستخدم Outlook 2007 ، فقد تجد صعوبة في العثور على خيار حفظ بريد إلكتروني كملف PDF . بدلاً من ذلك ، يمكنك نسخ رسالة البريد الإلكتروني ولصقها في مستند Word^(Word) ثم حفظ المستند كملف PDF . لن تحتوي الرسالة على رأس ، ولكن يمكنك كتابتها في مستند Word^(Word) يدويًا.

أوتلوك (ماك)^{(Outlook (Mac))}

تختلف الخطوات قليلاً إذا كنت تستخدم Outlook على جهاز Mac وتريد حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف PDF . 

1. افتح رسالة البريد الإلكتروني التي تريد حفظها كملف PDF في Outlook وحدد ملف^(File) > طباعة^(Print) . 

1. بعد ذلك ، حدد حفظ بتنسيق PDF^{(Save as PDF)} في قائمة PDF المنسدلة.

1. أدخل اسم ملف^{(file name)} PDF الذي تريد حفظه. 

1. حدد السهم الموجود بجانب المكان^(Where) وانتقل إلى المجلد الذي تريد حفظ ملف PDF الخاص بك .

1. بعد ذلك ، حدد حفظ^(Save) .

تطبيق البريد ^{(Mail App )}

تطبيق البريد^(Mail) متاح لمستخدمي أجهزة macOS و iOS. يمكنك أيضًا حفظ رسالة بريد إلكتروني من تطبيق Mail كملف ^(Mail)PDF على جهاز Mac^(Mac) أو iPhone / iPad.

ماك^(Mac)

إذا كنت تريد حفظ بريد إلكتروني كملف PDF لاستخدامه في مكان آخر أو تخزينه للرجوع إليه في المستقبل ، فاستخدم هذه الخطوات.

1. افتح تطبيق البريد^(Mail) وحدد محادثة^{(email conversation)} (محادثات) البريد الإلكتروني التي تريد حفظها كملف PDF.

1. حدد ملف^(File) > تصدير بتنسيق PDF^{(Export as PDF)} لحفظ البريد الإلكتروني كملف PDF.

iOS (iPhone/iPad)

إذا كنت تستخدم تطبيق Mail على جهاز iOS الخاص بك ، فلا يزال بإمكانك حفظ بريد إلكتروني كملف PDF .

1. افتح تطبيق Mail على جهاز iPhone / iPad ، وحدد رسالة البريد الإلكتروني التي تريد حفظها.
2. اضغط على السهم^(arrow) السفلي .

1. بعد ذلك ، انقر فوق طباعة^(Print) من القائمة.

1. ستظهر شاشة وثيقة الطباعة. الآن ، يجب عليك تكبير رسالة البريد الإلكتروني عن طريق الضغط للخارج من المركز.

1. عند القيام بذلك ، ستظهر شاشة جديدة سيتم تحويل البريد الإلكتروني إلى ملف PDF . كل^(All) ما عليك فعله الآن هو مشاركة ملف PDF^(PDF) . اضغط على مشاركة^(Share) في الجانب الأيمن العلوي من الشاشة. 

1. بعد ذلك ، انقر فوق حفظ في الملفات^{(Save to Files)} في قائمة المشاركة^{(Share Menu)} .

1. حدد مجلدًا وانقر فوق حفظ^(Save) . 

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام تطبيق Shortcuts لحفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات PDF . 

1. افتح Shortcuts على جهاز iPhone / iPad الخاص بك وانقر على النقاط الثلاث بجوار اختصار Make PDF .

1. اضغط على النقاط الثلاث^{(three dots)} في أعلى الجانب الأيمن من الشاشة ثم قم بتبديل خيار إظهار في ورقة المشاركة^{(Show in Share Sheet)} إلى تشغيل^(On) . 

بريد جوجل^(Gmail)

إذا كنت تستخدم Gmail باعتباره تطبيق البريد الإلكتروني الافتراضي ، فيمكنك حفظ رسالة البريد الإلكتروني كملف PDF على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز المحمول.

شبابيك^(Windows)

إذا كنت تستخدم Gmail على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows 10^{(Windows 10)} ، فيمكنك حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف PDF في بضع خطوات سريعة. 

1. افتح رسالة البريد الإلكتروني وحدد المزيد^(More) (ثلاث نقاط) بجوار أيقونة  الرد .^(Reply)

1. بعد ذلك ، حدد طباعة^(Print) . 

ملاحظة^(Note) : إذا كنت تريد طباعة سلسلة رسائل بريد إلكتروني بالكامل ، فحدد طباعة^(Print) الكل. 

1. في مربع حوار الطباعة الذي يظهر ، حدد Microsoft Print to PDF كوجهة الطباعة. 

ملاحظة^(Note) : حدد Ctrl + P إذا كنت لا ترى مربع حوار الطباعة 

1. حدد طباعة^(Print) . 

ماك^(Mac)

تختلف خطوات حفظ البريد الإلكتروني كملف PDF في Gmail قليلاً عن Windows على جهاز Mac .

1. افتح رسالة البريد الإلكتروني وحدد المزيد^(More) (ثلاث نقاط) 

1. حدد طباعة^(Print) . 

1. حدد القائمة المنسدلة PDF ثم حدد ^(PDF)حفظ بتنسيق PDF^{(Save as PDF)} . 

1. بعد ذلك ، حدد مجلدًا ستحفظ فيه ملف ^(folder)PDF الخاص بك ، ثم اختر حفظ^(Save) .

ذكري المظهر^(Android)

إذا كان لديك جهاز Android وتستخدم تطبيق Gmail ، فيمكنك حفظ رسالة بريد إلكتروني كملف PDF على هاتفك أو جهازك اللوحي. 

1. افتح محادثة البريد الإلكتروني في Gmail وحدد المزيد^(More) (ثلاث نقاط)> طباعة^(Print) .

1. بعد ذلك ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة^{(drop-down arrow)} أعلى الجانب الأيمن.

1. اضغط على حفظ كملف PDF^{(Save as PDF)} .

1. بعد ذلك ، اضغط على PDF أو أيقونة الطباعة.

1. حدد موقعًا لحفظ ملف PDF الخاص بك . 

iOS

في Gmail لـ iOS ، يمكنك حفظ أو طباعة رسالة بريد إلكتروني كملف PDF . 

1. افتح رسالة البريد الإلكتروني في Gmail وانقر فوق المزيد^(More) (ثلاث نقاط).

1. اضغط على طباعة^(Print) .

1. بعد ذلك ، انقر فوق AirPrint^(AirPrint) .

1. قم بقرص وتكبير الصور المصغرة للصفحات التي تراها في شاشة خيارات ^(Options)الطابعة^(Printer) لتحويل رسالة البريد الإلكتروني إلى PDF .

1. اضغط على مشاركة^(Share) في شاشة معاينة PDF.

1. بعد ذلك ، انقر فوق حفظ في الملفات^{(Save to Files)} لحفظ ملف PDF الخاص بك محليًا.

احتفظ بهذه الرسائل الإلكترونية كوثائق لاستخدامها في المستقبل^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

يعد حفظ رسائل البريد الإلكتروني كملفات PDF طريقة ملائمة للنسخ الاحتياطي أو مشاركة رسائل معينة أو لمجرد تسهيل الوصول إليها. 

تحقق من المزيد من الأدلة حول كيفية تحرير ملف PDF^{(edit a PDF)} أو تحويل ملف PDF إلى ملف Word^{(convert a PDF to a Word file)} أو إدراج ملف PDF في مستند Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

هل كان^(Was) هذا الدليل مفيدًا؟ شارك معنا في تعليق.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copy оf your emails can come in handy when you need to rеfer to them lаter. For example, you may wish to doсυment samples for your next job, save рrojеcts you worked on, оr retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• كيفية الكتابة أو الرسم على ملف PDF في نظامي Mac و Windows

• كيفية إنشاء ملف PDF قابل للتعبئة مجانًا

• 4 طرق لتحرير ملف PDF

• كيفية مسح صفحات متعددة في ملف PDF واحد

• Optimize، ضغط وتقليل PDF File size في Windows 10

• كيفية تحويل أو حفظ صورة كملف PDF

• كيفية إصلاح "لا يمكن حفظ ملف مكتبة iTunes" في نظام التشغيل Windows 10

• ما هو ملف CFG وكيفية فتحه على نظامي التشغيل Windows و Mac

• كيفية حماية ملف PDF بكلمة مرور للحفاظ عليه آمنًا

• كيفية إرسال ملف PDF إلى جهاز Kindle

• كيفية حفظ صفحة ويب كملف PDF على نظامي Mac و Windows

• حظر تنزيلات الملفات في Internet Explorer

• كيفية إصلاح ملف Outlook PST التالف أو التالف

• كيفية فتح ملف JAR على نظام Windows

• 5 Way لاستخراج Images من PDF File

• كيفية إرسال ملفات كبيرة جدًا بالنسبة إلى البريد الإلكتروني

• احفظ قائمة العمليات الجارية في ملف نصي في Windows

• قم بإنشاء ملف ISO من مجلد في Windows

• كيفية فتح ملف مغلق عند استخدامه من قبل برنامج آخر

• ما هو الملف القابل للتنفيذ وكيفية إنشاء واحد