إنها دائمًا مأساة مروعة عندما يفقد شخص ما شيئًا مهمًا كان يعمل عليه لأنه لم يحفظ وثيقته بشكل صحيح. يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما تعتقد لمستخدمي Excel و Word^{(Excel and Word users)} !

لحسن الحظ ، أضافت Microsoft الكثير من الميزات في الإصدارين الأخيرين والتي تساعد في تقليل فرص فقدان البيانات بسبب الأعطال وانقطاع التيار الكهربائي والحذف العرضي وما إلى ذلك. تسمى إحدى الميزات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover)} والميزة الثانية الأقل شيوعًا ، يسمى AutoBackup .

في هذه المقالة ، سأتحدث عن كيفية تكوين كلا الخيارين بحيث تكون بياناتك آمنة قدر الإمكان. أود أيضًا أن أذكر أن أحدث إصدارات Office تسمح^{(Office allow)} لك بحفظ المستندات مباشرة في OneDrive ، وهو خيار جيد يجب مراعاته لأنك ستظل قادرًا على الوصول إلى عملك حتى في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة.

برنامج Excel AutoRecover

يتم تشغيل ميزة الاسترداد التلقائي^{(Auto Recover feature)} افتراضيًا وتقوم بشكل أساسي بحفظ المستند تلقائيًا في موقع مؤقت بعد فترة زمنية محددة^{(set time interval)} . لعرض إعدادات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover)} ، انقر فوق ملف^(File) ثم خيارات^(Options) .

انقر فوق حفظ^(Save) في القائمة اليمنى وسترى خيار الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover option)} ضمن حفظ المصنفات^{( Save Workbooks)} .

بشكل افتراضي ، يتم حفظ معلومات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover information)} كل 10 دقائق. بالإضافة إلى الفاصل الزمني ، يجب أن يكون Excel خاملاً لمدة 30 ثانية قبل أن يتم حفظ البيانات. أيضًا ، يتم حفظ المعلومات المحفوظة تلقائيًا في موقع ملف الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover file location)} المدرج هنا. فكيف يعمل؟ بشكل أساسي^(Basically) ، لنفترض أن لديك ورقة عمل مثل تلك الموجودة أدناه وقمت بحفظها.

لنفترض الآن أنني أضفت البيانات التالية إلى جدول بيانات Excel وانتظر^{(Excel spreadsheet and wait)} حوالي 10 دقائق دون حفظ المستند. نظرًا لأن الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي^{(AutoRecover interval)} مضبوط على 10 دقائق ، فأنت بحاجة إلى الانتظار كل هذا الوقت على الأقل حتى يتم حفظ البيانات.

في حالتي ، قمت بمحاكاة تعطل Excel^{(Excel crash)} عن طريق فتح مدير المهام^{(task manager)} وقتل عملية Excel^{(Excel process)} . بعد ذلك ، أعدت فتح Excel ورأيت على الفور خيارًا يسمى إظهار الملفات المستردة^{(Show Recovered Files)} .

إذا قمت بالنقر فوق ذلك ، فسيظهر لك قائمة بملفات Excel التي يمكن استردادها. في حالتي ، كان يحتوي على الملف الأصلي ، الذي يحتوي على بيانات في A1 و A2^{(A1 and A2)} فقط ، وكان يحتوي أيضًا على ملف الاسترداد التلقائي^{(AutoRecovered file)} ، والذي تضمن البيانات التي لم أحفظها على القرص.

سيؤدي النقر فوق أي عنصر في القائمة إلى فتح مثيل آخر من Excel يعرض البيانات الموجودة في هذا الملف المحدد. بشكل عام ، هذه ميزة مفيدة حقًا لتلك الأوقات التي لم تقم فيها بحفظ كل عملك ، ولكن Excel ينتهي بشكل غير متوقع.

يتمثل الجانب السلبي الرئيسي لهذه الميزة في أن بيانات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover data)} يتم تخزينها على نفس محرك الأقراص الثابتة مثل ملفك ، لذلك إذا حدث شيء ما لمحرك الأقراص الثابتة ، فسيختفي كل شيء. يمكنك تغيير الموقع في الإعدادات أعلاه إلى محرك أقراص ثابت منفصل أو حتى إلى موقع شبكة^{(network location)} ، وهو ما أوصي به بشدة.

لاحظ أن معلومات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover information)} يتم حذفها تلقائيًا بواسطة Excel أيضًا في الحالات التالية:

1. يمكنك حفظ الملف يدويًا أو باستخدام ملف^(File) - حفظ^{(Save As)} باسم .
2. تقوم بإغلاق الملف أو إنهاء Excel^{(file or quit Excel)} (سواء قمت بحفظ الملف أم لا)
3. تقوم بإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover)} بالكامل أو للمصنف فقط

لذلك ، كلما قمت بحفظ الملف ، فإنه يتخلص من بيانات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover data)} . بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بإنهاء Excel يدويًا واخترت عدم حفظ البيانات ، فسيتم حذف بيانات الاسترداد التلقائي^{(AutoRecover data)} . فقط^(Just) ضع ذلك في الاعتبار عند استخدام هذه الميزة. إذا كنت مستخدمًا كثيفًا لبرنامج Excel^{(Excel user)} ، فإنني أقترح تعيين الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي^{(AutoRecover interval)} إلى دقيقتين أو 3 دقائق بدلاً من 10.

نسخ إحتياطي آلي

ميزة أخرى لا يعرفها الكثير من الناس حقًا هي النسخ الاحتياطي التلقائي^(AutoBackup) . لاستخدامه ، عليك أولاً الانتقال وحفظ ملفك للوصول إلى مربع الحوار " ^{(dialog box)}حفظ^(Save) " . إذا كان لديك بالفعل مستند Excel^{(Excel document)} محفوظ ، فانتقل إلى ملف^(File) ثم حفظ^{(Save As)} باسم واختر موقعًا. عند القيام بذلك ، سيظهر مربع الحوار " حفظ باسم".^{(Save As)}

في مربع الحوار ، انقر فوق الزر " أدوات^(Tools) " الموجود على يسار الزر " حفظ^(Save) " . سترى خيارين ، أحدهما الخيارات العامة^{(General Options)} . عند النقر فوق ذلك ، ستظهر نافذة صغيرة بها المزيد من الخيارات.

انطلق وتحقق من مربع إنشاء نسخة احتياطية دائمًا^{(Always create backup)} . انقر فوق "موافق^{(Click OK)} " والآن عند حفظ الملف ، سيتم أيضًا إنشاء ملف نسخة احتياطية من Excel بامتداد XLK. ^{(Excel backup)}لاحظ أنه في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ستكون الملفات متطابقة تمامًا. إذا قمت بإجراء تعديلات على الملف الأصلي ثم حفظته مرة أخرى ، فسيظل ملف النسخ الاحتياطي كما هو (البيانات الأصلية). ^{(backup file)}ومع ذلك ، في المرة الثالثة التي تقوم فيها بحفظه ، سيتم تحديث ملف النسخ الاحتياطي^{(backup file)} بمعلومات تصل إلى الحفظ الثاني.

بشكل أساسي ، يكون ملف النسخ الاحتياطي^{(backup file)} دائمًا إصدارًا واحدًا خلف الإصدار الحالي. لذلك إذا أجريت مجموعة من التغييرات ، وحفظت ملفك ثم أردت العودة إلى الإصدار الذي لم يكن به هذه التغييرات ، يمكنك فقط فتح ملف النسخ الاحتياطي^{(backup file)} .

يتم حفظ الملف في نفس موقع الملف الأصلي ولا يبدو أن هناك طريقة لتغيير ذلك. لا تضيف هذه الميزة قدرًا كبيرًا من الأمان إلى المستند الخاص بك ، ولكنها جيدة في ظروف معينة.

نأمل أن يؤدي تمكين ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد^{(backup and recovery features)} هذه في Excel إلى توفيرك من فقدان البيانات المهمة. من الجيد دائمًا استخدام التخزين السحابي (مثل OneDrive ) كشبكة ^(OneDrive)أمان^{(safety net)} إضافية في حالة فشل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بشكل كارثي. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. استمتع!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s аlways a terrible tragedy when someone loseѕ something importаnt they were working on because they didn’t save their document properly. Τhiѕ happens more often than you would think to Exсel and Word uѕers!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيف اصنع Histogram في Excel

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• أدخل ورقة عمل Excel في مستند Word

• كيفية إضافة وطباعة صور خلفية Excel

• كيفية إنشاء Greeting Card مع MS Word

• استخدم وظيفة "إدراج البيانات من الصورة" الجديدة في Excel Mobile

• كيفية إضافة أشرطة الخطأ في Excel

• ربط الخلايا بين الأوراق والمصنفات في Excel

• كيفية حساب التباين في Excel

• كيفية البحث عن القيم المتطابقة في Excel

• كيفية طرح التواريخ في Excel

• استخدم نافذة مراقبة Excel لمراقبة الخلايا المهمة في مصنف

• كيفية إنشاء Distribution List في Outlook

• تنسيق الخلايا باستخدام التنسيق الشرطي في Excel

• كيفية البحث عن النطاق وحسابه في Excel

• كيفية فتح مثيلات متعددة من Excel

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel