يعد الماوس أداة يدوية ، لكن التأشير والنقر مضيعة للوقت. كنت تعرف ذلك ، لذلك ذهبت وتعلمت بالفعل أفضل اختصارات لوحة المفاتيح لـ Office و Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

لكن ربما لا تحتوي بعض المهام المتكررة على مفاتيح اختصار. ألن يكون رائعًا إذا كان بإمكانك إنشاء اختصارات لوحة المفاتيح الخاصة بك في Microsoft Office ؟ حسنًا^(Well) ، يمكنك ذلك.

كيفية إنشاء اختصارات لوحة المفاتيح^{(Keyboard Shortcuts)} في Microsoft Office

دعنا ننتقل إلى هذه الخطوات في Word أولاً. الخطوات متطابقة في Excel و PowerPoint على سطح المكتب. قم بالتمرير^(Scroll) لأسفل لمعرفة كيفية القيام بذلك في Outlook .

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} أي مساحة رمادية في منطقة الشريط وحدد تخصيص الشريط^{(Customize the Ribbon)} .

1. سيتم فتح نافذة خيارات Word . ^{(Word Options )}حدد تخصيص^{(Customize )} بجوار اختصارات لوحة المفاتيح^{(Keyboard shortcuts)} بالقرب من أسفل النافذة.

1. سيتم فتح نافذة تخصيص لوحة المفاتيح . ^{(Customize Keyboard)}ابحث في منطقة الفئات^{(Categories )} لتقتصر على علامة تبويب تحتوي على الأمر الذي تريد إنشاء اختصار له. ستظهر أوامر علامة التبويب هذه في منطقة الأوامر^{(Commands )} على اليمين. حدد الأمر الذي تريده.
   
   في هذا المثال ، اخترنا FileSendPdf ، حيث سيكون من المفيد جدًا إرسال مستند Word كملف PDF^{(send a Word document as a PDF)} مع مجموعة ضغطات مفاتيح بسيطة. إذا كان الأمر يحتوي بالفعل على مجموعة لوحة مفاتيح ، فسيظهر في منطقة المفاتيح الحالية^{(Current keys )} .

1. لتعيين مجموعة مفاتيح اختصار جديدة ، ضع المؤشر في حقل اضغط على مفتاح الاختصار الجديد^{(Press new shortcut key)} ، ثم اضغط على مجموعة المفاتيح التي تريد استخدامها على لوحة المفاتيح. قم بتدوين ما يظهر أسفل منطقة المفاتيح الحالية^{(Current keys)} بجوار المعينة حاليًا لـ^{(Currently assigned to)} . إذا ظهر أي شيء هناك باستثناء [غير المعين]^{([unassigned])} ، فجرب مجموعة مفاتيح أخرى.

1. لاستخدام مجموعة المفاتيح هذه لكافة المستندات المستقبلية ، اترك Normal.dotm محددًا^{(Normal.dotm )} في المربع حفظ التغييرات في . ^{(Save changes in )}لتطبيق مجموعة المفاتيح على هذا المستند فقط ، اختره في المربع المنسدل. 
2. حدد الزر تعيين^{(Assign )} لتطبيق الإعدادات ، ثم أغلق نافذة تخصيص لوحة المفاتيح^{(Customize Keyboard)} . اضغط على موافق^{(OK )} لإغلاق نافذة خيارات Word . ^{(Word Options)}جرب مجموعة اختصارات لوحة المفاتيح الجديدة. 

سيقوم اختصار FileSendPdf تلقائيًا بتحويل المستند إلى ملف PDF وإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في Outlook وإرفاق ملف PDF^(PDF) وإعطاء البريد الإلكتروني موضوعًا^(Subject) . نقرة واحدة على المفاتيح بدلاً من اثنتي عشرة أو أكثر من التأشير والنقر بالماوس هي أداة توفير للوقت لا تُصدق.

كيفية مسح اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة^{(Custom Keyboard Shortcuts)} في Microsoft Office

قد ترغب في التخلص من جميع اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة التي قمت بإنشائها في تطبيق Office . من السهل القيام بذلك.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق^{(Right-click)} أي مساحة رمادية في منطقة الشريط وحدد تخصيص الشريط^{(Customize the Ribbon)} .

1. سيتم فتح نافذة خيارات Word . ^{(Word Options )}حدد زر التخصيص^{(Customize )} في المنطقة السفلية اليسرى من النافذة. سيتم فتح نافذة  تخصيص لوحة المفاتيح .^{(Customize Keyboard )}

1. لإزالة تعيينات المفاتيح من جميع المستندات المستقبلية ، اترك Normal.dotm محددًا^{(Normal.dotm )} في القائمة المنسدلة حفظ التغييرات في . ^{(Save changes in )}لإزالتها فقط من هذا المستند ، اختر المستند في القائمة المنسدلة بدلاً من ذلك. بالقرب من أسفل اليسار ، حدد زر إعادة تعيين الكل .^{(Reset All )}

1. سوف يسأل ، هل أنت متأكد من أنك تريد إعادة تعيين تعيينات المفاتيح؟ سيؤدي هذا الإجراء إلى إزالة كافة المفاتيح المعينة حاليًا لوحدات الماكرو والأنماط في Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . لاحظ أنه في نهاية هذا التحذير ، سيقرأ إما Normal.dotm أو المستند الذي حددته. حدد نعم^{(Yes )} لتأكيد إعادة التعيين.

كيفية إنشاء اختصارات لوحة المفاتيح^{(Keyboard Shortcuts)} في Microsoft Outlook

من بين جميع تطبيقات Microsoft Office ، من المحتمل أن يكون ^{(Microsoft Office)}Outlook هو التطبيق الذي تقضي فيه معظم الوقت. من المنطقي إنشاء بعض اختصارات لوحة المفاتيح المخصصة لإنجاز المهام بشكل أسرع. 

لسوء الحظ ، منذ Outlook 2016 ، لا يسمح لك بعمل اختصارات لوحة المفاتيح كما يمكننا في Word و Excel و PowerPoint . ماهي خياراتك؟

إنه حل بديل ، ولكن يمكنك إنشاء خطوات سريعة^{(Quick Steps )} وتعيين مجموعات مفاتيح لها. لن يمنحك هذا القدرة على إنشاء مجموعة مفاتيح اختصار لكل شيء في Outlook ، ولكنه يمكن أن يلبي معظم احتياجاتك. يوجد حد لتسع مجموعات مفاتيح يمكنك تعيينها للخطوات السريعة^{(Quick Steps)} المخصصة .

1. حدد إنشاء جديد^{(Create New )} في قسم الخطوات السريعة^{(Quick Steps )} من علامة التبويب الصفحة الرئيسية^{(Home )} في Outlook. 

1. سيتم فتح نافذة تحرير الخطوة السريعة . ^{(Edit Quick Step )}أدخل اسمًا وصفيًا في حقل الاسم .^(Name)
2. اختر أحد الإجراءات المحددة مسبقًا في القائمة المنسدلة اختر إجراء . ^{(Choose an Action )}في هذا المثال ، دعنا ننتقل إلى " مارك" كمقروء^{(Mark as read)} .

1. قم بتجميع الإجراءات معًا عن طريق تحديد الزر "إضافة إجراء"^{(Add Action )} أسفل الإجراء السابق.

1. حدد نقل إلى المجلد^{(Move to folder)} .

1. سيتم فتح نافذة تحديد المجلد . ^{(Select Folder )}ابحث عن^(Find) المجلد الذي تريد هذا الإجراء السريع^{(Quick Action)} لنقل البريد الإلكتروني إليه وحدده. نختار المجلد Bills لهذا المثال. حدد " موافق^{(OK )} " لإغلاق النافذة.

1. حدد مجموعة مفاتيح في القائمة المنسدلة لمفتاح الاختصار . ^{(Shortcut key)}لاحظ أنه يقتصر على تسعة اختيارات.

1. أضف وصفًا لما تفعله "الخطوة السريعة" في مربع نص تلميح الأداة. ^(Tooltip)عند تحريك مؤشر الماوس فوق " الخطوة السريعة^{(Quick Step)} " لاحقًا ، سيظهر هذا لتذكيرك بما يفعله.
2. حدد " إنهاء^{(Finish )} " لإكمال إنشاء الخطوة السريعة^{(Quick Step)} . سترى الآن علامة "الانتقال إلى " الخطوة السريعة للفواتير في شريط ^{(Mark Read Move to Bills)}Outlook . اختبرها باستخدام مجموعة مفاتيح الاختصار التي اخترتها في الخطوة 7.

إذا كنت تريد الذهاب إلى أبعد من ذلك ، فيمكنك إنشاء اختصارات Outlook على سطح المكتب^{(create Outlook Desktop shortcuts)} باستخدام مفاتيح تبديل سطر الأوامر لتسهيل المهام الشائعة.

تدرب على اختصارات لوحة المفاتيح

يمكنك الآن إنشاء مفاتيح اختصارات Microsoft Office الخاصة بك. ^{(Microsoft Office)}اطبع قائمة بالاختصارات الأكثر استخدامًا واحتفظ بها بجوار شاشتك. بعد بضعة أيام ، لن تحتاج إلى ورقة الغش بعد الآن. أضف^(Add) اختصارات تبديل سطر الأوامر وسيعزز إنتاجية Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} في أي وقت من الأوقات. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse іs a handy tool, bυt point-and-click is a wastе of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• أفضل 13 اختصارًا للوحة المفاتيح لـ Microsoft Teams

• كيفية إنشاء مستندات PDF في Microsoft Office

• كيفية إصلاح أي إصدار من Microsoft Office

• أفضل 40 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel

• 30+ من أفضل اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Word

• كيفية استخدام أداة Microsoft Word Screenshot

• لن يتم فتح Microsoft Outlook؟ 10 طرق لإصلاح

• ما هي Microsoft Teams وكيف تعمل؟

• كيفية إصلاح خطأ Microsoft Office 25090

• كيفية رسم مايكروسوفت وورد

• كيفية إظهار أو قبول أو إخفاء التعديلات في Microsoft Word

• جداول بيانات Google مقابل Microsoft Excel - ما هي الاختلافات؟

• كيفية عمل تقويم بسيط في Microsoft Word

• كيفية إنشاء تقويم جماعي في Microsoft 365

• كيفية إنشاء دمج المراسلات في Microsoft Word

• كيفية الطباعة على مغلف في Microsoft Excel

• جوجل دوكس مقابل مايكروسوفت وورد - ما هي الاختلافات؟

• كيفية إضافة Dropbox Cloud Service إلى Microsoft Office

• كيفية تمكين الوضع الداكن في Microsoft Outlook (Windows و Mac و Mobile)

• كيفية تخصيص شريط Microsoft Office