يعد تعقب النفقات أمرًا حيويًا إذا كنت تضع الميزانية أو كنت بحاجة إلى معرفة أين تذهب أموالك. Google Forms هي أداة إنشاء نماذج مجانية تعمل بشكل رائع كمتعقب للنفقات.

تعد نماذج Google^{(Google Forms)} قابلة للتخصيص بشكل كبير ، لذا فبينما يمكن استخدامها أيضًا كمسح أو أداة RSVP أو نموذج اتصال أو ورقة تسجيل منتج أو أي نموذج سؤال / إجابة آخر ، يمكنك تحويله إلى متتبع حساب مخصص عن طريق اختيار الأسئلة المتعلقة بالمصروفات .

يمكن لمتتبع نفقات Google Forms مراقبة أي شيء تريده فيما يتعلق بالمعاملة ، وبما أنه يعمل بشكل رائع من الهاتف ، فستحصل عليه معك أينما ذهبت.

يمكنك التوقف عن حفظ الإيصالات أو محاولة فك رسوم بطاقة الائتمان الخاصة بك ؛ ما عليك سوى سحب أداة تعقب النفقات الخاصة بك مباشرة بعد إنفاق الأموال لتسجيل جميع التفاصيل المهمة وإرسالها إلى جدول بيانات يمكنك مراجعته لاحقًا.

نصيحة^(Tip) : اطلع على قائمتنا لأفضل تطبيقات الميزانية وتتبع النفقات^{(best budgeting and expense tracking apps)} لبعض الطرق الأخرى لتتبع النفقات. إنها ليست قابلة للتخصيص مثل نماذج Google^{(Google Forms)} ولكن لها فوائدها الخاصة.

تقرر ما يجب تتبعه^{(Decide What To Track)}

تتمثل فكرة أداة تعقب النفقات في الاحتفاظ بعلامات تبويب بشأن ما تنفق أموالك عليه ، لذلك هناك بعض التفاصيل الأساسية التي يحتاج النموذج إلى تضمينها. ولكن بناءً على ما تريد تتبعه ، قد تحتاج إلى بعض الحقول الإضافية في النموذج.

فيما يلي بعض الأمثلة لما قد ترغب في تتبعه:

• السعر^(Price) : كم تبلغ هذه الصفقة؟
• المتجر^(Store) : أين تنفق المال؟
• الوصف^{(Description)} : على ماذا تنفق المال؟
• التصنيف^(Category) : ما هو نوع الشراء (ترفيه ، طعام ، فاتورة ، إلخ)؟
• طريقة الدفع المستخدمة^{(Payment method used)} : كيف تدفع ثمنها (أي بطاقة / بنك / تطبيق)؟
• الذي أدار المصاريف^{(Who ran the expense)} : إذا كان هناك عدة أشخاص يستخدمون النموذج
• ملاحظات^(Notes) : أي ملاحظات إضافية تحتاج إلى تدوينها؟

عند تحديد ما يجب تضمينه في أداة تعقب نفقات Google Forms ، ضع في اعتبارك أنك تريد أن تكون الحقول واسعة قدر الإمكان بحيث يمكن تطبيقها على أي شيء تشتريه. لا تحتاج بالضرورة إلى حقل يسأل عن نوع الطعام الذي تشتريه ، على سبيل المثال ، ما لم يكن هذا مجرد أداة لتتبع نفقات الطعام ؛ قد ترغب أيضًا في استخدام هذا لتسجيل دفع الإيجار وفواتير الهاتف.

في هذه الملاحظة ، يمكنك جعل أيًا من الحقول في نموذج تعقب النفقات الخاص بك مطلوبًا أو غير مطلوب. لذا ، إذا كنت تريد حقلاً حقلاً معينًا لشيء ما ، فقط اجعله غير مطلوب حتى لا تضطر إلى استخدامه في كل معاملة.

بناء Google Forms Expense Tracker^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

هذا نموذج لتتبع المصروفات ، لذا لا تحتاج بأي حال من الأحوال إلى أن تبدو تمامًا مثل هذه. نحن نستخدم أسئلة واسعة مع خيارات إجابات أوسع لإظهار كيفية عمل ذلك. ستتعلم أن تحرير النموذج سهل للغاية ، لذا لن تواجه أي مشكلة في تخصيصه بنفسك.

• افتح نماذج جوجل^{(Open Google Forms)} .
• حدد فارغًا^(Blank) لبدء نموذج جديد.
• أعد تسمية النموذج الخاص بك إلى شيء يمكن التعرف عليه.
• حدد المربع الأول وقم بتغييره إلى إجابة قصيرة^{(Short answer)} .

• قم بتسمية هذا السعر^(Price) ، وتأكد من ظهور رقم^{(Is number)} ، ثم قم بتمييز الزر " مطلوب ".^(Required)

• استخدم علامة الجمع من القائمة الموجودة على اليمين لإضافة سؤال جديد ، ولكن هذه المرة اختر خيار متعدد^{(Multiple choice)} .
• قم بتسمية هذا المتجر^(Store) ، ثم املأ خيارات الإجابة بالمتاجر المعتادة التي تتسوق فيها. تتم إضافة أخرى^(Other) بشكل افتراضي ، لذلك إذا انتهى بك الأمر إلى إجراء عملية شراء من متجر مختلف ، فيمكنك كتابتها هناك.

• استمر^(Continue) في النموذج مع طرح جميع الأسئلة المختلفة التي تريد طرحها على نفسك في كل مرة تشتري شيئًا ما. استخدم الاقتراحات أعلاه ، مثل طريقة الدفع وسؤال الوصف ، لتزويد نفسك بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. سيكون هذا مفيدًا لاحقًا عندما نفسر جميع النتائج من النموذج.
• استخدم زر المعاينة (رمز العين) أعلى نماذج Google^{(Google Forms)} للحصول على عنوان URL^(URL) للنموذج الخاص بك. يمكنك مشاركة هذا مع أي شخص تريد استخدام النموذج معه ، أو إرساله إلى نفسك بحيث يسهل الوصول إليه من هاتفك.

هذا ليس ضروريًا ، ولكن يمكن أن يتضمن النموذج أيضًا صورًا وعناوين ونظام ألوان فريدًا. الشكل الملون قد يجعل تتبع النفقات أمرًا ممتعًا ، إذا كان ذلك ممكنًا على الإطلاق! رمز الرسم في أعلى الصفحة هو المكان الذي تذهب إليه لإجراء هذه التغييرات.

إعداد الحسابات^{(Set Up Calculations)}

يتم تجميع كل إدخال من النموذج الخاص بك في جدول بيانات منسق بشكل جيد في جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} . حدد الردود^{(RESPONSES )} من أعلى النموذج ، ثم انقر على أيقونة جدول البيانات لإعادة تسمية جدول البيانات (إذا كنت تريد).

بعد فتح جدول البيانات ، أنشئ علامة تبويب جديدة في الجزء السفلي وقم بتسميتها شيئًا مثل العمليات الحسابية^{(Calculations)} . 

من هناك ، يمكنك فعل أي شيء تدعمه "جداول بيانات ^(Sheets)Google " : جمع جميع نفقاتك لفترة زمنية معينة ، وإنشاء رسوم بيانية لفهم مرئي لنفقاتك ، ومعرفة من ينفق معظم الأموال ، وتحديد المتاجر التي تكلفك أكثر ، وما إلى ذلك. .

يعد استخدام هذه الأنواع من الصيغ في "جداول بيانات Google"^{(Google Sheets)} خارج نطاق هذه المقالة ، ولكن دعونا نلقي نظرة على شيء بسيط حقًا مثل جمع جميع النفقات لكل شخص حتى نتمكن حقًا من معرفة من ينفق أكثر. يمكنك دائمًا تكييف الصيغة لإجمالي المبلغ الذي تنفقه في كل متجر.

أسهل طريقة لإجمالي جميع النفقات بغض النظر عن الشخص الذي أجرى المعاملة ، هي تشغيل صيغة الجمع ، على النحو التالي:^(sum)

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

يعمل هذا الحساب مع مثالنا لأن عمود السعر من ردود النموذج موجود في العمود B.

إليك معادلة جداول بيانات Google^{(Google Sheets)} التي تعرض نظرة أكثر تفصيلاً على مقدار ما ينفقه كل شخص:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

الطريقة التي يعمل بها هذا هي عن طريق إدخال sumif ثم اختيار العمود الذي يحتوي على الأسماء ( G في مثالنا). الجزء التالي هو تحديد الاسم ، جيف^(Jeff) . أخيرًا ، حدد عنوان العمود مع الأسعار بحيث عندما يتطابق العمود الآخر مع الاسم الذي نتبعه ، فإنه سيضيف تلك الأسعار فقط.

ابحث في قائمة وظائف Google Sheets في Google^{(list of Google Sheets functions)} عن بعض الطرق الأخرى لتفسير البيانات من النموذج الخاص بك. هناك طريقة أخرى لمعرفة نفقاتك وهي الرسم البياني أو الرسم البياني ؛ لدى Google برنامج تعليمي^{(Google has a tutorial)} حول القيام بذلك.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Google Forms is a free form builder that works greаt as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 وظائف نصية لأوراق Google تحتاج إلى معرفتها

• كيفية إزالة حدود الجدول في مستندات جوجل

• 4 طرق لتحويل Excel إلى أوراق Google

• كيف تساعدك محادثة محرر مستندات Google على التعاون في المستندات

• كيفية إدراج علامة مائية في Word و Google Docs

• ما هو Microsoft 365؟

• كيفية إدراج ورقة عمل Excel في مستند Word

• كيفية البحث عن الكلمات واستبدالها في MS Word و Google Docs

• كيفية استرداد رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة في Office 365

• كيفية استخدام وظيفة CONCATENATE في جداول بيانات Google

• كيفية استخدام تحليل ماذا لو في Excel

• 10 أدوات لاستعادة كلمة مرور Outlook PST المفقودة أو المنسية

• اجعل OpenOffice Writer يبدو ويعمل أكثر مثل Microsoft Word

• جداول بيانات Google مقابل Microsoft Excel - ما هي الاختلافات؟

• استخدام أداة البحث عن هدف تحليل ماذا لو في Excel

• ما هي Microsoft Teams وكيف تعمل؟

• كيفية إضافة أرقام الشرائح إلى عرض تقديمي في PowerPoint

• كيفية إصلاح إشارة مرجعية خطأ غير معرف في Word

• كيفية تصدير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من Microsoft Outlook إلى CSV أو PST

• إصلاح رسالة خطأ MS Office "لا يمكن التحقق من الترخيص"