في مقال كتبه عام 2018 ، كتبت شركة Robert Half ، وهي شركة متخصصة في الموارد البشرية والصناعة المالية ، أن 63% of financial firms continue to use Excel بصفة أساسية. صحيح ، هذا ليس 100٪ ويعتبر في الواقع to be a decline in usage! ولكن بالنظر إلى أن البرنامج عبارة عن برنامج جداول بيانات^{(spreadsheet software)} ولم يتم تصميمه فقط كبرنامج للصناعة^{(industry software)} المالية ، فلا يزال 63٪ يمثل جزءًا كبيرًا من الصناعة ويساعد في توضيح مدى أهمية برنامج Excel .

لا يجب أن يكون تعلم كيفية استخدام Excel^{(Excel doesn)} أمرًا صعبًا. سيساعدك اتخاذ خطوة واحدة في كل مرة على الانتقال من مبتدئ إلى خبير (أو على الأقل أقرب إلى تلك النقطة) - بالسرعة التي تناسبك.

كمعاينة لما سنقوم بتغطيته في هذه المقالة ، فكر في أوراق العمل والوظائف والصيغ الأساسية القابلة للاستخدام والتنقل في ورقة العمل أو المصنف^{(worksheet or workbook)} . من المؤكد أننا لن نغطي كل وظيفة Excel^{(Excel function)} ممكنة ولكننا سنغطي ما يكفي بحيث يمنحك فكرة عن كيفية التعامل مع الآخرين. 

التعاريف الأساسية^{(Basic Definitions)}

من المفيد حقًا أن نغطي بعض التعريفات. على الأرجح ، لقد سمعت هذه المصطلحات (أو تعرف بالفعل ما هي). لكننا سنغطيهم للتأكد وسنكون جاهزين لبقية العملية في تعلم كيفية استخدام Excel .

المصنفات مقابل أوراق العمل^{(Workbooks vs. Worksheets)}

^{(Excel document)}تسمى مستندات Excel المصنفات^(Workbooks) وعندما تقوم بإنشاء مستند Excel^{(Excel document)} لأول مرة (المصنف) ، ستتضمن العديد من إصدارات Excel (وليس كلها) ثلاث علامات تبويب ، لكل منها ورقة عمل فارغة خاصة به. ^(Excel)إذا كان إصدار Excel^{(Excel doesn)} الخاص بك لا يفعل ذلك ، فلا داعي للقلق ، فسنتعلم كيفية إنشائه.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

أوراق العمل هي الأجزاء الفعلية حيث تقوم بإدخال البيانات. إذا كان من الأسهل التفكير في الأمر بصريًا ، ففكر في أوراق العمل على أنها علامات التبويب تلك. يمكنك إضافة علامات التبويب أو حذفها عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن واختيار خيار الحذف. أوراق العمل هذه هي جداول البيانات الفعلية التي نعمل بها ويتم وضعها في ملف المصنف^{(workbook file)} .

الشريط^{(The Ribbon)}

ينتشر الشريط^(Ribbon) عبر تطبيق Excel^{(Excel application)} مثل صف من الاختصارات ، ولكن الاختصارات التي يتم تمثيلها بصريًا (مع أوصاف نصية). هذا مفيد عندما تريد القيام بشيء ما في وقت قصير وخاصة عندما تحتاج إلى مساعدة في تحديد ما تريد القيام به.  

هناك مجموعة مختلفة من أزرار الشريط بناءً على القسم / المجموعة التي تختارها من خيارات القائمة العلوية (مثل الصفحة الرئيسية^(Home) ، والإدراج^(Insert) ، والبيانات^(Data) ، والمراجعة^(Review) ، وما إلى ذلك) وستتعلق الخيارات المرئية المقدمة بهذه المجموعات. 

اختصارات Excel^{(Excel Shortcuts)}

تساعد الاختصارات في التنقل في برنامج Excel^{(Excel software)} بسرعة ، لذا من المفيد (ولكن ليس ضروريًا تمامًا) تعلمها. يتم تعلم بعضها من خلال رؤية الاختصارات المدرجة في قوائم الإصدارات القديمة من تطبيق Excel^{(Excel application)} ثم تجربتها بنفسك.  

هناك طريقة أخرى لتعلم اختصارات Excel وهي عرض قائمة بها على موقع الويب لمطوري برنامج Excel^{(website of the Excel developers)} . حتى إذا كان إصدار Excel الخاص بك لا^{(Excel doesn)} يعرض الاختصارات ، فإن معظمها لا يزال يعمل.

الصيغ مقابل الوظائف^{(Formulas vs. Functions)}

الوظائف هي قدرات مضمنة في Excel وتستخدم في الصيغ. على سبيل المثال ، إذا أردت إدراج صيغة تحسب مجموع الأرقام في خلايا مختلفة من جدول بيانات ، يمكنك استخدام الدالة SUM () للقيام بذلك.  

المزيد عن هذه الوظيفة (والوظائف الأخرى) قليلاً في هذه المقالة.

شريط الصيغة^{(Formula Bar)}

شريط الصيغة^{(formula bar)} هو منطقة تظهر أسفل الشريط^(Ribbon) . يتم استخدامه للصيغ والبيانات. تقوم بإدخال البيانات في الخلية وستظهر أيضًا في شريط الصيغة^{(formula bar)} إذا كان لديك الماوس على تلك الخلية.  

عندما نشير إلى شريط الصيغة^{(formula bar)} ، فإننا نشير ببساطة إلى أنه يجب علينا كتابة الصيغة في تلك البقعة مع تحديد الخلية المناسبة (والتي ، مرة أخرى ، ستحدث تلقائيًا إذا حددت الخلية وبدأت في الكتابة).

مثال على إنشاء وتنسيق ورقة العمل^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام ورقة عمل Excel^{(Excel Worksheet)} الخاصة بك . سنقدم لك بعض الأمثلة على الخطوات بينما نمضي قدمًا في هذه المقالة حتى تتمكن من تجربتها بنفسك.

المصنف الأول^{(The First Workbook)}

من المفيد أن تبدأ بمصنف^(Workbook) فارغ . لذا ، انطلق واختر جديد^(New) . قد يختلف هذا بناءً على إصدار Excel الخاص بك ، ولكنه بشكل عام في منطقة الملف^(File) .

ملاحظة: تقول الصورة أعلاه فتح^(Open) في الجزء العلوي لتوضيح أنه يمكنك الوصول إلى الجديد^(New) (الجانب الأيسر ، المشار إليه بالسهم الأخضر) من أي مكان. هذه لقطة شاشة لبرنامج Excel الأحدث .

عند النقر فوق جديد^(New) ، من المرجح أن تحصل على بعض النماذج النموذجية. قد تختلف القوالب نفسها بين إصدارات Excel ، ولكن يجب أن تحصل على نوع من الاختيار.  

تتمثل إحدى طرق تعلم كيفية استخدام Excel في اللعب بهذه القوالب ومعرفة ما يجعلها "علامة". بالنسبة لمقالنا ، نبدأ بمستند فارغ ونتلاعب بالبيانات والصيغ ، إلخ.  

لذا ، انطلق وحدد خيار المستند^{(document option)} الفارغ . ستختلف الواجهة ، من إصدار إلى آخر ، ولكن يجب أن تكون متشابهة بما يكفي للحصول على الفكرة. بعد ذلك بقليل ، سنقوم أيضًا بتنزيل نموذج آخر لورقة Excel^{(Excel sheet)} .

إدخال البيانات^{(Inserting the Data)}

هناك العديد من الطرق المختلفة للحصول على البيانات في جدول البيانات (ويعرف أيضًا باسم ورقة العمل). إحدى الطرق هي ببساطة كتابة ما تريد في المكان الذي تريده. اختر الخلية المعينة وابدأ في الكتابة.

هناك طريقة أخرى وهي نسخ البيانات ثم لصقها في جدول البيانات^{(Spreadsheet)} . صحيح ، إذا كنت تنسخ بيانات ليست في تنسيق جدول ، فيمكن أن تكون مثيرة للاهتمام قليلاً فيما يتعلق بالمكان الذي تصل إليه في المستند الخاص بك. لكن لحسن الحظ يمكننا دائمًا تحرير المستند وإعادة نسخه^{(document and recopy)} ولصقه في مكان آخر ، حسب الحاجة.

يمكنك تجربة طريقة copy/paste method الآن عن طريق تحديد جزء من هذه المقالة ونسخها ثم لصقها في جدول البيانات الفارغ.

بعد تحديد جزء المقالة ونسخه ، انتقل إلى جدول البيانات الخاص بك وانقر فوق^{(spreadsheet and click)} الخلية المطلوبة حيث تريد بدء اللصق والقيام بذلك. الطريقة الموضحة أعلاه هي استخدام قائمة النقر بزر الماوس الأيمن ثم تحديد "لصق" في شكل الرمز.

من المحتمل أن تحصل على خطأ عند استخدام طريقة اللصق^{(paste method)} المضمنة في Excel ، حتى مع طرق Excel الأخرى المضمنة أيضًا. لحسن الحظ ، يساعد تحذير الخطأ^{(error warning)} (أعلاه) في توجيهك في الاتجاه الصحيح للحصول على البيانات التي نسختها في الورقة.

عند لصق البيانات ، يقوم Excel بعمل جيد جدًا في تفسيرها. في مثالنا ، قمت بنسخ أول فقرتين من هذا القسم وقدمها Excel^{(section and Excel)} في صفين. نظرًا لوجود مسافة فعلية بين الفقرات ، أعاد Excel إنتاج ذلك أيضًا (مع صف فارغ). إذا كنت تقوم بنسخ جدول ، فإن Excel يقوم بعمل أفضل في إعادة إنتاجه في الورقة.

أيضًا ، يمكنك استخدام الزر الموجود في الشريط^(Ribbon) للصق. للأشخاص المرئيين ، هذا مفيد حقًا. يظهر في الصورة أدناه^{(image below)} .

تسمح لك بعض إصدارات Excel (خاصة الإصدارات الأقدم) باستيراد البيانات (التي تعمل بشكل أفضل مع الملفات المماثلة أو CSV - القيم المفصولة بفواصل - الملفات). لا تحتوي بعض الإصدارات الأحدث من Excel على هذا الخيار ولكن لا يزال بإمكانك فتح الملف الآخر (الملف الذي تريد استيراده) ، واستخدام تحديد الكل^{(select all)} ثم نسخه ولصقه^{(copy and paste)} في جدول بيانات Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

عندما يكون الاستيراد متاحًا ، فإنه يوجد بشكل عام ضمن قائمة " ملف^(File) ". في الإصدار (الإصدارات) الجديدة من Excel ، قد تتم إعادة توجيهك إلى واجهة مستخدم^{(user interface)} رسومية أكثر عند النقر فوق ملف^(File) .  ما عليك سوى النقر^(Simply) فوق السهم الموجود في الجزء العلوي الأيسر للعودة إلى ورقة العمل الخاصة بك.

الارتباط التشعبي^{(Hyperlinking)}

الارتباط التشعبي^{(Hyperlinking)} سهل إلى حد ما ، خاصة عند استخدام الشريط^(Ribbon) . ستجد زر الارتباط التشعبي^{(hyperlink button)} ضمن قائمة " إدراج^(Insert) " في إصدارات Excel الأحدث. يمكن الوصول إليه أيضًا عبر اختصار مثل command-K .

تنسيق البيانات (مثال: الأرقام والتواريخ)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

في بعض الأحيان يكون من المفيد تنسيق البيانات. هذا صحيح بشكل خاص مع الأرقام. لماذا ا؟ في بعض الأحيان ، تقع الأرقام تلقائيًا في تنسيق عام (نوع افتراضي) والذي يشبه إلى حد كبير تنسيق نص. لكن في كثير من الأحيان ، نريد أن تتصرف أرقامنا كأرقام.  

قد يكون المثال الآخر هو التواريخ ، التي قد نرغب في تنسيقها للتأكد من أن جميع التواريخ الخاصة بنا تظهر متسقة ، مثل 20200101 أو 01/01/20 أو أي تنسيق نختاره لتنسيق التاريخ^{(date format)} لدينا .

يمكنك الوصول إلى خيار تنسيق بياناتك بطريقتين مختلفتين ، كما هو موضح في الصور أدناه.

بمجرد الوصول ، على سبيل المثال ، إلى تنسيق الأرقام^(Number) ، سيكون لديك العديد من الخيارات. تظهر هذه الخيارات عند استخدام طريقة النقر بزر الماوس الأيمن. عند استخدام " الشريط^(Ribbon) " ، تكون خياراتك موجودة في " الشريط^(Ribbon) " مباشرةً . كل هذا يتوقف على أيهما أسهل بالنسبة لك.  

إذا كنت تستخدم Excel لفترة من الوقت ، فقد يكون من الأسهل فهم طريقة النقر بزر الماوس الأيمن باستخدام مربع حوار تنسيق الأرقام الناتج (الموضح أدناه). ^{(number format dialog box)}إذا كنت أحدث أو أكثر بصريًا ، فقد تكون طريقة الشريط^{(Ribbon method)} أكثر منطقية (وأسرع في الاستخدام). كلاهما يوفر لك خيارات تنسيق الأرقام .^{(number formatting)}

إذا قمت بكتابة أي شيء يشبه التاريخ ، فإن الإصدارات الأحدث من Excel لطيفة بما يكفي لتعكس ذلك في الشريط^(Ribbon) كما هو موضح في الصورة أدناه.

من الشريط^(Ribbon) يمكنك تحديد تنسيقات لتاريخك. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار تاريخ قصير أو تاريخ طويل. انطلق وجربها واعرض نتائجك.

تنسيق العرض التقديمي (مثال: محاذاة النص)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

من المفيد أيضًا فهم كيفية محاذاة بياناتك ، سواء كنت تريد أن تصطف جميعها إلى اليسار أو إلى اليمين (أو مبررًا ، إلخ). يمكن الوصول إلى هذا أيضًا عبر الشريط^(Ribbon) .

كما ترى من الصور أعلاه ، فإن محاذاة النص (مثل اليمين واليسار وما إلى ذلك) موجودة في الصف الثاني من خيار الشريط^{(Ribbon option)} . يمكنك أيضًا اختيار خيارات محاذاة أخرى (مثل أعلى ، أسفل) في الشريط^(Ribbon) .  

أيضًا ، إذا لاحظت ، قد لا تبدو محاذاة أشياء مثل الأرقام لليمين عند المحاذاة إلى اليسار (حيث يبدو النص أفضل) ولكنها تبدو أفضل عند المحاذاة إلى اليمين. المحاذاة تشبه إلى حد بعيد ما قد تراه في تطبيق معالجة الكلمات^{(word processing application)} .

أعمدة الصفوف^{(Columns & Rows)}

من المفيد معرفة كيفية العمل ، وكذلك ضبط عرض وأبعاد ^{(adjust the width and dimensions)}الأعمدة والصفوف^{(columns and rows)} . لحسن الحظ ، بمجرد أن تتعطل ، يصبح من السهل جدًا القيام بذلك.  

هناك جزأين لإضافة أو حذف الصفوف أو الأعمدة. الجزء الأول هو عملية التحديد^{(selection process)} والآخر هو النقر بزر الماوس الأيمن واختيار خيار الإدراج أو الحذف.  

هل تتذكر البيانات التي قمنا بنسخها من هذه المقالة ولصقها في ورقة Excel^{(Excel sheet)} الفارغة الخاصة بنا في المثال أعلاه؟ ربما لم نعد بحاجة إليه بعد الآن ، لذا فهو مثال مثالي لعملية حذف الصفوف.

تذكر^(Remember) خطوتنا الأولى؟ نحن بحاجة إلى تحديد الصفوف. انطلق وانقر على رقم الصف (على ^{(row number)}يسار الخلية اليسرى^{(left cell)} العلوية ) واسحب لأسفل بالماوس إلى الصف السفلي الذي تريد حذفه. في هذه الحالة ، نختار ثلاثة صفوف.  

بعد ذلك ، الجزء الثاني من الإجراء الخاص بنا هو النقر فوق حذف الصفوف^{(Delete Rows)} ومشاهدة برنامج Excel يحذف تلك الصفوف.

تتشابه عملية إدراج صف ولكن لا يتعين عليك تحديد أكثر من صف واحد.  سيحدد Excel^(Excel) المكان الذي تنقر فيه حيث تريد إدراج الصف.  

لبدء العملية ، انقر فوق رقم الصف^{(row number)} الذي تريده أن يكون أسفل الصف الجديد. هذا يخبر Excel بتحديد الصف بأكمله نيابة عنك. من المكان الذي تتواجد فيه ، سيقوم Excel بإدراج الصف أعلاه. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن واختيار " ^{(right-clicking and choosing)} إدراج صفوف".^{(Insert Rows.)}

كما ترى أعلاه ، قمنا بكتابة 10 في الصف 10. ثم بعد تحديد 10 (الصف 10) والنقر بزر الماوس الأيمن واختيار " إدراج صفوف^{(Insert Rows)} " ، انخفض الرقم 10^{(number 10)} صفًا واحدًا. نتج عن ذلك وجود العشرة⁽¹⁰⁾ الآن في الصف 11.  

يوضح هذا كيفية وضع الصف المدرج أعلى الصف المحدد. انطلق وجربها بنفسك ، حتى تتمكن من رؤية كيفية عمل عملية الإدراج^{(insertion process)} .

إذا كنت بحاجة إلى أكثر من صف واحد ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد أكثر من صف واحد وهذا يخبر Excel عن العدد الذي تريده وسيتم إدراج هذه الكمية أعلى رقم الصف^{(row number)} المحدد.  

تُظهر الصور التالية هذا بتنسيق مرئي ، بما في ذلك كيفية نزول العشرة⁽¹⁰⁾ إلى ثلاثة صفوف ، وعدد الصفوف المدرجة. 

إن عملية إدراج الأعمدة وحذفها هي نفسها بشكل أساسي باستثناء أنك تختار من أعلى (أعمدة) بدلاً من اليسار (صفوف).

مرشحات وتكرارات^{(Filters & Duplicates)}

عندما يكون لدينا الكثير من البيانات للعمل معها ، فإنه يساعد إذا كان لدينا حيلتان في سواعدنا من أجل العمل بسهولة أكبر مع تلك البيانات.  

على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك مجموعة من البيانات المالية ولكنك تحتاج فقط إلى إلقاء نظرة على بيانات محددة. إحدى طرق القيام بذلك هي استخدام "عامل تصفية" في Excel.

أولاً ، دعنا نعثر على ورقة عمل Excel^{(Excel Worksheet)} تقدم الكثير من البيانات بحيث يكون لدينا شيء لاختبار ذلك (دون الحاجة إلى كتابة جميع البيانات بأنفسنا). يمكنك تنزيل مثل هذه العينة من Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . ضع في اعتبارك أن هذا هو الرابط المباشر للتنزيل ، لذا يجب أن يبدأ تنزيل ملف Excel على^{(Excel example)} الفور عند النقر فوق هذا الارتباط.

الآن بعد أن أصبح لدينا المستند ، فلنلقِ نظرة على حجم البيانات. قليلا جدا ، أليس كذلك؟ ملاحظة: ستبدو الصورة أعلاه مختلفة قليلاً عما لديك في نموذج الملف^{(sample file)} وهذا أمر طبيعي. 

لنفترض أنك أردت فقط مشاهدة بيانات من ألمانيا^(Germany) . استخدم خيار "تصفية" في الشريط^(Ribbon) (ضمن "الصفحة الرئيسية"). يتم دمجه مع خيار "فرز" باتجاه اليمين (في إصدارات Excel الأحدث). 

الآن ، أخبر Excel بالخيارات التي تريدها. في هذه الحالة ، نبحث عن بيانات عن ألمانيا^(Germany) باعتبارها الدولة المختارة.

ستلاحظ أنه عند تحديد خيار التصفية^{(filter option)} ، تظهر أسهم قائمة منسدلة صغيرة في الأعمدة. عند تحديد سهم ، يكون لديك العديد من الخيارات ، بما في ذلك خيار "عوامل تصفية النص" الذي سنستخدمه. لديك خيار للفرز تصاعديًا أو تنازليًا.  

من المنطقي أن يجمع Excel بين هذه الخيارات في ^(Excel)الشريط^(Ribbon) نظرًا لأن كل هذه الخيارات تظهر في القائمة المنسدلة. سنختار "يساوي ..." ضمن "عوامل تصفية النص".

بعد أن نختار ما نريد القيام به (في هذه الحالة تصفية^(Filter) ) ، دعنا نقدم المعلومات / المعايير. نود أن نرى جميع البيانات من ألمانيا^(Germany) ، وهذا ما نكتبه في المربع. ثم انقر على "موافق".

ستلاحظ أننا الآن نرى فقط بيانات من ألمانيا^(Germany) . تم تصفية البيانات. البيانات الأخرى لا تزال موجودة. هو فقط مخفي عن الأنظار. سيأتي وقت تريد فيه إيقاف عامل التصفية ورؤية جميع البيانات.  ما عليك سوى الرجوع^{(Simply return)} إلى القائمة المنسدلة واختيار مسح الفلتر ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

في بعض الأحيان سيكون لديك مجموعات بيانات تتضمن بيانات مكررة. يكون الأمر أسهل بكثير إذا كان لديك بيانات مفردة فقط. على سبيل المثال ، لماذا تريد تسجيل البيانات المالية نفسها مرتين^{(data record twice)} (أو أكثر) في ورقة عمل Excel^{(Excel Worksheet)} الخاصة بك ؟  

يوجد أدناه^(Below) مثال لمجموعة بيانات^{(data set)} بها بعض البيانات المكررة (موضحة باللون الأصفر).

لإزالة التكرارات (أو أكثر ، كما في هذه الحالة) ، ابدأ بالنقر فوق أحد الصفوف التي تمثل البيانات المكررة (التي تحتوي على البيانات المكررة). هذا موضح في الصورة أدناه.

الآن ، قم بزيارة علامة التبويب أو القسم "البيانات" ومن هناك ، يمكنك رؤية زر على الشريط^(Ribbon) يقول "إزالة التكرارات". انقر فوق ذلك.

يقدم لك الجزء الأول من هذه العملية مربع حوار^{(dialog box)} مشابه لما تراه في الصورة أدناه.  لا تدع^{(t let)} هذا يربكك^(Don) . إنه يسألك ببساطة عن العمود الذي يجب النظر إليه عند تحديد البيانات المكررة.  

على سبيل المثال ، إذا كان لديك عدة صفوف بنفس الاسم الأول والأخير ولكن بشكل أساسي هراء في الأعمدة الأخرى (مثل نسخة / لصق من موقع ويب على سبيل المثال) وتحتاج فقط إلى صفوف فريدة للاسم الأول والأخير ، فيمكنك تحديد تلك الأعمدة بحيث لا يتم أخذ الثرثرة التي قد لا تكون مكررة في الاعتبار عند إزالة البيانات الزائدة.  

في هذه الحالة ، تركنا التحديد كـ "كل الأعمدة" لأننا قمنا بتكرار الصفوف يدويًا لذلك علمنا أن جميع الأعمدة كانت متطابقة تمامًا في مثالنا. (يمكنك أن تفعل الشيء نفسه مع ملف Excel كمثال واختباره^{(Excel example file and test)} .)

بعد النقر فوق "موافق" في مربع الحوار^{(dialog box)} أعلاه ، سترى النتيجة وفي هذه الحالة ، تم تحديد ثلاثة صفوف على أنها متطابقة وتمت إزالة اثنين منها.

الآن ، البيانات الناتجة (الموضحة أدناه) تطابق البيانات التي بدأنا بها قبل أن ننتقل إلى إضافة وإزالة^{(addition and removal)} التكرارات.

لقد تعلمت للتو بعض الحيل. هذه مفيدة بشكل خاص عند التعامل مع مجموعات أكبر من البيانات. انطلق وجرب بعض الأزرار الأخرى التي تراها على الشريط وشاهد^(Ribbon) ما تفعله. يمكنك أيضًا نسخ ملف Excel كمثال^{(Excel example)} إذا كنت تريد الاحتفاظ بالنموذج الأصلي. أعد تسمية الملف الذي قمت بتنزيله وأعد تنزيل نسخة أخرى. أو قم بتكرار الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.  

ما فعلته هو تكرار علامة التبويب مع جميع البيانات المالية (بعد نسخها في ملف المثال^{(example file)} الآخر الخاص بي ، الذي بدأنا به كان فارغًا) ومع علامة التبويب المكررة^{(duplicate tab)} كان لدي نسختان للعب بهما. يمكنك تجربة ذلك باستخدام النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب واختيار " ^{(tab and choosing “)}تكرار^(Duplicate) ".

تنسيق مشروط^{(Conditional Formatting)}

تم تضمين هذا الجزء من المقالة في القسم الخاص بإنشاء المصنف^(Workbook) نظرًا لفوائد العرض الخاصة به. إذا بدا الأمر معقدًا بعض الشيء أو كنت تبحث عن وظائف وصيغ ، فتخط هذا القسم وارجع إليه في وقت فراغك.

التنسيق^(Formatting) الشرطي مفيد إذا كنت تريد تمييز بيانات معينة. في هذا المثال ، سنستخدم ملف مثال Excel^{(Excel Example file)} الخاص بنا (مع جميع البيانات المالية) ونبحث عن " إجمالي^(Gross) المبيعات" التي تزيد عن 25000 دولار. 

للقيام بذلك ، علينا أولاً تحديد مجموعة الخلايا التي نريد تقييمها. الآن ، ضع في اعتبارك أنك لا تريد تمييز العمود أو الصف^{(column or row)} بأكمله . أنت تريد فقط تمييز الخلايا التي تريد تقييمها فقط. خلاف ذلك ، سيتم أيضًا تقييم الخلايا الأخرى (مثل العناوين) وستفاجأ بما يفعله Excel بهذه العناوين (كمثال).

لذلك ، تم تمييز الخلايا المرغوبة لدينا ، وننقر الآن على قسم / مجموعة "الصفحة الرئيسية" ثم "تنسيق شرطي".

عندما نضغط على "تنسيق شرطي" في الشريط^(Ribbon) ، لدينا بعض الخيارات. في هذه الحالة نريد أن نبرز الخلايا التي يزيد حجمها عن 25000 دولار ، هكذا نجعل اختيارنا ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

الآن سنرى مربع حوار^{(dialog box)} ويمكننا كتابة القيمة في المربع. نكتب 25000. لا داعي للقلق بشأن الفواصل أو أي شيء^{(commas or anything)} ، وفي الواقع ، إنها تعمل بشكل أفضل إذا قمت فقط بكتابة الرقم الأولي.

بعد النقر فوق "موافق" ، سنرى أن الحقول يتم تلوينها تلقائيًا وفقًا لاختيارنا (إلى اليمين) في مربع الحوار^{(dialog box)} "أكبر من" أعلاه . في هذه الحالة ، "أحمر فاتح تعبئة بنص أحمر داكن^{(Dark Red Text)} ). كان بإمكاننا اختيار خيار عرض^{(display option)} مختلف أيضًا.

يعد هذا التنسيق الشرطي طريقة رائعة لرؤية البيانات الضرورية لمشروع أو لآخر في لمحة. في هذه الحالة ، يمكننا أن نرى "الشرائح" (كما يشار إليها في ملف مثال Excel^{(Excel Example file)} ) التي تمكنت من تجاوز 25000 دولار في إجمالي^(Gross) المبيعات.

العمل مع الصيغ والوظائف^{(Working With Formulas and Functions)}

تعلم كيفية استخدام الوظائف في Excel مفيد للغاية. هم الشجاعة الأساسية للصيغ. إذا كنت ترغب في رؤية قائمة بالوظائف للحصول على فكرة عما هو متاح ، فانقر على قائمة / مجموعة "إدراج" ثم في أقصى اليسار ، اختر "الوظيفة / الوظائف".

على الرغم من أن الغرض من هذا الزر في شريط Excel^{(Excel Ribbon)} هو إدراج وظيفة فعلية (والتي يمكن تحقيقها أيضًا عن طريق الكتابة في شريط الصيغة^{(formula bar)} ، بدءًا بعلامة يساوي ثم البدء في كتابة الوظيفة المطلوبة) ، يمكننا أيضًا استخدام هذا لمعرفة ما هو متاح. يمكنك التمرير عبر الوظائف للحصول على نوع من فكرة عما يمكنك استخدامه في الصيغ الخاصة بك.  

من المؤكد أنه من المفيد جدًا أيضًا تجربتهم ومعرفة ما يفعلونه. يمكنك تحديد المجموعة التي تريد الاطلاع عليها عن طريق اختيار فئة ، مثل "شائعة الاستخدام" للحصول على قائمة أقصر من الوظائف ولكن القائمة المستخدمة غالبًا (والتي يتم تناول بعض الوظائف لها في هذه المقالة).

سنستخدم بعض هذه الوظائف في أمثلة الصيغ التي نناقشها في هذه المقالة.

يساوي ^{(The Equals )}=تسجيل^{( Sign)}

علامة التساوي (=) مهمة جدًا في Excel . إنها تلعب دورًا أساسيًا. هذا صحيح بشكل خاص في حالات الصيغ.  في الأساس^(Basically) ، ليس لديك صيغة بدون أن تسبقها بعلامة يساوي. وبدون الصيغة ، تكون ببساطة البيانات (أو النص) التي أدخلتها في تلك الخلية.  

لذلك فقط تذكر أنه قبل أن تطلب من Excel حساب أو أتمتة أي شيء لك ، عليك كتابة علامة يساوي (=) في الخلية.

إذا قمت بتضمين علامة $ ، فهذا يخبر Excel بعدم نقل الصيغة. عادةً ما يكون الضبط التلقائي^{(auto adjustment)} للصيغ (باستخدام ما يسمى مراجع الخلايا^{(cell reference)} النسبية ) ، للتغييرات في ورقة العمل ، أمرًا مفيدًا ولكن في بعض الأحيان قد لا ترغب في ذلك ، وبواسطة علامة $ هذه ، يمكنك إخبار Excel بذلك. ما عليك سوى إدخال $ أمام الحرف ورقم ^{(letter and number)}مرجع^{(cell reference)} الخلية .  

لذا يصبح مرجع الخلية^{(cell reference)} النسبي D25 25^(D25) دولارًا أمريكيًا. إذا كان هذا الجزء محيرًا ، فلا تقلق بشأنه. يمكنك العودة إليه (أو اللعب به باستخدام مصنف Excel فارغ^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

علامة العطف (&) هي عبارة عن "أداة" ذات صيغة ممتعة تسمح لك بدمج الخلايا. على سبيل المثال ، لنفترض أن لديك عمودًا للأسماء الأولى وعمودًا آخر لأسماء العائلة وتريد إنشاء عمود للاسم الكامل. يمكنك استخدام & للقيام بذلك.

لنجربها في ورقة عمل Excel^{(Excel Worksheet)} . في هذا المثال ، دعنا نستخدم ورقة فارغة حتى لا نقاطع أي مشروع آخر. انطلق واكتب اسمك الأول في A1 واكتب اسمك الأخير في B1. الآن ، لدمجها ، انقر بالماوس على الخلية C1 واكتب^{(C1 cell and type)} هذه الصيغة:  =A1 & “ “ & B1 .  الرجاء^(Please) استخدام الجزء المائل فقط وليس أي جزء آخر (مثل عدم استخدام النقطة).  

ماذا ترى في C1؟ يجب أن ترى اسمك الكامل مكتملًا بمسافة بين الاسم الأول واسم العائلة ، كما هو معتاد في كتابة اسمك بالكامل. & "" & جزء^{(“ “ & portion)} من الصيغة هو ما أنتج تلك المساحة. إذا لم تقم بتضمين "" لكان لديك اسمك الأول واسم عائلتك بدون مسافة بينهما (تفضل وجربها إذا كنت تريد رؤية النتيجة).

صيغة أخرى مماثلة تستخدم CONCAT لكننا سنتعرف على ذلك بعد قليل. في الوقت الحالي ، ضع في اعتبارك ما يمكن أن تفعله علامة العطف (&) من أجلك لأن هذه النصيحة الصغيرة مفيدة في العديد من المواقف.

الدالة SUM ()^{(SUM() Function)}

تعتبر وظيفة SUM () سهلة الاستخدام للغاية وتقوم بما تصفها فقط. يضيف الأرقام التي تطلب من Excel تضمينها ويمنحك مجموع قيمها. يمكنك القيام بذلك بعدة طرق مختلفة.

بدأنا بكتابة بعض الأرقام ، لذا كان لدينا بعض البيانات للعمل معها في استخدام الوظيفة. استخدمنا ببساطة 1 ، 2 ، 3 ، 4 ، 5 وبدأنا في A1 وكتبنا في كل خلية تتجه لأسفل باتجاه A5.

الآن ، لاستخدام وظيفة SUM () ، ابدأ بالنقر فوق الخلية المطلوبة ، وفي هذه الحالة استخدمنا A6 ، وكتابة =SUM (في شريط الصيغة^{(formula bar)} . في هذا المثال ، توقف عند الوصول إلى أول "(.") الآن ، انقر فوق A1 ( أعلى خلية^{(top-most cell)} ) واسحب الماوس إلى A5 (أو الخلية السفلية^{(bottom-most cell)} التي تريد تضمينها) ثم ارجع إلى شريط الصيغة^{(formula bar)} واكتب علامة الإغلاق "^{(closing “)} )." لا تقم بتضمين النقاط أو علامات الاقتباس والأقواس فقط. 

الطريقة الأخرى لاستخدام هذه الوظيفة هي كتابة المعلومات يدويًا في شريط الصيغة^{(formula bar)} . هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك عدد غير قليل من الأرقام والتمرير للحصول عليها صعب بعض الشيء. ابدأ هذه الطريقة بنفس الطريقة التي استخدمتها في المثال أعلاه ، بـ "= SUM (."

ثم اكتب مرجع الخلية ^{(cell reference)}الأعلى في^{(top-most cell)} الخلية . في هذه الحالة ، سيكون هذا هو A1. قم بتضمين نقطتين (:) ثم اكتب مرجع خلية^{(cell reference)} الخلية السفلي^{(bottom-most cell)} . في هذه الحالة ، سيكون هذا هو A5.

وظيفة AVERAGE ()^{(AVERAGE() Function)}

ماذا لو أردت معرفة متوسط ​​مجموعة الأرقام؟ يمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام وظيفة AVERAGE (). ستلاحظ ، في الخطوات أدناه ، أنها في الأساس نفس وظيفة SUM () أعلاه ولكن مع وظيفة مختلفة.  

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، نبدأ بتحديد الخلية التي نريد استخدامها للنتيجة (في هذه الحالة A6) ثم نبدأ الكتابة بعلامة يساوي (=) والكلمة AVERAGE . ستلاحظ أنه عندما تبدأ في كتابتها ، يتم تقديم اقتراحات لك ويمكنك النقر فوق AVERAGE بدلاً من كتابة الكلمة كاملة ، إذا كنت ترغب في ذلك.

تأكد من أن لديك قوس فتح^{(opening parenthesis)} في الصيغة قبل أن نضيف نطاق الخلايا^{(cell range)} الخاص بنا .  خلاف ذلك^(Otherwise) ، سوف تتلقى خطأ.

الآن بعد أن أصبح لدينا "= AVERAGE" مكتوبًا في خلية A6^{(A6 cell)} الخاصة بنا (أو أي خلية تستخدمها للنتيجة) يمكننا تحديد نطاق الخلايا^{(cell range)} الذي نريد استخدامه. في هذه الحالة ، نستخدم A1 إلى A5.  

ضع في اعتبارك أنه يمكنك أيضًا كتابته يدويًا بدلاً من استخدام الماوس لتحديد النطاق. إذا كان لديك مجموعة بيانات كبيرة ، فربما تكون الكتابة^{(data set typing)} في النطاق أسهل من التمرير الذي قد يكون مطلوبًا لتحديده. لكن ، بالطبع ، الأمر متروك لك.

لإكمال العملية ، اكتب ببساطة قوس الإغلاق "^{(closing parenthesis “)} )" وستتلقى متوسط ​​الأرقام الخمسة. كما ترى ، فإن هذه العملية تشبه إلى حد بعيد عملية SUM () والوظائف الأخرى. بمجرد تعلُّم إحدى الوظائف ، ستكون الوظائف الأخرى أسهل.

دالة COUNTIF ()^{(COUNTIF() Function)}

لنفترض أننا أردنا حساب عدد المرات التي يظهر فيها رقم معين في مجموعة بيانات^{(data set)} .  أولاً^(First) ، دعنا نجهز ملفنا لهذه الوظيفة حتى يكون لدينا شيء نعده. قم بإزالة أي معادلة قد تكون لديك في A6. الآن ، إما أن تنسخ A1 إلى A5 والصق^{(A5 and paste)} بدءًا من A6 أو اكتب ببساطة نفس الأرقام في الخلايا التي تتجه لأسفل بدءًا من A6 وقيمة 1 ثم A7 مع 2 ، إلخ.

الآن ، في A11^{(A11 let)} ، لنبدأ الوظيفة / الصيغة. في هذه الحالة ، سنقوم بكتابة " =COUNTIF (." ثم سنختار الخلايا من A1 إلى A10 .

تأكد من كتابة أو تحديد "COUNTIF" وليس إحدى الوظائف الأخرى المشابهة لـ COUNT وإلا فلن نحصل على نفس النتيجة.

قبل أن نفعل ما لدينا مع وظائفنا الأخرى ، واكتب قوس الإغلاق "^{(closing parenthesis “)} )" نحتاج إلى الإجابة على سؤال المعايير واكتب ذلك ، بعد الفاصلة "^{(comma “)} ،" وقبل القوسين "^{(parenthesis “)} )."

ما الذي تحدده "المعايير"؟ هذا هو المكان الذي نخبر فيه Excel بما نريده أن يحسب (في هذه الحالة). قمنا بكتابة فاصلة ثم "5" ثم قوس الإغلاق^{(closing parenthesis)} للحصول على عدد الخمس (5) التي تظهر في قائمة الأرقام. ستكون هذه النتيجة اثنين (2) لأن هناك تكررتين.

وظيفة CONCAT أو CONCANTENATE ()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

على غرار مثالنا باستخدام علامة العطف (&) فقط في صيغتنا ، يمكنك دمج الخلايا باستخدام وظيفة CONCAT (). انطلق وجربها مستخدمًا نفس المثال.  

اكتب اسمك الأول في A1 واسم عائلتك في B1. ثم ، في نوع C1 ^{(C1 type)} CONCAT (A1، ““ ، B1).

سترى أنك تحصل على نفس النتيجة كما فعلنا مع علامة العطف (&). يستخدم العديد من الأشخاص علامة العطف لأنها أسهل وأقل تعقيدًا ولكنك الآن ترى أن لديك أيضًا خيارًا آخر.

ملاحظة: قد تكون هذه الوظيفة CONCANTENATE في إصدار Excel الخاص بك .  اختصرت Microsoft اسم الوظيفة^{(function name)} إلى CONCAT فقط وهذا يميل إلى أن يكون أسهل في الكتابة (والتذكر) في الإصدارات اللاحقة من البرنامج. لحسن الحظ ، إذا بدأت في كتابة CONCA في شريط الصيغة^{(formula bar)} (بعد علامة يساوي) ، فسترى الإصدار الذي يستخدمه إصدار Excel الخاص بك ويمكنك تحديده بالنقر فوقه بالماوس ..

تذكر^(Remember) أنه عند البدء في كتابته ، للسماح لإصدار Excel الخاص بك بالكشف عن الوظيفة الصحيحة^{(correct function)} ، اكتب فقط "CONCA" (أو أقصر) وليس "CONCAN" (كبداية لـ CONCANTENATE ) أو قد لا ترى Excel " اقتراح^{(s suggestion)} لأن هذا هو المكان الذي تبدأ فيه الوظيفتان في الاختلاف.

لا تتفاجأ إذا كنت تفضل استخدام طريقة الدمج^{(merge method)} مع علامة العطف (&) بدلاً من CONCAT (). هذا أمر طبيعي.

If/Then Formulas

لنفترض أننا نريد استخدام صيغة If/Then Formula لتحديد مبلغ الخصم^(Discount) (نوع الخصم الثاني) في عمود جديد في ملف مثال Excel^{(Excel file)} الخاص بنا . في هذه الحالة ، نبدأ أولاً بإضافة عمود ونقوم بإضافته بعد العمود F^{(Column F)} وقبل العمود G^{(Column G)} (مرة أخرى ، في ملف المثال^{(example file)} الذي تم تنزيله ).

الآن ، نكتب الصيغة. في هذه الحالة ، نكتبه في F2 وهو "= IF (E2> 25000،" الخصم 2^{(DISCOUNT 2)} "). هذا يحقق ما تبحث عنه الصيغة باختبار (E2 أكبر من 25 كيلو) ثم نتيجة إذا اجتاز الرقم الموجود في E2 هذا الاختبار (" الخصم 2^{(DISCOUNT 2)} "). 

الآن ، انسخ F2 والصقها^{(copy F2 and paste)} في الخلايا التي تتبعها في العمود F.^{(F column)}

سيتم ضبط الصيغة تلقائيًا لكل خلية (مرجع خلية نسبي) ، مع مرجع إلى الخلية المناسبة.  تذكر^(Remember) أنه إذا كنت لا تريد ضبطها تلقائيًا ، فيمكنك أن تسبق الخلية ألفا^{(cell alpha)} بعلامة $ بالإضافة إلى الرقم ، مثل A1 هو $ A $ 1. 

يمكنك أن ترى ، في الصورة أعلاه ، أن "الخصم 2" يظهر في جميع الخلايا في العمود F2^{(F2 column)} . هذا لأن الصيغة تخبرها أن تنظر إلى الخلية E2^{(E2 cell)} (ممثلة بـ $ E $ 2) ولا توجد خلايا نسبية. لذلك ، عندما يتم نسخ الصيغة إلى الخلية التالية (أي F3) ، فإنها لا تزال تبحث في الخلية E2^{(E2 cell)} بسبب علامات الدولار. لذلك ، تعطي جميع الخلايا نفس النتيجة لأن لها نفس الصيغة التي تشير إلى نفس الخلية.

أيضًا ، إذا كنت تريد ظهور قيمة بدلاً من الكلمة "FALSE" ، فأضف ببساطة فاصلة ثم الكلمة أو الرقم^{(word or number)} الذي تريد ظهوره (يجب أن يكون النص بين علامتي اقتباس) في نهاية الصيغة ، قبل قوس النهاية.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

إدارة مشاريع Excel الخاصة بك^{(Managing Your Excel Projects)}

لحسن الحظ ، بالطريقة التي يتم بها تصميم مستندات Excel ، يمكنك فعل الكثير باستخدام مصنفات Excel^{(Excel Workbooks)} الخاصة بك . تتيح لك القدرة على الحصول على أوراق عمل (علامات تبويب) مختلفة في مستندك الحصول على محتوى ذي صلة في ملف واحد. أيضًا ، إذا كنت تشعر أنك تنشئ شيئًا قد يحتوي على صيغ تعمل بشكل أفضل (أو أسوأ) ، فيمكنك نسخ (خيار النقر بزر الماوس الأيمن) أوراق العمل^(Worksheet) (علامات التبويب) للحصول على إصدارات مختلفة من ورقة العمل^(Worksheet) الخاصة بك .  

يمكنك إعادة تسمية علامات التبويب الخاصة بك واستخدام رموز التاريخ^{(use date)} لإعلامك بالإصدارات الأحدث (أو الأقدم). هذا مجرد مثال واحد على كيفية استخدام علامات التبويب هذه لصالحك في إدارة مشاريع Excel الخاصة بك.

فيما يلي مثال على إعادة تسمية علامات التبويب الخاصة بك في أحد الإصدارات اللاحقة من Excel . تبدأ بالضغط على علامة التبويب وتحصل على نتيجة مشابهة للصورة هنا: 

إذا لم تتلق هذا الرد ، فلا بأس بذلك. قد يكون لديك إصدار سابق من Excel ولكنه سهل الاستخدام إلى حد ما بالطريقة التي تسمح لك بإعادة تسمية علامات التبويب. يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب والحصول على خيار "إعادة التسمية" في الإصدارات السابقة من Excel أيضًا ، وفي بعض الأحيان يمكنك ببساطة الكتابة مباشرة في علامة التبويب.

يوفر لك Excel^(Excel) العديد من الفرص في رحلتك لتعلم كيفية استخدام Excel . حان الوقت الآن للخروج واستخدامه! استمتع^{(Have fun)} .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an аrticle written іn 2018, Robert Half, a compаny specializing in human resоurceѕ and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• أفضل 40 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel

• كيفية تغيير Background في Microsoft Teams

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيفية البحث عن القيم المتطابقة في Excel

• كيفية استخدام COUNTIFS و SUMIFS و AVERAGEIFS في Excel

• عرض العمود احتواء تلقائي ومرتفعات الصف في Excel

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• أدخل ورقة عمل Excel في مستند Word

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• برنامج Microsoft Outlook لا يستجيب؟ 8 إصلاحات للتجربة

• كيفية Group Worksheets في Excel

• كيفية إضافة تعليقات إلى خلية ورقة عمل Excel

• كيفية Create Labels في Word من Excel Spreadsheet

• كيفية إدراج توقيع في Microsoft Word Document

• كيفية طرح التواريخ في Excel

• Microsoft Word لا يستجيب؟ 8 طرق لإصلاحه

• كيفية Create and Use AutoText في Microsoft Word

• إصلاح واجه Microsoft Outlook مشكلة خطأ