لقد كتبت مؤخرًا مقالًا حول كيفية استخدام وظائف التلخيص في Excel لتلخيص كميات كبيرة من البيانات بسهولة ، لكن هذه المقالة أخذت في الاعتبار جميع البيانات الموجودة في ورقة العمل. ماذا لو كنت تريد فقط إلقاء نظرة على مجموعة فرعية من البيانات وتلخيص مجموعة فرعية من البيانات؟

في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية على أعمدة تخفي الصفوف التي لا تتطابق مع عامل التصفية الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام وظائف خاصة في Excel لتلخيص البيانات باستخدام البيانات التي تمت تصفيتها فقط.

في هذه المقالة ، سوف أطلعك على خطوات إنشاء عوامل التصفية في Excel وأيضًا استخدام الوظائف المضمنة لتلخيص تلك البيانات التي تمت تصفيتها.

إنشاء مرشحات بسيطة في Excel

في Excel ، يمكنك إنشاء عوامل تصفية بسيطة وفلاتر معقدة. لنبدأ بمرشحات بسيطة. عند العمل باستخدام المرشحات ، يجب أن يكون لديك دائمًا صف واحد في الأعلى يُستخدم للتسميات. ليس من الضروري أن يكون لديك هذا الصف ، ولكنه يجعل العمل مع المرشحات أسهل قليلاً.

أعلاه ، لدي بعض البيانات المزيفة وأريد إنشاء مرشح في عمود المدينة . ^(City)في Excel ، من السهل فعل ذلك. انطلق وانقر على علامة التبويب البيانات^(Data) في الشريط ثم انقر على زر تصفية^(Filter) . ليس عليك تحديد البيانات الموجودة على الورقة أو النقر^{(sheet or click)} في الصف الأول أيضًا.

عند النقر فوق " تصفية^(Filter) " ، سيحتوي كل عمود في الصف الأول تلقائيًا على زر قائمة منسدلة صغير يضاف في أقصى اليمين.

انتقل الآن وانقر على سهم القائمة المنسدلة في عمود المدينة^{(City column)} . سترى خيارين مختلفين ، سأشرحهما أدناه.

في الجزء العلوي ، يمكنك فرز جميع الصفوف بسرعة حسب القيم الموجودة في عمود المدينة^{(City column)} . لاحظ أنه عندما تقوم بفرز البيانات ، فإنها ستنقل الصف بأكمله ، وليس القيم الموجودة في عمود المدينة^{(City column)} فقط . سيضمن ذلك أن تظل بياناتك سليمة كما كانت من قبل.

أيضًا ، من الجيد إضافة عمود في المقدمة يسمى ID وترقيمه^{(ID and number)} من واحد إلى أي عدد من الصفوف الموجودة في ورقة العمل الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يمكنك دائمًا الفرز حسب عمود المعرّف^{(ID column)} واستعادة بياناتك بالترتيب نفسه الذي كانت عليه في الأصل ، إذا كان ذلك مهمًا بالنسبة لك.

كما ترى ، يتم الآن فرز جميع البيانات الموجودة في جدول البيانات بناءً على القيم الموجودة في عمود المدينة^{(City column)} . حتى الآن ، لم يتم إخفاء أي صفوف. الآن دعنا نلقي نظرة على مربعات الاختيار أسفل مربع حوار المرشح^{(filter dialog)} . في المثال الخاص بي ، لدي ثلاث قيم فريدة فقط في عمود المدينة^{(City column)} وتظهر هذه القيم الثلاثة في القائمة.

تقدمت ولم يتم التحقق من مدينتين وتركت واحدة تم فحصها. الآن لدي فقط 8 صفوف من البيانات تظهر والباقي مخفي. يمكنك بسهولة إخبارك أنك تبحث في البيانات التي تمت تصفيتها إذا قمت بفحص أرقام الصفوف في أقصى اليسار. اعتمادًا على عدد الصفوف المخفية ، سترى بضعة خطوط أفقية إضافية وسيكون لون الأرقام أزرق.

لنفترض الآن أنني أريد التصفية في عمود ثان لتقليل عدد النتائج بشكل أكبر. في العمود C ، لدي العدد الإجمالي للأفراد في كل عائلة وأريد فقط رؤية النتائج للعائلات التي تضم أكثر من عضوين.

تابع وانقر على سهم القائمة المنسدلة في العمود C^{(Column C)} وسترى نفس مربعات الاختيار لكل قيمة فريدة في العمود. ومع ذلك ، في هذه الحالة ، نريد النقر فوق مرشحات الأرقام^{(Number Filters)} ثم النقر فوق أكبر من^{( Greater Than)} . كما ترى ، هناك مجموعة من الخيارات الأخرى أيضًا.

سيظهر مربع حوار جديد وهنا يمكنك كتابة قيمة المرشح. يمكنك أيضًا إضافة أكثر من معيار واحد باستخدام الدالة AND أو OR^{(AND or OR function)} . يمكنك القول أنك تريد صفوفًا تكون فيها القيمة أكبر من 2 ولا تساوي 5 ، على سبيل المثال.

الآن وصلت إلى 5 صفوف من البيانات فقط: العائلات من نيو أورلينز^{(New Orleans)} فقط وبها 3 أفراد أو أكثر. سهل^(Easy) بما فيه الكفاية؟ لاحظ أنه يمكنك بسهولة مسح عامل التصفية في أحد الأعمدة من خلال النقر على القائمة المنسدلة ثم النقر فوق الرابط مسح عامل التصفية من "اسم العمود"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

هذا يتعلق بالمرشحات البسيطة في Excel . إنها سهلة الاستخدام للغاية والنتائج واضحة جدًا. الآن دعنا نلقي نظرة على عوامل التصفية المعقدة باستخدام مربع حوار عوامل التصفية المتقدمة .^(Advanced)

إنشاء عوامل تصفية متقدمة في Excel

إذا كنت ترغب في إنشاء المزيد من عوامل التصفية المتقدمة ، فيجب عليك استخدام مربع حوار عامل التصفية ^{(filter dialog)}المتقدم^(Advanced) . على سبيل المثال ، لنفترض أنني أردت رؤية جميع العائلات التي تعيش في نيو أورلينز^{(New Orleans)} مع أكثر من فردين في عائلتهم أو^(OR) جميع العائلات في كلاركسفيل^{(Clarksville)} التي تضم أكثر من 3 أفراد في عائلتهم والأفراد الذين لديهم عنوان بريد إلكتروني منتهي .EDU فقط ^(.EDU). ^(AND)الآن لا يمكنك فعل ذلك بفلتر بسيط.

للقيام بذلك ، نحتاج إلى إعداد ورقة Excel^{(Excel sheet)} بشكل مختلف قليلاً. انطلق وأدخل صفين فوق مجموعة البيانات الخاصة بك وانسخ تسميات العناوين تمامًا في الصف الأول كما هو موضح أدناه.

الآن إليك كيفية عمل المرشحات المتقدمة. يجب عليك أولاً كتابة المعايير الخاصة بك في الأعمدة الموجودة في الجزء العلوي ثم النقر فوق الزر " خيارات متقدمة^(Advanced) " ضمن "فرز وتصفية^{( Sort & Filter)} " في علامة التبويب " البيانات^(Data) " .

إذن ما الذي يمكننا كتابته بالضبط في تلك الخلايا؟ حسنًا ، لنبدأ بمثالنا. نريد فقط رؤية البيانات من نيو أورلينز أو كلاركسفيل^{(New Orleans or Clarksville)} ، لذلك دعونا نكتبها في الخلايا E2 و E3^{(E2 and E3)} .

عندما تكتب القيم في صفوف مختلفة ، فهذا يعني OR. الآن نريد أسر نيو أورلينز^{(New Orleans)} التي تضم أكثر من عضوين وعائلات كلاركسفيل^{(Clarksville)} التي تضم أكثر من 3 أفراد. للقيام بذلك ، اكتب >2 في C2 و >3 في C3.

نظرًا لأن> 2 و New Orleans في نفس الصف ، فسيكون عامل التشغيل AND^{(AND operator)} . نفس الشيء صحيح بالنسبة للصف 3^{(row 3)} أعلاه. أخيرًا ، نريد فقط العائلات التي لها عنوان بريد إلكتروني ينتهي بـ .EDU. للقيام بذلك ، ما عليك سوى كتابة *.edu في كل من D2 و D3^{(D2 and D3)} . * يعني الرمز أي عدد من الأحرف.

بمجرد القيام بذلك ، انقر فوق أي مكان في مجموعة البيانات الخاصة بك ، ثم انقر فوق الزر " خيارات متقدمة^(Advanced) " . سيعرف حقل List Rang e تلقائيًا مجموعة البيانات الخاصة بك منذ أن قمت بالنقر فوقها قبل النقر فوق الزر Advanced^{(Advanced button)} . انقر الآن على الزر الصغير الصغير على يمين زر نطاق المعايير^{(Criteria range)} .

حدد كل شيء^{(Select everything)} من A1 إلى E3 ثم انقر فوق الزر نفسه مرة أخرى للرجوع إلى مربع الحوار Advanced Filter^{(Advanced Filter dialog)} . انقر فوق "موافق^{(Click OK)} " ويجب الآن تصفية بياناتك!

كما ترى ، لدي الآن 3 نتائج فقط تطابق كل تلك المعايير. لاحظ أن تسميات نطاق المعايير يجب أن تتطابق تمامًا مع تسميات مجموعة البيانات حتى يعمل هذا.

من الواضح أنه يمكنك إنشاء استعلامات أكثر تعقيدًا باستخدام هذه الطريقة ، لذا قم بالتلاعب بها للحصول على النتائج المرجوة. أخيرًا ، لنتحدث عن تطبيق وظائف الجمع على البيانات التي تمت تصفيتها.

تلخيص البيانات التي تمت تصفيتها

لنفترض الآن أنني أريد تلخيص عدد أفراد الأسرة في البيانات التي تمت تصفيتها ، كيف يمكنني القيام بذلك؟ حسنًا ، دعنا نمسح عامل التصفية الخاص بنا عن طريق النقر فوق الزر مسح^(Clear) في الشريط. لا تقلق ، من السهل جدًا تطبيق المرشح المتقدم مرة أخرى بمجرد النقر فوق الزر "خيارات متقدمة^{(Advanced button)} " والنقر فوق "موافق" مرة أخرى.

في الجزء السفلي من مجموعة البيانات الخاصة بنا ، دعنا نضيف خلية تسمى الإجمالي^(Total) ثم نضيف دالة مجموع لتلخيص إجمالي أفراد الأسرة. في المثال الخاص بي ، قمت فقط بكتابة =SUM(C7:C31) .

لذلك إذا نظرت إلى جميع العائلات ، لدي 78 فردًا في المجموع. الآن دعنا نمضي قدمًا ونعيد تطبيق مرشحنا المتقدم^{(Advanced filter)} ونرى ما سيحدث.

عذرًا! بدلاً من إظهار الرقم الصحيح ، 11 ، ما زلت أرى الإجمالي هو 78! لماذا هذا؟ حسنًا ، لا تتجاهل وظيفة SUM الصفوف المخفية ، لذلك لا تزال تقوم بالحساب باستخدام جميع الصفوف. ^{(SUM function)}لحسن الحظ ، هناك وظيفتان يمكنك استخدامهما لتجاهل الصفوف المخفية.

الأول هو SUBTOTAL . قبل أن نستخدم أيًا من هذه الوظائف الخاصة ، ستحتاج إلى مسح عامل التصفية الخاص بك ثم كتابة الوظيفة.

بمجرد مسح الفلتر ، امض قدمًا واكتب =SUBTOTAL( وسترى مربعًا منسدلًا يظهر مع مجموعة من الخيارات. باستخدام هذه الوظيفة ، يمكنك أولاً اختيار نوع دالة الجمع^{(summation function)} التي تريد استخدامها باستخدام رقم.

في مثالنا ، أرغب في استخدام SUM ، لذا أود كتابة الرقم 9^{(number 9)} أو النقر عليه من القائمة المنسدلة. ثم اكتب فاصلة وحدد نطاق الخلايا.

عندما تضغط على مفتاح الإدخال ، يجب أن ترى أن قيمة 78 هي نفسها كما في السابق. ومع ذلك ، إذا قمت الآن بتطبيق الفلتر مرة أخرى ، فسنرى 11!

ممتاز! هذا بالضبط ما نريده. يمكنك الآن ضبط عوامل التصفية وستعكس القيمة دائمًا الصفوف التي يتم عرضها حاليًا فقط.

الوظيفة الثانية التي تعمل تمامًا مثل الوظيفة^{(SUBTOTAL function)} الفرعية هي AGGREGATE . الاختلاف الوحيد هو أن هناك معلمة أخرى في دالة AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} حيث يتعين عليك تحديد أنك تريد تجاهل الصفوف المخفية.

المعلمة الأولى هي دالة التجميع^{(summation function)} التي تريد استخدامها وكما هو الحال مع SUBTOTAL ، 9 تمثل الدالة SUM^{(SUM function)} . الخيار الثاني حيث يتعين عليك كتابة 5 لتجاهل الصفوف المخفية. المعلمة الأخيرة هي نفسها وهي نطاق الخلايا.

يمكنك أيضًا قراءة مقالتي حول الوظائف الموجزة لمعرفة كيفية استخدام وظيفة AGGREGATE والوظائف^{(AGGREGATE function)}  الأخرى مثل MODE و MEDIAN و AVERAGE وما إلى ذلك بمزيد من التفاصيل.

نأمل أن تمنحك هذه المقالة نقطة بداية^{(starting point)} جيدة لإنشاء واستخدام عوامل التصفية في Excel . إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في إرسال تعليق. استمتع!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote аn article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• استخدم وظيفة "إدراج البيانات من الصورة" الجديدة في Excel Mobile

• استخدم وظائف التلخيص لتلخيص البيانات في Excel

• استخدم Excel كأداة لنسخ البيانات من الويب

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيفية البحث عن القيم المتطابقة في Excel

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إضافة تعليقات إلى خلية ورقة عمل Excel

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• كيفية البحث عن النطاق وحسابه في Excel

• كيفية إخفاء الأوراق والخلايا والأعمدة والصيغ في Excel

• كيفية Automatically Backup A Word Document إلى onedrive

• كيفية فتح مثيلات متعددة من Excel

• كيفية استخدام ميزات Excel AutoRecover و AutoBackup

• عرض العمود احتواء تلقائي ومرتفعات الصف في Excel

• كيفية التبديل بين أوراق العمل في Excel

• كيفية إضافة وطباعة صور خلفية Excel

• كيفية مقارنة ملفين من ملفات Excel وإبراز الاختلافات

• استخدم Excel لمعرفة سعر الفائدة الفعلي من سعر الفائدة الاسمي

• أدخل ورقة عمل Excel في مستند Word