في هذا المنشور ، سنلقي نظرة على كيفية إدارة بريدك الإلكتروني في Outlook^{(Outlook email)} بشكل أفضل من خلال نقل البريد الوارد تلقائيًا إلى مجلدات منفصلة. إذا كنت تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم^{(email everyday)} ، فيمكن أن يوفر هذا الكثير من الوقت.

بدلاً من الاضطرار إلى قضاء ساعة مرة واحدة في الأسبوع في نقل رسائل البريد الإلكتروني من علبة الوارد^(Inbox) إلى مجلداتك المصنفة ، ستساعد قواعد البريد الإلكتروني في أتمتة تنظيم صندوق الوارد الخاص بك. هذا مشابه جدًا لاستخدام التصنيفات والفلاتر في Gmail .

قد تبدو قواعد البريد الإلكتروني^(Email) معقدة ويمكن أن تكون كذلك إذا كنت تريد حقًا إجراء بعض الفرز المعقد ، ولكن إذا كنت تريد ببساطة نقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إلى مجلد العمل تلقائيًا ، فهذه قطعة من الكعكة.

لكي تكون القواعد مفيدة ، يجب عليك أولاً إنشاء بعض المجلدات أسفل علبة الوارد^(Inbox) لتصنيف بريدك الإلكتروني ، مثل المشاريع والعمل^(Work) والأسرة وما^(Family) إلى ذلك.

يمكنك إنشاء مجلدات بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق Inbox أو أي مجلد واختيار مجلد جديد^{(New Folder)} . يعمل الإجراء التالي في Outlook 2010 و 2013 و 2016 و 2019 و Office 365 .

إعداد قواعد Outlook

الآن للبدء ، افتح Outlook ، وانقر فوق علامة التبويب ملف^(File) وسترى زر إدارة القواعد والتنبيهات^{(Manage Rules & Alerts)} باتجاه الأسفل.

ستظهر النافذة الرئيسية "القواعد والتنبيهات^(Alerts) " ،^(Rules) وبشكل افتراضي قد ترى قاعدة واحدة تم إنشاؤها بالفعل بناءً على إصدار Outlook الخاص بك .

من هنا ، ستضغط على زر قاعدة جديدة^{(New Rule)} لتبدأ في استخدام قاعدة البريد الإلكتروني الأولى في Outlook^{(Outlook email)} . سينبثق مربع حوار "معالج^{(Wizard dialog)} القواعد "^(Rules) وسيعرض لك بعض قوالب القواعد الشائعة.

هذه هي الأكثر شيوعًا وربما كل ما ستحتاج إليه. القاعدة الأكثر شيوعًا هي القاعدة الأولى المدرجة ، " نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد^{(Move messages from someone to a folder)} ". انطلق وحدده ، ثم انقر فوق التالي^(Next) .

ستلاحظ أن مربع القائمة^{(list box)} السفلي الذي يسمى " الخطوة 2^{(Step 2)} :" يظل في الأسفل مع بعض النص المسطر. في الواقع ، كل ما عليك فعله لإعداد القاعدة هو النقر فوق الارتباطات التشعبية للأشخاص أو المجموعة العامة^{(people or public group)}  وتحديدها لاختيار^{(specified )} عنوان البريد الإلكتروني^{(email address)} والمكان الذي تريد أن تذهب إليه رسائل البريد الإلكتروني هذه.

ثم يمكنك النقر فوق إنهاء^(Finish) والانتهاء من ذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تريد جعل القاعدة أكثر تعقيدًا ، فإن النقر فوق التالي^(Next) سيمنحك الكثير من الخيارات:

أثناء التحقق من الشروط المختلفة في مربع القائمة^{(list box)} العلوي ، سيتم أيضًا ملء وصف القاعدة^{(rule description)} في الأسفل بمزيد من الارتباطات التشعبية. يمكنك أيضًا إنشاء قواعد تبحث عن كلمات محددة في نص البريد الإلكتروني^{(email body)} ثم تنفيذ إجراءات على رسائل البريد الإلكتروني هذه.

مهمتك التالية هي النقر فوق كل ارتباط تشعبي واختيار القيم المرتبطة به مثل عناوين البريد الإلكتروني والمجلدات وما إلى ذلك. في المثال أعلاه ، سترغب في النقر فوق الأشخاص أو المجموعة العامة^{( people or public group)} واختيار عنوان بريد إلكتروني.

ثم انقر فوق الكلمة المحددة^(specified) واستعرض المجلد الذي تريد نقل البريد الإلكتروني إليه أو انقر فوق " جديد^(New) " وسيتم إنشاء مجلد جديد ضمن المجلد المميز حاليًا.

الآن سترى الجزء السفلي محدثًا بالقيم الفعلية لقاعدتك.

عند النقر فوق "التالي" ، يمكنك تعيين المزيد من الإجراءات للقاعدة. يمكنك عادةً ترك هذا بمفرده إذا كانت قاعدة بسيطة ، ولكن إذا كنت تريد أيضًا تنفيذ إجراءات أخرى مثل تشغيل صوت ، أو إعادة توجيه البريد الإلكتروني ، أو عمل نسخة منه ، أو طباعة البريد الإلكتروني ، أو بدء برنامج آخر ، أو تشغيل برنامج نصي ، وما إلى ذلك. ، ثم يمكنك القيام بكل ذلك على هذه الشاشة.

انقر فوق التالي^(Next) عند الانتهاء وسيتم نقلك إلى مربع حوار الاستثناءات^(Exceptions) ، حيث يمكنك اختيار الشروط التي لا تريد معالجة هذه القاعدة من أجلها. ما لم يكن لديك بعض الحالات الفريدة ، يمكنك تركها فارغة ، وهذا هو الوضع الافتراضي.

انقر فوق "التالي^{(Click Next)} " وقد وصلنا أخيرًا إلى نهاية معالج القاعدة^{(rule wizard)} ! امنح القاعدة اسمًا مثل "Move Friends Email" حتى تعرف ما الذي تفعله عندما تنظر إليها لاحقًا.

ثم إذا كان لديك بالفعل رسائل بريد إلكتروني في علبة الوارد لديك تطابق القاعدة الجديدة ، فحدد المربع " تشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". يمكنك ترك كل شيء آخر كإعداد افتراضي والنقر فوق " ^{(default and click)} إنهاء^(Finish) " !

يمكنك الآن إنشاء قواعد للأشخاص والرسائل الإخبارية وكشوف الحسابات bank/credit card وأي شيء آخر يمكنك التفكير فيه لبدء إدارة بريدك الإلكتروني في Outlook^{(Outlook email)} بشكل أكثر كفاءة! استمتع!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In thіs post, we’ll take a look at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail automaticallу moved into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• كيفية Forward Outlook Emails إلى Gmail

• كيفية إنشاء Distribution List في Outlook

• كيفية إنشاء Microsoft Outlook Shortcuts للبريد الإلكتروني والمهام

• ابحث في البريد الإلكتروني في Outlook حسب المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم والمزيد

• برنامج Microsoft Outlook لا يستجيب؟ 8 إصلاحات للتجربة

• 12 نصائح وحيل مفيدة لـ Microsoft Word

• ما هي Myanalytics مايكروسوفت وكيفية استخدامها؟

• Ultimate Guide لإصلاح التالفة أو Corrupt Word File

• كيفية إضافة السرد الصوتي إلى عرض تقديمي في PowerPoint

• كيفية الحصول على Microsoft Word مجانًا

• كيفية استخدام Mail Merge في Word إلى Match Fields، Labels، ومظاريف

• كيفية فهم تحليل ماذا لو في Microsoft Excel

• كيفية إضافة Headers and Footers في PowerPoint

• كيفية تسجيل Macro في Excel

• 15 PowerPoint Tips & Tricks لتحسين العروض التقديمية الخاصة بك

• كيفية الإصلاح عند فتح Word في وضع القراءة فقط

• كيفية إرفاق عنصر Outlook آخر (بريد إلكتروني أو جهة اتصال أو مهمة أو عنصر تقويم) برسالة بريد إلكتروني

• كيفية حساب التباين في Excel

• كيفية إضافة أو إزالة Comments في Word

• كيفية عمل قائمة مرجعية في Excel