Outlook مقابل Gmail: من هو ملك البريد الإلكتروني؟

إن امتلاك عنوان بريد إلكتروني(email address) يشبه امتلاك رقم هاتف: بمجرد ظهوره في العالم ، لن ترغب في تغييره.

بصرف النظر عن نسبة 30٪ المقدرة من عناوين البريد الإلكتروني التي تتغير كل عام - ومعظمها رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعمل - ربما لا يرغب معظم الأشخاص في التعامل مع متاعب نقل جهات الاتصال أو إعادة توجيه الأشخاص إلى (business emails–most)عنوان البريد الإلكتروني(email address) الجديد أو تعقب كل موقع والاشتراك والمدفوع لأمره(bill payee) لتحديث عنوان بريدهم الإلكتروني(email address) في الملف.

ومع ذلك ، في بعض الأحيان يكون لدى الأشخاص سبب وجيه للقيام بانتقال هائل من موقع رقمي إلى آخر. قد يكون مزود البريد الإلكتروني الخاص بك قديمًا ولا يمكنه مواكبة النماذج الحديثة ؛ أو ربما يقوم مزود الخدمة الخاص بك بالإغلاق وتحتاج إلى العثور على منزل جديد.

لا يمتلك معظم الناس حقًا مفهومًا جيدًا لما هو موجود وما يميز خدمة بريد إلكتروني(email service) عن أخرى. لكن الحقيقة هي أن Microsoft Outlook و Google Gmail أصبحا أكثر المنصتين نموذجًا لإدارة ما أصبح تقريبًا جانبًا أساسيًا من جوانب الحياة.

ما الذي يجعل مزودي البريد الإلكتروني هذين أفضل ، أو أسوأ ، أو مختلفين ، أو نفس الشيء مقارنة ببعضهما البعض؟ عندما يتعلق الأمر بالخطط الشخصية المجانية ، فمن المحتمل أن تكون الفروق الدقيقة بين Outlook و Gmail(Outlook and Gmail) غير مهمة لمعظم المستخدمين. لهذا السبب ، سنركز هنا على مقارنة خطة العمل(business plan) القائمة على الاشتراك لكل خدمة ، حتى تتمكن من تحديد أي واحدة أكثر منطقية بالنسبة لك أو لشركتك وموظفيك(company and employees) .

انظر ، اشعر وكلف

دعنا نخرج هذا من الطريق. يقدم Outlook(Outlook) و Gmail واجهات مختلفة جدًا. ببساطة ، يحافظ Outlook على شعور الشركة ، بينما يقدم Gmail شيئًا أكثر إبداعًا وشبهًا ببدء التشغيل. إذا كان Outlook هو الأسلوب الحديث في اتصالات الشركة ، فإن Gmail هو ما بعد الحداثة.

تمتلئ واجهة Outlook بالخيارات والميزات القابلة للتخصيص ، والتي لن تستخدمها أنت أو موظفوك أبدًا. بينما يقدم Gmail مجموعة الوظائف الخاصة به ، فإنه بشكل عام تجربة مستخدم أبسط بكثير تركز على توفير الأساسيات التي تحتاجها لتكون فعالاً.

عندما يتعلق الأمر بشراء خدمات البريد الإلكتروني هذه ، فأنت تشتري بالفعل الأجنحة التي تأتي معها ، Microsoft Office 365 و Google G Suite . شيء واحد يجب مراعاته هو أن Office 365 يتطلب التزامًا سنويًا ، على الرغم من أنه يتم محاسبتك شهريًا. G Suite عبارة عن (G Suite)خطة اشتراك(subscription plan) شهرية بحتة تستند إلى عدد الموظفين. إليك كيفية تحديد هذه الأسعار لكل مستخدم شهريًا.

Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials: $5 G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25 G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50 G Suite Enterprise: $25

مجموعة الأدوات

مرة أخرى ، عندما تشتري Outlook أو Gmail(Outlook or Gmail) للأعمال ، فأنت تشتري بالفعل أكثر من مجرد خدمة بريد إلكتروني. أنت تشتري مجموعة من الأدوات ، لا يمثل البريد الإلكتروني سوى واحدة منها.

عندما يتعلق الأمر بما يجعل Office 365 و G Suite مختلفين ، فهي حقًا مقارنة بين شاغل الوظيفة والمسبب لها. سنغطي المزيد مما يجعل هذين الجناحين متماثلين ومختلفين في مقال مستقبلي ، ولكن إليك بعض الجوانب المتناقضة التي تبرز.

مايكروسوفت أوفيس 365

لقد استخدمنا جميعًا Microsoft Word و Excel و PowerPoint. هذه هي المبادئ الأساسية لـ Office ، لكن Office 365 يقدم المزيد. اليوم ، تتوفر هذه البرامج الثلاثة عبر الإنترنت ، وليس فقط كبرامج سطح مكتب ، مما يجعل العمل الذي تقوم به فيها أسهل في الحفظ والمشاركة. بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك 365:

  • Outlook للبريد الإلكتروني
  • OneDrive لتخزين الملفات على السحابة
  • OneNote ، دفتر ملاحظات رقمي
  • شيربوينت(SharePoint) ، إنترانت الشركة
  • Microsoft Teams للمراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو

توفر هذه التطبيقات القليلة إمكانات واسعة النطاق توصلت إلى تحديد الطريقة التي تعمل بها الشركات داخليًا على نطاق رقمي. إنه سحب ضخم نجحت فيه Microsoft في دمج الكثير في هذه الأدوات لتبسيط التجربة التي تقدمها للشركات.

جوجل G Suite

بينما تقدم G Suite مجموعتها الخاصة من التطبيقات التي تتساوى مع منتجات Microsoft الأساسية - بالإضافة إلى المزيد. بدائل G Suite لـ Word و Excel و PowerPoint هي المستندات(Docs) وجداول البيانات(Sheets) والعروض التقديمية(Slides) . لكن G Suite تقدم المزيد مما قد يكون مفيدًا لأي عمل تجاري:

  • التقويم(Calendar) لجدولة الفريق بسهولة
  • التيارات(Currents) للمناقشات على مستوى الشركة
  • Hangouts Chat للمراسلة الفورية
  • Hangouts Meet لمؤتمرات الفيديو
  • نماذج(Forms ) لإنشاء الاستطلاعات والنماذج
  • مواقع(Sites ) لإنشاء مواقع الويب
  • App Builder لإنشاء تطبيقات الأعمال
  • حافظ(Keep ) على تنظيم الأفكار
  • Jamboard ، سبورة بيضاء رقمية
  • Drive لتخزين ومشاركة الملفات
  • Google Cloud Search للبحث عبر G Suite
  • Admin و Vault و Mobile(Admin, Vault, and Mobile ) لإدارة المستخدمين والأجهزة والبيانات بشكل آمن

من الواضح أن هناك الكثير مما يجب مراعاته هنا. يدمج Outlook(Outlook) الكثير في عدد قليل من التطبيقات القوية التي يقدمها. تقدم Google(Google) مجموعة واسعة من الإمكانات على ما يبدو منتشرة عبر العديد من التطبيقات ، وبعضها لا يقدمه Office 365 على الإطلاق.(Office 365)

منظمة

عندما تكون في مجال الأعمال ، فإن رسائل البريد الإلكتروني لا تتوقف ؛ وهم أكثر من مجرد وسائل للمحادثة. رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن أوعية معرفية يستخدمها المحترفون لاتخاذ قرارات العمل ، وبعضها مهم للغاية. إذا لم تتمكن من الحفاظ على المحادثات والمعلومات مرتبة حسب الأولوية وتنظيمها ، فسيكون من الصعب العمل بفعالية وكفاءة بسرعة العمل وتجنب المساومة على نتائج الجودة(business and avoid compromising quality outcomes) .

الآفاق

إذا كنت تفكر في الأساليب التقليدية قبل الرقمية للتنظيم ، فمن المحتمل أن تتبادر إلى الذهن المجلدات والملفات. نظرًا لأن الرقمنة هي في الأساس عملية اتخاذ أنشطة ملموسة وتجريدها في العمليات الرقمية ، فمن الطبيعي أن يفترض المرء أن إنشاء مجلدات وملفات بريد إلكتروني هو المسار الطبيعي للعمل.

هذه هي الطريقة التي يعمل بها Outlook . يستخدم نظام(folder system) مجلدات تقليديًا ويسمح لك بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني داخل تلك المجلدات باستخدام علامات التبويب الملونة ، تمامًا كما تفعل مع ملف قابل للتوسيع. يمكنك إنشاء العديد من المجلدات والمجلدات الفرعية كما تريد. يبذل Outlook(Outlook) أيضًا قصارى جهده لتحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني عن طريق تصفية الرسائل التي قد تعتبرها فوضى. تذهب هذه إلى مجلد Clutter(Clutter folder) للبقاء بعيدًا عن طريقك حتى تكون جاهزًا لمشاهدتها.

بريد جوجل

في الوصف ، قد يظهر أنه لا يوجد سوى فارق بسيط بين كيفية تنظيم Gmail و Outlook(Gmail and Outlook) للبريد الإلكتروني ؛ ومع ذلك ، في الاستخدام النشط لنظام Gmail ، تختلف طريقة التنظيم وتحديد الأولويات بشكل ملحوظ.

بدلاً من تجريد طريقة "المجلد ، الملف " التقليدية(” method) ، يستخدم Gmail التصنيفات. يمكنك تمييز الرسائل بعلامات متعددة ، بدلاً من وضعها في مجلد.

يمكنك تخصيص Gmail لإظهار رسائل البريد الإلكتروني المهمة(Important) وغير المقروءة(Unread) والمميزة بنجمة(Starred) أولاً. يمكنه أيضًا تصفية رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا حسب الأساسي(Primary) ، والاجتماعي(Social) ، والترقيات(Promotions) ، والتحديثات(Updates) ، والمنتديات(Forums) . يجعل نظام تحديد الأولويات والتنظيم هذا من السهل حقًا تحديد رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية بالنسبة لك والوصول إليها بسرعة.

على الرغم من هذه الاختلافات في Gmail ، فإن المثير للاهتمام هو إذا كنت تستخدم Gmail من خلال عميل بريد إلكتروني(email client) آخر (مثل Outlook ) ، فستظهر تسمياته كمجلدات. بمعنى ما ، يجعل هذا Gmail أكثر تنوعًا وقدرة على توفير تجربة مستخدم أكثر مرونة.

بحث

يسير البحث جنبًا إلى جنب مع التنظيم عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني. إذا لم تتمكن من العثور بسرعة وكفاءة على المعلومات التي تحتاجها ، والتي من المحتمل أن تكون مدفونة في بريد إلكتروني منذ شهور ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى إضاعة وقت ثمين في البحث عن الأشياء بدلاً من اتخاذ إجراء.

الآفاق

تعد وظيفة البحث(search function) في Outlook جيدة بما يكفي حيث يمكنك تعقب رسائل البريد الإلكتروني عبر جميع مجلداتك ، بما في ذلك الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني في المجلد المحذوف(Deleted folder) ، بناءً على الكلمات الرئيسية وعنوان البريد الإلكتروني(keyword and email address) . حيث يمكن أن تقصر Outlook في بعض الأحيان هي الدقة.

لا يؤدي البحث باستخدام كلمة رئيسية(keyword doesn) دائمًا إلى سحب البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني(email or emails) الصحيحة ، وهناك دائمًا فرصة أن يقوم Outlook بسحب عدد قليل فقط من رسائل البريد الإلكتروني من سلسلة ، مع ترك البريد الإلكتروني الوحيد الذي تحتاجه. على الرغم من أنه يعمل بشكل جيد في معظم الأوقات ، فإنه بالتأكيد لا يستخدم نفس مستوى وظائف البحث(search functionality) مثل خدمة البريد الإلكتروني من Google .

بريد جوجل

(Gmail)إن وظائف البحث في (search functionality)Gmail مشبعة بقوة بحث(search power) Google ، وهذا هو سبب إنشاء Gmail في المقام الأول: لتوفير خدمة بريد إلكتروني(email service) تعمل مثل محرك بحث(search engine) Google . لا يمكنك فقط البحث عن مصطلحات بسيطة والثقة في أن Gmail سيقدم النتائج الصحيحة ، بل يمكنك أيضًا استخدام عوامل تشغيل البحث المتقدم مثل "من:" ، "إلى:" ، "الاختصار: ،" والعديد من الأشياء الأخرى التي يمكن أن تساعدك في العثور على على وجه التحديد ما تحتاجه.

استدعاء البريد الإلكتروني

في حين أن هناك العديد من الميزات الرئيسية التي يوفرها كل من Gmail و Outlook(Gmail and Outlook) بدرجات متفاوتة من الوظائف التفصيلية ، فإن وظيفة رئيسية واحدة يقوم بها كل منهما بشكل مختلف تمامًا هي استدعاء البريد الإلكتروني. يستحق الاختلاف في العملية تسليط الضوء عليه لأن معظم الناس ، في مرحلة ما ، يمرون بحالة مزعجة للأعصاب تتمثل في إرسال بريد إلكتروني خاطئ إلى الشخص الخطأ أو إرسال شيء لا ينبغي أن يكون لديهم على الإطلاق.

الآفاق

يعد Outlook رائعًا لاستدعاء البريد الإلكتروني واستبداله(and ) . طالما أن عنوان البريد الإلكتروني الذي أرسلت إليه بريدًا إلكترونيًا مستضاف على Microsoft Exchange -(Microsoft Exchange–the) خدمة البريد الإلكتروني الفعلية التي يعمل عليها Outlook - فلديك القدرة على حذف أي رسالة غير مقروءة واستبدالها.

بالطبع ، إذا تم فتح البريد الإلكتروني بالفعل ، فلا يمكنك تذكره أو استبداله ، ولكن امتلاك هذه الإمكانية مع الرسائل غير المقروءة يمكن أن يحميك من الإحراج في حالة إرسال شيء لا يجب أن يكون لديك ، أو يساعدك في إعادة إرسال رسالة أفضل بريد إلكتروني مع مزيد من التوضيح بدلاً من إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة توضح الرسالة السابقة.

بريد جوجل

Gmail قصير قليلاً هنا مقارنةً بـ Outlook . في الواقع ، لا يقدم Gmail(Gmail doesn) حتى استدعاءًا شرعيًا للبريد الإلكتروني(email recall) . بدلاً من ذلك ، لديك بضع ثوانٍ بعد إرسال بريد إلكتروني لإلغاء الإرسال. يمكنك تشغيله أو إيقاف تشغيله وضبط وقت الإلغاء لتستمر(cancelation time) حتى 30 ثانية. إذا لم تكن سريعًا بما يكفي ، فقد ذهب هذا الطفل إلى الأبد.

من هو ملك البريد الإلكتروني؟

عندما يتعلق الأمر باختيار خدمة البريد الإلكتروني الأفضل لعملك ، فإن كلا من Outlook و Gmail(Outlook and Gmail) يقدمان ما تحتاجه ، إحداها أحيانًا أفضل من الأخرى. البريد الإلكتروني(Email) هو مجرد البداية.

إن الأنظمة الأكبر حجمًا التي ينتمي إليها كل من - Office 365 و G Suite - هي التي(G Suite–that) تحدث فرقًا حقًا في كيفية عمل نشاطك التجاري. سنغطي الاختلافات بين مجموعتي الأدوات هاتين في مقال قادم حتى تتمكن حقًا من تحديد الأفضل لعملك.

 



About the author

أنا مراجع برامج ومهندس لاسلكي لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في هذا المجال. أنا متخصص في مراجعة تطبيقات وبرامج الهاتف المحمول ، وكذلك مساعدة العملاء على تحسين شبكاتهم. من خلال مراجعاتي ، يمكنني مساعدتك في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المنتجات التي يجب استخدامها وكيفية تحسين سير عملك والمزيد. تشمل مهاراتي التواصل الكتابي والشفهي الممتاز ، وحل المشكلات ، والمعرفة الفنية القوية ، والاهتمام بالتفاصيل. أنا أيضًا ماهر في العمل بشكل مستقل والتعاون في المشاريع.



Related posts