لبعض الوقت الآن ، أصبح رسم البيانات في Excel ليس بسيطًا فحسب ، بل أصبح مؤتمتًا أيضًا إلى الحد الذي يمكنك بسهولة من الانتقال من جدول بيانات جدولي إلى مخطط شامل أو شريطي أو خطي أو دائري في وقت قصير مع عدد قليل من التفكير الجيد نقرات الماوس. وبعد ذلك ، أثناء قيامك بتحرير البيانات في جدول البيانات ، يقوم Excel تلقائيًا بإجراء التغييرات المقابلة على المخططات والرسوم البيانية الخاصة بك.

هذه ليست نهاية سحر الرسوم البيانية للبرنامج. يمكنك ، على سبيل المثال ، تغيير نوع الرسم البياني أو الرسم البياني^{(chart or graph type)} في أي نقطة ، بالإضافة إلى تحرير^{(edit color)} مخططات الألوان والمنظور (ثنائي الأبعاد وثلاثي الأبعاد وما إلى ذلك) ومحور التبديل وغير ذلك الكثير.

لكن ، بالطبع ، كل شيء يبدأ بجدول البيانات.

تخطيط البيانات الخاصة بك^{(Laying Out
Your Data)}

بينما يسمح لك Excel بترتيب جداول البيانات الخاصة بك بعدة طرق ، عند رسم البيانات ، ستحصل على أفضل النتائج من خلال عرضها بحيث يمثل كل صف سجلاً ويحتوي كل عمود على عناصر من صفوف معينة أو تتعلق بها.

هاه^(Huh) ؟ خذ جدول البيانات التالي ، على سبيل المثال.

يحتوي العمود أقصى اليسار على قائمة طابعات الليزر. باستثناء الصف 1^{(Row 1)} ، الذي يحتوي على تسميات الأعمدة أو الرؤوس ، يمثل كل صف طابعة معينة ، وكل خلية لاحقة تحتوي على بيانات حول هذا الجهاز المحدد.

في هذه الحالة ، تحتوي كل خلية على بيانات سرعة الطباعة: العمود B ، المدة التي استغرقتها طباعة الصفحة الأولى من مهمة الطباعة^{(print job)} ؛ العمود ج^{(Column C)} ، الوقت الذي استغرقته طباعة جميع الصفحات ، بما في ذلك الصفحة الأولى ؛ العمود D^{(Column D)} ، المدة التي يستغرقها إخراج المستند بالكامل ، دون إخراج الصفحة الأولى.

في حين أن هذا جدول بيانات أساسي إلى حد ما ، بغض النظر عن مدى تعقيد بياناتك ، فإن الالتزام بهذا التنسيق القياسي يساعد في تبسيط العملية. كما سترى قريبًا ، يمكنك تعيين الخلايا في جزء صغير من جدول البيانات أو تخطيط المستند بأكمله أو ورقة العمل.

يتكون مخطط Excel النموذجي من عدة أجزاء مميزة ، كما هو موضح في الصورة أدناه.

رسم بياناتك^{(Charting Your
Data)}

إذا لم تكن قد قمت بذلك من قبل ، فمن المحتمل أن تفاجأ بمدى سهولة قيام Excel بجعل جداول البيانات الخاصة بك. كما ذكرنا ، يمكنك تعيين ورقة العمل بأكملها ، أو يمكنك تحديد مجموعة من الأعمدة والصفوف^{(columns and rows)} للتخطيط.

لنفترض^(Say) ، على سبيل المثال ، أنه في ورقة العمل التي كنا نعمل عليها في القسم السابق ، كنت تريد رسم أول عمودين فقط من البيانات ( العمودين B و C^{(columns B and C)} ) ، مع استبعاد العمود D. وهذا يستلزم إجراءً بسيطًا من خطوتين:

حدد البيانات التي تريد تخطيطها ، بما في ذلك التسميات الموجودة في العمود الأيسر والعناوين^{(column and headers)} الموجودة في الأعمدة التي ترغب في تضمينها في المخطط الخاص بك ، كما هو موضح أدناه.

اضغط ALT+F1 .

أو ، لتخطيط جدول البيانات بالكامل ، اتبع هذه الخطوات.

حدد^(Select) جميع البيانات في جدول البيانات ، كما هو موضح في الصورة العلوية أدناه^{(image below)} . لا^{(Do not )} تحدد الورقة بأكملها ، كما هو موضح في الصورة الثانية أدناه — حدد^{(image below—select)} فقط الخلايا التي تحتوي على بيانات.

اضغط ALT+F1 .

يقوم Excel بعمل رائع في اختيار نوع المخطط^{(chart type)} المناسب لبياناتك ، ولكن إذا كنت تفضل نوعًا مختلفًا من المخططات ، مثل ، على سبيل المثال ، الأشرطة الأفقية ، أو ربما نظام ألوان^{(color scheme)} مختلف ، فربما يكون التخطيط ثلاثي الأبعاد بتعبئات وخلفيات متدرجة ، يجعل البرنامج كل هذه التأثيرات ويسهل تحقيقها.

تغيير نوع الرسم البياني^{(Changing Chart
Type)}

كما هو الحال مع كل شيء آخر في Excel ، هناك عدة طرق لتعديل نوع الرسم البياني الخاص بك. الأسهل ، مع ذلك ، هو.

حدد الرسم البياني.
في شريط القائمة ، انقر فوق "تصميم المخطط"^{( Chart Design)} .
في شريط تصميم المخطط ، اختر تغيير نوع المخطط^{( Change Chart Type)} .

هذا يفتح مربع الحوار "تغيير نوع المخطط^{(Change Chart Type dialog)} " ، الموضح هنا.

كما ترى ، هناك العديد من أنواع المخططات ، والنقر فوق أحدها يعرض العديد من الأشكال في الجزء العلوي من مربع الحوار^{(dialog box)} .

بالإضافة إلى تغيير أنواع المخططات من شريط تصميم المخطط^{(Chart Design ribbon)} ، يمكنك أيضًا إجراء العديد من التعديلات الأخرى ، مثل مخططات الألوان أو التخطيط أو تطبيق أحد أنماط المخططات العديدة المصممة مسبقًا في البرنامج. تشبه^(Chart) أنماط المخططات ، بالطبع ، أنماط الفقرات في Microsoft Word . كما هو الحال في MS Word ، يمكنك تطبيق أحد الأنماط العديدة كما هي أو تعديل الأنماط الموجودة أو إنشاء الأنماط الخاصة بك.

إضافة وإزالة عناصر الرسم البياني^{(Adding And Removing Chart Elements)}

عناصر المخطط هي ، بالطبع ، المكونات المختلفة ، مثل العنوان ووسيلة الإيضاح والمحور X و Y^{(X and Y axis)} وما إلى ذلك التي تشكل المخطط الخاص بك. يمكنك إضافة هذه العناصر وإزالتها بالنقر فوق رمز علامة الجمع الذي يظهر على الجانب الأيمن من الرسم البياني عند تحديده.

أسفل قائمة عناصر^{(Chart Elements)} المخطط ، توجد أنماط المخططات المتحركة^{(Chart Styles)} للخارج ، والتي تظهر عند النقر فوق أيقونة فرشاة الرسم الموجودة^{(paintbrush icon)} على يمين المخطط.

ستجد أسفل أنماط المخططات مرشحات المخططات^{( Chart Filters)} ، والتي تتيح لك تشغيل وإيقاف (أو تصفية) مكونات مختلفة من المخطط الخاص بك ، كما هو موضح هنا:

إذا لم تكن هذه خيارات التعديل كافية ، فهناك عدد كبير من الخيارات الأخرى في تنسيق منطقة المخطط^{(Format Chart Area)} على يمين ورقة العمل التي تتيح لك تغيير جميع جوانب المخطط الخاص بك ، من التعبئة والخلفيات إلى خطوط الشبكة ، إلى الأشرطة ثلاثية الأبعاد ، والشرائح الدائرية ، الظلال المسقطة - يمكنني أن أستمر ، وأكمل. لكنني متأكد من أنك تفهم ما هو متاح.

عند النقر فوق "خيارات النص"^{( Text Options)} ، على سبيل المثال ، تحصل على مجموعة أخرى من التأثيرات التي يمكنك تطبيقها على النص في مخططاتك. الخيارات غير محدودة تقريبًا ، لدرجة أنه بدون بعض القيود ، يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى إنشاء بعض المخططات والرسوم البيانية المتوهجة المظهر -^{(graphs –)} حتى دون بذل كل هذا الجهد الجاد ، مما يقودني إلى دليل تصميم^{(design guideline)} مهم .

فقط لأن لديك كل أدوات التصميم الرائعة هذه تحت تصرفك لا ^{(disposal doesn)}يعني^{(t mean)} أنه عليك استخدامها ... أو ، حسنًا ، ليس الكثير منها في نفس الوقت . تكمن الفكرة في جعل رسوماتك جذابة بما يكفي لجذب انتباه جمهورك ، ولكن ليس مشغولًا لدرجة أن التصميم نفسه ينتقص من الرسالة التي تحاول نقلها. إنها ، بعد كل شيء ، الرسالة المهمة ، ليست براعة التصميم^{(design prowess)} لديك أو القوة الغاشمة لبرنامج تصميم^{(design software)} الرسومات الخاص بك .

القاعدة العامة الجيدة هي أنه إذا كان يبدو مشغولاً للغاية ومشتتًا ، فمن المحتمل أن يكون كذلك ؛ أخرس بعض الشيء. لا تستخدم الكثير من الخطوط الزخرفية ، إن وجدت ، لأنها ليست سهلة القراءة. عند استخدام المخططات والرسوم البيانية الموجهة للأعمال ، ركز على ما^(what) تحاول قوله وليس كثيرًا على كيفية^(how) قوله.

وفي الوقت نفسه ، يمكن أن يؤدي تخطيط البيانات الجدولية إلى تسهيل فهمها وجعلها أكثر ودا من العمود تلو الآخر للنص والأرقام^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time nоw, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

Select the chart.
On the menu bar, click Chart Design.
On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

حسن العتيبي

About the author

أنا مراجع برامج ومهندس لاسلكي لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في هذا المجال. أنا متخصص في مراجعة تطبيقات وبرامج الهاتف المحمول ، وكذلك مساعدة العملاء على تحسين شبكاتهم. من خلال مراجعاتي ، يمكنني مساعدتك في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المنتجات التي يجب استخدامها وكيفية تحسين سير عملك والمزيد. تشمل مهاراتي التواصل الكتابي والشفهي الممتاز ، وحل المشكلات ، والمعرفة الفنية القوية ، والاهتمام بالتفاصيل. أنا أيضًا ماهر في العمل بشكل مستقل والتعاون في المشاريع.

رسم بيانات Excel الخاصة بك