يتيح لك دمج البريد في Microsoft Word إرسال رسائل ورسائل بريد إلكتروني مخصصة دون الحاجة إلى تخصيص كل حرف. يمكنك تحضير المستند بالطريقة التي تريدها وإضافة عناصر نائبة لحقول البيانات المختلفة التي تريد تعبئتها ديناميكيًا من مصدر بيانات.

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد حرف واحد لجميع أصدقائك يسألون فيه عن أحوالهم ولكن مع القدرة على تغيير الأسماء والمدن ديناميكيًا في الرسالة. بهذه الطريقة ، ستذكر رسالتك العامة الموجهة إلى جون^(John) اسمه ومدينته ، وستحمل الرسالة نفسها الموجهة إلى مايك اسم ^(Mike)مايك ومدينته^(Mike) في رسالته.

قم بإنشاء قائمة المستلمين في جدول بيانات Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

ستحتاج إلى جمع قائمة بالمستلمين وبياناتهم في مصدر بيانات واحد. طريقة سهلة للقيام بذلك هي إنشاء جدول بيانات Microsoft Excel وإضافة جميع بيانات المستلمين إليه. يمكنك بعد ذلك استرداد بيانات Excel هذه إلى حرف دمج البريد^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} في Microsoft Word.

1. استخدم البحث في قائمة ابدأ^{(Start Menu)} للبحث عن Microsoft Excel وفتحه .

1. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية^(Home) في الشريط الجانبي الأيسر واختر مصنف فارغ^{(Blank workbook)} من الجزء الأيمن. سيؤدي هذا إلى إنشاء ورقة عمل فارغة لك.

1. ابدأ^(Start) في إدخال البيانات لمستلمي دمج البريد. تأكد^(Make) من استخدام الصف الأول لرؤوس البيانات الخاصة بك. إذا كنت ستدخل اسم شخص ما ، فاستخدم الاسم^(Name) كرأس في الصف الأول ، وهكذا.

1. في المثال التالي ، قمنا بإنشاء جدول ببعض البيانات لأربعة أشخاص. سننشئ خطاب دمج بريد مخصص لكل من هؤلاء الأشخاص في Microsoft Word .

1. انقر فوق قائمة File في الجزء العلوي ، واختر Save من الشريط الجانبي الأيسر ، وانقر فوق الزر Browse .

1. انتقل^(Navigate) إلى سطح المكتب ، وأدخل اسمًا لجدول بيانات Excel ، وانقر فوق الزر " حفظ^(Save) " لحفظ جدول البيانات على سطح المكتب. سيؤدي ذلك إلى تسهيل العثور على جدول البيانات عند استخدامه في Microsoft Word .

1. يمكنك إغلاق Microsoft Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

قم بإعداد المستند الخاص بك في Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

ستحتاج إلى كتابة خطاب عام تريد إرساله إلى كل مستلم^{(send to each of your recipients)} . يجب أن يحتوي هذا الخطاب على المعلومات المشتركة بين جميع المستلمين. تتضمن بعض الأمثلة كتابة سطر الترحيب ، والسؤال عن حالهم ، ومشاركة أفكارك ، وما إلى ذلك.

اترك الحقول فارغة حيث تريد أن تظهر معلومات المستلمين. ستضيف ذلك لاحقًا عند بدء دمج البريد في Microsoft Word .

1. قم بتشغيل Microsoft Word من قائمة ابدأ^{(Start Menu)} على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

1. انقر فوق الصفحة الرئيسية^(Home) في الشريط الجانبي الأيسر واختر مستند فارغ^{(Blank document )} من الجزء الأيمن. يمكنك استخدام قالب أيضًا إذا كنت تريد ذلك.

1. سيتم فتح مستند فارغ. اكتب الرسالة التي تريد إرسالها إلى المستلمين.

1. أنت حر في استخدام أي ألوان وتنسيقات وأنماط خطوط وعناصر أخرى تريدها. لقد أنشأنا الرسالة البسيطة التالية لإرسالها إلى المستلمين لدينا. ستظهر الرسالة اسم الشخص في الجزء العلوي ومدينتهم في الجزء السفلي.

1. احتفظ بالمستند مفتوحًا لأنك ستقوم بدمج البريد في القسم أدناه.

إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

يتيح لك Microsoft Word^{(Microsoft Word)} إنشاء دمج مراسلات باستخدام المعالج خطوة بخطوة. هذا يجعل من السهل للغاية عليك اختيار الحرف الذي تريد استخدامه ، وإضافة المستلمين الذين تحتاجهم ، وتغيير محتوى الرسالة ديناميكيًا.

1. بينما لا تزال رسالتك مفتوحة في Word ، انقر فوق علامة التبويب^(Mailings) المراسلات في الجزء العلوي ، وحدد خيار بدء دمج المراسلات^{(Start Mail Merge)} ، واختر معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. سيظهر جزء جديد على الجانب الأيمن من الشاشة. ضمن القسم الأول الذي يشير إلى تحديد نوع المستند^{(Select document type)} ، اختر أحرف^(Letters) . يمكنك اختيار رسائل البريد الإلكتروني^{(E-mail messages)} إذا كنت تريد إرسال رسالتك عبر البريد الإلكتروني.
   
   ثم انقر فوق التالي: بدء المستند^{(Next: Starting document)} في الجزء السفلي للمتابعة.

1. في الشاشة التالية ، سيسألك Word عن المستند الذي تريد استخدامه لدمج البريد. ^(Word)انقر فوق الخيار استخدام المستند الحالي^{(Use the current document)} لاستخدام الحرف الحالي الخاص بك للمهمة.
   
   إذا كانت رسالتك موجودة في ملف Word آخر ، فانقر فوق ^(Word)ابدأ من مستند موجود^{(Start from existing document)} لفتح هذا الملف.
   
   ثم انقر فوق التالي: حدد المستلمين^{(Next: Select recipients)} في الأسفل.

1. ضمن قسم تحديد المستلمين^{(Select recipients)} ، حدد استخدام قائمة موجودة^{(Use an existing list)} . هذا لأنك قمت بالفعل بإنشاء جدول بيانات Excel يحتوي على بيانات المستلمين.
   
   يمكنك تحديد خيار اكتب قائمة جديدة^{(Type a new list)} إذا لم يكن لديك بالفعل بيانات المستلمين التي تم جمعها.
   
   ثم انقر فوق "استعراض"^(Browse) لاستيراد جدول بيانات Excel.

1. انتقل^(Navigate) إلى سطح المكتب وانقر نقرًا مزدوجًا فوق جدول بيانات Excel الذي قمت بإنشائه مسبقًا. سيؤدي هذا إلى فتح جدول البيانات في Microsoft Word .
2. سيسألك Word^(Word) عن الورقة التي ترغب في استخدامها من جدول البيانات. حدد الورقة التي تحتوي على بياناتك ، وحدد الخيار يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة^{(First row of data contains column headers)} ، وانقر فوق موافق^(OK) .

1. يتيح لك Word^(Word) تحديد المستلمين الذين تريد استخدامهم لدمج البريد إذا كنت لا تريد استخدام كل شخص موجود في القائمة. خانات^(Checkmark) تحديد للأشخاص الذين تريد تضمينهم في رسائلك.
   
   يمكنك استخدام خيارات التنقية الموجودة أسفل القائمة لفرز المستلمين وتصفيتهم. يتيح لك الفرز^(Sorting) فرز سجلاتك بترتيب تصاعدي وتنازلي. تتيح لك التصفية^(Filtering) مقارنة الحقول وتصفية الحقول التي لا تحتاج إليها.
   
   أخيرًا ، انقر فوق " موافق^(OK) " في الأسفل.

1. انقر فوق التالي: اكتب رسالتك^{(Next: Write your letter)} في الأسفل.
2. تتيح لك الشاشة التالية استخدام حقول البيانات الخاصة بك في رسالتك. لاستخدام هذا ، ضع المؤشر حيث تريد إضافة حقل بيانات في الحرف وانقر فوق المزيد من العناصر^{(More items )} في الجزء الأيمن.

1. اختر حقل البيانات الذي تريد إضافته وانقر على " إدراج^(Insert) " في الأسفل.

1. سترغب في إضافة جميع حقول البيانات الخاصة بك إلى الحرف بحيث تحتوي رسائلك على جميع المعلومات المطلوبة فيها. ثم انقر فوق التالي: معاينة رسائلك^{(Next: Preview your letters)} .

1. يمكنك معاينة الرسائل التي سيتم إنشاؤها كنتيجة لدمج البريد الخاص بك. انقر فوق أيقونات السهم الأيمن والأيسر لعرض الأحرف الخاصة بكل مستلم.
   
   ثم انقر فوق التالي: إكمال الدمج^{(Next: Complete the merge)} .

1. يمكنك الآن النقر فوق طباعة^(Print) لطباعة هذه الأحرف المخصصة أو تحديد تحرير الأحرف الفردية^{(Edit individual letters)} لتحرير هذه الأحرف.

يعد دمج المراسلات^(Mail) بالفعل ميزة رائعة لتوفير الوقت في Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

هل تعلم أنه يمكنك دمج مستندات متعددة معًا في Word^{(merge multiple documents together in Word)} ؟ سيساعدك ذلك إذا كنت قد كتبت بالفعل رسائلك الشخصية وتريد دمجها في ملف واحد.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• كيفية إظهار عدد الكلمات في Microsoft Word

• اجعل OpenOffice Writer يبدو ويعمل أكثر مثل Microsoft Word

• كيفية حذف صفحة في Microsoft Word

• كيفية رسم مايكروسوفت وورد

• تغيير وحدات القياس في Microsoft Word

• كيفية إعداد واستخدام تنسيق MLA في Microsoft Word

• كيفية إنشاء وتشغيل ماكرو في Word

• كيفية إصلاح أي إصدار من Microsoft Office

• كيفية إضافة خطوط جديدة إلى Microsoft Word

• كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Microsoft Outlook إلى CSV أو PST

• ما هي Microsoft Teams وكيف تعمل؟

• كيفية إملاء المستندات في Microsoft Word

• كيفية إدراج فاصل مقطعي في Microsoft Word

• كيفية إصلاح إشارة مرجعية خطأ غير معرف في Word

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• كيفية مسح قائمة الملفات المفتوحة حديثًا في Word

• ما هي بعض أفضل خطوط مخططة في Microsoft Word؟

• Microsoft Word لا يستجيب؟ 8 طرق لإصلاحه

• 9 طرق لفتح مستند Word بدون Word

• كيفية فتح Word و Excel في الوضع الآمن