هل^(Are) تبحث عن طريقة لتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جدول بيانات Excel^{(Excel spreadsheet)} ؟ هناك العديد من الحالات التي يتعين عليك فيها توزيع ملف على عدة أشخاص وتتبع التغييرات التي تم إجراؤها. قد ترغب في تتبع وقت إجراء التغيير ومن قام بالتغيير والخلية التي حدث التغيير فيها والبيانات التي تم تغييرها.

يحتوي Excel^(Excel) على ميزات تتبع مضمنة يمكنها التعامل مع جميع الحالات المذكورة أعلاه. يمكنك بسهولة مراجعة جميع التغييرات مباشرة في ورقة العمل ويمكنك أيضًا قبول كل تغيير أو رفضه. هناك بعض النقاط التي يجب تذكرها حول ميزات التتبع في Excel :

1. لا يعني تشغيل التتبع أنه يمكنك إعادة جدول البيانات في الوقت المناسب إلى حالة سابقة عن طريق التراجع عن التغييرات. إنه في الأساس ملف سجل^{(log file)} يسجل كل شيء وهذا كل شيء. يمكنك الانتقال يدويًا والاطلاع على البيانات التي تم حذفها أو إضافتها ، ولكن سيتعين عليك إجراء التغييرات على جدول البيانات بنفسك.

2. لا يعني تشغيل التتبع أنه سيتم تسجيل كل تغيير تقوم به. يتم تعقب أي بيانات مخزنة في الخلية ، ولكن لا يتم تعقب التغييرات الأخرى مثل التنسيق. تتضمن التغييرات الأخرى التي لم يتم تعقبها إخفاء / إخفاء الصفوف والأعمدة والتعليقات وقيم الخلية التي تتغير بسبب إعادة حساب الصيغة.

3. يتم الاحتفاظ بسجل التغييرات لمدة 30 يومًا بشكل افتراضي فقط. ^{(Change history)}إذا قمت بإجراء تغييرات على ورقة عمل Excel^{(Excel worksheet)} ثم فتحت المصنف مرة أخرى بعد 45 يومًا ، فستتمكن من رؤية محفوظات التغييرات^{(change history)} طوال 45 يومًا حتى تغلق المصنف. عند إغلاقه ، ستختفي أي محفوظات تغييرات أقدم من 30 يومًا. ^{(change history)}هذا يعني أنه في المرة التالية التي تفتحها فيها ، لن تتمكن من رؤية التغيير الذي أجريته قبل 45 يومًا.

4. عندما تقوم بتشغيل التعقب ، يصبح المصنف مصنفًا مشتركًا. هذا يعني أن عدة مستخدمين سيجريون تغييرات على المستند.

الآن بعد أن تعرفت على بعض الأساسيات حول كيفية عمل التتبع في Excel ، فلنتحدث عن كيفية تمكينه وتغيير الإعدادات وتتبع التغييرات!

تمكين التتبع

دعنا نمضي قدمًا ونشغل التتبع أولاً. افتح Excel وانقر فوق^{(Excel and click)} علامة التبويب مراجعة^(Review)  على الشريط. في أقصى اليمين ، من المفترض أن ترى خيارًا يسمى تعقب التغييرات ^{(Track Changes )} ضمن قسم التغييرات^(Changes) .

انقر فوق الزر واختر  تمييز التغييرات^{(Highlight Changes)} . ستحصل على مربع حوار^{(dialog box)} حيث تحتاج الآن إلى إلغاء تحديد الخيار "تعقب التغييرات أثناء التحرير. يؤدي هذا أيضًا إلى مشاركة المصنف الخاص بك "^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

لديك العديد من الخيارات هنا بما  في ذلك متى^(When) ، ومن^(Who) ، وأين^(Where) . بالنسبة لـ " متى^(When) " ، كل^(All) هذا يعني أنه سيتم تسليط الضوء على كل تغيير. لديك أيضًا خيار تمييز التغييرات من آخر مرة قمت فيها بحفظ المستند ، منذ تاريخ محدد ، أو التغييرات التي لم تتم مراجعتها بعد.

إذا حددت  "من"^(Who) ، يمكنك اختيار تعقب التغييرات التي أجراها أي شخص أو التغييرات^{(anyone or changes)} التي أجراها الجميع باستثناء أنت. يتيح لك الخيار " أين^(Where) "  تتبع التغييرات فقط لجزء معين من جدول البيانات. ما عليك سوى^(Just) النقر فوق الزر الموجود على اليمين وتحديد نطاق الخلايا التي تريد تتبعها.

أخيرًا ، يمكنك إلغاء تحديد خيار تمييز التغييرات على الشاشة^{(Highlight changes on screen)} إذا كنت لا تريد أن يعرف الآخرون أنك تتبع التغييرات. بشكل افتراضي ، بمجرد بدء التتبع وتحديد هذا الخيار ، ستظهر أي خلية تم تغييرها سهمًا صغيرًا في أعلى اليسار للإشارة إلى أنه تم تغييرها.

أيضًا ، إذا قمت بالنقر فوق خلية تم تغييرها (مع تشغيل تمييز التغييرات على الشاشة^{(Highlight changes on screen)} ) ، فستظهر لك نافذة منبثقة^{(popup window)} صغيرة توضح ما تم تغيير القيمة منه وتغييره وفي أي وقت. إذا قمت بإلغاء تحديد خيار تمييز^(Highlight) التغييرات على الشاشة ، فلن ^{(screen option)}يظهر^{(t show)} هذا المثلث الأسود الصغير .

إذن ما يمكنك فعله ، على سبيل المثال ، هو إخفاء التغييرات على الشاشة عن طريق عدم تحديد المربع ، وإرسال ملفك إلى كل من يتعين عليه إجراء تغييرات عليه ، وعندما تستعيده ، ما عليك سوى الانتقال إلى " تعقب التغييرات^{(Track Changes)} " وإعادة التحقق الصندوق.

تكوين التتبع

الخطوة التالية هي إلقاء نظرة على إعدادات التتبع وتعديلها لتناسب احتياجاتك. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر " مشاركة المصنف^{(Share Workbook)} " الموجود مباشرة على يسار الزر " تعقب التغييرات^{(Track Changes)} " . انقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة^(Advanced) عندما ينبثق مربع حوار مشاركة المصنف .^{(Share Workbook)}

هنا يمكنك تغيير عدد الأيام للاحتفاظ بسجل التغييرات إلى شيء آخر غير 30 يومًا. بشكل افتراضي ، يتم تحديث التغييرات عند حفظ الملف ، ولكن يمكنك إجراؤها بحيث يتم إجراؤها تلقائيًا كل بضع دقائق. أخيرًا ، يمكنك اختيار الطريقة التي تريد التعامل بها مع التعارضات: إما عن طريق سؤالك أو ببساطة ترك التغيير الأخير عند حفظ الملف يفوز^{(file win)} .

عرض التغييرات

بمجرد تمكين التتبع وإجراء بعض التغييرات ، يمكنك النقر فوق الزر "تعقب التغييرات^{(Track Changes button)} " مرة أخرى ، والنقر فوق " تمييز التغييرات^{(Highlight Changes)} " وستلاحظ أن قائمة التغييرات في مربع ورقة جديدة^{( List changes on a new sheet)} لم تعد باللون الرمادي.

تحقق من ذلك وانقر فوق موافق. ^{(OK. A)}ستتم إضافة ورقة عمل جديدة تسمى "المحفوظات" تتيح لك عرض جميع التغييرات التي تم إجراؤها على هذا المصنف .^(History)

في مرحلة ما ، ستحتاج إما إلى الموافقة على التغييرات أو رفضها. يمكنك مراجعة جميع التغييرات ثم اختيار واختيار التغييرات التي تريد الاحتفاظ بها أو تجاهلها.

ما عليك سوى النقر فوق " تعقب التغييرات^{(Track Changes)} " مرة أخرى واختيار " Accept/Reject Changes " . حدد الخيارات لاختيار التغييرات التي تريد قبولها أو رفضها. إذا كنت تريد مراجعة جميع التغييرات ، فما عليك سوى المغادرة عند^(When) التحديد والتأكد من تعيينها على " لم تتم المراجعة^{(Not Reviewed)} " .

انقر فوق "موافق" وسيبدأ Excel^{(Click OK and Excel)} في إظهار كل تغيير تم إجراؤه ويعطيك خيار القبول^(Accept) أو الرفض^(Reject) . يمكنك أيضًا قبول^{(Accept All)} كل التغييرات أو رفضها^{(Reject All)} إذا أردت.

إذا رفضت تغييرًا ، فسيعود على الفور إلى ما كان موجودًا في الأصل في تلك الخلية. تجدر الإشارة إلى أنه إذا أشارت خلية أخرى إلى محتويات الخلية المرفوضة ، فستتغير هذه القيمة أيضًا عندما تعود قيمة الخلية المرجعية مرة أخرى. ^{(cell value)}يمكن أن يتسبب ذلك في تعطل الصيغ وما إلى ذلك ، لذا كن حذرًا.

هذا هو! يمكنك الآن تتبع أي تغييرات تم إجراؤها على جدول بيانات Excel^{(Excel spreadsheet)} بسهولة باستخدام هذه الميزة المضمنة. إذا كان لديك أي أسئلة ، فقم بإرسال تعليق. استمتع!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for a way to track chаnges made to an Excel spreadsheet? There are many cases where you have to dіstribυte a file to mυltiple pеople and keep track of what chаnges wеre mаde. You might want to track when the change was made, who mаde the change, what cell the change occurred in and what data waѕ changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيف اصنع Histogram في Excel

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• كيفية طرح التواريخ في Excel

• كيفية استخدام VLOOKUP في Excel

• كيفية التبديل بين أوراق العمل في Excel

• كيفية عمل رسم بياني أو مخطط بسيط في Excel

• كيفية Group Worksheets في Excel

• كيفية إضافة أشرطة الخطأ في Excel

• كيفية إضافة وطباعة صور خلفية Excel

• استخدم وظائف التلخيص لتلخيص البيانات في Excel

• كيفية إنشاء Drop Down List في Excel

• كيفية حساب التباين في Excel

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• كيفية فتح مثيلات متعددة من Excel

• كيفية تصفية البيانات في Excel

• كيفية استخدام COUNTIFS و SUMIFS و AVERAGEIFS في Excel

• كيفية إضافة تعليقات إلى خلية ورقة عمل Excel