اعتاد أن يكون تعاون الفريق^{(team collaboration)} على الوثائق مضيعة للوقت ومملة. قد يكتب شخص واحد مسودة ، ويعطي المسودة لشخص آخر لإجراء تغييرات ، ويعيد قراءة التغييرات ويقرر ما إذا كان سيقبلها ، ويسلم المستند إلى شخص آخر لتحريره ، وما إلى ذلك. في الوقت الحاضر^(Nowadays) ، تعد مشاركة المستندات بنفس سهولة كتابتها ، ويمكن للعديد من الأشخاص العمل بسهولة على نفس المستند. تم تصميم مجموعة برامج Microsoft Office^{(Microsoft Office)} للعمل الجماعي ، ولكن لن يجدها الجميع غريزية في البداية. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه كتاب مثل Team Collaboration ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} جوهرة حقيقية. هل يفي هذا الكتاب بوعد العنوان؟ كمستخدم Office^{(Office user)} منذ فترة طويلة، كنت مهتمًا بمعرفة ذلك. دعونا نرى ما اكتشفته.

هذا الكتاب مصمم للأعمال

من الواضح منذ البداية أن هذا الكتاب مصمم للأشخاص الذين يعملون في بيئة الأعمال^{(business environment)} وخاصة المؤسسات. إنه أيضًا للأشخاص الذين هم بالفعل على دراية بالإصدارات الحديثة من Office (منذ تقديم الشريط) والذين لا يحتاجون إلى برنامج تعليمي حول الأساسيات. من المفترض أن القارئ لديه Office 2013 وهذا ما تظهره الرسوم التوضيحية.

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية ، Microsoft Press ، كتاب

يبدأ الكتاب بمناقشة المفاهيم التي ينطوي عليها العمل الجماعي (ديناميكيات الفريق ، والقيادة بالقدوة ، وما إلى ذلك) والتي للأسف تكون جافة مثل الكتاب المدرسي ، ولا تستخدم كلمة واحدة حيث ستفعل العشرات. يبدو أن المؤلف يريد أن يتأكد من تغطية كل نقطة واضحة بتفاصيل كئيبة. لا أعتقد أنني سأكون وحدي في قراءة فقرة بعد فقرة وأتمنى^{(paragraph and wishing)} لو كان يتابعها بالفعل.

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية ، Microsoft Press ، كتاب

التعاون في المكتب

يصف الفصل الأول الذي يتحدث بالفعل عن التعاون مع Office استخدام SharePoint بالتفصيل. يتطلب استخدام SharePoint اشتراكًا في Office 365 Small Business Premium أو مستوى أعلى. تم تصميم جزء كبير من قسم SharePoint^{(SharePoint section)} للأشخاص الذين يديرون مواقع SharePoint ، ويوافق المؤلف على أن المستخدمين غير المسؤولين قد يجدون المعلومات مثيرة للاهتمام لكنهم لن يتمكنوا من فعل الكثير بها. ليس هناك شك في أن SharePoint خدمة رائعة ومتكاملة الميزات ، وإذا كان لدى الشركة بالفعل اشتراك Office 365 Small Business Premium ، فإن ^{(Office 365 Small Business Premium)}SharePointإن وصف كيفية تكوين SharePoint^(SharePoint) بالكامل ليناسب احتياجات الفريق الخاصة هو وصف شامل وموضح جيدًا.

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية ، Microsoft Press ، كتاب

ومع ذلك ، قد تكون تكلفة الاشتراك باهظة بالنسبة للعديد من الشركات. والتركيز على إدارة موقع SharePoint^{(SharePoint site)} يهدر الكثير من المساحة. من شبه المؤكد أن الأعمال التي دخلت SharePoint سيكون لها مسئوليها المدربون وسياساتها الخاصة. يصف القسم التالي العمل الجماعي من خلال Outlook ، ولكن مرة أخرى ، ينصب التركيز ، في البداية ، على ربط Outlook بموقع ^(Outlook)SharePoint^{(SharePoint site)} للشركة . بمجرد أن يبدأ الكتاب في وصف التعاون من خلال OneNote ، يصبح أكثر قيمة بالنسبة للمستخدم العادي.

يصف الكتاب كيفية ربط Outlook بـ OneNote وكيفية التأكد من مزامنة جداول الفريق والرسائل والتقويمات مع دفاتر الملاحظات المشتركة. يجب أن تكون ميزة التقويم^{(calendar feature)} مفيدة بشكل خاص لتتبع المشاريع المختلفة والتأكد من عدم وجود تعارضات في المواعيد.

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية ، Microsoft Press ، كتاب

يوجد قسم يصف تعاون الفريق^{(team collaboration)} مع Lync ، ولكن هذا سيكون موضع اهتمام فقط للأشخاص الذين تستخدم أعمالهم Lync Server وقد قامت بترخيصه للاستخدام من قبل موظفيهم.

المزامنة والتعاون

يجمع الفصل المسمى "تتبع المناقشات والأفكار" إرشادات ^{("Keeping track of discussions and ideas")}لاستخدام الفريق^{(team use)} لـ OneNote و Lync^{(OneNote and Lync)} . ينصب التركيز على OneNote ، وهو يوضح كيفية مشاركة المستندات عبر Outlook وتطبيقات Office^{(Office apps)} الأخرى ، وكيفية إنشاء مجلدات وقوائم مشتركة. هذا هو المكان الذي يتحول فيه تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} إلى كونه مفيدًا لمعظم الأشخاص - في منتصف الكتاب. إلى جانب المهام التعاونية الأكثر شيوعًا ، يتضمن هذا القسم أيضًا وصفًا للقوالب والمراجع ومشاركة الصفحات عبر البريد الإلكتروني واستخدام النسخ الاحتياطية. هناك إشارة موجزة أنه ليس بالضرورة أن يكون لدى الناسOutlook لتلقي العناصر المشتركة.

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فعالية ، Microsoft Press ، كتاب

هناك فصول مخصصة للعمل بشكل تعاوني مع Word و Excel و PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . يشير الكتاب إلى أن هذا النوع من التعاون لا يمكن أن يتم إلا باستخدام Office 2010 أو الإصدارات الأحدث ، وهذا ليس صحيحًا تمامًا. تسمح الإصدارات الأحدث لعدة أشخاص بالعمل على نفس الملف في نفس الوقت. ولكن إذا لم يكن هذا الاستخدام المتزامن ضروريًا ، فقد وجدت أن Office 2007 (وهو ما أستخدمه) سيفي بالغرض أيضًا. يفترض المؤلف أن هذه المستندات المشتركة ستكون متاحة عبر SharePoint or SkyDrive/OneDrive . الأدوات المتوفرة في SharePoint أكثر شمولاً وتنوعاً من تلك الموجودة في OneDrive . تتبع^(Tracking)كانت التغييرات متاحة في Word لفترة طويلة جدًا. سيعرف الكثير من الأشخاص الذين تعاونوا في المستندات من قبل كيف يتم ذلك. ومع ذلك ، سيكون الوصف في الكتاب مفيدًا للقادمين الجدد وتذكيرًا جيدًا للمتعاونين الأكثر خبرة. الشيء نفسه ينطبق على التعليقات التوضيحية في Excel والاستخدام المشترك لبرنامج PowerPoint .

أخيرًا ، SkyDrive / OneDrive

يشرح الفصل الأخير كيفية التعاون على SkyDrive (المسمى الآن OneDrive ). نظرًا لأن هذه هي الطريقة الأكثر عملية للعديد من الأشخاص ، أعتقد أنه كان يجب إبرازها أولاً. هنا في 7 دروس^{(7 Tutorials)} ، يتعاون فريق التحرير عبر OneDrive و Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} ، لذلك نحن نعرف مدى قيمة الاتصالات مع OneDrive . يناقش الكتاب تطبيقات Office Web^{(Office Web Apps)} (تسمى الآن Office Online ) ويلاحظ ميزات وقيود التطبيقات. حقوق الطبع والنشر لهذا الكتاب لعام 2012 ، قبل إعادة تسمية Office Online وتحديثه.

حكم

تعاون الفريق ، استخدام Microsoft Office لعمل جماعي أكثر فاعلية^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} مصمم لمستخدمي الأعمال ومسؤولي تكنولوجيا المعلومات الذين يحتاجون إلى إعداد Sharepoint . سيكون الكثير منها غير ذي صلة بالأشخاص الذين ليس لديهم حق الوصول إلى خوادم SharePoint أو Lync^{(SharePoint or Lync servers)} للشركات والذين لا يديرون مواقع SharePoint . أسلوب الكتابة^{(writing style)} جاف وملون وباهت ، والمواد نفسها قديمة بعض الشيء. حتى الأشخاص الموجودين في الجمهور المستهدف^{(target audience)} قد لا يكونون سعداء بذلك. هذا الكتاب ليس مصممًا للقارئ العادي ولا تدعو لهجته الناس لقراءته. هناك كتب أخرى أفضل تشرح مشاركة المستندات والتعاون^{(sharing and collaboration)}، والتي لها ميزة إضافية تتمثل في تقديم مراجع أفضل بكثير وأكثر تفصيلاً إلى Office بشكل عام. ليست هناك حاجة لقضاء الكثير من الوقت على SharePoint ، الأمر الذي لا يتعلق حقًا بالتعاون ولكن بإدارة نظام Microsoft للتعاون الأساسي^{(collaboration platform)} للشركات . قبل شرائه ، نوصيك بإلقاء نظرة على جدول المحتويات وفصل العينة^{(sample chapter)} المجاني الخاص به والتحقق مرة أخرى مما إذا كان يشارك بالفعل ما تحتاج إلى تعلمه. وإلا فمن الأفضل الابتعاد عن هذا الكتاب.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that teаm collaboration on documents was time-consuming and tedious. One pеrson would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accеpt them, hand the document to someone else to edit, and sо on. Nowadays sharing documеnts is every bit as easy as writing them, and many people can easily work on the sаme document. Microsoft Office's suite of рrograms is designed for teamwоrk, but not everyone will find it instinctivе at first. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.