أعتقد أنه من الآمن أن نقول إن كل شخص تقريبًا اضطر إلى استخدام البريد الإلكتروني في الوظيفة قد استخدم Microsoft Outlook . كنت واحدًا من بين العديد من الأشخاص الذين تعلموا ما يكفي حوله ، ولم أفكر فيه مطلقًا على أنه أكثر من مجرد برنامج بريد إلكتروني يمكنه أيضًا طباعة التقويمات. عرفت مديري عن Microsoft Outlook أقل مما كنت أعرفه ، لذلك قمت دائمًا بطباعة تقاويم الأقسام لها. لذا تخيل دهشتي عندما رأيت عنوان هذا الكتاب! هل تستخدم Microsoft Outlook لإدارة الوقت والتنظيم^{(time management and organization)} ؟ هذا ، كان علي أن أرى. هل يمكن استخدامه بهذه الطريقة حتى من قبل الأشخاص ذوي المهارات الأساسية فقط؟ كنت حريصًا جدًا على معرفة ذلك.

ملاحظة:^(NOTE:) سأشير فقط إلى الكتاب باعتباره إدارة فعالة للوقت^{(Effective Time Management)} من الآن فصاعدًا - وبالتالي استهلك وقتًا أقل من وقتي ووقتك^{(time and yours)} .

لا خبرة مطلوبة

المقدمة كانت مطمئنة للغاية. نعم ، هذا الكتاب مخصص للأشخاص الذين لديهم مهارات Microsoft Outlook الأساسية فقط. ^{(Microsoft Outlook)}يطلب المؤلفون من القارئ فهم الأساسيات ، لأن هذا ليس نوع "كيفية استخدام Microsoft Outlook بدءًا من المربع الأول"^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")} . الجزء الوحيد من Microsoft Outlook الذي سيتم شرحه "من أول نقرة"^{("from the very first click")} هو المهام^(Tasks) ، لأن هذا هو الجزء الذي لم يستخدمه معظم الأشخاص أو لم يستخدموه على نطاق واسع. يقول المؤلفون أن الكتاب مخصص أيضًا لمستخدم Microsoft Outlook المتمرس ، لأنه يقدم نظامًا للتنظيم وإدارة الوقت^{(organization and time management)}هذا أفضل وأكثر كفاءة ، وقد يُظهر حتى للمستخدمين الأكثر خبرة كيفية الاستفادة بشكل أكبر من البرنامج. مع هذا النوع من المقدمة ، كنت حريصًا على قراءة المزيد.

يبدأ كل فصل بنظرة عامة حول كيفية بدء المشكلات ، متبوعًا بقسم يسمى "Let's get started and change this!"وينتهي بقسم "You try it" الذي يلخص ما يدرسه الفصل ويعطي القارئ جولة إرشادية حول ما يجب القيام به. من أفضل الأشياء في الكتاب أنه غير مرتبط بنسخة معينة. توجد تعليمات هنا لبرنامج Microsoft Outlook 2003 و 2007 و 2010 ، لذلك لن يتم استبعاد أي شخص.

لا تغرق في البريد الإلكتروني

تعجبني صورة "تدفق البريد الإلكتروني" الذي يريد الكتاب أن يمنعنا جميعًا من الغرق فيه. بالنسبة لكثير من الناس ، هذه هي الطريقة الوحيدة لوصفها. لقد رأيت أشخاصًا يتحدثون عن مئات أو آلاف رسائل البريد الإلكتروني التي لا تزال موجودة في علبة الوارد الخاصة بهم ويتدفق المزيد منها طوال الوقت. لا توجد طريقة^{(way anyone)} يمكن لأي شخص قراءة كل هذا البريد الإلكتروني - ما يحتاجه هو وسيلة قوية وفعالة للتعامل مع ما هو موجود بالفعل ، ومنع تراكمه مرة أخرى. وبالطبع ، إذا بدأ المرء بـ "فيضان" من البريد الإلكتروني ، فإن السيطرة على الموقف لن تحدث في لمح البصر. يجب أن تكون هناك خطة خطوة بخطوة^{(step plan)} . هذا هو بالضبط ما تحدده الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} . يحدد المؤلفون الأسباب الرئيسية للمشكلة (مثل تشتيت الانتباه ، والنقر على "^{("Reply All,")}وعدم وجود نظام للتعامل مع البريد الوارد) ثم انتقل بالقارئ من خلال الخطوات اللازمة للتعرف على ما هو موجود بالفعل وإعداد نظام حتى لا يحدث مرة أخرى. أعتقد حقًا أن أي شخص يستغرق وقتًا في قراءة هذا القسم واتباع نصائح المؤلفين (والأهم من ذلك ، الالتزام بنظامهم) سيجد أنه يعمل. إنهم صادقون بشأن المقدار الذي سيتعين على القارئ تغيير سلوكه من أجل ترتيب الأمور ، ولماذا من الضروري إجراء هذه التغييرات. كل خطوة ضرورية (مثل إيقاف تشغيل الإشعارات ، وتخصيص فترات زمنية للتعامل مع البريد الإلكتروني وتركه بمفرده تمامًا في جميع الأوقات الأخرى ، وإنشاء تذكيرات ومهام ،^{(Microsoft Outlook)}. يتحدثون عن إنشاء مجموعة المجلدات الخاصة بك ووضع علامة على الرسائل المهمة حتى لا تغفل عنها ، وهو أمر أتمنى لو كنت أعرف عنه عندما كنت أستخدم Microsoft Outlook في العمل. هناك تعليمات مفصلة لإعداد القواعد بحيث يتم فرز الرسائل في المجلدات المناسبة تلقائيًا. يمكن أن يساعد ذلك ، أكثر من أي شيء آخر ، في ترويض البريد الوارد الفوضى^{(inbox clutter)} والحفاظ على تركيز الأشخاص على ما هو مهم حقًا.

الحفاظ على أولوياتك في نصابها الصحيح

يدخل القسم الخاص باستخدام المهام^(Tasks) لتحديد الأولويات أيضًا في صلب الموضوع ، ويستخدم مثال العامل الوهمي غير المنظم دائمًا لإظهار كيف يمكن أن يؤدي تشتيت الانتباه إلى عواقب وخيمة. ثم يتم أخذ القارئ من خلال عدة طرق لتحديد المهام المهمة حقًا ، والتي يجب أن تكون لها الأسبقية على غيرها. هذا شيء يعاني منه معظم الأشخاص — معرفة ما هو مهم حقًا وما الذي يمكن تأجيله قليلاً أثناء الاهتمام بالمهام ذات الأولوية القصوى. يؤكد المؤلفون على أهمية تدوين الأشياء. هذا مفهوم رئيسي في العديد من أنظمة إدارة الوقت المعروفة ، وهو محق في ذلك تمامًا. في الوقت الحاضر ، لدينا الكثير مما يجب أن نضعه في الاعتبار ، ولا يستطيع حتى أينشتاين^(Einstein) إدارة كل شيء. كتابة^(Writing)الأشياء أسفل هو المفتاح. يذهب المؤلفون إلى أبعد من مجرد الكتابة ويشرحون كيف ولماذا يجب أن يكتب الناس خططًا. إنهم يقرون بأن البدء في الخطط المكتوبة ليس بالمهمة السهلة عندما لا يكون المرء قد فعلها من قبل ، ويوضحون سبب أهمية ذلك للإدارة الجيدة للوقت^{(time management)} . تصف الإدارة الفعالة للوقت نظامًا ^{(Effective Time Management)}مباشرًا^{(straightforward system)} لإعداد المواعيد والمهام (وتشرح بوضوح الفرق بين الاثنين) ولإعداد طرق العرض والفلاتر والفئات للتأكد من أنه يمكنك العثور على المعلومات التي تحتاجها بالضبط بسرعة وكفاءة.

الفئات والمهام والوقت

تتناول الفصول الأولى من الكتاب^{(book deal)} بشكل أساسي ما يمكن لبرنامج Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} القيام به في مكان العمل. بدءًا من الفصل "كيفية كسب المزيد من الوقت لما هو ضروري باستخدام مخطط أسبوع فعال" ،^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} ينتقل المؤلفون لوصف كيفية استخدام Microsoft Outlook للتخطيط لوقت غير العمل أيضًا. يذهبون من خلال الخطوات الضرورية لإعداد الفئات ولونهم برموز إذا كنت ترغب في ذلك ، للمساعدة في تحديد الأولويات والحفاظ على تنظيم المهام. يشددون على أهمية التخطيط الأسبوعي ، وإدراج الوقت للأمور الشخصية مثل التمارين والتعليم^{(exercise and education)} كجزء من الخطة الشاملة. قد يبدو من الغريب في البداية وضع أنشطة شخصية غير متعلقة بالعمل على Microsoft Outlookالخطة الأسبوعية في العمل ، لكن المؤلفين يشرحون بوضوح سبب كونها فكرة جيدة جدًا في الواقع ، مؤكدين على أهمية التوازن في الحياة المهنية والشخصية. إنهم يحيطون علما بحقيقة أن ليس كل أماكن العمل تسمح بالتخطيط الخاص ولا يستطيع الجميع الوصول إلى كمبيوتر العمل^{(work computer)} من خارج المكتب ، ويقدمون استراتيجيات للتعامل مع هذا الأمر. من الواضح أن لديهم فهمًا قويًا ليس فقط لموضوعهم ولكن لواقع مكان العمل.

التخطيط في الحياة الواقعية

تستمر قصة العامل الخيالي غير المنظم في الفصل الخاص بتخطيط الحياة الواقعية. لا يعرف معظم الناس بالضبط المدة التي ستستغرقها أي مهمة معينة لأنها مهمة نادرة جدًا تقف بمفردها. تتضمن الرحلة إلى المكتب أيضًا وقتًا للوصول إلى السيارة ، وإيقاف السيارة ، والمشي إلى مكان العمل ، ولا يفكر الكثير من الناس إلا في وقت القيادة^{(driving time)} الفعلي . يشتت انتباه الناس ، أو تحدث أشياء تجعل يوم العمل^{(work day)} المعتاد في حالة من الفوضى الكاملة. يفعل الناس ما يريدون القيام به ويتمكنون بطريقة ما من عدم القيام بالأشياء التي لا يريدون القيام بها (والتي تفسد كل شيء بالنسبة لأي شخص اعتمادًا على إنجاز هذه الوظيفة). في هذا القسم ، يلقي المؤلفون حقًا نظرة فاحصة على الطبيعة البشرية ويظهرون مدى فعالية الخطة اليومية^{(day plan)}يمكن أن تجعل كل شيء يعمل بشكل أكثر سلاسة. يعد التتبع الدقيق للوقت اللازم لكل مهمة هو المفتاح هنا. لا مزيد من التقديرات أو أرقام الملعب - مقدار الوقت الفعلي لكل مهمة من البداية إلى النهاية. بشكل أساسي ، يريد المؤلفون من القارئ إنشاء قاعدة بيانات للوقت^{(time database)} ، لذلك بدلاً من مجرد التخمين أو التجنيد ، يمكن للقارئ البحث عن مقدار الوقت الفعلي لأي مهمة معينة والتخطيط^{(task and plan)} وفقًا لذلك. كما يطلبون من القارئ تقييم "ساعات الإنتاجية" الخاصة بهم ،^{("Productivity Hours,")} تلك الأوقات من اليوم التي يعمل فيها الأشخاص في أفضل حالاتهم ، و "ساعات الاضطراب" الخاصة بهم ،^{("Disruption Hours,")}تلك الأوقات من اليوم التي يُرجح فيها مقاطعتهم. ثم وضعوا خطة لجدولة فترات زمنية خالية من الانقطاع خلال ساعات ذروة الإنتاجية ، ويقرون بأن هذا لن يحدث بين عشية وضحاها لأنه بحكم التعريف يجب تدريب الأشخاص الآخرين على عدم مقاطعتك أثناء العمل. ويشددون على أهمية البناء في " الوقت الاحتياطي^{(buffer time)} " ، بحيث إذا استغرقت الأمور وقتًا أطول من المتوقع ، فلن تتعطل بقية اليوم تمامًا.

الاجتماع ، الاجتماع ، من الذي حصل على الاجتماع؟

تبدو الاجتماعات وكأنها حقيقة من حقائق الحياة في مجال الأعمال ، ويمكن أن تكون مضيعة للوقت بشكل هائل وقاتلة للإنتاجية. تعترف الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} بهذا وتشرح بالتفصيل كيفية إعداد الاجتماعات من خلال Microsoft Outlook وتنسيق أوقات الاجتماعات مع الآخرين. ومع ذلك ، يمكن تلخيص أهم نصائحها في عبارة "أفضل الاجتماعات هي تلك التي لا تُعقد". ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}تأخذ الاجتماعات الأشخاص بعيدًا عن وظائفهم ، وتقطع سير العمل ، وتعتمد كثيرًا على قدرة الجميع على الظهور والقدرة على المشاركة بطريقة هادفة ، وتكلف الشركة أموالًا فعلية^{(company money)}لأن الناس في اجتماعات بدلاً من القيام بوظائفهم. لذلك ، بعد شرح كيفية إعداد طلبات الاجتماع ، يقترح المؤلفون أن الاجتماعات يتم جدولتها نادرًا ، وأن يتم استخدام وسائل الاتصال الأخرى (مثل Windows Live Meeting أو المكالمات الجماعية) قدر الإمكان. إذا كانت الاجتماعات ضرورية ، فهناك خطة لجعلها أكثر سلاسة وتحقيق نتائج أفضل. يغطي هذا جميع القواعد ويجب أن يزيد من إنتاجية الجميع ويضيع^{(productivity and waste)} الحد الأدنى من الوقت. سيكون موردا ممتازا لأي مكان عمل.

ورق أقل ، إنتاجية أكبر

لا يزال الكثير من الناس يفضلون الاحتفاظ بمعلوماتهم على الورق (يجب أن أعترف بأنني أحد هؤلاء الأشخاص). لكن من السهل فقدان مسار الورق وإخفاقه ، وبعد فترة من الوقت ، تصبح الكتلة الهائلة^{(sheer mass)} من الورق غير عملية لدرجة أنه قد يتم إرسالها إلى آلة التقطيع. تحدد الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} طريقة لتدوين الملاحظات الفعالة وتتبع الملفات الإلكترونية بكفاءة. يقترح المؤلفون أن يستخدم القارئ ^{(reader use)} Microsoft OneNote ، لكنهم يقرون بأنه غير مدرج في العديد من إصدارات Microsoft Office (خاصة الإصدارات القديمة) ويجب شراؤه بشكل منفصل ، والذي لا يستطيع الكثير من الناس تحمله. أتمنى أن يكون المؤلفون قد قدموا بعض الاقتراحات لبدائل Microsoft OneNote، لأنه من الواضح أنه برنامج مفيد للغاية ويمكن أن يتكامل بشكل فعال مع Microsoft Outlook . تعمل الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} على توجيه القارئ عبر استخدام Microsoft OneNote لتدوين الملاحظات ووضع الخطط وإعداد التقويمات وإعداد نظام منظم ومنظم لتتبع كل شيء. يظهر بوضوح مزايا استخدام الملاحظات والملفات الإلكترونية بدلاً من الورق. يجب أن أعترف أنني بدأت أفكر بشكل مختلف حول جميع مجلداتي المليئة بالملاحظات والمطبوعات بعد أن قرأت هذا الفصل ، وسأبدأ في الحصول على Microsoft OneNote أو أي برنامج آخر مشابه لمساعدتي في تتبع الأشياء بشكل أكثر كفاءة.

تلخيص كل ذلك

تختتم الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} بفصل قصير بعنوان "كيفية الاستفادة حقًا من هذا الكتاب"^{("How to truly benefit from this book")} الذي يضع جميع الفصول السابقة في نصابها ويشرح أفضل الطرق لبدء استخدام Microsoft Outlook و Microsoft OneNote للتنظيم في حياتك المهنية والشخصية. يوضح المؤلفون أنهم لا يتوقعون حدوث المنظمة بين عشية وضحاها ولا يتوقعون حدوثها دون تصميم القارئ على إنجاحها. لكنهم يشرحون أيضًا سبب كون الأمر يستحق الوقت والجهد^{(time and effort)} لمتابعة خطتهم. حتى لو كان أحدهم لا يستخدم Microsoft Outlook، يمكن أن تنجح هذه الخطة. هناك برامج أخرى تقدم نفس الميزات إلى حد كبير ، ربما ليس في مثل هذه الحزمة الملائمة ، ولكن مع ذلك يمكن استخدامها. أدرك أن تركيز الكتاب ينصب على Microsoft Outlook و Microsoft OneNote ، لكنني أعتقد أنه كان من المفيد للمؤلفين اقتراح بعض البرامج الأخرى التي يمكن استخدامها لمتابعة نفس النظام حتى بدون وجود نسخة كاملة من Microsoft Office في متناول اليد . هذا مجرد اقتراح بسيط ، وأنا متأكد من أن أي شخص مهتم باتباع هذا النظام يمكنه جعله يعمل مع أي برنامج متوفر لديه.

حكم

الإدارة الفعالة للوقت^{(Effective Time Management)} هي حقًا للجميع. يمكننا جميعًا الاستفادة من إيجاد التوازن في حياتنا المهنية والشخصية ، من استخدام وقتنا بشكل أكثر كفاءة ، ومن الاستفادة القصوى من الأدوات المتوفرة لدينا. حتى الأشخاص الذين هم على يقين من أن كل شيء تحت السيطرة يمكنهم العثور على اقتراحات مفيدة هنا. يفهم المؤلفون بوضوح كلاً من البرمجيات والطبيعة البشرية ويتخذون نهجًا خطوة بخطوة^{(step approach)} ويشرحون سبب نجاح ما يصفونه. أنا سعيد لأنني حصلت على فرصة لمراجعة هذا الكتاب ، لأنه يمكنني الآن البدء في وضع خطته موضع التنفيذ لإدارة وقتي بشكل أكثر فعالية.

Book Review - Effective Time Management

І think it's safe to say that nearly everyone who's had to use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• مراجعة الكتاب - Windows 8.1 الدليل المفقود ، بقلم ديفيد بوج

• مراجعة كتاب - Windows 8 Inside Out ، بقلم توني نورثروب

• مراجعة كتاب - Windows 8 Out of the Box ، بقلم مايك هالسي

• مراجعة كتاب - Windows 8 Step By Step بواسطة Ciprian Rusen & Joli Ballew

• مراجعة الكتاب - ربط أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الخاصة بك ، خطوة بخطوة

• مراجعة كتاب - WordPress for Dummies

• مراجعة كتاب - اللياقة البدنية للمهوسين

• مراجعة ASUS Transformer Book T200 - هل هو أفضل من T100؟

• مراجعة كتاب - Windows 7 Up and قيد التشغيل

• مراجعة كتاب - Windows 7 Annoyances

• مراجعة كتاب - Windows 8 للدمى ، بقلم أندي راثبون

• مراجعة الكتاب - تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية

• مراجعة الكتاب - Google+ الدليل المفقود

• مراجعة كتاب - مايكروسوفت أوفيس 365 للمبتدئين

• مراجعة كتاب - شبكة منزلية لاسلكية للدمى

• مراجعة كتاب - Windows 7 للمبتدئين

• مراجعة الكتاب - تحكم في خصوصيتك على الإنترنت ، بقلم جو كيسيل

• مراجعة كتاب - Microsoft Office Professional 2010 خطوة بخطوة

• مراجعة كتاب - Windows PowerShell 3.0 First Steps بقلم إد ويلسون

• مراجعة الكتاب: قم ببناء موقع الويب الخاص بك: دليل فكاهي إلى HTML و CSS و Wordpress