بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Excel بانتظام ، فإن عدد الصيغ والوظائف المضمنة لتلخيص البيانات ومعالجتها مذهل. يستخدم برنامج Excel^(Excel) حرفياً من قبل الجميع: من الطلاب في الفصل المالي إلى مديري صناديق التحوط في وول ستريت^{(Wall Street)} . إنها قوية للغاية ، لكنها في نفس الوقت بسيطة للغاية.

بالنسبة لأولئك الذين بدأوا للتو في استخدام Excel ، فإن إحدى أولى مجموعة الوظائف التي يجب أن تتعلمها هي الوظائف الموجزة. وهي تشمل SUM و  AVERAGE و MAX و  MIN و MODE و MEDIAN و COUNT و STDEV و LARGE و SMALL و AGGREGATE^{(SMALL and AGGREGATE)} . من الأفضل استخدام هذه الوظائف في البيانات الرقمية.

في هذه المقالة ، سأوضح لك كيفية إنشاء صيغة وإدراج الوظيفة في جدول بيانات Excel^{(Excel spreadsheet)} . تأخذ كل دالة في Excel وسيطات^(arguments) ، وهي القيم التي تحتاجها الوظائف لحساب الإخراج.

فهم الصيغ والوظائف

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إضافة 2 و 2 معًا ، فستكون الدالة SUM والوسيطات ^(SUM ) هي الرقمان 2 و 2 . نكتب هذا عادةً كـ 2 + 2 ، لكن في Excel ستكتبه كـ =SUM(2+2) . يمكنك هنا مشاهدة نتائج هذه الإضافة البسيطة لرقمين حرفيين.

على الرغم من عدم وجود خطأ في هذه الصيغة ، إلا أنها ليست ضرورية حقًا. يمكنك فقط كتابة =2+2 في Excel وهذا سيعمل أيضًا. في Excel ، عند استخدام دالة مثل SUM ، يكون من المنطقي استخدام الوسائط. باستخدام الدالة SUM ، يتوقع Excel وسيطتين على الأقل ، والتي ستكون بمثابة مراجع للخلايا في جدول البيانات.

كيف نشير إلى خلية داخل صيغة Excel^{(Excel formula)} ؟ حسنًا ، هذا سهل جدًا. كل صف يحتوي على رقم وكل عمود يحتوي على حرف. A1 هي الخلية الأولى في جدول البيانات أعلى اليسار. ستكون B1 هي الخلية الموجودة على يمين A1. A2 هي الخلية الموجودة أسفل A1 مباشرة. سهل^(Easy) بما فيه الكفاية ، أليس كذلك؟

قبل أن نكتب الصيغة الجديدة ، دعنا نضيف بعض البيانات في العمودين A و B^{(columns A and B)} للعمل معها. تابع واكتب أرقامًا عشوائية من A1 إلى A10 ومن B1^{(A10 and B1)} إلى B10 لمجموعة البيانات الخاصة بنا. انتقل الآن إلى D1 واكتب ^{(D1 and type)}=SUM(A1,B1) . يجب أن ترى أن النتيجة هي ببساطة قيمة A1 + B1 .

هناك بعض الأشياء التي يجب ملاحظتها أثناء كتابة صيغة في Excel . أولاً ، ستلاحظ أنه عند كتابة قوس الفتح الأول ^{(opening parenthesis)}( بعد اسم الوظيفة^{(function name)} ، سيخبرك Excel^(Excel) تلقائيًا بالمتغيرات التي تأخذها هذه الوظيفة. في مثالنا ، يُظهر number1 ، number2 ، إلخ. أنت تفصل بين الوسائط بفاصلات. هذا يمكن أن تأخذ دالة معينة عددًا لا حصر له من القيم لأن هذه هي الطريقة التي تعمل بها وظيفة SUM^{(SUM function)} .

ثانيًا ، إما يمكنك كتابة مرجع الخلية^{(cell reference)} يدويًا (A1) أو يمكنك النقر فوق الخلية A1 بعد كتابة القوس المفتوح. سيقوم Excel^(Excel) أيضًا بتمييز الخلية بنفس لون مرجع الخلية^{(cell reference)} حتى تتمكن من رؤية القيم المقابلة تمامًا. لذلك قمنا بتجميع صف واحد معًا ، ولكن كيف يمكننا جمع كل الصفوف الأخرى دون كتابة الصيغة مرة أخرى أو نسخها ولصقها؟ لحسن الحظ ، فإن Excel يجعل هذا الأمر سهلاً.

حرك مؤشر الماوس^{(mouse cursor)} إلى الزاوية اليمنى السفلية للخلية D1 وستلاحظ أنه يتغير من تقاطع أبيض إلى علامة زائد سوداء.

الآن انقر مع الاستمرار فوق زر الماوس. اسحب المؤشر لأسفل إلى الصف الأخير بالبيانات ثم اتركه في النهاية.

يعتبر Excel^(Excel) ذكيًا بما يكفي لمعرفة أن الصيغة يجب أن تتغير وتعكس القيم الموجودة في الصفوف الأخرى بدلاً من مجرد إظهار نفس A1 + B1 بالكامل. بدلاً من ذلك ، سترى A2+B2 و A3+B3 وما إلى ذلك.

هناك أيضًا طريقة أخرى لاستخدام SUM تشرح مفهومًا آخر وراء الوسيطات في Excel . لنفترض أننا أردنا تلخيص جميع القيم من A1 إلى A12 ، فكيف سنقوم بذلك؟ يمكننا كتابة شيء مثل =SUM(A1, A2, A3, etc) ، لكن هذا يستغرق وقتًا طويلاً. أفضل طريقة هي استخدام نطاق Excel^{(Excel range)} .

لتجميع A1 إلى A12 ، كل ما علينا فعله هو كتابة =SUM(A1:A12) بنقطتين تفصل بين مرجعي الخلية بدلاً من الفاصلة. يمكنك حتى كتابة شيء مثل =SUM(A1:B12) وسيجمع كل القيم في A1 حتى A12 و B1 حتى B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

كانت هذه نظرة عامة أساسية للغاية حول كيفية استخدام الوظائف والصيغ في Excel ، لكنها كافية بحيث يمكنك البدء في استخدام جميع وظائف جمع البيانات.

وظائف الملخص

باستخدام نفس مجموعة البيانات ، سنستخدم باقي وظائف التلخيص لمعرفة نوع الأرقام التي يمكننا حسابها. لنبدأ بوظائف COUNT و COUNTA .

لقد قمت هنا بإدخال وظيفة COUNT في D2 ووظيفة COUNTA في E2 ، باستخدام نطاق A2: A12  كمجموعة بيانات^{(data set)} لكلتا الوظيفتين. لقد غيرت أيضًا القيمة في A9 إلى السلسلة النصية ^{(text string)} مرحبًا^(hello) لإظهار الفرق. تحسب COUNT^(COUNT) فقط الخلايا التي تحتوي على أرقام بينما تحسب COUNTA الخلايا التي تحتوي على نصوص وأرقام. كلتا الوظيفتين لا تحسب الخلايا الفارغة. إذا كنت تريد حساب الخلايا الفارغة ، فاستخدم الدالة COUNTBLANK .

تأتي بعد ذلك وظائف AVERAGE و MEDIAN و MODE . المتوسط ​​واضح بذاته ، والوسيط هو الرقم الأوسط في مجموعة من الأرقام والوضع هو الرقم أو الأرقام^{(number or numbers)} الأكثر شيوعًا في مجموعة من الأرقام. في الإصدارات الأحدث من Excel ، لديك MODE.SNGL  و MODE.MULT لأنه قد يكون هناك أكثر من رقم هو الرقم الأكثر شيوعًا في مجموعة من الأرقام. لقد استخدمت B2: B12 للنطاق في المثال أدناه.

من الآن فصاعدًا ، يمكننا حساب MIN و MAX و STDEV^{(MAX and STDEV)} لمجموعة الأرقام B2: B12 . ستحسب الدالة STDEV^{(STDEV function)} مدى تشتت القيم من متوسط ​​القيمة. في الإصدارات الأحدث من Excel ، لديك STDEV.P و STDEV.S ، والتي تحسب بناءً على المجتمع بأكمله أو بناءً على عينة ، على التوالي.

أخيرًا ، هناك وظيفتان مفيدتان أخريان هما LARGE و SMALL . يأخذون وسيطتين: نطاق الخلايا^{(cell range)} والقيمة الأكبر k التي تريد إرجاعها. لذا ، إذا كنت تريد ثاني أكبر قيمة في المجموعة ، فستستخدم 2 للوسيطة الثانية ، و 3 لثالث أكبر رقم ، وما إلى ذلك. يعمل SMALL بنفس الطريقة ، ولكنه يمنحك أصغر رقم^{(smallest number)} k-th .

أخيرًا ، هناك وظيفة تسمى AGGREGATE ، والتي تسمح لك بتطبيق أي من الوظائف الأخرى المذكورة أعلاه ، ولكنها تتيح لك أيضًا القيام بأشياء مثل تجاهل الصفوف المخفية ، وتجاهل قيم الخطأ ، وما إلى ذلك. ربما لن تحتاج إلى استخدامها كثيرًا. ، ولكن يمكنك معرفة المزيد عنها^{(learn more about it)} هنا في حال احتجت إليها.

هذه نظرة عامة أساسية على بعض وظائف التلخيص الأكثر شيوعًا في Excel . إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في إرسال تعليق. استمتع!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regularly, the number of built-in formulas and fυnctions to summarize and manipulate data iѕ staggering. Excel is literally used by everyone: from students in a financial class to hedge fund managerѕ on Wall Street. It’ѕ extremely powerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• استخدم وظيفة "إدراج البيانات من الصورة" الجديدة في Excel Mobile

• استخدم Excel كأداة لنسخ البيانات من الويب

• رسم بيانات Excel الخاصة بك

• كيفية تصفية البيانات في Excel

• استخدم Excel لمعرفة سعر الفائدة الفعلي من سعر الفائدة الاسمي

• كيفية إضافة تعليقات إلى خلية ورقة عمل Excel

• أدخل ورقة عمل Excel في مستند Word

• دليل لجميع امتدادات ملفات Excel وماذا تعني

• كيفية حساب التباين في Excel

• كيفية إنشاء Flowchart في Word and Excel

• كيفية إزالة كلمة مرور Excel XLS المنسية أو كسرها أو كسرها

• كيفية استخدام ميزات Excel AutoRecover و AutoBackup

• كيفية البحث عن القيم المتطابقة في Excel

• كيفية استخدام دالة YEARFRAC في Excel

• كيفية عمل رسم بياني أو مخطط بسيط في Excel

• البرنامج التعليمي لأساسيات Microsoft Excel - تعلم كيفية استخدام Excel

• كيفية إضافة وطباعة صور خلفية Excel

• كيفية إنشاء Gantt Charts في Microsoft Excel

• كيف اصنع Histogram في Excel

• كيفية طرح التواريخ في Excel