إذا كنت متوجهاً لقضاء عطلة ولن تكون متاحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فمن الجيد تعيين رد "خارج المكتب" في Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بهذه الطريقة ، سيتلقى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا ردًا تلقائيًا لإعلامه بغيابك في المكتب.

يتيح لك Outlook^(Outlook) إنشاء ردود مخصصة ليتم إرسالها تلقائيًا إلى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا. يمكنك أيضًا تحديد فترة تاريخ مخصصة^{(custom date period)} يجب أن يتعامل التطبيق خلالها مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

تعيين ردود خارج المكتب في Outlook لحسابات Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

إذا كنت تعمل في بيئة عمل^{(business environment)} وكانت شركتك أو مؤسستك تستخدم Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} ، فلديك طريقة سهلة حقًا لتعيين ردود خارج المكتب في Outlook لحساب بريدك الإلكتروني^{(email account)} .

• قم بتشغيل تطبيق Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• انقر فوق علامة التبويب التي تقول ملف^(File) في الأعلى وسترى خيارات متنوعة. انقر فوق^(Click) الخيار الذي يقرأ الردود التلقائية (خارج المكتب)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . إذا كنت لا ترى هذا الخيار ، فانتقل إلى القسم التالي لمعرفة كيفية القيام بالمهمة.

• سيظهر مربع على شاشتك يتيح لك إدخال المعلومات في مختلف المجالات. لإرسال ردود مخصصة تلقائية ، ستحتاج إلى ملء الحقول على النحو التالي.
  
  قم بتمكين المربع الذي يشير إلى إرسال ردود تلقائية^{(Send automatic replies)} في الأعلى.
  
  ضع علامة صح على المربع إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني . ^{(Only send during this time range)}ثم حدد من وإلى التواريخ التي لا تكون فيها متاحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
  
  إذا كنت تريد إرسال ردك إلى من هم في مؤسستك فقط ، فانقر فوق علامة التبويب داخل مؤسستي . ^{(Inside My Organization)}بخلاف ذلك ، انقر فوق علامة التبويب الأخرى التي تظهر خارج مؤسستي^{(Outside My Organization)} .
  
  اكتب الرد الذي تريد إرساله تلقائيًا في المربع الموجود على شاشتك. يمكنك استخدام أدوات التنسيق أيضًا لتنسيق نمط النص وتغييره.
  
  بمجرد الانتهاء ، انقر فوق " موافق^(OK) " لحفظ التغييرات.

سيقوم Outlook الآن بإرسال رسالتك ^(Outlook)المخصصة^{(custom message)} المحددة مسبقًا تلقائيًا إلى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا خلال فترة التاريخ^{(date period)} المحددة .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

يستخدم معظم المستخدمين العامين حسابات IMAP أو POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} في برنامج Outlook الخاص بهم. يتضمن هذا عادةً استخدام Hotmail و Gmail وحسابات البريد الإلكتروني الأخرى مع تطبيق Outlook^{(Outlook app)} . إذا كنت أحد هؤلاء المستخدمين ، فستحتاج إلى إنشاء قاعدة لإرسال ردود تلقائية لأن الطريقة المذكورة أعلاه لن تعمل من أجلك.

لحسن الحظ ، على الرغم من ذلك ، فإن إنشاء رسالة مخصصة^{(custom message)} وقاعدة لأتمتة إرسال الردود ليس بالأمر الصعب للغاية في Outlook .

إنشاء نموذج رد تلقائي^{(Create An Automatic Reply Template)}

• افتح Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وانقر على خيار البريد الإلكتروني الجديد في الأعلى.^{(New Email)}

• ستفتح نافذة إنشاء البريد الإلكتروني^{(email compose window)} المعتادة . هنا ، تحتاج إلى كتابة البريد الإلكتروني الذي تريد أن يرسله Outlook تلقائيًا. ما عليك سوى كتابة^{(Just type)} نص البريد الإلكتروني الذي يتضمن عادةً ذكر المدة التي لن تكون فيها متاحًا ومتى ستعود.

• انقر فوق علامة التبويب ملف^(File) في الأعلى وحدد حفظ^{(Save As)} باسم .

• أدخل اسمًا لقالب الرد خارج المكتب^{(office reply template)} واختر قالب Outlook^{(Outlook Template)} من القائمة المنسدلة حفظ كنوع . ^{(Save as type)}ثم انقر فوق حفظ^(Save) .

• أغلق نافذة إنشاء البريد الإلكتروني وحدد ^{(email compose window and select)} لا^(No) عندما يسألك عما إذا كنت تريد حفظ التغييرات.

قم بإعداد قاعدة الرد التلقائي^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، وحدد ^(Home)القواعد^(Rules) ، واختر إدارة القواعد والتنبيهات^{(Manage Rules & Alerts)} .

• في علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني^{(Email Rules)} ، انقر فوق قاعدة جديدة^{(New Rule)} لإنشاء قاعدة جديدة.

• حدد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها^{(Apply rule on messages I receive)} واضغط على التالي^(Next) .

• حدد حالة الامتداد المستلمة في تاريخ محدد ^{(received in a specific date span)} وانقر فوق^{(condition and click)} الارتباط الخاص بها في المربع الأبيض الكبير.
  
  حدد مربعي الاختيار " بعد^(After) " و " قبله^(Before) " وحدد النطاق الزمني^{(date range)} الذي لن تتمكن فيه من الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ثم اضغط على موافق^(OK) متبوعًا بالتالي^(Next) .

• حدد الرد باستخدام نموذج معين^{(reply using a specific template)} وانقر على الرابط الخاص به.

• حدد قالب البريد الإلكتروني^{(email template)} الذي قمت بإنشائه مسبقًا ، وانقر فوق فتح^(Open) ، ثم اضغط على التالي^(Next) .

• اختياريًا ، قم بتطبيق أي استثناءات إذا كنت تريد وانقر فوق التالي^(Next) .

• أدخل اسمًا لقاعدتك وانقر^{(rule and click)} على إنهاء^(Finish) .

إعداد رد خارج المكتب على إصدار الويب لبرنامج Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

يتخلى الكثير من المستخدمين عن تطبيقات سطح المكتب^{(desktop apps)} الخاصة بهم ويستبدلونها بنظرائهم على الويب. إذا كنت قد فعلت ذلك بالفعل واستخدمت إصدار الويب من Outlook^{(use the Outlook web version)} لرسائل البريد الإلكتروني ، فيمكنك تعيين رد خارج المكتب^{(office reply)} في Outlook للويب أيضًا.

هذا أسهل في القيام به من أي طرق أخرى تمت مناقشتها أعلاه.

• توجه إلى موقع Outlook على الويب وقم بتسجيل الدخول إلى حسابك إذا لم تكن بالفعل.
• بمجرد رؤية صندوق الوارد الخاص بك ، انقر فوق رمز الإعدادات في الزاوية العلوية اليمنى ثم اختر عرض جميع إعدادات Outlook^{(View all Outlook settings)} في الأسفل. سيفتح قائمة الإعدادات.

• سترى العديد من الإعدادات التي يمكنك تكوينها لحساب Outlook^{(Outlook account)} الخاص بك . تريد العثور على الخيار الذي يقول الردود التلقائية^{(Automatic replies)} والنقر عليه.

• ستظهر عدة خيارات جديدة في الجزء الأيمن^{(side pane)} .
  
  بادئ^(First) ذي بدء ، قم بتمكين الخيار الذي يشير إلى تشغيل الردود التلقائية^{(Turn on automatic replies)} .
  
  حدد المربع إرسال الردود خلال فترة زمنية فقط . ^{(Send replies only during a time period)}حدد نطاقًا زمنيًا في كل من مربعي وقت البدء ووقت^{(Start time)} الانتهاء . ^{(End time)}هذا هو الوقت الذي سيرسل فيه التطبيق ردودك التلقائية.
  
  يمكنك بعد ذلك إدخال رد مخصص^{(custom reply)} سيتم إرساله تلقائيًا إلى الأشخاص الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا. لا تتردد في استخدام خيارات التنسيق المتاحة.
  
  اختياريًا ، قم بتمكين إرسال الردود فقط إلى جهات الاتصال^{(Send replies only to contacts)} إذا كنت تريد الرد التلقائي على جهات الاتصال الخاصة بك فقط.
  
  أخيرًا ، انقر فوق حفظ^(Save)في الجزء السفلي لحفظ التغييرات.

• إذا كنت تريد إيقاف تشغيل الردود التلقائية ، فما عليك سوى إلغاء تحديد خيار الردود التلقائية^{(Automatic replies on )} .

إنه لأمر رائع حقًا أن تكون قادرًا على تعيين رد خارج المكتب^{(office reply)} في Outlook . أخبرنا إذا كنت تستخدمه وكيف تبدو رسالة الرد التلقائي في التعليقات أدناه.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to your emails, іt’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outloоk on your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatic reѕponse letting thеm know of your abѕence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• كيفية إنشاء Distribution List في Outlook

• كيفية Forward Outlook Emails إلى Gmail

• كيفية إنشاء Microsoft Outlook Shortcuts للبريد الإلكتروني والمهام

• ابحث في البريد الإلكتروني في Outlook حسب المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم والمزيد

• نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات في Outlook باستخدام القواعد

• 4 Ways لتشغيل Microsoft Teams Poll خلال الاجتماعات

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية إضافة Headers and Footers في PowerPoint

• ما هي Myanalytics مايكروسوفت وكيفية استخدامها؟

• 12 نصائح وحيل مفيدة لـ Microsoft Word

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• إصلاح واجه Microsoft Outlook مشكلة خطأ

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية إنشاء Greeting Card مع MS Word

• كيفية إنشاء Breakout Rooms في Microsoft Teams

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إضافة السرد الصوتي إلى عرض تقديمي في PowerPoint

• كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel

• كيفية تعقب التغييرات في Word (عبر الإنترنت والجوال وسطح المكتب)

• Ultimate Guide لإصلاح التالفة أو Corrupt Word File