بالنسبة للأداة المستندة إلى السحابة والويب لتتبع المشاريع والمهام والقوائم وأعضاء الفريق والمزيد ، يوفر موقع Smartsheet.com^{(Smartsheet.com)} ميزات شاملة ومرنة.

إذا كنت تفكر في تجربتها أو قمت بالفعل بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية ، فإن الاستفادة القصوى من الأداة تعني معرفة ما يمكن أن تفعله لك ولفريقك. دعنا نتعمق في كيفية استخدام Smartsheet للمبتدئين للتو.

ما هي Smartsheet؟

إذا سبق لك استخدام تطبيقات مثل Asana^{(like Asana)} أو Monday.com أو برنامج إدارة مشروع مشابه ، فإن Smartsheet قابل للمقارنة من حيث الغرض والهيكل والميزات. يمكنك استخدامه بمفردك أو التعاون مع الآخرين ، وإنشاء لوحات معلومات للوصول السريع إلى العناصر ، والاستمتاع بالعروض المتعددة مثل Kanban والتقويم والشبكة.

توفر Smartsheet^(Smartsheet) أيضًا مهام سير عمل تلقائية ، وقوالبًا للبدء السريع ، وتقارير مفيدة ، ونماذج مخصصة ، وعمليات تكامل مع التطبيقات الأخرى لتبسيط عملياتك.

أفضل طريقة لبدء استخدام Smartsheet هي إنشاء أو استيراد مشروع أو ورقة أو قائمة مهام تريد تعقبها. سنرشدك بعد ذلك عبر ميزات كل أداة.

إنشاء قالب أو استيراده أو استخدامه

حدد رمز مركز الحلول^{(Solution Center)} (علامة الجمع) في شريط التنقل الأيمن. سترى بعد ذلك خيارات في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة للإنشاء ^(Create)والاستيراد^(Import) .

اختر إنشاء ،^(Create,) ولديك ثمانية خيارات للشبكة^(Grid) ، والمشروع^(Project) ، والبطاقات^(Cards) ، وقائمة المهام^{(Task List)} ، والنموذج^(Form) ، والتقرير^(Report) ، Dashboard/Portal . حدد نوع العنصر الذي تريد إنشاءه ، وامنحه اسمًا ، واختر إنشاء^(Create) .

اختر استيراد^(Import) إذا كان لديك خطة مشروع أو ورقة مهام في مكان آخر ترغب في البدء بها. اختر Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} أو Microsoft Project أو Google Sheets أو Atlassian Trello^(Trello) . ثم اتبع المطالبات لاستيراد العنصر.

إذا كنت ترغب في البدء بقالب أو مجموعة قوالب ، فاختر تصفح جميع الحلول^{(Browse All Solutions)} ، أو حدد صناعة ، أو استخدم مربع البحث^(Search) للعثور على شيء محدد. 

حدد نموذجًا أو اضبط لرؤية معلومات إضافية. ثم لاستخدام نموذج^{(use a template)} ، حدد الزر " استخدام ".^(Use)

لمجموعة قوالب ، حدد معرفة المزيد^{(Learn More)} للحصول على تفاصيل كاملة حول ما هو مضمن وتنزيل المجموعة.

استخدم مساعد المشروع

إذا كان مشروعًا جديدًا تريد البدء به ، فيمكنك أيضًا استخدام Project Assistant . يمنحك هذا السبق في إعداد المشروع.

في مركز الحلول^{(Solution Center)} ، حدد مساعد المشروع^{(Project Assistant)} . قم بتسمية مشروعك ، وأدخل مهمتين للبدء ، وأضف مهمتين فرعيتين للمهمة^(Task) رقم 1.

سترى بعد ذلك تخطيط عرض الشبكة^{(Grid View)} لمشروعك الجديد مع المهام والمهام الفرعية التي أدخلتها. 

ميزات المشروع

يعد تتبع مشروعك في Smartsheet أمرًا^(Smartsheet) سهلاً باستخدام أدوات إدارة المشاريع المضمنة مباشرةً مثل Gantt View .

لديك مواضع للمهمة ، والمدة ، والبدء ، والانتهاء ، والسابقات ، والمعيَّنة إلى ، والنسبة المئوية للاكتمال ، والحالة ، والتعليقات على الجانب الأيسر. على الجانب الأيمن يوجد مخطط جانت^(Gantt) الخاص بك .

يمكنك إضافة خطوط أساسية وإظهار أو إخفاء المسار الهام باستخدام الرموز الموجودة في أعلى اليمين.

حدد رمز الترس^(gear) لفتح إعدادات المشروع^{(Project Settings)} . ثم اضبط إعدادات التبعية^{(Dependency Settings)} ، وعرض الجدول الزمني^{(Timeline Display)} ، وإدارة الموارد^{(Resource Management)} .

ميزات قائمة المهام

تحتوي قائمة المهام على ما تحتاجه بالضبط لتتبع^{(track your to-dos)} مهامك من البداية إلى النهاية. 

أدخل^(Enter) اسم المهمة وتاريخ الاستحقاق والمسؤول والحالة. استخدم عمود تم^(Done) لوضع علامة على المهام المكتملة وقسم التعليقات^(Comments) للملاحظات.

ميزات البطاقات

إذا كنت تحب طريقة كانبان^(Kanban) لإدارة المشاريع ، فيمكنك استخدام تخطيط البطاقات ، سواء لنفسك أو لفريقك.

ستبدأ بممرات لـ Uncategorized و Backlog و Planning و In Progress و Complete . ومع ذلك ، يمكنك تغيير هذه التسميات حسب مشروعك.

استخدم علامات الجمع لإضافة بطاقات إلى الممرات. يمكن أن تتضمن البطاقات الخاصة بك قائمة تحقق بالمهام الفرعية ومرفقات الملفات والتعليقات والبراهين والتذكيرات. يمكنك أيضًا تعديل المهام الفرعية على بطاقة في عرض أكبر بتحديد رمز تحرير^(Edit) (قلم رصاص).

اختر^(Choose) من بين عرض مضغوط أو كامل لبطاقاتك واضبط إعدادات عرض البطاقة مع رمز ^{(Card View)}الترس^(gear) في أعلى اليمين.

ميزات الشبكة

هل تستخدم تطبيقات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} لتتبع العناصر؟ إذا كان الأمر كذلك ، فإن تخطيط الشبكة^(Grid) يناسبك. يبدو تمامًا مثل جدول بيانات يحتوي على أعمدة وصفوف وخلايا.

ميزات النموذج

يعد إنشاء نموذج مخصص^{(Building a custom form)} ميزة مفيدة لجميع أنواع المشاريع. باستخدام Smartsheet ، يمكنك تصميم النموذج وضبط إعداداته بسهولة.

قم بإضافة^(Add) وإزالة عناصر ^(Elements)النموذج^(Form) مع القسم الموجود على اليسار. بعد ذلك ، حدد حقل نموذج لضبط إعداداته الخاصة على اليمين. على سبيل المثال ، يمكنك جعل حقل مطلوبًا ، وتضمين تسمية أو نص تعليمات ، واستخدام التحقق ، وإضافة منطق.

اضبط إعدادات النموذج للموضوع^(Theme) والعلامة التجارية^(Brand) والأمان وتقديم ^(Security)النموذج^{(Form Submission)} ورسائل البريد الإلكتروني لعمليات الإرسال.

تقرير الميزات

قم بإنشاء تقرير صف^{(Row Report)} أو تقرير موجز^{(Summary Report)} أو كليهما. حدد الورقة أو المشروع وأضف الأعمدة. يمكنك إضافة عوامل تصفية وفرز وتجميع الأعمدة وتضمين ملخص في الأعلى.

ميزات لوحة القيادة

من خلال إنشاء لوحة معلومات Smartsheet^(Smartsheet) ، يمكنك رؤية لقطة لمشروعك ، أو التحقق من العناصر النشطة ، أو رؤية مخطط مفيد ، أو عرض المقاييس.

قم بتسمية لوحة المعلومات الخاصة بك ، ثم اختر الأدوات التي تريد استخدامها. سترى مجموعة رائعة من الأدوات على اليمين واختر ببساطة واحدة لإضافتها. 

بمجرد أن يكون لديك الأدوات المصغّرة على لوحة القيادة ، يمكنك ضبط إعداداتها. اعتمادًا على نوع عنصر واجهة المستخدم ، يمكنك إضافة عنوان واختيار نمط له واختيار إجراء عندما ينقر شخص ما على عنصر واجهة المستخدم.

Smartsheet ^{(Smartsheet Navigation)}Navigation^(Tools) والتخطيط والأدوات _^(Layout)

توفر Smartsheet^(Smartsheet) طريقة سهلة للتنقل في التطبيق وكذلك استخدام الأدوات. 

التنقل باليد اليسرى

يوجد على الجانب الأيسر شريط ^(Recents)التنقل^(WorkApps) الرئيسي للصفحة ^(Favorites)الرئيسية ^(Home)والإشعارات^{(Notifications)} والتصفح والحديثة والمفضلة^(Browse) وتطبيقات العمل ومركز الحلول . ^{(Solution Center)}عند تسجيل الدخول إلى Smartsheet ، حدد المكان الذي تريد أن تبدأ منه.

في الجزء السفلي ، حدد رمز المساعدة^(Help) (علامة الاستفهام) رمز للمساعدة أو رمز الحساب^(Account) لضبط ملف التعريف والإعدادات الخاصة بك.

أدوات الجانب الأيمن

على الجانب الأيمن توجد أدوات. سترى هذه على الشاشة لكل عنصر تستخدمه ، مثل مشروع أو قائمة مهام^{(Task List)} أو بطاقات. الاستثناءات هي لوحة ^(Dashboard)القيادة^(Report) والتقرير . 

عند تحديد أداة ، يتم عرض شريط جانبي يحتوي على العناصر المقابلة. لديك محادثات  ومرفقات ^(Publish)وأدلة ^(Proofs)وطلبات ^{(Update Requests)}تحديث^(Summary) ونشر وسجل النشاط^{(Activity Log)} وملخص .

تعتمد الإجراءات المتاحة في الشريط الجانبي على الأداة. كأمثلة ، يمكنك عرض كل المحادثات ، تلك غير المقروءة ، أو التعليقات في كل ورقة أو صف. بالنسبة للمرفقات ، يمكنك معاينة الملف أو تنزيله أو إعادة تسميته أو إضافة وصف.

شريط الأدوات العلوي

في الجزء العلوي من كل عنصر ، لديك أدوات إضافية. على الجانب الأيسر ، يمكنك حفظ إجراء أو طباعته أو التراجع عنه أو إعادته. مباشرة بجانب ذلك ، يمكنك تغيير وجهة نظرك وهو أمر سهل للغاية. قم بالتبديل بين طرق عرض الشبكة^(Grid) أو جانت^(Gantt) أو البطاقة^(Card) أو التقويم^(Calendar) . 

سترى أيضًا أزرار الخط والتنسيق مشابهة لما تراه في Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . يتيح لك ذلك تغيير نمط الخط أو حجمه أو لونه وتغيير المحاذاة والتنسيق كعملة وغير ذلك.

^{(Additional Smartsheet Features)}ميزات وخيارات Smartsheet الإضافية

بمجرد أن تتعلم أساسيات كيفية استخدام Smartsheet ، ألق نظرة على هذه الميزات والخيارات الإضافية.

المشاركة^(Sharing) : إلى جانب المحادثات في الوقت الفعلي وأدوات التعاون^{(collaboration tools)} ، يمكنك ضبط إعدادات المشاركة والأذونات لفريقك. استخدم الزر " مشاركة^(Share) " في الجزء العلوي الأيمن لعرض خياراتك.

عمليات التكامل^{(Integrations)} : قم بتوصيل Smartsheet بتطبيقات مثل Slack و Google Drive و Gmail و OneDrive و Jira والمزيد. لعرض خياراتك ، انتقل إلى مركز الحلول^{(Solution Center)} ، واختر تصفح جميع الحلول^{(Browse All Solutions)} ، وحدد رؤية المزيد من الوظائف الإضافية^{(See More Add-Ons)} في قسم الوظائف الإضافية.

مهام سير العمل المؤتمتة^{(Automated Workflows)} : أتمتة المهام^{(Automate tasks)} لمشروعك أو ورقتك عن طريق تحديد المشغل والإجراء. يمكنك أتمتة أشياء مثل الإشعارات أو طلبات الموافقة أو تسجيل التاريخ أو قفل الصفوف. حدد علامة التبويب " الأتمتة^(Automation) " أعلى شريط الأدوات العلوي.

يمكنك أيضًا إنشاء مساحة عمل واستخدام التنسيق الشرطي والتحقق من الوظائف لإنشاء تطبيق ويب أو تطبيق جوال لشركتك.

Smartsheet هي أداة قوية ومتكاملة الميزات لإدارة المشاريع من جميع الأحجام. تأكد من التحقق من أسعار خطة الاشتراك^{(subscription plan pricing)} الخاصة بهم للحصول على أفضل ما يناسبك.

بالنسبة للأدوات المماثلة ، ألق نظرة على كيفية استخدام أداة Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} أو كيفية أن تكون منتجًا باستخدام Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• برنامج Adobe Premiere تعليمي للمبتدئين

• برنامج تعليمي لمخطط Microsoft: كل ما تحتاج إلى معرفته

• Google Draw: دليل كامل للمبتدئين

• ما هي أفضل خدمة اتصال جماعي - أفضل التطبيقات مقارنة

• نقل الملفات أو حذفها أو نسخها تلقائيًا في Windows

• اثنان من أدوات النسخ لتحويل الصوت إلى نص

• كيفية التحقق مما إذا كانت درجة حرارة وحدة المعالجة المركزية لديك مرتفعة جدًا

• أفضل 7 أدوات لإزالة Bloatware لنظام التشغيل Windows

• استخدم كاميرا ويب قديمة لمراقبة ممتلكاتك مجانًا

• أفضل أدوات الطقس لنظام التشغيل Windows 10/11

• هل يعمل استرداد ملفات Windows من Microsoft؟ اختبرناها.

• 9 طرق لتسجيل اللعب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك

• كيف تعمل مواقع الويب: تعرف على ما تحت الغطاء

• أفضل 11 برنامج لقطة شاشة مجانية لنظام التشغيل Windows

• 5 تطبيقات محمولة تريد بالتأكيد الحصول عليها على USB Stick

• أشياء يجب مراعاتها قبل إنشاء الويكي الخاص بك

• أفضل 4 بدائل لـ Google Chromecast

• أفضل محرري Markdown: جميع المنصات وعبر الإنترنت

• 4 أفضل تطبيقات برامج إعادة توجيه المنافذ وكيفية استخدامها

• 5 حيل موجه الأوامر لجعل CMD أكثر إثارة للاهتمام