إذا كنت معتادًا على استخدام الإصدارات القديمة من Excel ، فإن خيارات التنسيق الشرطي في Excel 2007 و 2010 و 2013 ستدهشك. فلماذا تريد عناء استخدام التنسيق الشرطي؟ حسنًا ، إليك بعض الأسباب التي تجعلني أحب استخدام هذه الميزة في Excel :

1. لجعل بياناتك أكثر جاذبية من الناحية المرئية.

2. لتسهيل فهم جداول البيانات في لمح البصر.

3. التعرف على أنواع معينة من الأرقام للمساعدة في حل المشكلات^{(problem solving)} .

4. لمساعدتك في استخلاص النتائج من البيانات الخاصة بك.

5. لعرض ما هو "جيد" أو "سيئ" بشكل مرئي للمستخدم باستخدام اللون الأخضر والأحمر.

الآن ، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتنسيق كل خلية في نطاق بناءً على المعايير الخاصة بك (وهناك الكثير من خيارات التنسيق للاختيار من بينها). على سبيل المثال ، إذا كان لديك ورقة ربح^{(profit sheet)} وتريد تلوين جميع الأرباح التي تزيد عن 200 دولار باللون الأخضر وجميع الأرباح التي تقل عن 200 دولار باللون الأصفر وجميع الخسائر باللون الأحمر ، فيمكنك حينئذٍ استخدام التنسيق الشرطي للقيام بكل العمل بسرعة. .

التنسيق الشرطي في Excel

يتيح لك التنسيق الشرطي تنسيق كميات كبيرة من البيانات بسرعة وسهولة - مع الاستمرار في القدرة على التمييز بين أنواع البيانات المختلفة. يمكنك إنشاء قواعد لخيارات التنسيق تسمح لبرنامج Microsoft Excel بالتنسيق التلقائي نيابةً عنك. ما عليك سوى اتباع ثلاث خطوات بسيطة.

الخطوة 1:^{(Step 1:)} حدد الخلايا التي تريد تنسيقها.

الخطوة 2:^{(Step 2:)} انقر فوق الزر " تنسيق شرطي " ضمن ^{(Conditional Formatting)}القائمة الرئيسية^{(Home menu)} ، قسم الأنماط^{(Styles section)} .

الخطوة 3:^{(Step 3:)} حدد القواعد الخاصة بك. توجد قواعد خلايا تمييز وقواعد^{(Highlight Cells Rules)} أعلى Top/Bottom Rules  في الجزء العلوي تتيح لك إجراء مقارنات مع القيم. في هذا المثال ، فرضنا ثلاث قواعد. الأول هو أن أي قيمة أكبر من 200 دولار كانت خضراء.

تجدر الإشارة إلى أنه يمكن أيضًا استخدام قسم قواعد خلايا التمييز فقط لمقارنة مجموعة بيانات بمجموعة بيانات أخرى. ^{(Highlight Cells Rules section)}كل شيء آخر سيستخدم فقط مجموعة البيانات الوحيدة التي حددتها ومقارنة القيم مع بعضها البعض. على سبيل المثال ، عند استخدام قاعدة أكبر من^{(Greater Than rule)} ، يمكنني مقارنة القيم من A1 إلى A20 مقابل رقم معين أو يمكنني مقارنة A1 بـ A20 مقابل B1 إلى B20 .

تم تطبيق نفس المنطق على القاعدتين الثانية والثالثة. القاعدة الثانية هي أن أي شيء يتراوح بين 0 و 200 دولار تم تنسيقه باللون الأصفر. القاعدة الثالثة هي أن أي شيء أقل من 0 دولار تم تنسيقه باللون الأحمر. إليك ما يبدو عليه جزء من جدول البيانات النهائي.

إذا لم تعجبك خيارات التنسيق هذه ، فإن لدى Excel العديد من خيارات التنسيق الشرطي^{(Conditional Formatting)} الجديدة المختلفة التي يمكنك استخدامها من خلالها. على سبيل المثال ، يمكنك إدراج رموز مثل الأسهم الملونة ( مجموعات^{(Icon Sets)} الرموز ) ، أو المخططات الشريطية كما في المثال الثاني ( أشرطة البيانات^{(Data Bars)} ) ، أو حتى مجموعة من الألوان المحددة تلقائيًا كما في المثال الأخير ( مقاييس الألوان^{(Color Scales)} ). هذه الخيارات الثلاثة تقارن القيم من نفس مجموعة البيانات فقط. إذا حددت A1 إلى A20 ، فستقارن هذه القيم مع بعضها البعض فقط.

إذا قررت لاحقًا أنك لا تريد تنسيق خلاياك بشكل مشروط ، فكل ما عليك فعله هو مسح التنسيق. للقيام بذلك ، حدد زر التنسيق الشرطي وحدد ^{(Conditional Formatting button and select)} مسح القواعد^{(Clear Rules)} . بعد ذلك ، حدد ما إذا كنت تريد مسح القواعد من الخلايا المحددة فقط أو من ورقة العمل بأكملها.

أيضًا ، إذا قمت بإنشاء العديد من القواعد ، فقد تنسى القواعد التي طبقتها على الخلايا. نظرًا لأنه يمكنك تطبيق العديد من القواعد على نفس مجموعة الخلايا ، فقد يصبح الأمر مربكًا للغاية خاصة إذا قام شخص آخر بإنشاء جدول البيانات. للاطلاع على جميع القواعد ، انقر فوق الزر "تنسيق شرطي^{(Conditional Formatting button)} " ثم انقر فوق " إدارة القواعد".^{(Manage Rules.)}

عندما يكون لديك أكثر من قاعدة واحدة مطبقة على نفس نطاق الخلايا ، يتم تقييم القواعد بالترتيب من الأسبقية الأعلى إلى الأسبقية الأقل. بشكل افتراضي ، سيكون لأحدث قاعدة مضافة الأسبقية الأعلى. يمكنك تغيير ذلك من خلال النقر على القاعدة ثم استخدام زري السهمين لأعلى ولأسفل لتغيير الترتيب. يمكنك أيضًا النقر فوق القائمة المنسدلة في الجزء العلوي والاطلاع على القواعد الخاصة بالتحديد الحالي فقط أو لكل ورقة في المصنف.

يوجد أيضًا مربع اختيار يسمى Stop If True ، والذي لن أخوض في التفاصيل هنا لأنه معقد للغاية. ومع ذلك ، يمكنك قراءة هذا المنشور من Microsoft الذي يشرح ذلك بتفصيل كبير.

خيارات التنسيق الشرطي الجديدة في Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

كل شيء تقريبًا هو نفسه في Excel 2010 عندما يتعلق الأمر بالتنسيق الشرطي^{(Conditional Formatting)} الذي تم تضمينه في Excel 2007 . ومع ذلك ، هناك ميزة جديدة تجعله أكثر قوة حقًا.

ذكرت سابقًا أن قسم قواعد خلايا التمييز^{(Highlight Cells Rules)} يتيح لك مقارنة مجموعة واحدة من البيانات بمجموعة أخرى من البيانات في نفس جدول البيانات. في عام 2010 ، يمكنك الآن الرجوع إلى ورقة عمل أخرى في نفس المصنف. إذا حاولت القيام بذلك في Excel 2007 ، فسيتيح لك تحديد البيانات من ورقة عمل أخرى ، ولكنه سيعطيك رسالة خطأ^{(error message)} عند محاولة النقر فوق "موافق" في النهاية.

في Excel 2010 ، يمكنك الآن القيام بذلك ، لكنه صعب بعض الشيء لذا سأشرح ذلك خطوة بخطوة. لنفترض أن لدي ورقتي عمل وفي كل ورقة لدي بيانات من B2 إلى B12 لشيء مثل الربح. إذا كنت أرغب في معرفة القيم الموجودة في B2 إلى B12 من الورقة 1^{(sheet 1)} أكبر من قيم B2 إلى B12 للورقة 2^{(sheet 2)} ، فسأختار أولاً قيم B2 إلى B12 في الورقة 1^{(sheet 1)} ثم انقر فوق Great Than ضمن Highlight Cells Rules.

انقر الآن على زر مرجع الخلية^{(cell reference button)} الذي عرضته أعلاه. سيتغير المربع وسيصبح رمز المؤشر^{(cursor icon)} على شكل صليب أبيض. انتقل الآن وانقر على الورقة 2^{(sheet 2)} وحدد   الخلية B2 فقط . ^(ONLY)لا تحدد^(NOT)  النطاق الكامل من B2 إلى B12 .

ستلاحظ أن المربع يحتوي الآن على قيمة =Sheet2!$B$2 . سنحتاج إلى تغيير هذا إلى =Sheet2!$B2 . بشكل أساسي ، تخلص فقط من $  الذي يأتي قبل 2. هذا سيبقي العمود ثابتًا ، لكن يسمح لرقم الصف^{(row number)} أن يتغير تلقائيًا. لأي سبب من الأسباب ، لن يسمح لك فقط بتحديد النطاق بالكامل.

انقر فوق^(Click) الزر مرجع الخلية^{(cell reference button)} مرة أخرى ، ثم انقر فوق موافق. سيتم الآن تنسيق القيم الموجودة في الورقة 1^{(sheet 1)} الأكبر من الورقة 2^{(sheet 2)} وفقًا لخيارات التنسيق التي اخترتها.

نأمل^(Hopefully) أن يكون كل هذا منطقيًا! عند البحث في Excel 2013 ، لا يبدو أن هناك أي ميزات جديدة عندما يتعلق الأمر بالتنسيق الشرطي. كنصيحة أخيرة ، إذا شعرت أن القواعد الافتراضية لا تتطابق مع ما تحاول تحقيقه ، فيمكنك النقر فوق  خيار قاعدة جديدة ^{(New Rule)} والبدء^{(option and start)} من نقطة الصفر. إن الشيء الرائع في إنشاء قاعدة جديدة هو أنه يمكنك استخدام صيغة لتحديد الخلايا المراد تنسيقها ، وهذا أمر فعال للغاية.

على الرغم من أن التنسيق الشرطي يبدو سهلاً نسبيًا وبسيطًا على السطح ، إلا أنه قد يصبح معقدًا للغاية اعتمادًا على بياناتك واحتياجاتك. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في إرسال تعليق. استمتع!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using condіtional formatting? Well, here are a couple of reaѕons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• ربط الخلايا بين الأوراق والمصنفات في Excel

• استخدم نافذة مراقبة Excel لمراقبة الخلايا المهمة في مصنف

• كيفية إخفاء الأوراق والخلايا والأعمدة والصيغ في Excel

• استخدم نسخ التنسيق في Word لنسخ التنسيق ولصقه

• إضافة خطي Regression Trendline إلى Excel Scatter Plot

• كيفية فصل الأسماء الأولى والأخيرة في إكسيل

• عرض العمود احتواء تلقائي ومرتفعات الصف في Excel

• أفضل 40 اختصارات لوحة مفاتيح Microsoft Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks لتنظيم ديك ملاحظات أفضل

• كيفية Group Worksheets في Excel

• كيفية البحث عن النطاق وحسابه في Excel

• كيفية استخدام Sparklines في Excel

• دليل لجميع امتدادات ملفات Excel وماذا تعني

• كيفية فتح مثيلات متعددة من Excel

• استخدم Excel كأداة لنسخ البيانات من الويب

• كيفية إضافة وطباعة صور خلفية Excel

• كيفية إظهار علامات التنسيق في Word

• كيفية تأمين Password Protect Excel File

• كيفية عمل رسم بياني أو مخطط بسيط في Excel

• رسم بيانات Excel الخاصة بك