تعد القوائم المنسدلة في Excel أدوات فعالة. إنها تتيح لك تزويد المستخدمين بسهم منسدل ، والذي ، عند تحديده ، يوفر لهم قائمة بالاختيارات.

يمكن أن يقلل هذا من أخطاء إدخال البيانات لأنه يتجنب المستخدمين من الاضطرار إلى كتابة الإجابات مباشرة. يتيح لك Excel^(Excel) حتى سحب العناصر لتلك القوائم المنسدلة من مجموعة من الخلايا.

ومع ذلك ، لا يتوقف الأمر عند هذا الحد. باستخدام بعض الطرق الإبداعية لتكوين التحقق من صحة البيانات للخلايا المنسدلة ، يمكنك أيضًا إنشاء قوائم منسدلة متعددة مرتبطة ، حيث تعتمد العناصر المتوفرة في القائمة الثانية^{(available in a second list)} على القسم الذي أنشأه المستخدم في القائمة الأولى.

ما فائدة القوائم المنسدلة المتعددة ^(Good)المرتبطة^(Linked) ؟

ضع في اعتبارك أن معظم النماذج عبر الإنترنت تملأ القوائم المنسدلة الثانوية بناءً على ما تجيب عليه في القائمة المنسدلة قبل ذلك. هذا يعني أنه يمكنك جعل أوراق إدخال بيانات Excel الخاصة بك متقدمة مثل النماذج عبر الإنترنت. سيعدل نفسه بناءً على إجابات المستخدم. 

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تستخدم جدول بيانات Excel لجمع معلومات الكمبيوتر من المستخدمين الذين يحتاجون إلى إصلاحات الكمبيوتر^{(computer repairs)} . 

قد تبدو خيارات الدخول كما يلي:

• جزء الكمبيوتر^{(Computer Part)} : شاشة ، ماوس^(Mouse) ، لوحة مفاتيح^(Keyboard) ، نظام أساسي^{(Base System)}
• نوع القطعة:
  • الشاشة^(Monitor) : زجاج ، مبيت^(Housing) ، سلك كهرباء^{(Power Cord)} ، إلكترونيات داخلية^{(Internal Electronics)}
  • الماوس^(Mouse) : عجلة ، مصباح ليد^{(LED Light)} ، سلك^(Cord) ، أزرار^(Buttons) ، غلاف
  • لوحة المفاتيح^(Keyboard) : مفاتيح ، مبيت^(Housing) ، غشاء^(Membrane) ، سلك^(Cord) ، إلكترونيات داخلية^{(Internal Electronics)}
  • نظام القاعدة^{(Base System)} : الغلاف ، الأزرار^(Buttons) ، المنافذ^(Ports) ، الطاقة^(Power) ، الإلكترونيات الداخلية^{(Internal Electronics)} ، نظام التشغيل^{(Operating System)}

كما ترى من هذه الشجرة ، فإن المعلومات التي يجب أن تكون متاحة لتحديد "نوع الجزء" تعتمد على جزء الكمبيوتر^{(Computer Part)} الذي يختاره المستخدم في القائمة المنسدلة الأولى.

في هذا المثال ، قد يبدأ جدول البيانات في البحث عن شيء مثل هذا:

إذا قمت بإنشاء قوائم منسدلة متعددة مرتبطة ، فيمكنك استخدام العنصر المحدد من القائمة المنسدلة في B1 لدفع محتويات القائمة المنسدلة في B2.

دعنا نلقي نظرة على كيفية إعداد هذا. أيضًا ، لا تتردد في تنزيل نموذج Excel الخاص بنا مع المثال أدناه.

قم بإنشاء ورقة مصدر القائمة^{(List Source Sheet)} المنسدلة

أنظف طريقة لتعيين شيء كهذا هي إنشاء علامة تبويب جديدة في Excel حيث يمكنك تكوين جميع عناصر القائمة المنسدلة.

لإعداد هذه القوائم المنسدلة المرتبطة ، قم بإنشاء جدول حيث يمثل الرأس الموجود في الأعلى جميع أجزاء الكمبيوتر التي تريد تضمينها في القائمة المنسدلة الأولى. ثم قم بإدراج جميع العناصر (أنواع الأجزاء) التي يجب أن تندرج تحت هذا العنوان.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد كل نطاق وتسميته حتى تتمكن من تحديد النطاق الصحيح عند إعداد التحقق من صحة البيانات لاحقًا.^{(Data Validation)}

للقيام بذلك ، حدد كافة العناصر الموجودة أسفل كل عمود واسم النطاق المحدد هو نفسه الرأس. لتسمية جدول ، ما عليك سوى كتابة الاسم في الحقل فوق العمود "أ".

على سبيل المثال ، حدد الخلايا من A2 إلى A5 ، واسم هذا النطاق "جهاز العرض".

كرر هذه العملية حتى يتم تسمية جميع النطاقات بشكل مناسب. 

هناك طريقة بديلة للقيام بذلك وهي استخدام ميزة إنشاء^(Create) من التحديد في Excel. ^(Selection)يتيح لك هذا تسمية جميع النطاقات مثل العملية اليدوية أعلاه ، ولكن بنقرة واحدة.

للقيام بذلك ، ما عليك سوى تحديد كافة النطاقات في الورقة الثانية التي قمت بإنشائها. ثم حدد الصيغ^(Formulas) من القائمة ، وحدد إنشاء من التحديد^{(Create from Selection)} في الشريط.

سوف تظهر نافذة منبثقة. تأكد من تحديد الصف العلوي^{(Top row)} فقط ثم حدد موافق^(OK) .

سيستخدم هذا قيم الرأس في الصف العلوي لتسمية كل نطاق من النطاقات الموجودة أسفله. 

قم بإعداد أول قائمة منسدلة

حان الوقت الآن لإعداد القوائم المنسدلة المتعددة المرتبطة. لفعل هذا:

1. مرة أخرى على الورقة الأولى ، حدد الخلية الفارغة الموجودة على يمين التسمية الأولى. ثم حدد البيانات^(Data) من القائمة ، وحدد التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} في الشريط.

2. في نافذة التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} التي تفتح ، حدد قائمة^(List) ضمن السماح^(Allow) ، وتحت المصدر^(Source) ، حدد رمز السهم لأعلى. سيتيح لك ذلك تحديد نطاق الخلايا التي تريد استخدامها كمصدر لهذه القائمة المنسدلة.

3. حدد الورقة الثانية حيث تقوم بإعداد بيانات مصدر القائمة المنسدلة ، ثم حدد حقول الرأس فقط. سيتم استخدام هذه لملء القائمة المنسدلة الأولية في الخلية التي حددتها.

4. حدد السهم لأسفل في نافذة التحديد لتوسيع نافذة التحقق من صحة البيانات^{(Data Validation)} . سترى النطاق الذي حددته الآن معروضًا في حقل المصدر . ^(Source)حدد " موافق^(OK) " للإنهاء.

5. الآن ، بالعودة إلى الورقة الرئيسية ، ستلاحظ أن القائمة المنسدلة الأولى تحتوي على كل حقل من حقول الرأس من الورقة الثانية.

الآن وبعد انتهاء القائمة المنسدلة الأولى ، حان الوقت لإنشاء القائمة المنسدلة التالية المرتبطة.

قم بإعداد أول قائمة منسدلة

حدد الخلية الثانية التي تريد تحميل عناصر القائمة لها بناءً على ما تم تحديده في الخلية الأولى.

كرر العملية أعلاه لفتح نافذة التحقق من صحة البيانات . ^{(Data Validation)}حدد قائمة^(List) في القائمة المنسدلة السماح . ^(Allow)حقل المصدر^(Source) هو ما سيسحب عناصر القائمة بناءً على ما تم تحديده في القائمة المنسدلة الأولى.

للقيام بذلك ، أدخل الصيغة التالية:

=INDIRECT($B$1)

كيف تعمل الوظيفة غير المباشرة^(INDIRECT) ؟

تقوم هذه الدالة بإرجاع مرجع Excel صالح (في هذه الحالة إلى نطاق) ، من سلسلة نصية. في هذه الحالة ، فإن السلسلة النصية هي اسم النطاق الذي تم تمريره من الخلية الأولى ($ B $ 1). لذلك تأخذ INDIRECT اسم النطاق ثم توفر التحقق من صحة البيانات المنسدلة مع النطاق الصحيح المرتبط بهذا الاسم.

ملاحظة^(Note) : إذا قمت بتكوين التحقق من صحة البيانات لهذه القائمة المنسدلة الثانية دون تحديد قيمة من القائمة المنسدلة الأولى ، فسترى رسالة خطأ. يمكنك تحديد " نعم^(Yes) " لتجاهل الخطأ والمتابعة.

الآن ، اختبر القوائم المنسدلة الجديدة المتعددة المرتبطة. استخدم القائمة المنسدلة الأولى لتحديد أحد أجزاء الكمبيوتر. عند تحديد القائمة المنسدلة الثانية ، يجب أن تشاهد عناصر القائمة المناسبة لجزء الكمبيوتر هذا. كانت هذه أنواع الأجزاء الموجودة في العمود بالورقة الثانية^{(on the second sheet)} التي قمت بملئها لهذا الجزء.

استخدام قوائم منسدلة متعددة مرتبطة في ^{(Multiple Linked)}Excel

كما ترى ، هذه طريقة رائعة جدًا لجعل جداول البيانات أكثر ديناميكية. من خلال ملء القوائم المنسدلة اللاحقة استجابة لما يحدده المستخدمون في الخلايا الأخرى^{(select in other cells)} ، يمكنك جعل جداول البيانات الخاصة بك أكثر استجابة للمستخدمين ، والبيانات أكثر فائدة بكثير.

جرّب النصائح أعلاه واطلع على نوع القوائم المنسدلة المرتبطة التي يمكنك إنشاؤها في جداول البيانات الخاصة بك. شارك^(Share) ببعض النصائح الشيقة الخاصة بك في قسم التعليقات أدناه.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let you provіde users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• كيفية إدراج صفوف متعددة بسرعة في Excel

• كيفية دمج البيانات في ملفات Excel متعددة

• كيفية حذف الأسطر الفارغة في Excel

• كيفية استخدام ميزة Speak Cells في Excel

• كيفية إدراج ورقة عمل Excel في مستند Word

• دليل VBA متقدم لبرنامج MS Excel

• كيفية الفرز حسب التاريخ في Excel

• لماذا يجب أن تستخدم النطاقات المسماة في Excel

• الاختلافات بين Microsoft Excel Online و Excel لسطح المكتب

• 4 طرق لتحويل Excel إلى أوراق Google

• كيفية إزالة الصفوف المكررة في Excel

• 5 طرق لتحويل النص إلى أرقام في Excel

• كيفية دمج مستندات Word متعددة معًا

• كيفية إصلاح أخطاء # N / A في صيغ Excel مثل VLOOKUP

• فرز البيانات الأساسي في عمود واحد ومتعدد الأعمدة في جداول بيانات Excel

• استخدم لوحة المفاتيح لتغيير ارتفاع الصف وعرض العمود في Excel

• كيفية فتح Word و Excel في الوضع الآمن

• استخدام أداة البحث عن هدف تحليل ماذا لو في Excel

• الاحتفاظ بمراجع الخلايا عند نسخ صيغة في Excel

• مركز بيانات ورقة العمل الخاصة بك في Excel للطباعة